Mötesanteckningar är där goda intentioner försvinner. Någon säger ”jag skickar en sammanfattning”, sen är det fredag, transkriptionen är begravd, och ingen minns vem som ägde vad.
Projektledare känner det först. Sedan marknadsansvarig som försöker hålla lanseringar i rullning, och ops-personen som är trött på att jaga uppdateringar i trådar. Den här automatiseringen för Fireflies Slack-sammanfattningar gör färdiga transkriptioner till en strukturerad Slack-sammanfattning plus ClickUp-uppgifter, oftast inom några minuter efter att samtalet är slut.
Nedan ser du exakt vad flödet gör, vad det ersätter och hur det håller beslut och uppföljningar synliga utan extra adminarbete.
Så fungerar automatiseringen
Se hur detta löser problemet:
n8n Workflow Template: Fireflies till Slack: mötessammanfattningar som alla läser
flowchart LR
subgraph sg0["Summary Generator Flow"]
direction LR
n0@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Get a transcript", pos: "b", h: 48 }
n1@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Split Out", pos: "b", h: 48 }
n2@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Aggregate", pos: "b", h: 48 }
n3@{ icon: "mdi:brain", form: "rounded", label: "Google Gemini Chat Model", pos: "b", h: 48 }
n4["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/clickup.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Create a task"]
n5["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/slack.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Send a message"]
n6["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/webhook.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Firefly Webhook"]
n7@{ icon: "mdi:robot", form: "rounded", label: "Summary Generator", pos: "b", h: 48 }
n8["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/code.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Cleans AI response"]
n9["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/code.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Extracts action items"]
n2 --> n7
n1 --> n2
n6 --> n0
n0 --> n1
n7 --> n8
n8 --> n5
n8 --> n9
n9 --> n4
n3 -.-> n7
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n7 ai
class n3 aiModel
class n6 api
class n8,n9 code
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n4,n5,n6,n8,n9 customIcon
Utmaningen: mötesuppföljningar faller mellan stolarna
Fireflies ger dig en transkription, men en transkription är inte en sammanfattning. Den är lång, rörig och ingen vill skumma 40 minuter prat för att hitta de två besluten som spelade roll. Så någon frivilligar att sammanfatta, klistra in nyckelbitar i Slack och manuellt skapa uppgifter i ClickUp. Det låter rimligt tills du gör det efter tre samtal samma dag, missar en detalj eller tilldelar fel ansvarig. Den verkliga kostnaden är inte bara tid. Det är förvirringen som dyker upp senare när folk är oense om vad som beslutades.
Det byggs upp snabbt. Här är var det fallerar i riktiga team.
- Transkriptionen postas, men ingen läser den eftersom den är för lång att skanna.
- Åtgärdspunkter hamnar i någons privata anteckningar, vilket gör att uppföljningar blir till obekväma ”hej, bara kollar…”-meddelanden.
- Att skapa ClickUp-uppgifter manuellt tar tillräckligt lång tid för att folk ska hoppa över det när de har mycket.
- Sammanfattningar varierar kraftigt mellan personer, så teamet slutar lita på att Slack-meddelandet är källan till sanning.
Lösningen: Fireflies-transkription → Slack-sammanfattning + ClickUp-uppgifter
Det här flödet startar i samma stund som Fireflies är klar med en transkription och skickar en notifiering. n8n tar emot webhooken, hämtar transkriptionen via mötes-ID och gör om råinnehållet till något som AI kan sammanfatta pålitligt genom att dela upp det i meningar och sätta ihop det igen till ett sammanhängande textblock. Sedan genererar en Gemini-baserad AI-agent två utdata i ett svep: en kort, lättläst mötessammanfattning och en strukturerad lista med åtgärdspunkter (med titlar och beskrivningar). Till sist rensar flödet AI-svaret till förutsägbar JSON, postar sammanfattningen i Slack och skapar varje åtgärdspunkt som en ClickUp-uppgift så att inget tappas bort. Du slutar ”skriva anteckningar” och börjar granska dem.
Flödet börjar med en Fireflies-webhook och hämtning av transkription. AI förvandlar transkriptionen till beslut och nästa steg. Slack får sammanfattningen direkt, och ClickUp får uppgifter som folk faktiskt kan jobba utifrån.
Vad som förändras: före vs. efter
| Det här elimineras | Effekten du ser |
|---|---|
|
|
Effekt i praktiken
Säg att teamet har 10 möten i veckan och du vill ha en sammanfattning plus uppgifter varje gång. Manuellt handlar det oftast om cirka 20 minuter för att skumma transkriptionen, 10 minuter för att skriva en bra Slack-sammanfattning och ytterligare 10 minuter för att skapa uppgifter i ClickUp, alltså runt 40 minuter per möte. Det blir cirka 6 till 7 timmar i veckan. Med det här flödet är ”arbetet” i princip att vänta på att Fireflies blir klar och sedan granska det som postas i Slack; de flesta team lägger kanske 5 minuter per möte på snabba justeringar, vilket är under en timme i veckan.
Krav
- n8n-instans (testa n8n Cloud gratis)
- Självhosting-alternativ om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Fireflies.ai för att komma åt mötestranskriptioner via ID.
- Slack för att publicera sammanfattningar där teamet redan jobbar.
- ClickUp för att automatiskt skapa uppgifter från åtgärdspunkter.
- Google Gemini API (PaLM-uppgifter) (hämta i Google AI Studio / Google Cloud Console).
Svårighetsnivå: Medel. Du kopplar OAuth-konton och klistrar in API-uppgifter, plus gör lätt fältmappning för ClickUp.
Behöver du hjälp att implementera detta? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Flödets steg
Fireflies blir klar med en transkription och anropar din webhook. När mötestranskriberingen är klar skickar Fireflies mötes-ID:t till n8n, så att flödet vet exakt vad som ska hämtas.
Transkriptionen hämtas och bearbetas för sammanfattning. n8n hämtar transkriptionen, delar upp den i meningar och sätter sedan ihop den igen till ett enda textblock. Det låter litet, men det hjälper AI:n att producera mer konsekventa sammanfattningar.
Gemini genererar en sammanfattning och åtgärdspunkter. En AI-agent kör mot Google Gemini för att ta fram en kort recap plus en strukturerad lista med uppgifter. Flödet rensar sedan svaret till JSON så att efterföljande steg inte skapar fel när formateringen ändras.
Slack får sammanfattningen, ClickUp får jobbet. Den formaterade sammanfattningen postas i Slack, och varje extraherad åtgärdspunkt blir en ClickUp-uppgift med titel och beskrivning.
Du kan enkelt ändra formatet på Slack-meddelandet så att det matchar er kanalstandard, eller ändra hur ClickUp-uppgifter namnges baserat på mötestyp. Se hela implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-implementeringsguide
Steg 1: Konfigurera webhook-triggern
Konfigurera den inkommande webhooken som tar emot Fireflies-händelser när transkriberingen är klar.
- Lägg till och öppna Incoming Fireflies Hook.
- Ställ in HTTP Method på
POST. - Ställ in Path på
fireflies-n8n-core47-agent. - Kopiera den genererade webhook-URL:en och klistra in den i er Fireflies webhook-konfiguration.
Steg 2: Anslut Fireflies och hämta transkript
Använd mötes-ID:t från webhook-payloaden för att hämta transkriptets detaljer.
- Lägg till Retrieve Transcript och koppla den till Incoming Fireflies Hook.
- Ställ in Transcript ID på
={{ $json.body.meetingId }}. - Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era firefliesApi-inloggningsuppgifter.
Steg 3: Förbered transkriptet för summering
Dela upp meningar och aggregera dem till en enda rå transkriptsträng för AI-prompten.
- Lägg till Separate Sentences och koppla den till Retrieve Transcript.
- Ställ in Field To Split Out på
data.sentences. - Lägg till Combine Text och koppla den till Separate Sentences.
- I Combine Text, aggregera fältet raw_text (standardaggregering används).
Steg 4: Konfigurera AI-summering
Generera en kortfattad mötessammanfattning och åtgärdspunkter med Gemini som språkmodell.
- Lägg till Generate Summary och koppla den till Combine Text.
- Ställ in Prompt Type på
define. - Ställ in Text till hela prompten i noden, inklusive uttrycket
{{ $json.raw_text }}. - Lägg till Gemini Chat Engine som språkmodell för Generate Summary och ställ in Model Name på
models/gemini-2.0-flash-thinking-exp-1219. - Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era googlePalmApi-inloggningsuppgifter i Gemini Chat Engine (inloggningsuppgifter läggs till i den överordnade AI-modellnoden, inte i Generate Summary).
Steg 5: Rensa AI-utdata och routa parallellt
Tolka AI:ns JSON-utdata, skicka sedan sammanfattningen till Slack och extrahera åtgärdsuppgifter samtidigt.
- Lägg till Clean AI Output och koppla den till Generate Summary.
- Ställ in JavaScript Code till den tillhandahållna parsern som tar bort kodblock och tolkar JSON.
- Clean AI Output skickar utdata till både Post Slack Summary och Extract Action Tasks parallellt.
Steg 6: Konfigurera utgångsdestinationer (Slack + ClickUp)
Skicka sammanfattningen till Slack och skapa ClickUp-uppgifter för varje åtgärdspunkt.
- I Post Slack Summary, ställ in Text på
={{ $json.summary }}och välj ett Channel-ID. - Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era slackOAuth2Api-inloggningsuppgifter.
- I Extract Action Tasks, behåll den tillhandahållna JavaScript-koden för att mappa
action_itemstilltitleochdescription. - Koppla Extract Action Tasks till Create ClickUp Task.
- Ställ in List, Team och Space till era ClickUp-ID:n (ersätt
[YOUR_ID]). - Ställ in Name på
={{ $json.title }}och Content på={{ $json.description }}. - Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era clickUpOAuth2Api-inloggningsuppgifter.
Steg 7: Testa och aktivera ert workflow
Validera hela flödet från webhook till Slack och ClickUp och aktivera det sedan för produktion.
- Använd Incoming Fireflies Hook för att trigga en testhändelse (eller spela upp pinnade data).
- Bekräfta att Retrieve Transcript returnerar transkriptdata och att Generate Summary ger JSON som utdata.
- Verifiera att ett sammanfattningsmeddelande visas i Slack och att uppgifter skapas i ClickUp.
- Växla workflowet till Active för produktionsanvändning.
Se upp med
- API-åtkomst i Fireflies.ai kan vara begränsad av abonnemang eller behörigheter. Om hämtning av transkription misslyckas, kontrollera API-inställningarna i Fireflies-dashboarden och att rätt mötes-ID skickas i webhooken.
- Om du använder AI plus externa tjänster varierar svarstider. Om Slack postar innan den rensade JSON:en är klar, öka väntetiden eller strama upp formateringslogiken i ”Clean AI Output” så att tomma fält inte slinker igenom.
- Skapande av ClickUp-uppgifter kan misslyckas utan tydliga fel om obligatoriska fält saknas (som list-ID eller statusregler). Bekräfta din mål-Space/List och se till att OAuth-anslutningen kan skapa uppgifter i den arbetsytan.
Vanliga frågor
Cirka en timme om dina Fireflies-, Slack- och ClickUp-konton är redo.
Ja. Du skriver ingen kod, men du kopplar konton och klistrar in API-uppgifter. Klarar du grundläggande val av ClickUp-lista och att rikta in dig på rätt Slack-kanal, så är du hemma.
Ja. n8n har ett gratis självhostat alternativ och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volym. Du behöver också räkna med kostnader för Gemini API-användning, som beror på hur långa dina transkriptioner är.
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast uppsättning) eller självhosting på en VPS. För självhosting är Hostinger VPS prisvärd och hanterar n8n bra. Självhosting ger obegränsade körningar men kräver grundläggande serverhantering.
Det går. De flesta anpassningar sker i AI-prompten i Generate Summary, och i hur du formaterar fält i Clean AI Output och Extract Action Tasks. Vanliga justeringar är att ändra avsnitten i sammanfattningen (beslut, risker, hinder), mappa ansvariga till en ClickUp-regel för tilldelning och posta olika format till olika Slack-kanaler baserat på mötesnamn.
Oftast beror det på utgångna OAuth-uppgifter eller att appen saknar behörighet att posta i den kanalen. Återanslut Slack i n8n och bekräfta sedan att kanalen fortfarande finns och att boten får posta där.
På n8n Cloud beror kapaciteten på din plans månatliga körningar, och varje möte förbrukar normalt en körning plus några interna steg. Om du självhostar finns ingen körningsgräns, så den verkliga begränsningen blir din server och AI:ns svarstid. I praktiken kan de flesta små team köra detta för varje möte utan att tänka på det. Om du börjar bearbeta många långa transkriptioner dagligen bör du följa upp AI-kostnader och överväga köhantering eller schemaläggning för att undvika toppar.
Ofta, ja, eftersom det här flödet tjänar på flerstegsformatering, JSON-rensning och förgreningslogik som blir klumpig (och dyr) i enklare verktyg. n8n ger dig också ett självhostat alternativ, vilket är viktigt om du har många möten eller strikta datapolicies. Zapier och Make kan fortfarande fungera om du bara vill ha ”transkriptionssammanfattning till Slack” med minimal struktur. Men när du vill ha pålitlig extrahering av åtgärdspunkter och skapande av ClickUp-uppgifter spelar den extra kontrollen roll. Om du tvekar, prata med en automationsexpert så får du en rak rekommendation.
När detta väl rullar avslutas era möten med en sammanfattning som folk kan skumma och uppgifter som faktiskt finns. Ärligt talat är det svårt att gå tillbaka efter det.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.