Intervjuanteckningar är det första som slirar. Samtalet tar slut, nästa möte börjar, och plötsligt försöker du minnas viktiga detaljer ur minnet (vilket är ett riskabelt sätt att rekrytera eller sälja).
Den här automatiseringen för Calendly Slack notes träffar rekryterare och rekryterande chefer hårt, om vi ska vara ärliga. Men säljleads och ops-team som kör discovery-samtal har samma problem: uppföljningar skickas utan den kontext som faktiskt spelar roll.
Det här flödet loggar varje bokat Calendly-möte i Pipedrive och puffar sedan intervjuaren i Slack 15 minuter efter att mötet har avslutats, så att anteckningarna skrivs medan samtalet fortfarande är färskt i minnet.
Så här fungerar automatiseringen
Hela n8n-flödet, från trigger till slutresultat:
n8n Workflow Template: Calendly + Slack: missa aldrig intervjunoteringar
flowchart LR
subgraph sg0["Calendly Intake Flow"]
direction LR
n0["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/calendly.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Calendly Intake Trigger"]
n1["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/pipedrive.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Pipedrive Activity Logger"]
n2@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Compute Time Offset", pos: "b", h: 48 }
n3["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/slack.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Send Slack Notice"]
n4@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Delay Until Time", pos: "b", h: 48 }
n4 --> n3
n2 --> n4
n0 --> n2
n0 --> n1
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n0 trigger
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n0,n1,n3 customIcon
Problemet: intervjuanteckningar försvinner efter samtalet
De flesta team tappar inte bort intervjuanteckningar för att de är slarviga. De tappar dem för att just när du borde skriva är också när kalendern redan går vidare. Du avslutar en kandidatinverju eller ett discovery-samtal, lovar dig själv att skriva ner höjdpunkterna, och sen plingar Slack, ett nytt möte drar igång eller så måste du skicka ett mejl ”bara snabbt”. En dag senare gissar du. Den gissningen blir till svaga uppföljningar, otydliga utvärderingar och att ni ställer samma frågor i senare rundor.
Det går snabbt att bygga upp. Här är var processen oftast faller isär.
- Anteckningar skrivs timmar senare, vilket gör att du glömmer detaljer som invändningar, exempel eller varningsflaggor.
- Aktivitetshistoriken i CRM:et blir ofullständig, så alla som granskar pipen saknar kontext.
- Olika intervjuare sparar anteckningar på olika ställen, och den ”enda sanningen” blir aldrig verklighet.
- Uppföljningar skickas utan tydliga nästa steg eftersom ingen fångade dem i fönstret direkt efter samtalet.
Lösningen: logga mötet och skicka sedan en tidsstyrd Slack-påminnelse
Det här flödet gör ett schemalagt Calendly-möte till två saker du kan lita på. Först skapar det automatiskt en aktivitet i Pipedrive så fort mötet bokas, så att samtalet spåras utan att någon gör admin. Sedan räknar det ut när mötet slutar, väntar till 15 minuter efter den tiden och postar en Slack-påminnelse till intervjuaren om att skriva ner anteckningar och insikter medan detaljerna fortfarande är skarpa. Du får bättre anteckningar, snabbare. Och de hamnar kopplade till en riktig aktivitetshistorik i stället för att leva i någons privata dokument.
Flödet startar med en Calendly-bokningshändelse. Därifrån loggar n8n aktiviteten i Pipedrive och beräknar en tidsförskjutning baserat på mötets sluttid. Till sist väntar det till den tidpunkten och skickar ett Slack-meddelande som triggar anteckningsarbetet.
Det du får: automatisering vs. resultat
| Det här flödet automatiserar | Resultat du får |
|---|---|
|
|
Exempel: så här ser det ut i praktiken
Säg att du kör 10 intervjuer i veckan. Manuellt tar det kanske 10 minuter per möte att logga varje intervju i Pipedrive (hitta rätt post, lägga till aktiviteten, kopiera inbjudningsdetaljerna), alltså runt 100 minuter per vecka. Sen har du fortfarande problemet ”skriv anteckningar”, som oftast lägger på ytterligare 5 minuters kontextbyte per samtal. Med det här flödet skapas CRM-aktiviteten direkt och Slack-påminnelsen kommer 15 minuter efter att mötet slutar, så du gör i princip bara anteckningarna. Du får tillbaka ungefär 2 timmar varje vecka och minns mer.
Det här behöver du
- n8n-instans (prova n8n Cloud gratis)
- Alternativ för egen hosting om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Calendly för att trigga på schemalagda möten
- Pipedrive för att skapa och spåra aktiviteter
- Slack för att skicka påminnelsen om anteckningar efter samtalet
Kunskapsnivå: Nybörjare. Du kopplar konton och mappar några fält (mötestitel, deltagare, tid).
Vill du inte sätta upp det här själv? Prata med en automationsspecialist (gratis 15-minuters konsultation).
Så fungerar det
Calendly-möte schemaläggs. Flödet triggas så fort en Calendly-händelse skapas och hämtar grundläggande mötesdetaljer som tid och information om den som bokat.
Pipedrive-aktivitet loggas. n8n skapar en ny aktivitet i Pipedrive kopplad till rätt person eller affär (beroende på hur du mappar), så att ditt CRM speglar det som faktiskt händer i kalendern.
Tidpunkten beräknas automatiskt. Ett steg för datum och tid räknar ut när mötet slutar och lägger sedan på en 15-minuters buffert. Bufferten är viktig eftersom folk behöver någon minut att landa efter ett samtal.
Slack-påminnelse skickas. n8n väntar till den beräknade tiden och postar sedan ett meddelande i Slack till intervjuaren med en enkel påminnelse om att skriva anteckningar och insikter.
Du kan enkelt ändra vem som får Slack-påminnelsen så att det passar ert arbetssätt. Se den fullständiga implementationsguiden nedan för alternativ kring anpassning.
Steg-för-steg-guide för implementering
Steg 1: Konfigurera Calendly-triggern
Detta arbetsflöde startar när en ny Calendly-inbjuden skapas, vilket i sin tur drar igång både uppföljningens tidslogik och CRM-loggning parallellt.
- Lägg till och öppna Calendly Intake Trigger.
- Ställ in Events på
invitee.created. - Inloggningsuppgift krävs: Anslut era calendlyApi-inloggningsuppgifter.
- Bekräfta exekveringsflödet: Calendly Intake Trigger skickar output till både Compute Time Offset och Pipedrive Activity Logger parallellt.
Steg 2: Anslut Pipedrive
Logga varje möte som en aktivitet i Pipedrive med hjälp av data från Calendly-payloaden.
- Lägg till och öppna Pipedrive Activity Logger.
- Ställ in Resource på
activity. - Ställ in Type på
call. - Ställ in Subject på
={{$json["payload"]["event_type"]["name"]}} with {{$json["payload"]["invitee"]["name"]}} on {{$json["payload"]["event"]["invitee_start_time"]}}. - Inloggningsuppgift krävs: Anslut era pipedriveApi-inloggningsuppgifter.
Steg 3: Sätt upp tidslogik
Beräkna en uppföljningstid 15 minuter efter att mötet slutar, och pausa sedan exekveringen fram till den tiden.
- Lägg till och öppna Compute Time Offset.
- Ställ in Value på
={{$json["payload"]["event"]["end_time"]}}. - Ställ in Action på
calculate, Duration på15och Time Unit påminutes. - Ställ in Data Property Name på
feedback_time. - Lägg till och öppna Delay Until Time, och ställ sedan in Resume på
specificTime. - Ställ in Date Time på
={{$json["feedback_time"]}}.
feedback_time saknas kommer Delay Until Time inte att kunna återuppta. Säkerställ att Calendly-payloaden innehåller event.end_time.Steg 4: Konfigurera Slack-notis
Skicka en påminnelse till säljteamet efter fördröjningen med mötesdetaljer och en uppföljningslänk.
- Lägg till och öppna Send Slack Notice.
- Ställ in Channel på
salesteam. - Ställ in Text på
={{$json["payload"]["event"]["assigned_to"][0]}}, today you had a {{$json["payload"]["event_type"]["name"]}} {{$json["payload"]["event_type"]["kind"]}} meeting with {{$json["payload"]["invitee"]["name"]}}. Please write your notes from the call here [link] and mark this message with ✅ when you're done.. - Inloggningsuppgift krävs: Anslut era slackApi-inloggningsuppgifter.
Steg 5: Testa och aktivera ert arbetsflöde
Kör ett manuellt test för att verifiera båda grenarna och aktivera sedan arbetsflödet för Calendly-händelser i drift.
- Klicka på Execute Workflow och trigga en Calendly-testhändelse.
- Bekräfta att Pipedrive Activity Logger skapar en ny aktivitet med förväntad ämnesrad.
- Verifiera att Delay Until Time pausar till den beräknade
feedback_time, och att Send Slack Notice sedan postar tillsalesteam. - När testet lyckas, växla arbetsflödet till Active för användning i produktion.
Vanliga fallgropar
- Pipedrive-inloggningar kan löpa ut eller kräva specifika behörigheter. Om det slutar fungera: kontrollera först dina credential-inställningar i n8n och API-åtkomsten i Pipedrive.
- Om du använder Wait-noder eller extern rendering varierar processtiderna. Öka väntetiden om efterföljande noder fallerar på tomma svar.
- Slack-påminnelser kan misslyckas tyst om boten inte får posta i målkanalen eller DM. Kontrollera Slack-appens scopes och bekräfta att kanal-ID:t eller användarmappningen är korrekt.
Vanliga frågor
Cirka 30 minuter om dina konton för Calendly, Slack och Pipedrive är redo.
Nej. Du kopplar konton och mappar några fält i n8n.
Ja. n8n har ett gratisalternativ för egen hosting och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volym. Du behöver också ta hänsyn till begränsningar i Slack- och Pipedrive-planerna om teamet skickar många notiser.
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att komma igång) eller egen hosting på en VPS. För egen hosting är Hostinger VPS prisvärd och hanterar n8n bra. Egen hosting ger obegränsade körningar men kräver grundläggande serveradministration.
Ja, och det är den vanligaste justeringen. Du kan ändra tidsinställningen i steget ”Compute Time Offset” och sedan peka ”Send Slack Notice” till en annan kanal, användare eller till och med en privat kanal för intervjuanteckningar. Vissa team lägger också in möteslänken i Slack-meddelandet så att intervjuaren kan öppna den och skriva anteckningar direkt. Om du vill lagra anteckningar på en specifik plats kan du bygga ut flödet efter Slack-påminnelsen så att det även skapar en strukturerad anteckning i Google Sheets.
Oftast handlar det om saknade behörigheter eller att appen inte får posta där du skickar meddelandet. Anslut Slack på nytt i n8n, bekräfta att boten har åtkomst till målkanalen och dubbelkolla att du använder rätt kanal- eller användaridentifierare. Om det fungerar i tester men fallerar i skarpa körningar kan även rate limits eller säkerhetsinställningar i workspacen vara orsaken.
Många. För de flesta små team kör den bekvämt inom normala exekveringsgränser i n8n Cloud, och vid egen hosting skalar det med din server och hur många möten du bokar.
Ofta, ja, eftersom tidslogiken (beräkna sluttid, vänta, och sedan notifiera) är enklare att styra i n8n och du kan hosta själv om du vill ha obegränsade körningar. n8n gör det också enklare att bygga ut senare, till exempel att skicka olika påminnelser beroende på mötestyp. Zapier eller Make kan fungera bra för enklare ”Calendly triggar Slack”-fall, men logiken för att vänta till en viss tid kan bli klumpig när du lägger på villkor. Om du är osäker, prata med en automationsspecialist så får du en rak rekommendation baserat på din volym och dina verktyg.
När det här väl rullar är ditt CRM korrekt och dina anteckningar dyker upp när de är som enklast att skriva. Sätt upp det en gång och låt flödet stå för tjatet.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.