Du ställer in kalenderpåminnelsen. Du missar ändå mötet. Aviseringen dyker upp vid sämsta möjliga tillfälle, begravs under andra notiser och plötsligt ansluter du för sent och ber om ursäkt.
Executive assistants känner det först, eftersom det är de som skyddar alla andras tid. Men founders som springer mellan samtal och marketing leads som jonglerar kampanjer drabbas också. Den här automatiseringen för Calendar Telegram reminders ger dig ett tydligt meddelande, på ett ställe, cirka 1 timme före händelsen.
Du får se hur flödet kontrollerar din Google Kalender, förhindrar dubbla puffar, skriver en vänlig påminnelse med hjälp av AI och sedan skickar den till Telegram med detaljerna du faktiskt behöver.
Så fungerar den här automatiseringen
Här är hela arbetsflödet du kommer att sätta upp:
n8n Workflow Template: Google Calendar + Telegram för mötespåminnelser
flowchart LR
subgraph sg0["Scheduled Automation Start Flow"]
direction LR
n0@{ icon: "mdi:play-circle", form: "rounded", label: "Scheduled Automation Start", pos: "b", h: 48 }
n1@{ icon: "mdi:brain", form: "rounded", label: "OpenAI Conversation Model", pos: "b", h: 48 }
n2@{ icon: "mdi:location-exit", form: "rounded", label: "Retrieve Upcoming Event", pos: "b", h: 48 }
n3@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Deduplicate Alerts", pos: "b", h: 48 }
n4@{ icon: "mdi:robot", form: "rounded", label: "Assistant Agent", pos: "b", h: 48 }
n5["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/telegram.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Dispatch Telegram Alert"]
n3 --> n4
n4 --> n5
n0 --> n2
n1 -.-> n4
n2 --> n3
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n0 trigger
class n4 ai
class n1 aiModel
class n0 disabled
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n5 customIcon
Varför detta spelar roll: kalenderpåminnelser som ignoreras
De flesta missade möten beror inte på att man ”glömmer”. De händer för att påminnelsen inte är tillräckligt tydlig för att tränga igenom bruset. En generisk pop-up med en titel som ”Catch up” säger inte vart du ska, vad du ska ta med eller varför det är viktigt, så hjärnan skjuter upp det till ”sen”. Sedan pingar Slack, mejlen staplas, någon ringer och den där lilla kalendernotisen är borta. Kostnaden är inte bara pinsamhet. Det är tappat momentum, sena starter, stressig förberedelse och den där konstanta känslan av att du reagerar i stället för att styra dagen.
Det summeras snabbt. Här är var systemet oftast fallerar:
- Du får påminnelser på flera ställen, så du slutar lita på en enskild notis.
- Standardaviseringen är för torr för att trigga handling, särskilt när händelsens titel är vag.
- Viktig kontext (plats, länk, anteckningar) saknas, vilket leder till panikletande precis innan samtalet.
- Om du försöker ”lösa det manuellt” slutar det med att du skriver om händelsebeskrivningar och missar ändå ibland.
Vad du bygger: vänliga Telegram-påminnelser från Google Kalender
Det här flödet fungerar som en lättviktig assistent mellan din kalender och din chatt. Varje minut kontrollerar det Google Kalender efter händelser som startar inom den kommande timmen. När det hittar en ser det till att du inte redan har blivit påmind om just den händelsen (så att du inte blir spammad). Därefter tar en AI-agent händelsedetaljerna du redan har, som titel, beskrivning, plats, start- och sluttid samt organisatören, och gör om dem till en varm, mänsklig påminnelse som du faktiskt läser. Till sist skickas meddelandet till den Telegram-chatt du valt, så att puffen hamnar där du redan är uppmärksam.
Flödet startar enligt ett schema, inte på chans. Google Kalender levererar råfakta, agenten formar dem till något tydligt och Telegram blir den enda leveranskanalen. En timmes försprång och betydligt mindre stress.
Det du bygger
| Det som automatiseras | Det du uppnår |
|---|---|
|
|
Förväntade resultat
Säg att du har 6 möten en intensiv dag. Utan automation kan du lägga runt 5 minuter innan varje möte på att hitta länken, läsa igenom anteckningar och kolla var det är. Det är ungefär 30 minuter ”var finns allt?”-tid, plus att du ibland ansluter sent. Med det här flödet kommer påminnelsen i Telegram cirka 1 timme innan, redan sammanfattad i tydligt språk. Du tittar, du är redo och du kan fortsätta.
Innan du börjar
- n8n-instans (prova n8n Cloud gratis)
- Självhosting om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Google Kalender för data om kommande händelser.
- Telegram för att ta emot påminnelser i en chatt.
- OpenAI API-nyckel (hämta den i OpenAI-plattformens dashboard).
Kunskapsnivå: Nybörjare. Du kopplar konton och klistrar in ett chatt-ID, och testar sedan en gång.
Vill du att någon bygger detta åt dig? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Steg för steg
En schemalagd kontroll kör i bakgrunden. Flödet startar med en schematrigger som körs varje minut, vilket betyder att du inte behöver komma ihåg att ”köra” något.
Google Kalender frågas efter nästa timme. Det hämtar händelser som startar mellan ”nu” och ”om en timme”, med dina kalender- och tidszonsinställningar så att tajmingen blir konsekvent.
Dubbletter stoppas innan något skickas. Om flödet redan har skickat en påminnelse för en specifik händelse filtreras den bort så att du inte får upprepade puffar när schemat kör igen.
Påminnelsen skrivs och levereras. En AI-agent (med en OpenAI-chattmodell) gör om händelsedetaljerna till ett vänligt meddelande, och sedan skickar Telegram det till ditt valda chatt-ID med namn, tid, plats och eventuell hjälpsam kontext.
Du kan enkelt ändra fönstret ”1 timme före” till 30 minuter eller 2 timmar beroende på dina behov. Se hela implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementering
Steg 1: konfigurera Schedule Trigger
Konfigurera den schemalagda triggern så att arbetsflödet kontrollerar kommande kalenderhändelser med ett fast intervall.
- Lägg till eller öppna Scheduled Automation Start.
- Ställ in schemaregeln så att den körs varje minut genom att konfigurera Rule till minutes interval
1. - Säkerställ att Scheduled Automation Start är aktiverad (den är för närvarande inaktiverad i arbetsflödet).
- Bekräfta att kopplingen går från Scheduled Automation Start till Retrieve Upcoming Event.
Tips: Arbetsflödets tidszon är inställd på Europe/Rome, så era schemalagda kontroller följer den tidszonen.
Steg 2: anslut Google Calendar
Konfigurera hämtning från kalendern så att kommande händelser hämtas inom ett specifikt tidsfönster.
- Öppna Retrieve Upcoming Event och ställ in Operation till
getAll. - Ställ in Limit till
5. - Ställ in Time Min till
={{ $now.plus({ hour: 1 }) }}och Time Max till={{ $now.plus({ hour: 1, minute:1 }) }}. - Välj kalenderns Calendar-värde
[YOUR_EMAIL]. - Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era googleCalendarOAuth2Api-inloggningsuppgifter.
- Verifiera att flödet fortsätter från Retrieve Upcoming Event till Deduplicate Alerts.
⚠️ Vanlig fallgrop: Om tidsfönstret är för snävt kan ni inte hämta några händelser. Justera Time Min och Time Max noggrant vid testning.
Steg 3: konfigurera Assistant Agent
Filtrera bort dubblettaviseringar, skapa ett vänligt påminnelsemeddelande med AI och säkerställ att språkmodellen är ansluten.
- Öppna Deduplicate Alerts och ställ in Operation till
removeItemsSeenInPreviousExecutions. - Ställ in Dedupe Value till
={{ $json.id }}så att endast nya händelser släpps igenom. - Öppna Assistant Agent och bekräfta att Prompt Type är
definemed Has Output Parser aktiverat. - Ställ in prompten i Text till händelsemallen:
=These are the details of the event/appointment: Event Name: {{ $('Retrieve Upcoming Event').item.json.summary }} Description: {{ $('Retrieve Upcoming Event').item.json.description }} Location: {{ $('Retrieve Upcoming Event').item.json.location }} Start: {{ $('Retrieve Upcoming Event').item.json.start.dateTime }} End: {{ $('Retrieve Upcoming Event').item.json.end.dateTime }} Created by: {{ $('Retrieve Upcoming Event').item.json.creator.email }}. - Säkerställ att OpenAI Conversation Model är ansluten som språkmodell för Assistant Agent.
- Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era openAiApi-inloggningsuppgifter i OpenAI Conversation Model (AI-inloggningsuppgifterna sätts på den överordnade modellnoden, inte på agenten).
Steg 4: konfigurera Telegram-aviseringar
Skicka den AI-genererade påminnelsen till Telegram med det konfigurerade chatt-ID:t.
- Öppna Dispatch Telegram Alert och ställ in Text till
={{ $json.output }}. - Ställ in Chat ID till
[YOUR_ID]. - Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era telegramApi-inloggningsuppgifter.
Steg 5: testa och aktivera ert arbetsflöde
Kör ett manuellt test och aktivera sedan arbetsflödet för schemaläggning i produktion.
- Klicka på Execute Workflow för att köra ett manuellt test från Scheduled Automation Start.
- Verifiera att Retrieve Upcoming Event returnerar händelser, att Deduplicate Alerts endast släpper igenom nya och att Assistant Agent producerar output.
- Bekräfta att ett Telegram-meddelande kommer från Dispatch Telegram Alert med den formaterade påminnelsen.
- Växla arbetsflödet till Active för att aktivera schemalagda påminnelser i produktion.
Felsökningstips
- Behörigheterna i Google Kalender spelar roll. Om inga händelser hittas, kontrollera det anslutna Google-kontot i n8n-credentials och bekräfta att rätt kalender är vald.
- Om du använder Wait-noder eller extern rendering varierar bearbetningstiderna. Öka väntetiden om noder längre fram fallerar på tomma svar.
- Standardprompter i AI-noder är generiska. Lägg in er tonalitet tidigt, annars kommer du att redigera output för alltid.
Snabba svar
Cirka 30 minuter om dina konton är redo.
Ingen kodning krävs. Du kopplar främst Google Kalender och Telegram och klistrar in din OpenAI-nyckel.
Ja. n8n har ett gratis alternativ för självhosting och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volymer. Du behöver också räkna in kostnader för OpenAI API (ofta bara några cent per dag vid låg volym).
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att komma igång) eller självhosting på en VPS. För självhosting är Hostinger VPS prisvärd och hanterar n8n bra. Självhosting ger obegränsade körningar men kräver grundläggande serveradministration.
Ja, och det är den del som flest anpassar. Du kan ändra ”nästa timme”-fönstret i Google Kalender-sökningen till 30 minuter, 2 timmar eller till och med ”i morgon bitti”. Du kan också justera instruktionerna till Assistant Agent så att den skriver med din tonalitet (mer formellt, mer rakt på, eller till och med som en kort checklista). Vissa team skickar påminnelser till en delad Telegram-kanal, medan andra skickar privata händelser till ett privat chatt-ID.
Oftast är det chatt-ID:t eller botbehörigheter. Bekräfta att boten får skicka meddelanden till den chatten, kontrollera sedan Telegram-credentials i n8n igen och se till att du skickar till rätt CHAT_ID. Om du nyligen har genererat om bot-token, uppdatera den i n8n. Håll också koll på rate limits om du skickar många påminnelser samtidigt.
För de flesta små team: mer än tillräckligt.
Det beror på hur ”smart” du vill att påminnelsen ska vara. n8n passar bättre när du vill ha förgrenad logik (som deduplicering) och AI-genererade meddelanden utan att betala extra per funktion, och självhosting kan ge stora kostnadsfördelar om du kör automationer kontinuerligt. Zapier och Make kan kännas enklare för grundläggande tvåstegsaviseringar, men de blir snabbt klumpiga när du lägger till minne, filtrering och prompt-tuning. Om du försöker standardisera påminnelser i ett team är n8n:s flexibilitet ärligt talat svårslagen. Prata med en automationsexpert om du är osäker på vad som passar.
När detta väl är live slutar kalendern att viska och börjar kommunicera. Flödet tar hand om puffen så att du kan dyka upp förberedd.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.