Tidrapporter fallerar inte högljutt. De fallerar tyst, och exploderar sedan på fredag eftermiddag när timmar saknas, kategorier är fel och någon måste jaga folk.
Clockify Teams-aviseringar fixar den del som oftast brister: insyn. Projektledare märker det när leveransen ser ut att vara ”på rätt spår” men de debiterbara timmarna säger något annat. Driftsansvariga dras in i obekväma uppföljningar. Och byråägare hamnar i detektivarbete i stället för att driva verksamheten.
Det här arbetsflödet förvandlar Clockify-uppdateringar till aviseringar i Microsoft Teams och via e-post, så att du kan upptäcka problem tidigt och rätta till dem medan veckan fortfarande går att rädda.
Så här fungerar automatiseringen
Hela n8n-arbetsflödet, från trigger till slutligt resultat:
n8n Workflow Template: Clockify till Microsoft Teams, tidsvarningar som syns
flowchart LR
n0["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/clockify.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Clockify Trigger"]
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n0 trigger
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n0 customIcon
Problemet: tidrapporteringsproblem upptäcks för sent
När tidrapportering är manuell eller bara löst efterlevs, smyger det in fel av helt normala skäl. Folk glömmer att starta timers. De loggar timmar på fel projekt. De låter poster rulla över natten. Sedan stänger veckan, fakturor ska skickas, och plötsligt blir ”fixa bara tidrapporterna” ett miniprojekt med meddelanden, skärmdumpar och fram-och-tillbaka. Det är inte bara irriterande. Det skapar verkliga risker: felaktig fakturering, rörig lönsamhetsrapportering och leveranser som ser bra ut tills du inser att teamet redan har bränt igenom budgeten.
Det går snabbt att det blir mycket. Här är var det brukar spricka i det dagliga arbetet.
- Någon rapporterar tid sent, så din dagliga projektvy blir fel tills det är korrigerat.
- Små loggningsmisstag blir långa uppföljningstrådar eftersom det inte finns en enda avisering som alla faktiskt ser.
- Ekonomi ber om korrigeringar nära faktureringen, vilket betyder att sammanhanget är borta och rättningar blir gissningar.
- Chefer tappar förtroendet för rapporterna, så de börjar underhålla skuggkalkylblad (och nu har du två ”sanningar”).
Lösningen: Clockify-uppdateringar skickas till Teams och e-post
Det här n8n-arbetsflödet lyssnar på aktivitet i Clockify (t.ex. nya eller uppdaterade tidposter) och förvandlar förändringarna till notiser som hamnar där teamet redan jobbar. I stället för att vänta på att någon ska upptäcka en avvikelse i en rapport, trycker arbetsflödet ut ett tydligt meddelande i Microsoft Teams och kan också skicka e-post för allt du vill behandla som ”får inte missas”. Under tiden städar n8n upp detaljerna med Edit Fields (Set), slår ihop kontext vid behov och kan hämta extra information via HTTP Request (till exempel projektmetadata eller relaterade poster från ett annat system). Resultatet är enkelt: rätt personer ser rätt tidrapporteringshändelse vid rätt tidpunkt, utan att du behöver polisa det.
Arbetsflödet börjar med en Clockify-trigger, standardiserar sedan postens detaljer (vem, vilket projekt, varaktighet, anteckningar) och publicerar till sist i Microsoft Teams plus ett Send Email-steg. Vill du ha rikare kontext kan du bygga ut mittdelen med ytterligare triggers eller sammanslagningar från verktyg som Copper eller Keap.
Det du får: automatisering vs. resultat
| Vad det här arbetsflödet automatiserar | Resultat du får |
|---|---|
|
|
Exempel: så här ser det ut
Säg att du driver ett team på 10 personer och granskar tidloggar tre gånger i veckan. Manuellt är det vanligt att lägga cirka 10 minuter per person på att skanna poster och skicka påminnelser, vilket blir ungefär 5 timmar av hackigt stop-and-go-arbete. Med det här arbetsflödet publiceras en avisering till Teams och via e-post automatiskt efter Clockify-uppdateringen, och din ”granskning” blir snabba stickprov som kanske tar 30 minuter totalt. Det är flera timmar tillbaka de flesta veckor, plus betydligt mindre friktion.
Det här behöver du
- n8n-instans (testa n8n Cloud gratis)
- Alternativ för egen hosting om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Clockify för triggers och uppdateringar av tidposter.
- Microsoft Teams för att leverera aviseringar där folk faktiskt svarar.
- Clockify API-nyckel eller OAuth-anslutning (från din Clockify-profil eller appinställningar).
Svårighetsgrad: Nybörjare. Du kopplar konton, väljer en Teams-kanal och justerar fälten i aviseringsmeddelandet.
Vill du inte sätta upp detta själv? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Så fungerar det
En ändring i Clockify drar i gång. När en tidpost skapas eller uppdateras i Clockify triggas arbetsflödet direkt (eller enligt det schema du föredrar).
Postens detaljer blir strukturerade. n8n använder Edit Fields (Set) för att standardisera det som är viktigt, som användarnamn, projekt, varaktighet och anteckningar, så att aviseringar ser konsekventa ut även när posterna är röriga.
Extra kontext kan hämtas in. Om du behöver rikare aviseringar kan HTTP Request och Merge ta in data från relaterade verktyg (till exempel matcha ett projekt mot en CRM-post i Copper eller en kund i Keap). Valfritt, men kraftfullt.
Aviseringar skickas till Teams och e-post. Microsoft Teams får meddelandet där teamet faktiskt ser det, och Send Email kan avisera en chef, ekonomilåda eller personen som behöver rätta posten.
Du kan enkelt ändra vilka tidposter som triggar aviseringar så att det matchar dina regler, som ”flagga poster utan anteckningar” eller ”avisera bara på specifika projekt”, beroende på vad du behöver. Se hela implementeringsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Vanliga fallgropar
- Clockify-inloggningar kan gå ut eller kräva specifika behörigheter. Om det slutar fungera, kontrollera först din Credentials-sida i n8n och Clockify-appens auktorisering.
- Om du använder Wait-noder eller extern rendering varierar processtiderna. Öka väntetiden om efterföljande noder fallerar på grund av tomma svar.
- Inlägg till Microsoft Teams kan misslyckas utan tydliga fel om behörigheter för kanal eller chatt ändras. Om aviseringarna slutar komma, kontrollera Teams-anslutningen igen och bekräfta att målkanalen fortfarande finns.
Vanliga frågor
Cirka 30 minuter om dina Clockify- och Teams-konton är redo.
Nej. Du kopplar konton och redigerar några fält för meddelandeformatet.
Ja. n8n har ett gratis alternativ för egen hosting och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volym. Du behöver också räkna in eventuella begränsningar i Clockify eller hos din e-postleverantör vid högre användning.
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att komma i gång) eller egen hosting på en VPS. För egen hosting är Hostinger VPS prisvärd och hanterar n8n bra. Egen hosting ger dig obegränsade körningar men kräver grundläggande serverhantering.
Ja, och det är en av de vanligaste justeringarna. Lägg till ett enkelt filter efter Clockify-triggern så att bara poster med tom beskrivning går vidare. Justera sedan Edit Fields (Set)-mappningen för att inkludera en etikett som ”saknar anteckning”, och skicka bara de objekten till Microsoft Teams eller e-post. Du kan göra samma sak för specifika projekt, kunder eller användare.
Oftast handlar det om behörigheter eller att destinationen har ändrats. Anslut dina Microsoft Teams-uppgifter på nytt i n8n och bekräfta sedan att kanalen/chatten du postar till fortfarande finns och att du fortfarande har åtkomst. Om du postar till ett team som har bytt namn eller fått begränsningar kan Teams neka meddelanden även om arbetsflödet ser bra ut i n8n.
En normal volym för småföretag fungerar bra, och skalningen beror främst på hur du hostar n8n.
Ofta, ja, om du vill ha verklig kontroll över logiken. n8n gör det enklare att slå ihop datakällor, lägga till villkor och återanvända samma arbetsflöde för flera typer av aviseringar utan att betala per steg på samma sätt. Det är också en fördel att du kan hosta själv, vilket gör att volym inte blir skrämmande lika snabbt. Zapier eller Make kan däremot vara enklare för ett grundläggande upplägg som ”Clockify-händelse → Teams-meddelande”. Om du är osäker, prata med en automationsexpert så kvalitetssäkrar vi ditt use case.
När tidaviseringar blir synliga blir det rutin att fixa dem i stället för dramatik. Sätt upp det en gång, låt Teams påminna, och håll projekten ärliga.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.