Du öppnar ett mejl, laddar ner en bilaga, letar upp rätt kundmapp, inser att den inte finns och skapar sedan tre undermappar bara för att vara ”organiserad”. På fredag ser din Google Drive ut som en skräplåda med goda intentioner.
Det här är den typen av röra som bromsar marknadschefer först, men operations-ansvariga och byråägare känner av det också. Automatisering av Drive-mappar fixar den tråkiga delen: den skapar exakt den nästlade mappstruktur du vill ha och ger dig sedan ID:t för slutmappen så att resten av ditt flöde kan arkivera saker korrekt.
Nedan ser du hur workflowet fungerar, vad det sparar i faktisk tid och hur du kopplar in mapp-ID:t i Gmail-baserad filhantering utan att göra uppsättningen till ett projekt.
Så fungerar den här automatiseringen
Hela n8n-workflowet, från trigger till slutlig output:
n8n Workflow Template: Google Drive + Gmail: klientmappar skapade åt dig
flowchart LR
subgraph sg0["When clicking ‘Test workflow’ Flow"]
direction LR
n0@{ icon: "mdi:play-circle", form: "rounded", label: "When clicking ‘Test workflow’", pos: "b", h: 48 }
n1["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/code.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Set parameters for next run"]
n2@{ icon: "mdi:play-circle", form: "rounded", label: "Execute Workflow Trigger", pos: "b", h: 48 }
n3@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Dummy input data", pos: "b", h: 48 }
n4["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/code.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Split the desired path"]
n5["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/code.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Create desired path"]
n6@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Check if top folder exists", pos: "b", h: 48 }
n7@{ icon: "mdi:swap-horizontal", form: "rounded", label: "If top folder doesn't exist", pos: "b", h: 48 }
n8@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Create new subfolder", pos: "b", h: 48 }
n9@{ icon: "mdi:swap-horizontal", form: "rounded", label: "If path has been completely ..", pos: "b", h: 48 }
n10@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Return the ID of the last fo..", pos: "b", h: 48 }
n3 --> n4
n5 --> n6
n8 --> n1
n4 --> n5
n2 --> n4
n6 --> n7
n7 --> n8
n7 --> n1
n1 --> n9
n0 --> n3
n9 --> n10
n9 --> n5
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n0,n2 trigger
class n7,n9 decision
class n1,n4,n5 code
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n1,n4,n5 customIcon
Problemet: kundfilorganisation faller på mappnivån
”Spara bara i Drive” låter enkelt tills du har dussintals kunder, flera tjänster och ett team som namnger saker lite olika. En person gör ”Kundnamn / Rapporter / 2026”. En annan gör ”Kunder / Kundnamn / Rapportering”. Och så sparar någon annan i sin egen Min enhet eftersom de har bråttom. Resultatet är förutsägbart: dubbletter, saknade mappar och tid som går åt till att leta. Och varje manuell mappskapande steg är en chans att lägga något viktigt fel – vilket är den värsta typen av misstag eftersom du ofta inte märker det förrän en kund ber om det.
Det blir snabbt mycket. Här är var det fallerar i det dagliga arbetet.
- Att skapa nästlade mappar för hand tar cirka 5 minuter per ny kundleverans, och det händer oftare än du tror.
- Små skillnader i namn leder till ”nästan samma” mappstrukturer som ser bra ut tills någon inte kan hitta en fil.
- När mappar inte finns ännu stannar Gmail-automatiseringar för bilagor eftersom de inte vet var filen ska läggas.
- Drive-sök blir ditt workflow, och det är ett långsamt workflow.
Lösningen: skapa nästlade Drive-mappar från en sökväg och återanvänd mapp-ID:t
Det här n8n-workflowet tar två inputs: en startmapp (din ”root”, till exempel en delad kundhubbs-mapp) och en sökvägssträng som Projects/Clients/Acme/Reports. Det delar upp sökvägen i mappnamn och går sedan igenom dem en och en i Google Drive. För varje mappnivå kontrollerar det om undermappen redan finns i den aktuella föräldramappen. Finns den, hämtar workflowet mapp-ID:t och fortsätter. Finns den inte, skapar det mappen, använder det nya ID:t som nästa förälder och fortsätter tills hela strukturen är klar. Till sist output: mapp-ID:t för sista mappen i din sökväg, redo att användas för att ladda upp filer, spara Gmail-bilagor eller skapa nya dokument direkt på rätt plats.
Workflowet startar från en manuell trigger eller en ”execute workflow”-trigger, så det kan köras fristående eller som en hjälpfunktion i större automatiseringar. Google Drive sköter uppslag och mappskapande. Sedan returnerar n8n en enda korrekt formaterad output: slutmappens ID.
Vad du får: automatisering vs. resultat
| Det här workflowet automatiserar | Resultat du får |
|---|---|
|
|
Exempel: så här ser det ut
Säg att du onboardar 10 kunder på en månad och att var och en behöver en standardstruktur som Clients/Client Name/Reports/2026. Manuellt klickar du runt och skapar mappar i kanske 5 minuter per kund, vilket är nära en timme ren setup. Med det här workflowet klistrar du in sökvägen en gång per kund och låter det köra. Räkna med en minut för att trigga det och en kort väntan medan Drive bekräftar eller skapar varje mapp. Du får slutmappens ID direkt, så nästa automatisering kan ladda upp filer utan att gissa.
Det här behöver du
- n8n-instans (prova n8n Cloud gratis)
- Self-hosting-alternativ om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Google Drive för att söka och skapa mappar.
- Gmail för att arkivera bilagor med hjälp av mapp-ID:t.
- Google Drive-inloggningsuppgifter (anslut via n8n Credentials).
Kunskapsnivå: Mellan. Du klistrar in ett mapp-ID, kopplar Google Drive och skickar enkla inputs som en sökvägssträng.
Vill du inte sätta upp detta själv? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Så fungerar det
En input-händelse startar det. Du kan köra det manuellt för test, eller trigga det från ett annat workflow med ”execute workflow”-triggern. Det enda som måste finnas är ett root-mapp-ID (eller ”root”) och en önskad sökväg som Projects/Clients/Reports.
Sökvägen rensas och delas upp. n8n tolkar texten med avgränsaren ”/”, vilket gör en sträng till en lista av mappnamn. Det är viktigt eftersom Google Drive inte kan skapa djupa mappträd i en enda åtgärd; varje nivå måste hanteras i rätt ordning.
Drive kontrollerar och skapar bara det som saknas. För varje mappnivå söker workflowet i den aktuella föräldramappen. Om mappen finns återanvänds den. Om inte, skapas den och den nya mappen används som förälder för nästa nivå. Inga dubbletter. Inga ”Kund (1)”-mappar som skräpar ner.
Slutmappens ID returneras för återanvändning. Sista noden output: ID:t för den djupaste mappen i sökvägen. Det ID:t matar du in i Gmail-arkivering av bilagor, Google Drive-uppladdningar, dokumentskapande eller vilken filhanteringsautomatisering du än bygger.
Du kan enkelt justera formatet på mappsökvägen så att det matchar dina namngivningsregler utifrån dina behov. Se hela implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementering
Steg 1: Konfigurera den manuella triggern
Konfigurera den manuella triggern och den valfria subflödestriggern som startar processen för att bygga mappsökvägen.
- Öppna Manual Start Trigger och behåll den som primär ingångspunkt för manuell testning.
- Om ni planerar att anropa detta workflow från ett annat workflow, anslut till Subflow Trigger In som den programmatiska ingångspunkten.
- Anslut Manual Start Trigger till Sample Input Payload som visas i exekveringsflödet.
Steg 2: Anslut Google Drive
Anslut Google Drive-uppgifter för att slå upp och skapa mappar.
- Öppna Verify Root Folder och välj Credential Required: Anslut era googleDriveOAuth2Api-uppgifter.
- Öppna Generate Subfolder och välj Credential Required: Anslut era googleDriveOAuth2Api-uppgifter.
Steg 3: Konfigurera indata och bearbetning av sökväg
Definiera målsökvägen och dela upp den i en array för iterativ skapande av mappar.
- I Sample Input Payload, ställ in google_drive_folder_id till
root. - I Sample Input Payload, ställ in desired_path till
testXavier/2024/Q4/03 Documenten(ersätt med er mappsökväg). - I Divide Target Path, behåll jsCode som delar upp sökvägen med
$input.item.json.desired_path = $input.item.json.desired_path.split('/');. - I Prepare Target Path, behåll jsCode som returnerar
google_drive_folder_idochdesired_pathtill efterföljande noder.
Steg 4: Konfigurera uppslag och skapande av mappar
Kontrollera om nästa mapp finns och skapa den om den saknas.
- I Verify Root Folder, ställ in Resource till
fileFolderoch Query String till={{ $json.desired_path[0] }}. - I Verify Root Folder, ställ in Filter → Folder ID till
={{ $json.google_drive_folder_id }}och What to Search tillfolders. - I Root Folder Missing?, behåll villkoret som kontrollerar om
={{ $json }}är tomt. - I Generate Subfolder, ställ in Resource till
folderoch Name till={{ $('Prepare Target Path').item.json.desired_path[0] }}. - I Generate Subfolder, ställ in Folder ID till
={{ $('Prepare Target Path').item.json.google_drive_folder_id }}och Drive tillMy Drive.
Root Folder Missing? dirigerar till Generate Subfolder när mappen saknas, och till Prepare Next Iteration när den redan finns.
Steg 5: Konfigurera logik för iteration och slutförande
Iterera genom varje sökvägssegment tills den sista mappen är skapad, och returnera sedan det slutliga mapp-ID:t.
- I Prepare Next Iteration, behåll jsCode som flyttar fram nästa segment och returnerar
google_drive_folder_idfrån$json.id. - I Path Complete Check, behåll villkoret som kontrollerar om
={{ $json.desired_path }}är tomt. - Bekräfta att Path Complete Check dirigerar till Output Final Folder ID när arrayen är tom, och tillbaka till Prepare Target Path när det finns återstående segment.
- I Output Final Folder ID, ställ in google_drive_folder_id till
={{ $('Prepare Next Iteration').item.json.google_drive_folder_id }}.
⚠️ Vanlig fallgrop: Om den initiala desired_path innehåller inledande eller avslutande snedstreck kan den delade arrayen innehålla tomma element. Ta bort extra snedstreck för att undvika att skapa tomma mappnamn.
Steg 6: Testa och aktivera ert workflow
Kör workflowet från början till slut och bekräfta att det slutliga mapp-ID:t returneras.
- Klicka på Execute Workflow och verifiera att Manual Start Trigger initierar körningen.
- Bekräfta att varje loop-iteration antingen hittar en mapp i Verify Root Folder eller skapar en i Generate Subfolder.
- Kontrollera Output Final Folder ID efter ett giltigt
google_drive_folder_id-värde som indikator på att det lyckades. - När ni är redo för produktion, aktivera workflowet och använd Subflow Trigger In från andra workflows för att automatisera skapandet av sökvägar.
Vanliga fallgropar
- Google Drive-inloggningsuppgifter kan löpa ut eller kräva specifika behörigheter. Om saker slutar fungera, kontrollera först n8n:s inställningar för Credentials och Drive-kontots åtkomst till root-mappen.
- Om du använder Wait-noder eller extern rendering varierar processtiderna. Öka väntetiden om noder längre ned i flödet fallerar på tomma svar.
- Standardprompter i AI-noder är generiska. Lägg in din tonalitet tidigt, annars kommer du att redigera output för alltid.
Vanliga frågor
Cirka 20 minuter när din Google Drive-inloggningsuppgift är ansluten.
Nej. Du klistrar in ett root-mapp-ID och justerar formatet på sökvägsinputen. Resten handlar om att ansluta Google Drive och testa med en exempelsökväg.
Ja. n8n har ett gratis self-hosted-alternativ och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volym. Du behöver också räkna in kostnader för Google Workspace om du använder ett betalt Drive-konto.
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast setup) eller self-hosting på en VPS. För self-hosting är Hostinger VPS prisvärd och hanterar n8n bra. Self-hosting ger dig obegränsade körningar men kräver grundläggande serverhantering.
Ja, och det är ärligt talat en av de bästa anledningarna att använda det här workflowet. Du kan justera inputen du skickar in i fältet ”desired_path” så att strukturen matchar exakt din konvention (till exempel Clients/Acme/2026-01/Reports). Vanliga anpassningar är att lägga till en årsmapp automatiskt, tvinga fram en toppnivåmapp som ”Clients” och normalisera namn (till exempel ersätta dubbla mellanslag). Vill du få det helt automatiserat kan du trigga detta workflow från Gmail och bygga sökvägen från mejlfält som avsändare, ämne eller ett etikett-namn.
Oftast beror det på en utgången Google OAuth-anslutning eller att Drive-kontot inte har åtkomst till root-mappen du använder. Anslut Google Drive-inloggningsuppgiften på nytt i n8n och bekräfta sedan att root-mapp-ID:t är korrekt och delat med samma konto. Om du arbetar i en delad enhet kan behörigheter vara striktare, så säkerställ att kontot har minst Content manager-åtkomst. Kontrollera också om er org-admin blockerar tredjepartsåtkomst, eftersom det kan orsaka tysta fel som ser ut som ”hittades inte”-fel.
Väldigt många. På n8n Cloud begränsas du främst av dina månatliga körningar, och på self-hosted n8n finns ingen hård körningsgräns (det beror på din server). I praktiken kör team detta per kund, per leverans eller per mejltråd utan problem, eftersom varje körning bara är en handfull Drive-uppslag och mappskapanden.
Ofta, ja, eftersom nästlat mappskapande vanligtvis kräver loopar och logik för ”kontrollera innan skapa” som blir klumpig (och dyr) i enklare automationsverktyg. n8n är också enklare att återanvända som ett sub-workflow, så du kan anropa det från Gmail-hantering, onboardingflöden eller rapporteringspipelines. Om du self-hostar kommer högvolymsoperationer med mappar inte att trigga oväntad debitering på samma sätt som verktyg som tar betalt per task kan göra. Zapier eller Make kan fortfarande vara helt okej för väldigt enkel mappskapning på en nivå, men det här är byggt för riktiga mappträd. Prata med en automationsexpert om du är osäker på vad som passar.
När dina mappsökvägar skapar sig själva slutar Gmail-arkivering och Drive-uppladdningar att vara sköra. Sätt upp det en gång, så får teamet samma strukturerade upplägg varje gång.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.