Du bokar mötet. Alla känner sig nöjda. Sedan loggar ingen det, CRM:et förblir ”tyst” och uppföljningen halkar efter en eller två dagar.
Det är här Calendly CRM-loggning slår som hårdast för säljare som försöker hålla pipelinen ren. Account managers och customer success-ansvariga hamnar i samma röra, bara med andra typer av möten.
Det här flödet tar varje ny Calendly-bokning, hittar matchande lead i Easy Redmine, loggar mötesdetaljerna och mejlar rätt person i Outlook. Du får se hur det fungerar, vad du behöver och vad du ska justera för att det ska matcha din process.
Så fungerar automatiseringen
Hela n8n-flödet, från trigger till slutligt resultat:
n8n Workflow Template: Calendly + Easy Redmine: alla möten loggas
flowchart LR
subgraph sg0["Calendly Flow"]
direction LR
n0["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/calendly.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Calendly Trigger"]
n1@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Add Comment", pos: "b", h: 48 }
n2["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/httprequest.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Sales Activity POST"]
n3["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/httprequest.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Get ID of Account from email"]
n4@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Send a message", pos: "b", h: 48 }
n0 --> n3
n2 --> n4
n3 --> n1
n3 --> n2
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n0 trigger
class n2,n3 api
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n0,n2,n3 customIcon
Problemet: möten bokas och försvinner sedan
Calendly gör det enkelt att boka tider. Problemen börjar efter att inbjudan har landat. Någon måste kopiera namnet, tiden, mötestypen, kanske beskrivningen och sedan klistra in det i CRM:et som en anteckning och logga en aktivitet. Och de måste göra det varje gång. Under en hektisk vecka blir den där ”lilla adminuppgiften” snabbt en hög av halvt uppdaterade poster, vaga anteckningar som ”samtal bokat” och obekväma interna frågor som ”vänta, bekräftade någon vad det här mötet gäller?”
Det bygger snabbt upp. Här är var det fallerar.
- Bokade möten hamnar inte pålitligt i Easy Redmine, så din pipeline ser mindre aktiv ut än den faktiskt är.
- Uppföljningar missas eftersom personen som äger relationen inte ser bokningen förrän det nästan är dags.
- Manuell loggning skapar röriga CRM-anteckningar, vilket gör att du inte kan söka, rapportera eller granska aktivitet på ett strukturerat sätt i efterhand.
- Team lägger cirka 5 minuter per möte på copy-paste och lägger sedan ännu mer tid på att rätta inkonsekventa inmatningar.
Lösningen: auto-logga Calendly-möten i Easy Redmine
Det här n8n-flödet lyssnar efter en helt ny Calendly-bokning (händelsen invitee.created). I samma ögonblick som ett möte schemaläggs tar det inbjudnas e-postadress och söker i Easy Redmine efter matchande lead. När det hittar rätt post skriver det en tydlig kommentar som inkluderar den inbjudnas namn, schemalagt datum och tid samt mötesbeskrivningen, så att alla som öppnar leadet direkt ser vad som händer. Därefter skapar det en säljaktivitet under samma lead, vilket ger dig strukturerad historik i stället för utspridda anteckningar. Till sist skickar det ett Microsoft Outlook-mejl som notifierar kontoansvarig, så att mötet syns även om ingen öppnar CRM:et den dagen.
Flödet börjar i Calendly. Sedan använder det en HTTP-begäran för att slå upp leadet, loggar både en kommentar och en säljaktivitet i Easy Redmine och avslutar med att mejla detaljerna via Outlook. Enkelt flöde, stor effekt.
Det här får du: automatisering vs. resultat
| Vad det här flödet automatiserar | Resultat du får |
|---|---|
|
|
Exempel: så här ser det ut
Säg att ditt team bokar 20 möten i veckan via Calendly. Om det tar ungefär 5 minuter att hitta leadet i Easy Redmine, klistra in detaljer, lägga till en aktivitet och meddela ägaren, blir det cirka 100 minuter per vecka. Lägg sedan på verklighetens extraskatt: några möten missas, några loggas sent och ytterligare 30 minuter går åt till att jaga sammanhang. Med det här flödet lägger du kanske 10 minuter i början på att ställa in dina mappningar, och sedan hanteras varje bokning automatiskt (uppslag, kommentar, aktivitet, Outlook-mejl) utan daglig admin-tid.
Det här behöver du
- n8n-instans (prova n8n Cloud gratis)
- Alternativ för self-hosting om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Calendly för att trigga vid nya bokningar
- Easy Redmine för att logga kommentarer och aktiviteter
- Microsoft Outlook för att notifiera kontoansvarig
Kunskapsnivå: medel. Du kopplar OAuth-inloggningar och klistrar in rätt Easy Redmine API-endpoints i noderna för HTTP-begäran.
Vill du inte sätta upp detta själv? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Så fungerar det
En Calendly-bokning startar allt. Flödet lyssnar efter händelsen invitee.created, så det körs bara när ett möte faktiskt schemaläggs.
Leadet hittas via e-post. n8n skickar en begäran till Easy Redmine för att söka efter ett lead som matchar den inbjudnas e-postadress och plockar sedan ut lead-ID:t för nästa steg.
CRM:et uppdateras på två sätt. En åtgärd publicerar en lättläst kommentar med mötesdetaljerna. En annan åtgärd skapar en säljaktivitet så att du kan rapportera på möten och se dem i aktivitetstidslinjer.
Outlook skickar förvarningen. Ett mejl skickas med den inbjudnas namn, starttid och beskrivning, vilket gör att mötet syns även om CRM:et inte är öppet.
Du kan enkelt ändra e-postmottagarna så att det matchar lead-ägarskap, eller justera kommentarformatet så att det följer teamets anteckningsstil, beroende på behov. Se hela implementeringsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementering
Steg 1: Konfigurera Calendly-triggern
Det här arbetsflödet startar när en ny Calendly-inbjuden skapas och fångar bokningsdata för CRM-uppdateringar.
- Lägg till noden Calendly Booking Trigger på er canvas.
- Ställ in Scope på
organization. - Ställ in Events på
invitee.created. - Ställ in Authentication på
oAuth2.
Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era Calendly OAuth2-inloggningsuppgifter i Calendly Booking Trigger.
Steg 2: Anslut EasyRedmine lead-sökning
Det här steget hämtar lead-posten via e-post från EasyRedmine för att tillhandahålla ID:n för efterföljande uppdateringar.
- Lägg till noden Lookup Lead by Email och koppla den till Calendly Booking Trigger.
- Ställ in URL till
=https://yourappname.easyredmine.com/easy_leads.json?set_filter=1&f[email]={{ $json.payload.email }}. - Ställ in Authentication till
genericCredentialTypeoch Generic Auth Type tillhttpHeaderAuth.
Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era httpHeaderAuth-inloggningsuppgifter i Lookup Lead by Email.
yourappname i URL:en med er EasyRedmine-subdomän för att undvika 404-fel.Steg 3: Sätt upp parallella CRM-uppdateringar
När leadet har hittats körs två åtgärder parallellt för att lägga till en kommentar och skapa en säljaktivitet.
Lookup Lead by Email skickar utdata till både Post Lead Comment och Create Sales Activity parallellt.
- Koppla Lookup Lead by Email till Post Lead Comment.
- I Post Lead Comment, ställ in Resource på
easy_leadsoch Operation påadd-comment. - Ställ in ID till
={{ $json.easy_leads[0].id }}. - Ställ in Comment till
=Book a demo with {{ $('Calendly Booking Trigger').item.json.payload.name }} on {{ $('Calendly Booking Trigger').item.json.payload.scheduled_event.start_time }}. Meeting description: {{ $('Calendly Booking Trigger').item.json.payload.questions_and_answers[0].answer }}.. - Koppla Lookup Lead by Email till Create Sales Activity.
- I Create Sales Activity, ställ in URL till
=https://yourappname.easyredmine.com/easy_entity_activities.jsonoch Method tillPOST. - Ställ in Send Body till
trueoch Specify Body tilljson. - Ställ in JSON Body till
={ "easy_entity_activity": { "entity_type": "EasyLead", "entity_id": {{ $json.easy_leads[0].id }}, "name": "Book a demo", "description": "Book a demo with {{ $('Calendly Booking Trigger').item.json.payload.name }} on {{ $('Calendly Booking Trigger').item.json.payload.scheduled_event.start_time }}. Meeting description: {{ $('Calendly Booking Trigger').item.json.payload.questions_and_answers[0].answer }}. ", "activity_type_id": 1 }}.
Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era httpHeaderAuth-inloggningsuppgifter i Create Sales Activity.
Steg 4: Konfigurera Outlook-notifieringen
Skicka ett bekräftelsemejl efter att säljaktiviteten har skapats.
- Koppla Create Sales Activity till Dispatch Outlook Notice.
- Ställ in Subject till
=Demo meeting with {{ $('Calendly Booking Trigger').item.json.payload.name }}. - Ställ in Body Content till
=New Sales Activity was created https://easyredmine.com/easy_leads/{{ $json.easy_entity_activity.entity.id }} Please check your calendar meeting with {{ $('Calendly Booking Trigger').item.json.payload.name }} on {{ $('Calendly Booking Trigger').item.json.payload.scheduled_event.start_time }}. - Ställ in To Recipients till
={{ $('Calendly Booking Trigger').item.json.payload.scheduled_event.event_memberships[0].user_email }}.
Steg 5: Testa och aktivera ert arbetsflöde
Verifiera att varje steg körs korrekt och aktivera sedan arbetsflödet för användning i produktion.
- Klicka på Execute Workflow och trigga en testbokning i Calendly.
- Bekräfta att Lookup Lead by Email returnerar ett lead med
easy_leads[0].id. - Verifiera att båda parallella åtgärderna slutförs: Post Lead Comment lägger till en anteckning och Create Sales Activity skapar en aktivitet.
- Kontrollera att Dispatch Outlook Notice skickar mejlet med CRM-länken och mötesdetaljerna.
- När ni är nöjda, växla arbetsflödet till Active för drift i skarpt läge.
Vanliga fallgropar
- Calendly OAuth-scopes måste tillåta läsning av eventdata. Om triggern slutar trigga, kontrollera först behörigheterna för din anslutna Calendly-app i n8n:s inloggningsuppgifter.
- Om din Easy Redmine-sökendpoint returnerar flera leads för en e-postadress (alias förekommer) kan begäran ”uppslag via e-post” plocka fel ID. Skärp söklogiken eller säkerställ unika e-postadresser i CRM:et.
- Microsoft Outlook-utskick kan misslyckas utan tydliga fel när e-postbehörigheter ändras eller när brevlådan kräver adminmedgivande. Om mejlen slutar komma fram, kontrollera Outlook-anslutningen igen och bekräfta att ”from”-adressen är tillåten.
Vanliga frågor
Cirka 30 minuter om du redan har tillgång till Easy Redmine API och har Outlook anslutet.
Nej. Du kommer främst att koppla konton och klistra in dina Easy Redmine-endpoints i noderna för HTTP-begäran.
Ja. n8n har ett gratis self-hosted-alternativ och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volym. Du behöver också ta hänsyn till eventuella krav för Easy Redmine API-åtkomst som styrs av din plan.
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att komma igång) eller self-hosting på en VPS. För self-hosting är Hostinger VPS prisvärd och hanterar n8n bra. Self-hosting ger dig obegränsade körningar men kräver grundläggande serveradministration.
Ja, men gör det med avsikt. Lägg till en If-kontroll efter Calendly-triggern för att bara hantera vissa eventtyper (som demos eller onboarding-samtal). Du kan också justera innehållet i ”Post Lead Comment” så att det inkluderar plats, svar på anpassade frågor eller interna taggar. Och om din säljaktivitet behöver andra fält byter du mappningen i HTTP-request-body för ”Create Sales Activity”.
Oftast är det API-token eller bas-URL. Bekräfta att Easy Redmine-endpointen som används i ”Lookup Lead by Email” är korrekt och säkerställ sedan att samma auth-metod används för kommentar- och säljaktivitetsbegäran. Om uppslaget fungerar men publiceringen misslyckas kan det saknas behörigheter för att skriva kommentarer/aktiviteter i det projektet eller den trackern. Kontrollera också rate limiting om du batch-testar många möten samtidigt.
Tillräckligt för de flesta små team. På n8n Cloud beror det på din månatliga gräns för antal körningar, medan self-hosting främst beror på din serverstorlek och Easy Redmine API:ets svarstider. I praktiken: om du bokar dussintals möten per dag kan det vara värt att lägga in grundläggande felhantering och retries så att ett enskilt långsamt API-svar inte leder till missade loggar.
Ofta, ja. n8n är bättre när du behöver flera CRM-åtgärder (uppslag, kommentar och sedan skapa aktivitet) och vill ha kontroll över hur fel hanteras. Det är också enklare att self-hosta, vilket spelar roll om bokningarna ökar kraftigt och du inte vill betala per task. Zapier eller Make kan fortfarande funka bra för ett enkelt flöde som ”skicka mejl vid bokning”. Om du är osäker, prata med en automationsexpert så pekar vi dig till det mest robusta alternativet för din volym.
När det här är live lämnar varje Calendly-bokning ett spår i Easy Redmine och en påminnelse i Outlook. Den typen av insyn gör helt ärligt att uppföljningar känns enkla igen.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.