Dina filer finns. Någonstans. På en FTP-server, i en mapp som ingen vill öppna, med ett namn i stil med ”final_final2”. Under tiden frågar teamet efter den senaste versionen, och du fastnar i att ladda ner, byta namn och ladda upp samma material om och om igen.
Det här problemet med FTP Drive sync slår först mot marketing ops och projektkoordinatorer, men byråansvariga känner av det när kundöverlämningar blir röriga. Resultatet är enkelt: din Google Drive hålls automatiskt uppdaterad, med filnamn bevarade, så att folk hittar det de behöver utan att pinga dig.
Nedan ser du exakt automatiseringen bakom, vad den förändrar i vardagen och vad du vill ha på plats innan du slår på den.
Så fungerar den här automatiseringen
Se hur den löser problemet:
n8n Workflow Template: FTP till Google Drive: säkerhetskopierade filer
flowchart LR
subgraph sg0["⏯️ Schedule Flow"]
direction LR
n0@{ icon: "mdi:play-circle", form: "rounded", label: "⏯️ Schedule Trigger", pos: "b", h: 48 }
n1@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "📂 List Files from FTP", pos: "b", h: 48 }
n2@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "🔀 Batch Files", pos: "b", h: 48 }
n3@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "⬇️ Download File from FTP", pos: "b", h: 48 }
n4@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "☁️ Upload to Google Drive", pos: "b", h: 48 }
n2 --> n3
n0 --> n1
n1 --> n2
n4 --> n2
n3 --> n4
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n0 trigger
Utmaningen: FTP-filer blir inaktuella (och ingen märker det)
FTP funkar för ”släng filerna här”. Det är uselt för ”se till att alla använder den senaste”. Den vanliga rutinen är manuell: logga in, hitta rätt katalog, ladda ner en bunt och ladda sedan upp till Drive så att teamet faktiskt kan jobba. Det är redan tidsödande. Sedan byter någon filnamn, skriver över fel version eller glömmer att kopiera en viktig mapp, vilket gör att din Drive i tysthet är flera dagar efter. Du upptäcker det först när en kund frågar varför utkastet saknas, eller när en kollega designar utifrån en gammal asset.
Det växer snabbt. Här är var det fallerar i verkligheten.
- Någon måste komma ihåg att kolla FTP, och ”jag trodde du gjorde det” blir standardläget när det går fel.
- Manuella överföringar bjuder in små misstag som missade filer, ofullständiga mappar eller uppladdningar till fel plats i Drive.
- Inkonsekvent namngivning skapar dubbletter i Drive, så folk slösar tid på att öppna tre versioner för att hitta rätt.
- När överföringen sker under press går det fort, och det är då versionsförvirringen uppstår.
Lösningen: schemalagd FTP → Google Drive-backup med ursprungliga filnamn
Det här flödet automatiserar loopen ”hämta det som ligger på FTP och lägg det där teamet kan använda det”. Det startar enligt schema, ansluter till din FTP-server och listar varje fil i den katalog du väljer. I stället för att försöka flytta allt på en gång hanterar det filer i mindre batchar, vilket gör synken stabil även när det finns många assets. Varje fil laddas ner från FTP och laddas upp till Google Drive en och en, med det ursprungliga filnamnet bevarat så att Drive förblir bekant och sökbart. När det är klart speglar din Drive-mapp det som finns på FTP, utan att någon behöver röra processen.
Flödet är stabilt och förutsägbart. Schemat triggar körningen, FTP levererar filistan, batchning håller det kontrollerat och Google Drive blir den ständigt uppdaterade ”arbetsplatsen” som teamet redan kan.
Vad som förändras: före vs. efter
| Det här försvinner | Effekten du märker |
|---|---|
|
|
Effekt i verkligheten
Säg att ditt team levererar en veckovis batch med 40 kreativa filer till kunder, och att varje fil måste ta sig från FTP till en delad Drive-mapp. Manuellt kanske du lägger cirka 2 minuter per fil på att logga in, hitta den, ladda ner och ladda upp (plus den oundvikliga kontrollen ”missade jag något?”). Det är ungefär 80 minuter i veckan, och det är en bra vecka. Med det här flödet är det nära noll i handpåläggning: den schemalagda körningen startar, bearbetar filer i batchar och laddar upp dem till Drive medan du gör något annat.
Krav
- n8n-instans (testa n8n Cloud gratis)
- Alternativ för egen hosting om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- FTP-åtkomst för att lista och ladda ner serverfiler
- Google Drive för att lagra synkade filer för teamet
- Inloggningsuppgifter för Google-konto (anslut via n8n:s Google-autentisering)
Kunskapsnivå: Nybörjare. Du kommer mest klistra in uppgifter, välja mappar och köra en testsynk.
Behöver du hjälp att implementera detta? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Flödet i arbetsflödet
En schemalagd körning startar allt. Du väljer när den ska trigga (varje timme, dagligen, bara vardagar). När den är aktiv kör arbetsflödet utan att någon behöver komma ihåg det.
FTP kontrolleras efter filerna du bryr dig om. Arbetsflödet listar filer i en specifik FTP-sökväg, så att du kan fokusera på en kundmapp, en projektkatalog eller en enda ”exports”-plats i stället för hela servern.
Filer hanteras i batchar. Det här är delen som ger driftsäkerhet. I stället för att hämta hundratals filer på en gång och hoppas att anslutningen håller, bearbetar n8n en mindre mängd och går sedan vidare till nästa.
Varje fil laddas ner och laddas upp till Google Drive med sitt ursprungliga namn. Detaljen ”behåll filnamnet” är det som hindrar den långsamma uppbyggnaden av dubblettversioner i Drive, eftersom målet förblir konsekvent körning efter körning.
Du kan enkelt justera FTP-katalogen och målmappen i Drive så att det matchar hur du organiserar kundarbete. Se hela implementeringsguiden nedan för alternativ för anpassning.
Steg-för-steg-guide för implementering
Steg 1: Konfigurera schematriggern
Konfigurera arbetsflödet så att det körs enligt ett tidsschema, så att FTP-skanningen och filöverföringen startar automatiskt.
- Lägg till och öppna ⏱️ Scheduled Start.
- I Rule anger ni önskat intervall (t.ex. varje timme eller dagligen) så att det matchar er överföringsfrekvens.
- Behåll standardinställningarna om ni vill ha en grundläggande schematrigger och finjustera senare under testning.
Steg 2: Anslut FTP och lista filer
Hämta en lista med filer från er FTP-server för att mata in i batchbearbetningen.
- Lägg till och öppna 📁 Retrieve FTP Files.
- Ställ in Operation till
list. - Ställ in Path till
/path/to/your/files. - Credential Required: Anslut era ftp-inloggningsuppgifter.
- Bekräfta att ⏱️ Scheduled Start är kopplad till 📁 Retrieve FTP Files i arbetsflödet.
Steg 3: Konfigurera batchbearbetning
Bearbeta filer en i taget för att undvika överbelastning och upprätthålla en pålitlig överföringsloop.
- Lägg till och öppna 🔁 Segment File Batches.
- Lämna standardinställningarna i Options om ni inte vill anpassa batchstorleken.
- Verifiera körflödet: 📁 Retrieve FTP Files → 🔁 Segment File Batches → ⬇️ Fetch FTP File → ☁️ Send to Drive Storage → tillbaka till 🔁 Segment File Batches.
Steg 4: Konfigurera filnedladdning och uppladdning till Google Drive
Ladda ner varje fil från FTP och ladda upp den till Google Drive med samma filnamn.
- Lägg till och öppna ⬇️ Fetch FTP File.
- Ställ in Path till
={{ $json.name }}så att varje fil hämtas via sitt listade namn. - Credential Required: Anslut era ftp-inloggningsuppgifter.
- Lägg till och öppna ☁️ Send to Drive Storage.
- Ställ in Name till
={{ $json.name }}så att uppladdade filer behåller originalfilnamnet. - Ställ in Drive till
My Driveoch Folder tillroot(eller välj en specifik mapp). - Credential Required: Anslut era googleDriveOAuth2Api-inloggningsuppgifter.
root till er målmapp.Steg 5: Testa och aktivera ert arbetsflöde
Kör ett manuellt test för att bekräfta beteendet för filhämtning och uppladdning, och aktivera sedan för löpande automatisering.
- Klicka på Execute Workflow för att köra ⏱️ Scheduled Start manuellt.
- Bekräfta att 📁 Retrieve FTP Files returnerar filposter och att ⬇️ Fetch FTP File laddar ner varje fil.
- Verifiera att ☁️ Send to Drive Storage laddar upp filer till den förväntade Google Drive-mappen.
- När allt fungerar, växla arbetsflödet till Active för schemalagd körning.
Se upp med
- FTP-uppgifter kan sluta fungera om servern byter lösenord eller begränsar IP-åtkomst. Om körningen plötsligt stannar, kontrollera först din FTP-inloggning och allowlist-inställningar hos FTP-värden.
- Om du synkar stora filer varierar uppladdningstiden till Google Drive, och batchkörningar kan ta längre tid än du tror. Öka batchstorleken långsamt, och anta inte att ”det funkade en gång” betyder att det funkar med 500 filer.
- Uppladdningar till Google Drive kan hamna fel om målmappens ID ändras eller om du kopierade fel mappreferens. Öppna Drive-mappen efter en testkörning och bekräfta sökvägen innan du litar på den.
Vanliga frågor
Oftast cirka 30 minuter om du redan har åtkomst till FTP och Google Drive.
Ja. Du skriver ingen kod, men du behöver klistra in inloggningsuppgifter och välja rätt FTP-sökväg och Drive-mapp.
Ja. n8n har ett gratis alternativ för egen hosting och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volym. Du behöver också räkna med eventuella kostnader för FTP-hosting och lagring i Google Drive om du synkar stora bibliotek.
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att komma igång) eller egen hosting på en VPS. För egen hosting är Hostinger VPS prisvärd och hanterar n8n bra. Egen hosting ger obegränsat antal körningar men kräver grundläggande serverhantering.
Du kan ändra schemat, vilken FTP-katalog som listas och målmappen i Google Drive utan att ändra arbetsflödets struktur. De flesta anpassningar handlar om att justera sökvägen i ”Retrieve FTP Files” och mappen i ”Send to Drive Storage”. Om du bara vill synka vissa filtyper, lägg in ett enkelt filter mellan listning och batchning (till exempel bara .pdf eller bara .mp4). Du kan också dela upp per kundmapp genom att duplicera arbetsflödet och byta källsökväg per kund.
Oftast är det fel host/port, ett utgånget lösenord eller att FTP-servern blockerar din IP. Bekräfta att du kan logga in med samma uppgifter utanför n8n, uppdatera sedan uppgifterna i n8n och kör ett snabbt ”lista filer”-test. Om det fungerar för små körningar men faller på stora kan du slå i servergränser eller timeouts, så minska batchstorleken och försök igen.
Det beror mer på din FTP-server och filstorlekar än på n8n i sig. Med n8n Cloud Starter kan du köra många schemalagda synkar för små team, och högre planer hanterar större volymer. Om du kör egen hosting finns ingen gräns för antal körningar, men serverresurser och nätverkshastighet blir flaskhalsen. I praktiken kan de flesta upplägg flytta dussintals filer per körning utan problem, och du kan justera batchstorlek efter vad din FTP-server tolererar.
Ofta ja, eftersom FTP + filhantering blir klumpigt i ”enkla” automationsverktyg när du lägger till batchning och pålitliga retries. n8n är byggt för flerstegsflöden som ”lista, loopa, ladda ner, ladda upp” och du kan köra egen hosting om du behöver obegränsade körningar. Zapier eller Make kan fortfarande fungera för lättare användning, men du kan bli dyrare när arbetsflödet växer. Om du synkar stora kataloger är kontrollen du får i n8n ärligt talat hela poängen. Prata med en automationsexpert om du vill ha hjälp att välja.
När det här väl rullar slutar ”kan du hämta de senaste filerna från FTP?” att vara en återkommande fråga. Din Drive förblir uppdaterad, filnamnen känns igen och du går vidare.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.