Ditt team fortsätter att be om ”en snabb doc”, och på något sätt blir det 30 minuter av att kopiera en gammal Confluence-sida, leta efter rätt mall och fixa platshållare som du glömde uppdatera.
Det är här Confluence Forms-automatisering lönar sig. En projektledare behöver felfria överlämningsdokument, en driftsansvarig vill ha konsekventa SOP:ar, och kundnära byråteam vill bara att leveranser ska se likadana ut varje gång. Du slutar publicera sidor med ”TBD” och ”CompanyNameHere” kvar i brödtexten.
Det här flödet använder en enkel formulärinskickning för att skapa en helt ny Confluence-sida från en godkänd mall, byter platshållare mot riktiga indata och publicerar den i rätt space och under rätt föräldrasida. Nedan ser du exakt hur det fungerar och vad du kan anpassa.
Så fungerar den här automatiseringen
Hela n8n-flödet, från trigger till slutresultat:
n8n Workflow Template: Confluence + Google Forms: sidor från mallar, snabbt
flowchart LR
subgraph sg0["Flow 1"]
direction LR
n0["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/httprequest.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Confluence: Get template con.."]
n1["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/httprequest.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Confluence: Create page from.."]
n2@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Set parameters", pos: "b", h: 48 }
n3["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/code.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Replace placeholders in temp.."]
n4["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/webhook.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Webhook"]
n4 --> n2
n2 --> n0
n0 --> n3
n3 --> n1
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n0,n1,n4 api
class n3 code
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n0,n1,n3,n4 customIcon
Problemet: mallbaserade dokument blir ändå fel
Mallar ska göra dokumentation konsekvent. I verkligheten blir det ofta tvärtom, eftersom folk kopierar en äldre sida, redigerar i hast och publicerar det som ”ser tillräckligt nära ut”. En person använder rätt föräldrasida, en annan lägger den i ett slumpmässigt space. Någon glömmer att ersätta platshållare, så dokumentet går live med ”{PROJECT_NAME}” kvar i rubriken. Sen börjar efterarbetet: Slack-meddelanden, sidredigeringar och det där obekväma ögonblicket när ledningen hittar det trasiga dokumentet först.
Det är inte ett enda stort problem. Det är en hög smågrejer som fortsätter att stjäla tid.
- Du tappar runt 20 minuter per dokument bara på att hitta rätt mall, kopiera den och formatera om det som gick sönder.
- Platshållare missas eftersom människor skummar, särskilt när de samtidigt sitter i möten.
- Sidor hamnar utspridda över olika spaces, så sök blir opålitligt och onboarding blir svårare än den borde vara.
- Kvaliteten beror på vem som skapade det, vilket gör ”standardprocess” till lite av ett skämt.
Lösningen: Google Form → Confluence-sida, automatiskt
Det här flödet omvandlar en strukturerad indata till en korrekt formaterad Confluence-sida, skapad från en mall du redan litar på. Det startar när ett formulärsvar träffar en n8n-webhook (Google Forms kan skicka data via en connector, Apps Script eller ett mellanverktyg som postar till webhooken). n8n hämtar innehållet i din valda Confluence-mall och kör sedan ett ersättningssteg som byter platshållare mot de värden du samlat in. Till sist skapar den en helt ny Confluence-sida i rätt space och under rätt föräldrasida, så att informationen hamnar där teamet förväntar sig. Resultatet är tråkigt på bästa sätt: konsekventa dokument som ser ”klara” ut i samma ögonblick som de dyker upp.
Flödet börjar med en inkommande webhook och ett konfigurationssteg där du anger din Atlassian-domän, mall-ID, mål-space och föräldrasida. Därefter hämtar det mallinnehåll, ersätter valfritt antal fält och postar den färdiga brödtexten tillbaka till Confluence för att skapa den nya sidan.
Det du får: automatisering vs. resultat
| Vad det här flödet automatiserar | Resultat du får |
|---|---|
|
|
Exempel: så här ser det ut
Säg att ditt team skapar 10 nya interna sidor varje vecka (SOP:ar, överlämningar, incidentanteckningar). Manuellt, om det tar cirka 20 minuter per sida att kopiera en mall, ersätta fält och publicera under rätt föräldrasida, blir det ungefär 3 timmar av lågvärdesarbete. Med det här flödet blir ”arbetet” att fylla i ett formulär på cirka 3 minuter och sedan vänta på att sidan skapas. Du får tillbaka runt 2 till 3 timmar per vecka, och resultatet blir mer konsekvent än vad de flesta människor hinner leverera under press.
Det här behöver du
- n8n-instans (prova n8n Cloud gratis)
- Alternativ för self-hosting om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Confluence (Atlassian) för att hämta mallar och skapa sidor
- Google Forms för att samla in strukturerade sidindata
- Atlassian API-token (skapa den i inställningarna för Atlassian-kontot)
Svårighetsgrad: Medel. Du klistrar in inloggningsuppgifter, sätter ID:n (mall/space/förälder) och gör en rimlighetskontroll av platshållar-mappningen en gång.
Vill du inte sätta upp det här själv? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Så fungerar det
Ett formulärsvar triggar flödet. Data från Google Forms skickas till en n8n-webhook (ofta via en liten connector), vilket gör att varje nytt svar automatiskt kan bli en ny Confluence-sida.
Dina nyckelinställningar sätts direkt. I steget ”Configure Input Values” anger du din Atlassian-domän, mall-ID, mål-space och föräldrasida. Du definierar också vilka platshållarvärden som ska injiceras i mallen.
Mallen hämtas och snyggas till. n8n anropar Confluence för att hämta mallinnehållet, och ett kodsteg ersätter platshållare med de värden du skickat in. Det är här konsekvensen säkras, eftersom mallstrukturen förblir intakt.
En ny Confluence-sida skapas. Den sista HTTP-förfrågan genererar sidan med det bearbetade innehållet och placerar den exakt där teamet förväntar sig att hitta den.
Du kan enkelt ändra vilka platshållare som finns och var sidor publiceras utifrån dina behov. Se hela implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementation
Steg 1: Konfigurera webhook-triggern
Sätt upp flödets startpunkt så att externa system kan skicka data för att generera Confluence-sidor från en mall.
- Lägg till noden Incoming Webhook Trigger som din trigger.
- Ställ in HTTP Method på
POST. - Ställ in Path på
d291ef27-c27f-42cf-90cf-4dad7dd71a7c. - Spara workflow:t för att skapa webhook-URL:en för produktion.
Steg 2: Anslut Confluence och definiera indata
Ange Confluence-bas-URL och mall-/space-ID:n som ska användas för att hämta och skapa sidor.
- Öppna Configure Input Values och lägg till följande tilldelningar:
- Ställ in confluence_base_url på
https://your-domain.atlassian.net. - Ställ in template_id på
[YOUR_ID]. - Ställ in target_space_key på
[YOUR_ID]. - Ställ in target_parent_page_id på
[YOUR_ID]. - Öppna Fetch Template Content och ställ in URL på
={{ $('Configure Input Values').item.json.confluence_base_url }}/wiki/rest/api/template/{{ $json.template_id }}. - Credential Required: Anslut era httpBasicAuth-inloggningsuppgifter i Fetch Template Content.
Steg 3: Sätt upp ersättning av mallfält
Ersätt platshållare i Confluence-mallen med inkommande webhook-värden.
- Öppna Substitute Template Fields och behåll Mode inställt på
runOnceForEachItem. - Bekräfta att koden refererar till Fetch Template Content och Incoming Webhook Trigger för att hämta mallinnehåll och webhook-värden.
- Säkerställ att er Confluence-mall använder platshållare som
$some.field$som matchar inkommande webhook-JSON-nycklar.
Steg 4: Konfigurera anropet för att skapa Confluence-sidan
Skicka en POST-förfrågan till Confluence för att skapa en ny sida från den ersatta mallen.
- Öppna Generate Page from Template och ställ in URL på
={{ $('Configure Input Values').item.json.confluence_base_url }}/wiki/rest/api/content/. - Ställ in Method på
POSToch aktivera Send Body. - Ställ in body-parametrarna exakt enligt följande:
- type:
page - title:
={{ $now.format("yyyy-MM-dd-HH-mm") }}-{{ $('Substitute Template Fields').item.json.page_title }} - space:
={{ { "key" : $('Configure Input Values').item.json.target_space_key } }} - body:
={{ { "storage" : { "value" : $('Substitute Template Fields').item.json.page_body, "representation" : "storage" } } }} - ancestors:
={{ [{"type" : "page", "id" : $('Configure Input Values').item.json.target_parent_page_id} ] }} - Credential Required: Anslut era httpBasicAuth-inloggningsuppgifter i Generate Page from Template.
Steg 5: Testa och aktivera ert workflow
Validera workflow:t från början till slut och aktivera det för produktionsanvändning.
- Klicka på Execute Workflow och skicka en POST-förfrågan till Incoming Webhook Trigger-URL:en med JSON-fält som matchar era mallplatshållare.
- Bekräfta att Fetch Template Content returnerar mallen och att Substitute Template Fields skickar ut
page_titleochpage_body. - Verifiera att Generate Page from Template returnerar ett lyckat svar och att en ny sida visas i Confluence.
- Växla workflow:t till Active för att börja ta emot live-förfrågningar.
Vanliga fallgropar
- Confluence-inloggningar kan löpa ut eller kräva specifika behörigheter. Om det skapar fel, kontrollera först Atlassian API-token samt sid- och space-behörigheter i dina Confluence-admininställningar.
- Om du använder Wait-noder eller extern rendering varierar processtiderna. Öka väntetiden om efterföljande noder fallerar på tomma svar.
- Standardprompter i AI-noder är generiska. Lägg in er tonalitet tidigt, annars kommer du redigera output för alltid.
Vanliga frågor
Cirka 30 minuter när du väl har mall-ID:t för Confluence och din API-token.
Nej. Du konfigurerar främst värden i Set-steget och testar en exempelinlämning.
Ja. n8n har ett gratis self-hosted-alternativ och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer startar på 20 USD/månad för högre volymer. Du behöver också räkna in Confluence-användning (oftast täckt av din Atlassian-plan) och eventuell AI-användning om du lägger till det senare.
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att komma igång) eller self-hosting på en VPS. För self-hosting är Hostinger VPS prisvärd och klarar n8n bra. Self-hosting ger dig obegränsade körningar men kräver grundläggande serverhantering.
Ja, men du behöver vara disciplinerad med platshållare. Du kan byta mall genom att ändra mall-ID:t i steget Configure Input Values och sedan uppdatera platshållar-mappningen som används av kodsteget Substitute Template Fields. Vanliga anpassningar är att skapa olika föräldrasidor per dokumenttyp, att byta Confluence-space baserat på en rullista i formuläret och att lägga till standardsektioner (som ”Risker” eller ”Beroenden”) när formuläret lämnar dem tomma.
Oftast beror det på en utgången eller felaktig Atlassian API-token, eller att kontot som är kopplat till tokenen inte kan skapa sidor i mål-spacet. Dubbelkolla även värdet för Atlassian-domänen, eftersom ett enda tecken fel kan få HTTP-förfrågningarna att se ”korrekta” ut men ändå misslyckas. Om det fungerar i ett space men inte i ett annat är det nästan alltid behörigheter.
Många. På n8n Cloud beror det på din månatliga gräns för körningar, och vid self-hosting beror det främst på din server och Confluence rate limits.
Ofta, ja, särskilt när mallar och platshållarersättning blir mer komplext. n8n hanterar flerstegslogik snyggt (hämta innehåll, transformera det, skapa sedan sidan), och du kan self-hosta för att slippa prissättning per uppgift som blir dyr när volymen växer. Zapier eller Make kan fortfarande fungera om du bara skapar väldigt enkla sidor och aldrig behöver anpassad fältersättning. Ärligt talat: så fort du bryr dig om ”inga platshållare kvar”, vill du ha den kontrollen som det här flödet ger. Prata med en automationsexpert om du vill ha hjälp att välja.
När detta väl är igång dyker nya dokument upp där de ska, redan formaterade och redan ifyllda. Sätt upp det en gång och låt sedan flödet hantera de repetitiva delarna medan teamet fokuserar på jobbet som faktiskt spelar roll.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.