Steg 2: anslut Google Sheets

Dessa noder läser in och uppdaterar leverantörs-, konto- och kostnadsdata i ert kalkylark.

1. Öppna Fetch New Sheet Vendors och ställ in Document till https://docs.google.com/spreadsheets/d/[YOUR_ID]/edit och Sheet till Vendors.
2. Öppna Fetch Expense Entries och ställ in Document till https://docs.google.com/spreadsheets/d/[YOUR_ID]/edit och Sheet till Expenses med ett filter på Transaction ID.
3. Öppna Append Accounts to Sheet och ställ in Operation till appendOrUpdate, mappa kolumner: ID → {{ $json.Id }}, Name → {{ $json.Name }}, Account Type → {{ $json.AccountType }}.
4. Öppna Update Vendor Sheet och ställ in Operation till appendOrUpdate med mappningar ID → {{ $json.Id }} och Name → {{ $json.DisplayName }}.
5. Öppna Log Transaction ID och ställ in Operation till update med mappningar # → {{ $('Filter Empty Records').item.json['#'] }} och Transaction ID → {{ $json.Purchase.Id }}.
6. Öppna Log Error Message och ställ in Operation till appendOrUpdate med mappningar # → {{ $json['#'] }} och Message → {{ $json.error }}.
7. Credential Required: anslut era autentiseringsuppgifter för googleSheetsOAuth2Api till alla Google Sheets-noder (6 noder hanterar leverantörer, konton, kostnader och loggning).

Steg 3: konfigurera QuickBooks-anslutningar

Dessa noder läser och skriver leverantörs- och kostnadsdata i QuickBooks Online.

1. Öppna Fetch Active Vendors och bekräfta att Resource är vendor, Operation är getAll, och att Return All är aktiverat.
2. Öppna Create Vendors in QBO och ställ in Resource till vendor, Operation till create, och Display Name till {{ $json.Name }}.
3. Credential Required: anslut era autentiseringsuppgifter för quickBooksOAuth2Api till Fetch Active Vendors och Create Vendors in QBO.

Steg 4: konfigurera huvudbok och bokföring av kostnader

Den här grenen läser in konton och bokför kostnader i QuickBooks baserat på data i arket.

1. Öppna Assign Realm ID och ställ in tilldelningsvärdet för realmID till ert QuickBooks Company ID (realm ID).
2. I Retrieve Account Ledger, ställ in URL till https://sandbox-quickbooks.api.intuit.com/v3/company/{{ $json.realmID }}/query och säkerställ att query-parametrarna inkluderar select * from Account where active=true maxResults 500 och minorversion = 75.
3. I Separate Account Items, ställ in Field To Split Out till QueryResponse.Account.
4. I Post Expense to QBO, ställ in URL till https://sandbox-quickbooks.api.intuit.com/v3/company/{{ $('Assign Realm ID').item.json.realmID }}/purchase och bekräfta att JSON-body mappas till fält som {{ $json.Date.toDateTime('M/d/y').toFormat('yyyy-MM-dd') }}, {{ $json.Description }}, {{ $json['Vendor ID'] }} och {{ $json['Expense ID'] }}.
5. Säkerställ att Assign Realm ID skickar output parallellt till både Retrieve Account Ledger och Fetch Expense Entries.
6. Credential Required: anslut era autentiseringsuppgifter för quickBooksOAuth2Api till Retrieve Account Ledger och Post Expense to QBO.

Steg 5: konfigurera filtrering och deduplicering av leverantörer

Dessa noder förhindrar att tomma eller duplicerade poster skapas och bokförs.

1. I Eliminate Duplicate Vendors, ställ in Compare till selectedFields och Fields To Compare till Name.
2. I Filter Empty Records, bekräfta villkoren: Transaction ID är tomt med {{ $json['Transaction ID'] }} och Vendor är inte tomt med {{ $json.Vendor }}.
3. Verifiera körflödet: Fetch New Sheet Vendors → Eliminate Duplicate Vendors → Create Vendors in QBO → Fetch Active Vendors → Update Vendor Sheet.
4. Verifiera kostnadsflödet: Fetch Expense Entries → Filter Empty Records → Post Expense to QBO → Log Transaction ID.

Steg 6: lägg till felhantering

Fel från bokföring av kostnader skickas till ett loggark så att problem kan granskas.

1. Öppna Post Expense to QBO och bekräfta att den är inställd att fortsätta vid fel (så att misslyckanden kan fångas upp).
2. Säkerställ att Post Expense to QBO skickar output till både Log Transaction ID (framgångsspår) och Log Error Message (felspår).
3. Verifiera att Log Error Message skriver till arket Expenses med {{ $json.error }}.

Steg 7: testa och aktivera ert arbetsflöde

Kör ett kontrollerat test för att bekräfta att konton, leverantörer och kostnader synkar korrekt.

1. Klicka på Execute Workflow för att köra Manual Start Trigger med ett litet urval av rader för leverantörer och kostnader.
2. Bekräfta att kontodata visas i arket Accounts via Append Accounts to Sheet.
3. Verifiera att leverantörer skapas i QuickBooks och att Update Vendor Sheet skriver tillbaka ID:n.
4. Kontrollera arket Expenses för uppdaterade Transaction ID-värden från Log Transaction ID och eventuella fel i Log Error Message.
5. När allt är validerat, ställ arbetsflödet till Active för produktionsanvändning.