Ditt leadformulär fungerar. Problemet börjar direkt efter. Nya förfrågningar hamnar i en rörig hög, du skummar efter ”budget” och ”tidsplan”, och sedan överreagerar du (pushar för hårt) eller underreagerar (svarar för sent).
Den här Gemini lead scoring-setupen träffar marknadschefer som behöver fart, men grundare och byråägare känner av det också. Du får konsekvent kvalificering ”het / mellan / kall” och rätt uppföljning triggas automatiskt, så du slipper gissa vem som förtjänar uppmärksamhet först.
Nedan är flödet, vad det automatiserar och vad som förändras när du slutar triagera varje inkommande lead manuellt.
Så fungerar den här automationen
Hela n8n-workflowet, från trigger till slutligt resultat:
n8n Workflow Template: Gemini + Gmail: AI-baserad lead scoring som styr uppföljning
flowchart LR
subgraph sg0["Lead Contact Form Flow"]
direction LR
n0@{ icon: "mdi:swap-horizontal", form: "rounded", label: "Switch", pos: "b", h: 48 }
n1@{ icon: "mdi:robot", form: "rounded", label: "Score Lead", pos: "b", h: 48 }
n2["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/form.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Calendar Booking Link"]
n3["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/form.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Send to Whatsapp"]
n4@{ icon: "mdi:robot", form: "rounded", label: "Write Placeholder WA Message", pos: "b", h: 48 }
n5["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/form.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Redirect to Website"]
n6@{ icon: "mdi:robot", form: "rounded", label: "Write Follow up Email", pos: "b", h: 48 }
n7@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Phone Number", pos: "b", h: 48 }
n8@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Simple JSON Parsing (Email)", pos: "b", h: 48 }
n9@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Simple JSON Parsing (Lead Sc..", pos: "b", h: 48 }
n10@{ icon: "mdi:message-outline", form: "rounded", label: "Send Follow up Email with Gm..", pos: "b", h: 48 }
n11["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/form.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Lead Contact Form"]
n0 --> n2
n0 --> n4
n0 --> n5
n1 --> n9
n7 --> n3
n11 --> n1
n5 --> n6
n6 --> n8
n8 --> n10
n4 --> n7
n9 --> n0
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n11 trigger
class n1,n4,n6 ai
class n0 decision
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n2,n3,n5,n11 customIcon
Problemet: uppföljning av leads är inkonsekvent (och du märker det)
Att kvalificera leads manuellt låter enkelt tills du gör det en hel vecka. En person svarar direkt, en annan väntar ”tills efter lunch”, och plötsligt har du lärt dina bästa prospekt att boka med någon annan. Det värsta är den mentala belastningen. Du tolkar vaga svar, försöker läsa intention, och skriver om samma uppföljningsmeddelanden om och om igen. Även om du har ett CRM så sker första svaret ändå ofta i e-post, Slack eller i en slumpmässig flik du svär att du ska återvända till.
Det eskalerar snabbt. Här är var det oftast faller isär.
- Ett bra lead kan ligga i flera timmar eftersom det vid första anblicken såg ”likt” ut som förfrågningar av lägre kvalitet.
- Två personer kan poängsätta samma lead olika, vilket gör att du inte kan lita på signalerna i din pipeline.
- Leads i mellanskiktet ignoreras eftersom de inte känns brådskande, trots att de ofta är enklast att konvertera med rätt budskap.
- Kalla leads får ett säljigt mejl, så de försvinner istället för att stanna kvar i din sfär.
Lösningen: BANT-baserad AI-scoring som routar uppföljningen åt dig
Det här workflowet fungerar som en automatiserad säljsassistent i n8n. Ett lead fyller i ditt intagsformulär med frågor utformade utifrån BANT (Budget, Authority, Need, Timing). Datan skickas till Google Gemini med en prompt som poängsätter varje BANT-del och returnerar ett strukturerat helhetsbetyg: het, mellan eller kall. Därefter skickar ett routningssteg (en Switch-nod) leadet vidare på rätt spår automatiskt. Heta leads skickas till din kalenderbokningslänk, mellanleads får en personlig WhatsApp-intro utkastad och förifylld, och kalla leads får ett hjälpsamt nurture-mejl via Gmail med resurser istället för press. Ärligt talat: det löser ”första svaret”-problemet.
Workflowet startar i ditt publika formulär. Gemini poängsätter leadet och returnerar strukturerad output, vilket gör routningen förutsägbar. Till sist skickas leadet till rätt uppföljningskanal (kalender, WhatsApp eller Gmail) utan att du rör någonting.
Det du får: automation vs. resultat
| Vad det här workflowet automatiserar | Resultat du får |
|---|---|
|
|
Exempel: så här ser det ut
Säg att du får 15 inkommande leads i veckan. Manuell hantering kan ta ungefär 10 minuter per lead för att läsa svar, poängsätta och skriva första svaret, vilket är cirka 2,5 timmar per vecka (och det sker aldrig i ett enda sammanhängande block). Med det här workflowet sker scoring och routning automatiskt efter formulärinskicket, och du lägger bara tid på riktiga samtal. Även om du bara granskar de ”heta” och stickprovskollar resten, får du vanligtvis tillbaka runt 2 timmar varje vecka.
Det här behöver du
- n8n-instans (testa n8n Cloud gratis)
- Self-hosting-alternativ om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Google Gemini (Google AI) för BANT-scoring och textgenerering.
- Gmail för att automatiskt skicka nurture-mejl till kalla leads.
- Google AI API-nyckel (hämta den från Google AI Studio på aistudio.google.com/app/apikey)
Kunskapsnivå: Nybörjare. Du kopplar konton, klistrar in en API-nyckel och justerar några textfält som din kalenderlänk och WhatsApp-nummer.
Vill du inte sätta upp detta själv? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Så fungerar det
Leadet skickar in ditt intagsformulär. Workflowet startar när någon fyller i det publika ”Lead Intake Form” med sin budget, roll, starttidplan och vad de vill bygga.
Gemini poängsätter leadet med BANT. Svaren matas in i prompten ”Evaluate Lead Score”. Gemini returnerar strukturerad data (inklusive slutlig etikett het/mellan/kall), och n8n tolkar den så att du inte förlitar dig på rörig fritext.
Routning väljer uppföljningskanal. Switchen ”Route by Score” skickar heta leads till en kalender-redirect, mellanleads till ett utkast till WhatsApp-meddelande plus ditt nummer, och kalla leads till en prompt för att skriva e-post.
Kalla leads nurtureas via Gmail. Gemini skriver ett hjälpsamt uppföljningsmejl, n8n tolkar e-post-JSON:en, och ”Send Nurture Email” skickar det via ditt anslutna Gmail-konto.
Du kan enkelt justera scoring-kriterierna så att de matchar din säljprocess och ändra resurserna i mejlet till kalla leads utifrån ditt erbjudande. Se hela implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementering
Steg 1: konfigurera formulärtriggern
Det här arbetsflödet startar när en lead skickar in ert intagsformulär.
- Lägg till noden Lead Intake Form som din trigger.
- Ställ in Form Title på
Contact Form. - Ställ in Form Description på
Please fill out the form below to get in touch with us. We're excited to hear about your n8n project!. - Konfigurera formulärfälten exakt som visas: Full Name, Email (typ e-post), What would you want to build in n8n ? (textarea), What's you budget ?, When would you want to start building ?, What is your current job ?.
- I Options ställer ni in Path på
n8n-contact-formoch Button Label påSend Message.
Steg 2: anslut Google Gemini
AI-stegen använder Google Gemini för att poängsätta leads och generera meddelanden.
- Öppna Evaluate Lead Score och bekräfta att modellen är satt till
models/gemma-3-27b-itmed Temperature0. - Autentisering krävs: Anslut era googlePalmApi-uppgifter i Evaluate Lead Score.
- Öppna Draft WhatsApp Intro och verifiera att modellen är
models/gemini-2.5-flash-litemed Temperature0. - Autentisering krävs: Anslut era googlePalmApi-uppgifter i Draft WhatsApp Intro.
- Öppna Compose Follow-up Email och bekräfta att JSON Output är aktiverat.
- Autentisering krävs: Anslut era googlePalmApi-uppgifter i Compose Follow-up Email.
Steg 3: konfigurera lead scoring och parsning
Dessa noder poängsätter leaden och parsar AI:ns JSON innan routning.
- I Evaluate Lead Score ska ni behålla prompten intakt och säkerställa att formulärinmatningarna refereras med uttryck som
{{ $json['What would you want to build in n8n ?'] }}och{{ $json['What\'s you budget ?'] }}. - Konfigurera Parse Score JSON med Mode satt till
raw. - Ställ in JSON Output i Parse Score JSON till
={{ $json.content.parts[0].text.replaceAll("```json", "").replaceAll("```", "").trim().parseJson() }}. - Bekräfta att kopplingsflödet är Lead Intake Form → Evaluate Lead Score → Parse Score JSON → Route by Score.
Tips: Om AI:n någon gång returnerar markdown eller extra text kommer parsern att misslyckas. Lämna promptarna i Evaluate Lead Score oförändrade för att garantera ren JSON.
Steg 4: konfigurera score-baserad routning
Switchen skickar varje lead till rätt spår baserat på poängen.
- I Route by Score säkerställer ni att tre utgångar är definierade: hot, mid och cold.
- Ställ in Left Value för varje regel till
={{ $json.score }}och matcha Right Value tillhot,midochcold. - Koppla utgången hot till Calendar Redirect med Redirect URL
https://call.workflows.ac. - Koppla utgången mid till Draft WhatsApp Intro → Set WhatsApp Number → Open WhatsApp Chat.
- Koppla utgången cold till Website Redirect med Redirect URL
https://workflows.ac.
⚠️ Vanlig fallgrop: Om reglerna i Route by Score är satta till fel värde (t.ex. Hot istället för hot) kommer leads att falla igenom och aldrig nå rätt spår.
Steg 5: konfigurera WhatsApp- och e-poståtgärder
Leads med medelpoäng får vägledning via WhatsApp, medan kalla leads får ett nurture-mejl.
- I Set WhatsApp Number ställer ni in first_message till
={{ $json.content.parts[0].text }}. - I Open WhatsApp Chat ställer ni in Redirect URL till
=https://wa.me/{{ $json.whatsapp_phone }}?text={{ $json.first_message.urlEncode() }}. - I Compose Follow-up Email ska ni låta JSON Output vara aktiverat så att den returnerar nycklarna
subjectochbody. - I Parse Email JSON ställer ni in JSON Output till
={{ $json.content.parts[0].text.replaceAll("```json", "").replaceAll("```", "").trim().parseJson() }}. - I Send Nurture Email ställer ni in Send To till
={{ $('Lead Intake Form').last().json.Email }}, Subject till={{ $json.subject }}och Message till={{ $json.body }}. - Autentisering krävs: Anslut era gmailOAuth2-uppgifter i Send Nurture Email.
⚠️ Vanlig fallgrop: Open WhatsApp Chat kommer att misslyckas om whatsapp_phone är tomt. Säkerställ att ni fyller i det i Set WhatsApp Number eller uppdatera noden så att den härleder det från era formulärdata.
Steg 6: testa och aktivera ert arbetsflöde
Verifiera varje spår och slå på arbetsflödet för användning i produktion.
- Klicka på Test Workflow och skicka in en testpost via Lead Intake Form.
- Verifiera körflödet: Lead Intake Form → Evaluate Lead Score → Parse Score JSON → Route by Score.
- För en
hot-lead, bekräfta att svaret omdirigerar tillhttps://call.workflows.acvia Calendar Redirect. - För en
mid-lead, bekräfta att Open WhatsApp Chat öppnar en chatt-URL med förifyllt meddelande. - För en
cold-lead, bekräfta att Send Nurture Email skickar ett mejl med den parsadesubjectochbody. - När allt fungerar, växla arbetsflödet till Active för att aktivera live-inlämningar via formuläret.
Vanliga fallgropar
- Inloggningsuppgifter för Google Gemini (Google AI) kan löpa ut eller kräva specifika behörigheter. Om det slutar fungera, kontrollera först din Google AI Studio API-nyckel och den credential som är kopplad till ”Evaluate Lead Score”.
- Om du använder Wait-noder eller extern rendering varierar processtiderna. Öka väntetiden om nedströmsnoder fallerar på tomma svar.
- Gmail-sändning kan misslyckas om det anslutna Google-kontot har begränsad åtkomst eller om OAuth-samtycket ändras. Återanslut credential på ”Send Nurture Email” och bekräfta att inkorgen får skicka från den adressen.
- Standardprompter i AI-noder är generiska. Lägg in din varumärkesröst tidigt, annars kommer du redigera output i all oändlighet.
Vanliga frågor
Cirka 15 minuter om du redan har din Google AI-nyckel och Gmail redo.
Nej. Du kopplar konton och redigerar några prompter och omdirigeringslänkar.
Ja. n8n har ett gratis self-hosted-alternativ och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volym. Du behöver också räkna med kostnader för användning av Google Gemini API, som varierar med volym.
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att sätta upp) eller self-hosting på en VPS. För self-hosting är Hostinger VPS prisvärd och hanterar n8n bra. Self-hosting ger dig obegränsade körningar men kräver grundläggande serverhantering.
Ja, och det bör du. Uppdatera prompten och kriterierna i ”Evaluate Lead Score” så att de matchar din ideala kundprofil, och justera sedan switchen ”Route by Score” om du vill ha andra nivåer. Vanliga justeringar är att höja gränsen för ”het” vid budget, behandla vissa jobbtitlar som högre authority och ändra hur du tolkar timing.
Oftast är det en OAuth-credential i n8n för Google som har löpt ut eller kopplats bort. Återanslut kontot på noden ”Send Nurture Email” och bekräfta att Gmail-adressen får skicka (särskilt om du använder en Workspace-miljö med hårdare säkerhet). Om workflowet plötsligt började fallera efter att ha fungerat bra, kontrollera dina Google-admininställningar och eventuella nyligen ändrade samtyckesskärmar.
Om du self-hostar n8n finns ingen fast körningsgräns (det beror främst på din server). På n8n Cloud beror din månatliga körningsgräns på din plan. I praktiken klarar workflowet typisk leadvolym för SMB utan problem, och du märker begränsningar först via API-rate limits eller dina e-postpolicyer, inte av logiken i sig.
Det kan den vara. n8n gör den här typen av förgreningslogik enkel, och du tvingas inte in i extra kostnader bara för att du har tre rutter (het, mellan, kall). Du får också ett self-hosted-alternativ, vilket spelar roll när leadvolymen spikar. Zapier eller Make är fortfarande bra för en enkel tvåstegsuppföljning, men det här workflowet är mer ett minisystem än en enskild zap. Om du vill ha en second opinion innan du bygger, prata med en automationsexpert.
När ditt första svar routas automatiskt blir din pipeline lugnare. Workflowet sköter den repetitiva sorteringen, och du lägger din tid där den faktiskt ger avkastning.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.