Platsannonser ska gå snabbt att publicera. I stället sitter du och kopierar detaljer från ett intagsformulär in i ett “mall”-Word-dokument, fixar mellanrum, exporterar igen och oroar dig fortfarande för att PDF:en ser lite fel ut.
Den här Dropbox Foxit PDFs-automationen träffar HR-chefer först, men rekryteringsansvariga och drift/operations känner av den också. Du får en konsekvent, varumärkesanpassad platsannons-PDF från samma källa, utan fram-och-tillbaka-redigering.
Nedan ser du det exakta flödet, vad det automatiserar och vad det förändrar i vardagen när du skapar platsannonser i någon form av volym.
Så fungerar automatiseringen
Hela n8n-workflowen, från trigger till slutresultat:
n8n Workflow Template: Dropbox + Foxit: proffsiga platsannons-pdf:er snabbt
flowchart LR
subgraph sg0["On form submission Flow"]
direction LR
n0["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/form.svg' width='40' height='40' /></div><br/>On form submission"]
n1["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/dropbox.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Dropbox"]
n2["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/httprequest.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Document Generation"]
n3@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Convert Word to B64", pos: "b", h: 48 }
n4@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Convert to File", pos: "b", h: 48 }
n1 --> n3
n0 --> n1
n3 --> n2
n2 --> n4
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n0 trigger
class n2 api
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n0,n1,n2 customIcon
Problemet: platsannons-PDF:er är “enkla” tills de inte är det
Att skapa en platsannons-PDF låter okomplicerat tills du gör det om och om igen. Någon skickar in rolledetaljer. Sedan letar du upp den senaste Word-mallen. Du klistrar in befattning, lön, kontorsort och ansvarsområden, och börjar putta tillbaka formateringen eftersom punktlistor radbryts konstigt eller avstånd flyttar sig. En missad platshållare eller en föråldrad mallversion gör att slut-PDF:en ser slarvig ut, vilket speglar dåligt på företaget och skapar ytterligare en granskningsrunda.
Det är inte ett stort haveri. Det är en hög av små friktioner som stjäl fokus varje gång du behöver agera snabbt.
- Team bygger om samma dokument om och om igen eftersom “mallen” finns på fem olika ställen.
- Kopiera-klistra in skapar små fel som fel löneformat eller missade ansvarsområden, och de misstagen är svåra att upptäcka när det går fort.
- Formateringen glider när folk redigerar manuellt, vilket gör att varje PDF ser lite olika ut från vecka till vecka.
- Godkännanden drar ut på tiden eftersom intressenter vill ha “en liten justering till”, och du fastnar i att regenerera PDF:en för hand.
Lösningen: formulär till varumärkesanpassad PDF med en Dropbox-mall + Foxit
Det här flödet omvandlar en enkel formulärinskickning till en professionell platsannons-PDF, med ett Word-dokument i Dropbox som mall. Det startar när någon fyller i ett formulär med befattning, lön, kontorsort och ansvarsområden. n8n hämtar sedan rätt Word-mall från Dropbox, kodar den säkert och skickar den till Foxits endpoint för dokumentgenerering tillsammans med formulärdatan. Foxit genererar en färdig PDF som följer dina mallregler, så typografi, mellanrum och layout blir konsekventa. Till sist konverterar n8n PDF:en till en färdig fil som du kan lagra, dela, mejla eller skicka vidare i ett annat flöde.
Flödet börjar vid intagsformuläret och hämtar direkt Word-mallen från Dropbox. Foxit sammanfogar rolledetaljerna i platshållare (som {{ jobPosition }} och {{ responsibilities }}) och returnerar en genererad PDF. n8n konverterar sedan utdata till en binär fil så att den faktiskt går att använda i nästa steg.
Det du får: automation vs. resultat
| Det här automatiserar flödet | Resultat du får |
|---|---|
|
|
Exempel: så här ser det ut
Säg att du publicerar 5 nya roller under en intensiv månad. Manuellt kan du lägga cirka 30 minuter per roll på att samla in detaljer, uppdatera Word-dokumentet, exportera och fixa formatering, vilket blir ungefär 2–3 timmar totalt. Med det här flödet är “jobbet” att fylla i formuläret (kanske 5 minuter) och sedan vänta på att Foxit genererar PDF:en (ofta en minut eller två). Du kan fokusera på distribution och kandidater i stället för att passa dokument.
Det här behöver du
- n8n-instans (testa n8n Cloud gratis)
- Alternativ för self-hosting om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Dropbox för att lagra Word-mallfilen.
- Foxit Document Generation API för att rendera Word-mallen till PDF.
- Foxit API-nyckel (hämta den från Foxit Developer-portalen).
Svårighetsgrad: Nybörjare. Du kopplar konton, väljer en Dropbox-filsökväg och klistrar in en API-nyckel.
Vill du inte sätta upp detta själv? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Så fungerar det
En formulärinskickning startar allt. Någon anger befattning, lön, kontorsort och ansvarsområden i ett n8n-formulär, så du slipper jaga detaljer i mejltrådar.
Mallen hämtas från Dropbox. n8n laddar ner ditt godkända Word-dokument från en specifik mapp. Det blir den enda “källmallen”, vilket är det som håller resultatet konsekvent.
Dokumentet förbereds och genereras. Word-filen kodas till base64 och skickas sedan till Foxits endpoint för dokumentgenerering tillsammans med formulärvärdena. Foxit sammanfogar fält i platshållare och returnerar den färdiga PDF:en.
En färdig PDF-fil kommer ut på andra sidan. Flödet konverterar Foxits base64-svar för PDF till en binär fil, vilket betyder att du kan spara den, bifoga den i ett mejl eller skicka den vidare till ett annat flöde som publicerar eller arkiverar den.
Du kan enkelt ändra vart PDF:en ska hamna i slutet (mejl, Google Drive eller ett annat system) utifrån dina behov. Se hela implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementering
Steg 1: konfigurera formulärtriggern
Konfigurera formuläret som fångar upp jobbannonsens detaljer och startar arbetsflödet.
- Lägg till och öppna Form Intake Trigger.
- Ställ in Form Title på
Job Posting Form. - Under Form Fields lägger ni till obligatoriska fält:
Job Position,Salary(nummer),Responsibilities(textarea) ochOffice Location. - Koppla Form Intake Trigger till Dropbox File Download.
Steg 2: anslut Dropbox File Download
Ladda ner DOCX-mallen från Dropbox för att använda som dokumentbas.
- Lägg till och öppna Dropbox File Download.
- Ställ in Operation på
download. - Ställ in Path på
/Foxit/docgen_sample_job_offer.docx. - Inloggningsuppgifter krävs: anslut era dropboxOAuth2Api-inloggningsuppgifter.
- Koppla Dropbox File Download till Encode Doc to Base64.
Steg 3: konfigurera Encode Doc to Base64
Konvertera den nedladdade DOCX-binära filen till en base64-sträng för dokumentgenererings-API:et.
- Lägg till och öppna Encode Doc to Base64.
- Ställ in Operation på
binaryToPropery. - Koppla Encode Doc to Base64 till Generate PDF Document.
⚠️ Vanlig fallgrop: säkerställ att den binära utdataegenskapen från Dropbox-nedladdningen finns tillgänglig; annars blir base64-konverteringen tom och PDF-genereringen misslyckas.
Steg 4: konfigurera Generate PDF Document
Skicka mallen och formulärvärdena till Foxits dokumentgenererings-API och returnera en base64-kodad PDF.
- Lägg till och öppna Generate PDF Document.
- Ställ in URL på
https://na1.fusion.foxit.com/document-generation/api/GenerateDocumentBase64. - Ställ in Method på
POST. - Ställ in Specify Body på
jsonoch aktivera Send Body. - Klistra in följande i JSON Body:
={ "outputFormat":"pdf", "currencyCulture":"en-US", "base64FileString":"{{ $json.data }}", "documentValues":{ "jobPosition":"{{ $('Form Intake Trigger').item.json['Job Position'] }}", "salary":{{ $('Form Intake Trigger').item.json.Salary }}, "office":"{{ $('Form Intake Trigger').item.json['Office Location'] }}", "responsibilities":"{{ $('Form Intake Trigger').item.json.Responsibilities }}" } } - Inloggningsuppgifter krävs: anslut era httpCustomAuth-inloggningsuppgifter.
- Koppla Generate PDF Document till Create Binary File.
⚠️ Vanlig fallgrop: säkerställ att fältetiketterna i Form Intake Trigger matchar referenserna i JSON-body exakt (inklusive mellanslag och versaler/gemener).
Steg 5: konfigurera Create Binary File
Konvertera den genererade base64-PDF-strängen till en binär fil för nedladdning eller vidare bearbetning.
- Lägg till och öppna Create Binary File.
- Ställ in Operation på
toBinary. - Ställ in Source Property på
base64FileString.
Steg 6: testa och aktivera ert arbetsflöde
Validera att hela kedjan fungerar från formulärinmatning till binär PDF-utdata och aktivera den för produktion.
- Klicka på Execute Workflow och skicka in ett testinlägg i Form Intake Trigger.
- Verifiera att Dropbox File Download returnerar DOCX-filen och att Encode Doc to Base64 ger ett base64-värde.
- Bekräfta att Generate PDF Document returnerar ett base64-svar för PDF och att Create Binary File skapar en binär fil som utdata.
- Växla arbetsflödet till Active för att aktivera formulärinsändningar i drift.
Vanliga fallgropar
- Dropbox-inloggningar kan löpa ut eller kräva specifika behörigheter. Om något slutar fungera, kontrollera först Dropbox-nodens credential-status och mallfilens sökväg.
- Om du använder Wait-noder eller extern rendering varierar processtiderna. Öka väntetiden om efterföljande noder misslyckas på grund av tomma svar.
- Standardprompter i AI-noder är generiska. Lägg in er tonalitet tidigt, annars kommer du redigera utdata för alltid.
Vanliga frågor
Cirka 30 minuter om mallen och API-nyckeln är redo.
Nej. Du kopplar Dropbox och Foxit och mappar sedan några formulärfält till platshållare.
Ja. n8n har ett gratis self-hosted-alternativ och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volym. Du behöver också räkna in Foxits API-kostnader baserat på hur många PDF:er du genererar.
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklaste uppsättningen) eller self-hosting på en VPS. För self-hosting är Hostinger VPS prisvärd och hanterar n8n bra. Self-hosting ger dig obegränsade körningar men kräver grundläggande serverhantering.
Ja, men du gör det i mallen och fältmappningen. Lägg till platshållare som {{ office2 }} eller {{ remotePolicy }} i ditt Word-dokument, inkludera sedan de fälten i Form Trigger och skicka dem vidare i Generate PDF Document HTTP Request. Många team lägger också till ett “avdelning”-fält och ett kort “om företaget”-block så att samma PDF-layout fungerar för olika roller. Om du vill att PDF:en automatiskt lagras någonstans kan du lägga till ett uppladdningssteg till Google Drive efter Create Binary File-noden.
Oftast beror det på en utgången Dropbox-token eller att sökvägen till mallfilen har ändrats. Koppla om Dropbox-credentials i n8n och bekräfta sedan att mallen fortfarande finns i samma mapp och att din Dropbox-användare har behörighet att komma åt den. Om filen bytte namn kommer n8n fortsätta försöka med den gamla referensen tills du uppdaterar noden.
Många.
För dokumentgenerering är n8n ofta det enklare långsiktiga valet eftersom du kan styra hela requesten till Foxit, hantera filer korrekt och self-hosta om du genererar många PDF:er. Zapier och Make kan fungera, men du kan snabbare stöta på begränsningar när du behöver filkodning/avkodning och mer anpassad logik kring mallar. Ärligt talat beror “bästa” verktyget på hur standardiserad din process för platsannonser är. Om du producerar en handfull PDF:er per månad fungerar nästan vad som helst. Om du producerar dussintals och vill ha strikt konsekvens brukar n8n vara mer förlåtande. Prata med en automationsexpert om du är osäker på vad som passar.
När det här väl är på plats blir platsannons-PDF:er en icke-fråga. Flödet tar hand om den repetitiva formateringen och filförberedelserna, så du kan publicera rollen och återgå till rekryteringen.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.