Din Typeform gör sitt jobb. Problemet börjar efter att någon trycker på skicka, när stökiga leads hamnar i HubSpot och teamet lägger nästa dag på att rensa, gissa och jaga.
Marknadschefer märker det när CRM:et blir en skräplåda. Sälj avskyr det eftersom det saktar ner uppföljningen. Och byråägare fastnar i att förklara ”leadkvalitet” för kunder i stället för att åtgärda problemet. Den här Typeform HubSpot-automationen rensar, berikar och poängsätter varje lead innan det ens hinner belamra din pipeline.
Nedan ser du hur flödet körs, vad det eliminerar och hur ”smartare poängsättning” faktiskt ser ut när allt är automatiserat från start till mål.
Så fungerar den här automatiseringen
Se hur den här löser problemet:
n8n Workflow Template: Typeform + HubSpot: rensade leads, smart scoring
flowchart LR
subgraph sg0["📝 New Typeform Lead Flow"]
direction LR
n0@{ icon: "mdi:brain", form: "rounded", label: "OpenAI Chat Model", pos: "b", h: 48 }
n1["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/typeform.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>📝 New Typeform Lead"]
n2["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/code.svg' width='40' height='40' /></div><br/>🔧 Format Incoming Data"]
n3["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/airtable.svg' width='40' height='40' /></div><br/>📦 Store Basic Info (Airtable)"]
n4@{ icon: "mdi:swap-horizontal", form: "rounded", label: "📛 Filter Non-Business Emails", pos: "b", h: 48 }
n5@{ icon: "mdi:robot", form: "rounded", label: "🏢 Enrich Company Info (AI)", pos: "b", h: 48 }
n6["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/code.svg' width='40' height='40' /></div><br/>🪄 Merge Enriched Lead Profile"]
n7@{ icon: "mdi:robot", form: "rounded", label: "🎯 AI Lead Scorer", pos: "b", h: 48 }
n8["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/hubspot.svg' width='40' height='40' /></div><br/>📨 Send to HubSpot CRM"]
n9@{ icon: "mdi:database", form: "rounded", label: "📊 Save Enriched Lead", pos: "b", h: 48 }
n10@{ icon: "mdi:database", form: "rounded", label: "📄 Log Raw Lead", pos: "b", h: 48 }
n11@{ icon: "mdi:brain", form: "rounded", label: "💬 LLM (OpenAI)", pos: "b", h: 48 }
n0 -.-> n7
n11 -.-> n5
n7 --> n8
n1 --> n10
n1 --> n3
n1 --> n2
n8 --> n9
n2 --> n4
n5 --> n6
n4 --> n5
n6 --> n7
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n1 trigger
class n5,n7 ai
class n0,n11 aiModel
class n4 decision
class n3,n9,n10 database
class n2,n6 code
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n1,n2,n3,n6,n8 customIcon
Utmaningen: lead-rensning stjäl din bästa uppföljningstid
När ett nytt Typeform-lead kommer in vill du ha fart. Det du ofta får är friktion. Någon kontrollerar om mejladressen är riktig, gissar företaget utifrån domänen, söker på LinkedIn, klistrar in detaljer i HubSpot och försöker sedan avgöra om det är värt ett säljsamtal. Det är inte svårt arbete. Det är dränerande arbete, och det upprepas hela dagen. Än värre: manuell rensning leder till inkonsekventa fält i HubSpot, vilket gör att rapporteringen blir en ”ungefär rätt”-övning och att routingregler slutar fungera som du tänkt.
Friktionen byggs på. Här är var det oftast fallerar.
- Privata mejladresser som Gmail slinker in i HubSpot, och nu betalar du för att lagra leads du aldrig kommer stänga.
- Två kollegor researchar samma företag eftersom deduplicering är manuell och långsam.
- Lead scoring blir en magkänsla, så heta leads får vänta medan låg matchning får uppmärksamhet.
- Råa inskick bevaras inte korrekt formaterat, så du tappar ursprungskontexten när fält redigeras senare.
Lösningen: rensa, berika och poängsätt leads innan HubSpot
Det här flödet startar i samma ögonblick som någon skickar in din Typeform. Först normaliserar det de stökiga delarna (namn, telefonnummer, meddelandefält) och sparar den orörda inskickningen i Google Sheets som en pålitlig backup. Sedan upsert:ar det grundposten i Airtable med e-post som nyckel, så att dubbletter inte tyst multipliceras. Nästa steg är grinden: det filtrerar bort personliga e-postdomäner så att Gmail-typer kan hanteras separat (eller ignoreras helt). För företagsmejl som godkänns berikar en AI-agent leadet baserat på domänen och sammanställer företagsdetaljer du annars behöver leta upp manuellt. En andra AI-agent poängsätter den berikade profilen på en enkel skala 1–10, och därefter skickar flödet den slutliga posten till HubSpot med konsekventa egenskaper och loggar det ”klara” leadet i ett separat Google Sheet för rapportering.
Flödet börjar med en trigger på Typeform-inskick. Därifrån rensas datan, personliga mejl filtreras bort och OpenAI (GPT-4o-mini) används för att berika och poängsätta leadet. Till sist får HubSpot uppdaterade kontakt- och företagsegenskaper, medan Google Sheets sparar både rå och berikad version sida vid sida för spårning.
Vad som förändras: före vs. efter
| Det här elimineras | Effekten du kommer se |
|---|---|
|
|
Effekt i verkligheten
Säg att du får 20 Typeform-leads per dag. Om en koordinator lägger ungefär 10 minuter per lead på att rensa fält, kontrollera mejltyp, leta upp företaget och sätta en grov poäng, blir det cirka 3 timmar per dag. Med det här flödet är den enda ”manuella” delen att granska specialfall, vilket oftast är en snabb titt i ditt Google Sheet med berikade leads. Resten kör automatiskt, så du väntar mest på berikning och poängsättning i stället för att göra repetitivt knappande.
Krav
- n8n-instans (testa n8n Cloud gratis)
- Alternativ för self-hosting om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Typeform för att trigga på nya inskick.
- HubSpot för att skapa/uppdatera kontakter och egenskaper.
- Google Sheets för att arkivera råa och berikade leads.
- Airtable för att upsert:a grunderna och förhindra dubbletter.
- OpenAI API-nyckel (hämta den i din OpenAI-dashboard under API keys).
Svårighetsnivå: Mellan. Du kopplar konton och mappar några fält, samt klistrar in en API-nyckel för berikning/poängsättning.
Behöver du hjälp att implementera detta? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Flödesgången
Typeform-inskick triggar körningen. Flödet startar så fort ett lead skickar in formuläret och fångar namn, e-post, telefon och meddelande medan allt fortfarande är aktuellt.
Data normaliseras och bevaras. Ett kodsteg rensar strukturen så att senare verktyg inte bråkar med inkonsekvent formatering, och sedan sparar Google Sheets det råa inskicket som din ”rör inte”-källpost.
Dubbletter och mejl med låg matchning hanteras tidigt. Airtable upsert:ar på e-post för att undvika dubletter, och ett If-filter exkluderar personliga domäner så att du kan hålla HubSpot fokuserat på företagsleads.
AI-berikning och poängsättning sker innan CRM uppdateras. AI-agenten berikar företagsdetaljer från e-postdomänen, en annan agent tar fram en leadpoäng 1–10, och HubSpot uppdateras med felfria, konsekventa egenskaper. Det berikade leadet loggas också i ett separat Google Sheet för rapportering.
Du kan enkelt ändra filtret för personliga mejl och poängkriterierna så att de matchar din ICP. Se hela implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementering
Steg 1: konfigurera Typeform-triggern
Konfigurera startpunkten så att varje Typeform-inskick startar enrichment-pipelinen.
- Lägg till och öppna 📝 Incoming Typeform Lead.
- Ställ in Form ID på
YOUR_TYPEFORM_ID. - Inloggning krävs: anslut era typeformApi-uppgifter.
- Verifiera att webhooken är skapad och aktiv för formuläret.
📝 Incoming Typeform Lead skickar utdata till 📄 Archive Raw Lead, 📦 Upsert Basic Info och 🛠️ Normalize Incoming Data parallellt.
Steg 2: anslut Airtable och arkivering av råa leads
Lagra råa inskick och grundläggande lead-detaljer innan enrichment.
- Öppna 📦 Upsert Basic Info och ställ in Base på
YOUR_AIRTABLE_BASE_IDoch Table påYOUR_AIRTABLE_TABLE_ID. - Bekräfta att Operation är
upsertoch att Authentication ärairtableOAuth2Api. - Mappa fält i Columns:
- Ställ in Name på
{{ $json.Name }}, Email på{{ $json.Email }}, Message på{{ $json.Message }}och Phone Number på{{ $json["Phone Number"] }}. - Inloggning krävs: anslut era airtableOAuth2Api-uppgifter.
- Öppna 📄 Archive Raw Lead och ställ in Document på
YOUR_GOOGLE_SHEET_ID_2och Sheet pågid=0. - Behåll Operation som
appendOrUpdateoch mappa samma råa fält som ovan. - Inloggning krävs: anslut era googleSheetsOAuth2Api-uppgifter.
Steg 3: normalisera och filtrera lead-data
Standardisera lead-payloads och filtrera bort personliga e-postdomäner före enrichment.
- Öppna 🛠️ Normalize Incoming Data och bekräfta att JavaScript Code hanterar Typeform- och Calendly-payloads enligt det som är angivet.
- Öppna 📛 Exclude Personal Emails och ställ in villkoret till domain notEquals
gmail.com. - Säkerställ att 🛠️ Normalize Incoming Data är kopplad till 📛 Exclude Personal Emails.
⚠️ Vanlig fallgrop: om er lead-källa använder ett annat fältnamn för e-post, uppdatera normaliseringskoden så att domain alltid fylls i.
Steg 4: konfigurera AI-enrichment och poängsättning
Använd AI för att enrich:a företagsdetaljer och ta fram en lead-poäng för efterföljande åtgärder.
- Öppna 🏢 Enrich Company Details och behåll Prompt Type som
define. - Ställ in prompten så att den använder domänuttrycket:
{{ $json.domain }}. - Bekräfta att LLM Chat Provider är ansluten som språkmodell för 🏢 Enrich Company Details.
- Inloggning krävs: anslut era openAiApi-uppgifter i LLM Chat Provider (inte i agentnoden).
- Öppna 🧩 Combine Enriched Profile och behåll koden som slår ihop utdata från 📛 Exclude Personal Emails och 🏢 Enrich Company Details.
- Öppna 🎯 Lead Score Analyzer och behåll prompten för poängsättning, och säkerställ att den refererar till de enrich:ade fälten.
- Bekräfta att AI Chat Model är ansluten som språkmodell för 🎯 Lead Score Analyzer.
- Inloggning krävs: anslut era openAiApi-uppgifter i AI Chat Model (inte i agentnoden).
Steg 5: konfigurera CRM och loggning av enrich:ade leads
Skicka den enrich:ade profilen och poängen till HubSpot och logga sedan hela posten i Google Sheets.
- Öppna 📨 Push to HubSpot CRM och ställ in Email på
{{ $('🧩 Combine Enriched Profile').item.json.email }}. - Verifiera att övriga fält använder uttryck som
{{ $('🧩 Combine Enriched Profile').item.json.company_name }}och{{ $json.output }}för lead-poängen. - Inloggning krävs: anslut era hubspotAppToken-uppgifter.
- Öppna 📊 Record Enriched Lead och ställ in Document på
YOUR_GOOGLE_SHEET_ID_1och Sheet pågid=0. - Bekräfta att fältet Score använder
{{ $('🎯 Lead Score Analyzer').item.json.output }}och att övriga fält mappas mot uttryck från 🧩 Combine Enriched Profile. - Inloggning krävs: anslut era googleSheetsOAuth2Api-uppgifter.
Steg 6: testa och aktivera ert workflow
Kör ett komplett test för att säkerställa att data flödar genom normalisering, enrichment, poängsättning och lagring.
- Klicka på Execute Workflow och skicka in ett test i Typeform.
- Bekräfta att 📄 Archive Raw Lead loggar den råa posten och att 📦 Upsert Basic Info uppdaterar Airtable.
- Verifiera att 🏢 Enrich Company Details returnerar JSON och att 🎯 Lead Score Analyzer ger en numerisk poäng.
- Kontrollera 📨 Push to HubSpot CRM för en ny/uppdaterad kontakt och 📊 Record Enriched Lead för en komplett rad.
- När ni är nöjda, växla workflowet till Active för användning i produktion.
Se upp för
- HubSpot-inloggningar kan löpa ut eller sakna rätt scopes. Om uppdateringar slutar komma in, kontrollera behörigheterna i HubSpot private app och testa n8n-credentials först.
- Om du använder AI-berikning under perioder med hög belastning varierar svarstiderna. När efterföljande steg fallerar på grund av saknade fält betyder det oftast att modellen returnerade sent eller med ofullständig output, så lägg till lite buffert eller striktare validering.
- Standardprompter för AI är generiska. Lägg in din definition av ”bra lead vs dåligt lead” tidigt (branschutslag, minsta antal anställda, målregioner), annars kommer du fortsätta ifrågasätta poängen.
Vanliga frågor
Vanligtvis tar det ungefär en timme om dina konton och fält är förberedda.
Ja. Du skriver ingen kod, men du behöver mappa fält och koppla konton noggrant.
Ja. n8n har ett gratis self-hosted-alternativ och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volym. Du behöver också räkna med OpenAI API-användning för berikning och poängsättning (oftast bara ören per lead).
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att komma igång) eller self-hosting på en VPS. För self-hosting är Hostinger VPS prisvärt och hanterar n8n bra. Self-hosting ger obegränsade körningar men kräver grundläggande serverhantering.
Det kan du. De flesta anpassningar görs i filtret ”Exkludera personliga mejl” och i de två AI-agentstegen som hanterar berikning och poängsättning. Vanliga justeringar är att ändra vad som räknas som en personlig domän, lägga till regler för din idealkundprofil (branscher, regioner, minsta antal anställda) och mappa output till dina egna HubSpot-anpassade egenskaper (t.ex. livscykelstadium eller leadstatus).
Oftast är det en token som har gått ut eller en private app som saknar rätt behörigheter. Återanslut HubSpot-credential i n8n och bekräfta sedan att appen kan skriva kontakter och företag. Om det bara fallerar för vissa leads kan det också vara ett problem med property-mappning (till exempel att försöka skriva text till ett nummerfält) eller att du når API:ets rate limits när du processar en stor batch.
I self-hosted n8n finns ingen fast gräns för antal körningar, så kapaciteten beror främst på din server och tiden du väntar på AI-svar. I n8n Cloud är din gräns kopplad till planens månatliga körningar. I praktiken kör de flesta team detta utan problem för tiotals till hundratals leads per dag, och skalar genom att skärpa prompter, lägga till retries och köa tung berikning under peak-timmar.
Ofta, ja, särskilt när du vill ha riktig logik för leadkvalificering i stället för enkel ”skicka det här till det där”. n8n hanterar förgrening (som att filtrera personliga mejl), deduplicering med Airtable och berikning i flera steg utan att varje extra steg blir en prissättningsfråga. Det är också enklare att hålla loggar för rå vs berikad data i separata Google Sheets, vilket är oväntat användbart när någon ifrågasätter datan. Zapier eller Make kan fortfarande vara helt okej för en grundläggande tvåstegssynk. Om du är osäker, prata med en automationsexpert och få en rekommendation baserat på din leadvolym och dina routingbehov.
Strukturerade indata ger ärligt talat mer strukturerade pipelines. Sätt upp detta en gång, så landar nya Typeform-leads i HubSpot redan berikade, poängsatta och spårbara i Sheets.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.