Leads kommer in, du tänker ringa dem och sen… händer dagen. Kalkylbladet får några nya rader, notiser försvinner i bruset och ”jag gör det om en timme” blir till i morgon.
Den här automatiseringen för lead follow-up calls träffar marknadschefer först, eftersom snabbhet är hela spelet. Men småföretagare som jagar inkommande förfrågningar och byråteam som hanterar flera kunder känner samma friktion. Du vill att första kontakten ska ske varje gång, med en vettig introduktion, utan att någon måste sitta och vakta ett kalkylark.
Det här flödet kopplar Google Sheets till Vapi så att en ny rad kan trigga ett personligt AI-samtal. Du får se vad det löser, hur flödet fungerar och vad du behöver för att köra det på ett säkert sätt.
Så fungerar automatiseringen
Se hur det här löser problemet:
n8n Workflow Template: Google Sheets till Vapi: ring leads direkt
flowchart LR
subgraph sg0["Google Sheets Flow"]
direction LR
n0["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/httprequest.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Start outbound Vapi call"]
n1@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Set fields", pos: "b", h: 48 }
n2@{ icon: "mdi:play-circle", form: "rounded", label: "Google Sheets Trigger", pos: "b", h: 48 }
n3@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Wait 4min", pos: "b", h: 48 }
n3 --> n1
n1 --> n0
n2 --> n3
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n2 trigger
class n0 api
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n0 customIcon
Utmaningen: snabb lead-uppföljning utan att tappa bollen
Google Sheets är där leads hamnar för att vänta. Någon klistrar in ett formulärsvar, en VA importerar en CSV, eller en Zap dumpar in rader i bulk, och plötsligt har du en växande lista utan någon garanterad åtgärd kopplad till den. Det värsta är inte själva ringandet. Det är den ständiga mentala belastningen av att komma ihåg att kolla arket, lista ut vilka rader som är nya och skriva om samma ”Hej, passar det att jag ringer?”-öppning hela dagen. Missad uppföljning är sällan dramatisk. Den är tyst. Ett lead svalnar, bokar en konkurrent och du märker det först när månaden är slut.
Det blir snabbt mycket. Här är var det oftast faller isär i verkligheten.
- Nya rader smälter ihop med gamla, så någon måste manuellt hålla koll på vad som har kontaktats.
- Samtal görs i batcher i slutet av dagen, vilket betyder att ”heta leads” inte är heta längre.
- Manus glider mellan teammedlemmar, så upplevelsen vid första kontakten blir inkonsekvent och lite slarvig.
- Telefonnummer matas in i fel format, och du upptäcker det först efter ett misslyckat uppringningsförsök.
Lösningen: ring automatiskt nya Google Sheets-leads via Vapi
Det här n8n-flödet gör ditt kalkylark till en pålitlig trigger, inte en passiv lista. När en ny rad läggs till i ditt Google Sheet upptäcker n8n det direkt, väntar en kort buffertperiod (bra för att låta importer bli klara eller ge dig ett litet fönster för korrigering), och mappar sedan raddatan till de fält Vapi behöver för att ringa ett samtal. Vapi får en enkel API-förfrågan med leadets telefonnummer plus eventuell extra kontext du skickar med (som förnamn, produkt eller intresse för bokning). Därefter ringer Vapis AI-assistent från ditt kopplade nummer och öppnar med en personlig introduktion. Ingen behöver kolla arket. Ingen ”vem ringer den här?”-förvirring. Det bara händer.
Flödet startar med en ”ny rad”-händelse i Google Sheets. Efter en kort väntan paketerar det rätt ID:n och leadets telefonnummer till Vapi. Till sist triggar en enda HTTP-förfrågan utgående samtal från din AI-röstagent.
Vad som förändras: före vs. efter
| Det här eliminerar | Effekt du kommer att se |
|---|---|
|
|
Effekt i praktiken
Säg att du får 15 nya leads på en dag och du använder ett ark som intake. Manuellt är det lätt att lägga cirka 5 minuter per lead bara på att upptäcka raden, formatera numret och ringa (och då förutsatt att du inte blir avbruten). Det är ungefär en timme ren administration innan du ens har haft riktiga samtal. Med det här flödet är det enda ”jobbet” att raden läggs till, sedan väntar n8n cirka 4 minuter och Vapi ringer automatiskt. Du gör mest att svara på återkoppling och hantera varma överlämningar.
Krav
- n8n-instans (testa n8n Cloud gratis)
- Alternativ för self-hosting om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Google Sheets för att fånga upp och lagra nya leads.
- Vapi för att ringa AI-assisterade utgående samtal.
- Vapi API-nyckel (hämta den i din Vapi-dashboard).
Kunskapsnivå: Nybörjare. Du kopplar konton, mappar några fält och klistrar in ID:n/API-nycklar i n8n.
Behöver du hjälp att implementera detta? Prata med en automations-expert (gratis 15-minuters konsultation).
Flödet steg för steg
En ny lead-rad dyker upp i Google Sheets. Flödet lyssnar efter ”New Row”-händelser i det specifika ark och den flik du väljer, så du är inte beroende av att någon klickar på något.
En kort paus ger dig marginal. Den inbyggda väntan (ofta satt till runt 4 minuter) hjälper i två vanliga situationer: bulkimporter som lägger till flera rader snabbt, och snabba rättningar när någon klistrat in fel telefonnummer.
Lead-data mappas in i Vapis call payload. n8n sätter din assistant_id, phone_number_id och destinationens ”to”-nummer från arket. Om du har fält som first_name, email, product eller consent kan de också skickas med så att introt känns påläst.
Vapi tar emot en förfrågan och ringer samtalet. En HTTP-förfrågan från n8n triggar samtalet via Vapis API, med din konfigurerade AI-assistent och ditt utgående nummer.
Du kan enkelt ändra väntetiden så att den matchar din drift och lägga till villkor som ”ring bara om consent är TRUE” efter behov. Se hela implementationsguiden nedan för alternativ för anpassning.
Steg-för-steg-guide för implementering
Steg 1: konfigurera Google Sheets-triggern
Det här arbetsflödet startar när en ny rad läggs till i ert Google Sheet via Spreadsheet Row Watcher.
- Lägg till Spreadsheet Row Watcher i ert arbetsflöde.
- Ställ in Event på
rowAdded. - Välj ert kalkylark i Document (ersätt
[YOUR_ID]med er faktiska fil). - Välj målarket i Sheet Name (exempel:
Sheet1medgid=0). - Inloggning krävs: anslut era
googleSheetsTriggerOAuth2Api-uppgifter.
phone-kolumn, eftersom Initiate Vapi Call hämtar numret från {{ $('Spreadsheet Row Watcher').item.json.phone }}.Steg 2: konfigurera väntesteget
Pause Four Minutes fördröjer samtalet för att ge den nya raddatan tid att stabiliseras.
- Lägg till Pause Four Minutes efter Spreadsheet Row Watcher.
- Ställ in Unit på
minutes. - Ställ in Amount på
4.
Steg 3: sätt upp Vapi-konfigurationen
Map Vapi Settings definierar Vapi-telefonnumret, assistent-id och API-nyckeln som används senare.
- Lägg till Map Vapi Settings efter Pause Four Minutes.
- Ställ in vapiPhoneNumberId till ert Vapi-telefonnummer-id (ersätt
[YOUR_ID]). - Ställ in vapiAssistantId till ert Vapi-assistent-id (ersätt
[YOUR_ID]). - Ställ in vapiApi till er Vapi API-nyckel (ersätt
[CONFIGURE_YOUR_API_KEY]).
[YOUR_ID] kommer initieringen av samtalet att misslyckas.Steg 4: konfigurera begäran för att initiera samtal
Initiate Vapi Call skickar begäran om utgående samtal till Vapi med de mappade inställningarna och telefonnumret från kalkylarksraden.
- Lägg till Initiate Vapi Call efter Map Vapi Settings.
- Ställ in URL på
https://api.vapi.ai/call. - Ställ in Method på
POST. - Aktivera Send Body och Send Headers.
- Ställ in Specify Body på
json. - Ställ in JSON Body till
{ "assistantId": "{{ $json.vapiAssistantId }}", "phoneNumberId": "{{ $json.vapiPhoneNumberId }}", "customer": { "number": "{{ $('Spreadsheet Row Watcher').item.json.phone }}" } }. - Lägg till en header-parameter med Name
Authorizationoch Value=Bearer {{ $json.vapiApi }}.
Steg 5: testa och aktivera ert arbetsflöde
Kör ett fullständigt test för att verifiera att trigger, fördröjning, mappning och API-anrop fungerar som förväntat.
- Klicka på Execute Workflow och lägg till en ny rad i ert ark med ett giltigt
phone-värde. - Bekräfta att Spreadsheet Row Watcher triggar och att Pause Four Minutes väntar innan den fortsätter.
- Verifiera att Map Vapi Settings matar ut era id:n och API-nyckel korrekt.
- Kontrollera att Initiate Vapi Call returnerar ett lyckat HTTP-svar från Vapi.
- Växla arbetsflödet till Active för att aktivera övervakning i produktion.
Se upp med
- Google Sheets-credentials kan löpa ut eller tappa åtkomst om behörigheterna i ditt Google-konto ändras. Om det slutar fungera: börja med att köra n8n:s Credentials-test för Google Sheets.
- Om du använder Wait-noder eller extern bearbetning kan timingen variera. Öka väntetiden om HTTP-förfrågan skickas innan raddatan är helt tillgänglig eller korrigerad.
- Vapi misslyckas med samtal om telefonnummer inte är i E.164-format. Kräv ”+landskod…” i arket och tillåt inte mellanslag eller bindestreck.
Vanliga frågor
Cirka 30 minuter om din Vapi-assistent och ditt Google Sheet är klara.
Ja. Ingen kodning krävs, men någon behöver noggrant mappa fält och klistra in rätt Vapi-ID:n och API-nyckel i n8n.
Ja. n8n har ett gratis self-hosted-alternativ och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volym. Du behöver också räkna med Vapi-användning och samtalskostnader utifrån din setup.
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast uppsättning) eller self-hosting på en VPS. För self-hosting är Hostinger VPS prisvärd och hanterar n8n bra. Self-hosting ger dig obegränsade körningar men kräver grundläggande serverhantering.
Det går, och det handlar mest om fältmappning plus ett eller två villkor. Enklast att anpassa är i steget ”Map Vapi Settings”, där du skickar arkkolumner som first_name, product, region eller appointment_time till Vapi. Om du bara vill ringa vissa leads, lägg till en IF-kontroll före HTTP-förfrågan (till exempel, fortsätt bara när en kolumn ”consent” är TRUE). Du kan också byta vilken assistant_id du skickar, så att olika assistenter hanterar olika produkter eller territorier.
Oftast beror det på en ogiltig API-nyckel, fel assistant_id/phone_number_id eller ett telefonnummer som inte är i E.164-format med inledande ”+”. Kontrollera HTTP-svaret i n8n:s körloggar för att se vad Vapi avvisade och uppdatera sedan värdena i steget ”Map Vapi Settings”.
I self-hosted n8n finns ingen gräns för antal körningar, så kapaciteten beror mest på din server och Vapi-begränsningar. I n8n Cloud baseras planbegränsningar på månatliga körningar (Starter-nivån passar många små team, och du kan uppgradera när volymen växer). I praktiken är flödet lättviktigt: en trigger, en kort väntan och ett enda API-anrop per lead.
Ofta, ja, om du bryr dig om kontroll och kostnad vid högre volym. n8n gör det enkelt att lägga till små bitar logik (som samtyckeskontroller, routning till olika assistenter eller att vänta några minuter) utan att fastna bakom ”premiumfunktioner”. Self-hosting är också viktigt när inflödet av leads sticker iväg och du inte vill att varje extra task ska debiteras. Zapier eller Make kan fortfarande vara bra för väldigt enkla ”ny rad → webhook”-upplägg. Om du vill ha hjälp att välja, prata med en automations-expert så kvalitetssäkrar vi ditt use case.
Pålitlig speed-to-lead är en av de där osexiga fördelarna som tyst vinner affärer. Sätt upp det här en gång, så slutar ditt kalkylark vara en kyrkogård för ”jag ringer dem senare”.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.