Du öppnar ett kalkylark för att svara på en “snabb fråga”, och plötsligt bygger du pivottabeller, rättar felmärkta kolumner och börjar tvivla på totalsummorna.
Den här Gemini Sheets automation slår hårdast mot marknadschefer under rapportering, men operatörer som städar upp veckovisa dashboards känner av det också. Byråägare som hanterar kundfrågor? Samma huvudvärk, bara andra insatser.
Det här arbetsflödet låter dig ställa en fråga på vanlig svenska och får sedan tillbaka korrekta totalsummor och uppdelningstabeller som du kan klistra in i Slack (eller var som helst). Du får se vad det gör, affärsresultaten och vad du behöver för att köra det.
Så fungerar den här automatiseringen
Hela n8n-arbetsflödet, från trigger till slutlig output:
n8n Workflow Template: Gemini + Google Sheets: snabba fördelningstabeller
flowchart LR
subgraph sg0["Triggered by Parent Flow Flow"]
direction LR
n2@{ icon: "mdi:play-circle", form: "rounded", label: "Triggered by Parent Flow", pos: "b", h: 48 }
n4@{ icon: "mdi:brain", form: "rounded", label: "Gemini Formatter Model", pos: "b", h: 48 }
n8@{ icon: "mdi:database", form: "rounded", label: "Retrieve Sheet Records", pos: "b", h: 48 }
n9@{ icon: "mdi:swap-horizontal", form: "rounded", label: "Aggregation Type Router", pos: "b", h: 48 }
n10@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Combine Metrics Payload", pos: "b", h: 48 }
n11@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Unique Count Summary", pos: "b", h: 48 }
n12@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Sum Total Summary", pos: "b", h: 48 }
n13@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Average Value Summary", pos: "b", h: 48 }
n14@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Minimum Value Summary", pos: "b", h: 48 }
n15@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Maximum Value Summary", pos: "b", h: 48 }
n16@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Row Count Summary", pos: "b", h: 48 }
n17@{ icon: "mdi:robot", form: "rounded", label: "Format Table Output", pos: "b", h: 48 }
n15 --> n10
n14 --> n10
n12 --> n10
n16 --> n10
n13 --> n10
n8 --> n9
n11 --> n10
n9 --> n11
n9 --> n12
n9 --> n13
n9 --> n14
n9 --> n15
n9 --> n16
n10 --> n17
n4 -.-> n17
n2 --> n8
end
subgraph sg1["Structured Result Pa Flow"]
direction LR
n0@{ icon: "mdi:brain", form: "rounded", label: "Gemini Conversational Model", pos: "b", h: 48 }
n1@{ icon: "mdi:database", form: "rounded", label: "Fetch Column Details", pos: "b", h: 48 }
n3@{ icon: "mdi:robot", form: "rounded", label: "Structured Result Parser", pos: "b", h: 48 }
n5@{ icon: "mdi:memory", form: "rounded", label: "Session Memory Buffer", pos: "b", h: 48 }
n6@{ icon: "mdi:robot", form: "rounded", label: "Gemini Data Query Agent", pos: "b", h: 48 }
n7@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Run Sub-Workflow (Configure ..", pos: "b", h: 48 }
n5 -.-> n6
n1 -.-> n6
n0 -.-> n6
n3 -.-> n6
n6 --> n7
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n2 trigger
class n17,n3,n6 ai
class n4,n0 aiModel
class n5 ai
class n9 decision
class n8,n1 database
Problemet: frågor i kalkylark blir till miniprojekt
En enkel fråga som “Vad är total spend per kanal?” borde inte spåra ur hela eftermiddagen. Men i Google Sheets gör den ofta det. Du hittar rätt flik, kontrollerar att rubrikerna betyder det du tror, bygger en pivot, inser att “Spend ($)” är formaterat som text i halva raderna och gör om allt för att få en siffra du litar på. Det värsta är kontextbytena. Du tappar tråden, och teamet väntar medan du “bara snabbt” validerar resultat du redan tog fram förra veckan.
Det blir snabbt mycket tid. Och friktionen ökar när fler börjar be om “en vinkel till” på samma data.
- De flesta rapportförfrågningar kräver samma få aggregeringar (summa, medelvärde, antal), men du bygger dem manuellt varje gång.
- Kolumnnamn glider över tid, så “Clicks” kan bli “Link Clicks”, vilket gör att din pivot tyst slutar stämma.
- Manuella pivots bjuder in misstag, särskilt när du grupperar på två dimensioner som Kanal och Kampanj.
- När en intressent vill ha en uppföljande uppdelning är du tillbaka i arket och upprepar hela upplägget igen.
Lösningen: fråga Gemini och få tillbaka en uppdelningstabell
Det här n8n-arbetsflödet omvandlar frågor på naturligt språk till pålitliga kalkylberäkningar. Det börjar med din fråga (till exempel “Visa total Spend ($) per Channel och Campaign”). Gemini läser frågan och konverterar den till strukturerade instruktioner: vilken kolumn som ska användas, vilken beräkning som ska köras (summa, medelvärde, antal, antal unika, min, max) och hur resultaten ska grupperas. Därefter hämtar ett dedikerat sub-arbetsflöde rader från Google Sheets, kör beräkningen via rätt summeringsväg och kombinerar output till en konsekvent payload. Till sist formaterar Gemini resultaten till en ren tabell som du kan klistra in i Slack, ett mejl eller en kunduppdatering utan att behöva göra om den.
I praktiken börjar arbetsflödet med att hämta kolumndetaljer så att Gemini inte gissar fältnamn. Sedan routas förfrågan till rätt aggregeringsmetod via en Switch-nod och Summarize-noder. Outputen kommer tillbaka som en strukturerad uppdelningstabell, redo att delas.
Det du får: automatisering vs. resultat
| Vad det här arbetsflödet automatiserar | Resultat du får |
|---|---|
|
|
Exempel: så här ser det ut
Säg att du besvarar 10 ad hoc-rapportfrågor per vecka. Manuellt tar även “enkla” frågor kanske 15 minuter styck när du räknar in att hitta rätt flik, bygga en pivot och dubbelkolla totalsummor, alltså cirka 2,5 timmar per vecka. Med det här arbetsflödet ställer du frågan, väntar på att sub-arbetsflödet räknar, och klistrar in uppdelningstabellen i Slack. Säg 2 minuter per fråga från start till mål. Det är ungefär 2 timmar tillbaka varje vecka, och siffrorna blir enklare att lita på.
Det här behöver du
- n8n-instans (testa n8n Cloud gratis)
- Alternativ för egen hosting om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Google Sheets för datasetet och kolumnmetadata
- Google Gemini API för att tolka frågor och formatera tabeller
- Gemini API-nyckel (hämta den i Google AI Studio → “Get API Key”)
Kunskapsnivå: Medel. Du kopplar OAuth-inloggningar och pekar noder mot rätt Sheet-ID och flikar.
Vill du inte sätta upp detta själv? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Så fungerar det
Din fråga triggar körningen. Arbetsflödet är byggt för att startas av ett överordnat flöde (till exempel ett chatt-triggat arbetsflöde) och tar sedan emot frågetexten som input.
Gemini omvandlar avsikt till instruktioner. AI Agent och parsern för strukturerad output tolkar vad du menade och producerar sedan korrekta parametrar som “aggregationstyp = summa”, “kolumn = Spend ($)” och “gruppera efter = Channel, Campaign”. Det använder också en kort minnesbuffert så att en följdfråga kan hålla sig till samma ämne.
Sub-arbetsflödet gör grovjobbet i Sheets. n8n hämtar rader från Google Sheets, Switch-noden routar till rätt summerare (summa, medelvärde, antal, antal unika, min, max) och ett aggregeringssteg slår ihop resultaten till en payload.
En tabell kommer ut i andra änden. Gemini formaterar slutsvaret som en läsbar uppdelningstabell som du kan klistra in i Slack eller lägga in i en kundrapport utan att behöva städa upp den.
Du kan enkelt ändra hur frågan matas in (Slack, WhatsApp, ett formulär eller en webhook) så att det matchar hur teamet faktiskt ber om siffror. Se hela implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementering
Steg 1: Konfigurera Execute Workflow-triggern
Det här arbetsflödet startar när ett annat arbetsflöde anropar det och skickar med payloaden för aggregeringsförfrågan.
- Lägg till noden Triggered by Parent Flow i ert arbetsflöde.
- Ställ in Input Source på
passthrough. - Säkerställ att det överordnade arbetsflödet skickar
output.column,output.aggregationochoutput.leveli inkommande JSON för nedströmsuttryck.
Steg 2: Anslut Google Sheets
Konfigurera datakällan både för huvudflödet för aggregering och för AI-verktyget som används för kolumnmetadata.
- Öppna Retrieve Sheet Records och ställ in Document ID till
[YOUR_ID]och Sheet Name till[YOUR_ID]. - Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era
googleSheetsOAuth2Api-inloggningsuppgifter i Retrieve Sheet Records. - Konfigurera Fetch Column Details med Document ID
[YOUR_ID], Sheet Name[YOUR_ID], Description Typemanualoch den angivna Tool Description. - Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era
googleSheetsOAuth2Api-inloggningsuppgifter för verktyget, och kom ihåg att Fetch Column Details är kopplad till Gemini Data Query Agent som ett AI-verktyg.
[YOUR_ID]-platshållare med era faktiska Google Sheet- och flik-ID:n, annars kommer arbetsflödet att returnera tomma data.Steg 3: Konfigurera AI-frågeagenten och parsningsverktygen
AI-lagret tolkar användarförfrågningar, validerar schemat och förbereder strukturerade aggregeringsinstruktioner.
- Öppna Gemini Data Query Agent och bekräfta att Has Output Parser är aktiverat.
- Granska System Message i Gemini Data Query Agent för att säkerställa att utdataformatet matchar ert önskade schema.
- Anslut Gemini Conversational Model som språkmodell för Gemini Data Query Agent.
- Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era
googlePalmApi-inloggningsuppgifter i Gemini Conversational Model. - Koppla Structured Result Parser till Gemini Data Query Agent och bekräfta att JSON Schema Example är satt till
{ "column": "customer", "aggregation": "sum", "level": "date, channel" }. - Koppla Session Memory Buffer till Gemini Data Query Agent för att bevara kontext mellan körningar.
Steg 4: Konfigurera körning av underarbetsflödet
AI-agenten anropar ett separat inbäddat arbetsflöde för att exekvera den begärda aggregeringslogiken.
- Öppna Run Sub-Workflow (Configure Required) och behåll Source inställt på
parameter. - Granska den inbäddade workflowJson och uppdatera platshållarna i Fetch Sheet Rows för Document ID och Sheet Name till värdena för ert aktiva kalkylark.
- Inloggningsuppgifter krävs: I det inbäddade underarbetsflödet, anslut
googleSheetsOAuth2Api-inloggningsuppgifter för Fetch Sheet Rows. - Inloggningsuppgifter krävs: I det inbäddade underarbetsflödet, anslut
googlePalmApi-inloggningsuppgifter för Gemini Output Model.
Steg 5: Konfigurera routing för aggregeringar och sammanfattningar
Det här avsnittet routar aggregeringsförfrågan och tar fram måttsammanfattningar. Endast en sammanfattningsväg väljs baserat på aggregeringstypen.
- Öppna Aggregation Type Router och bekräfta att varje regel jämför
{{ $('Triggered by Parent Flow').item.json.output.aggregation }}motcountd,sum,avg,min,maxochcount. - I Unique Count Summary, ställ in Fields to Split By till
{{ $('Triggered by Parent Flow').item.json.output.level }}och Field till{{ $('Triggered by Parent Flow').item.json.output.column }}med AggregationcountUnique. - Upprepa samma uttryck för Fields to Split By och Field för de andra sammanfattningsnoderna och ställ in deras aggregeringar: Sum Total Summary (
sum), Average Value Summary (average), Minimum Value Summary (min), Maximum Value Summary (max) och Row Count Summary (inget aggregeringsvärde krävs). - Verifiera att varje sammanfattningsnod routar in i Combine Metrics Payload.
countd), kommer Aggregation Type Router inte att routa till någon sammanfattningsnod.Steg 6: Konfigurera formatering av utdata
Samla alla mått i en och samma payload och formatera dem till en tabell med hjälp av AI.
- Öppna Combine Metrics Payload och ställ in Aggregate till
aggregateAllItemData. - Öppna Format Table Output och ställ in Text till
{{ $json.data }}med Prompt Typedefine. - Ställ in System Message i Format Table Output till
write this into one table. output as dimensions, then metrics. - Anslut Gemini Formatter Model som språkmodell för Format Table Output.
- Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era
googlePalmApi-inloggningsuppgifter i Gemini Formatter Model.
Steg 7: Testa och aktivera ert arbetsflöde
Validera att arbetsflödet tar emot indata, utför korrekt aggregering och producerar en formaterad tabell.
- Från det överordnade arbetsflödet, skicka en test-payload till Triggered by Parent Flow med värden för
output.column,output.aggregationochoutput.level. - Kör arbetsflödet och bekräfta att Aggregation Type Router väljer rätt sammanfattningsnod och att utdata når Format Table Output.
- Verifiera att slututdata i Format Table Output är en enda tabell med dimensioner först och mått efter.
- Klicka på Activate för att aktivera arbetsflödet för produktionsanvändning när testningen lyckas.
Vanliga fallgropar
- Google Sheets OAuth-inloggningar kan löpa ut eller tappa behörigheter. Om körningar börjar fallera, kontrollera status för inloggningen i n8n och bekräfta att Google-kontot fortfarande har åtkomst till arket.
- Om du använder Wait-noder eller extern rendering varierar processtiderna. Öka väntetiden om nedströms noder fallerar på tomma svar.
- Gemini-prompter som inte nämner dina exakta kolumnnamn leder till output som är “nästan rätt”. Hämta kolumnmetadata (som det här arbetsflödet gör) och lägg in dina önskade namngivningskonventioner tidigt, på riktigt, annars kommer du fortsätta korrigera tabeller.
Vanliga frågor
Cirka 30–60 minuter om ditt ark redan är organiserat.
Nej. Du kopplar främst konton och klistrar in rätt Sheet-ID:n.
Ja. n8n har ett gratis alternativ för self-hosting och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer startar på 20 USD/månad för högre volym. Du behöver också räkna med kostnader för Gemini API-användning, som varierar beroende på hur många frågor du ställer och hur stora dina outputar är.
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast uppsättning) eller self-hosting på en VPS. För self-hosting är Hostinger VPS prisvärt och hanterar n8n bra. Self-hosting ger dig obegränsade körningar men kräver grundläggande serverhantering.
Ja, och det är en vanlig uppgradering. Du kan behålla Gemini-tolkningen och beräkningslogiken i “Run Sub-Workflow” exakt som den är, och sedan byta trigger så att frågan kommer från Slack i stället för ett överordnat arbetsflöde. Många team anpassar också sista steget “Format Table Output” så att svaret innehåller en kort sammanfattning i klartext plus tabellen. Om du vill ha strikt formatering kan du strama upp parsern för strukturerad output så att Gemini tvingas returnera endast godkända aggregeringstyper och grupperingsfält.
Oftast beror det på att OAuth-åtkomst har löpt ut eller återkallats. Anslut Google Sheets OAuth2-inloggningen igen i n8n och bekräfta sedan att Google-kontot fortfarande kan öppna arket i webbläsaren. Om arbetsflödet pekade på ett kopierat ark, kontrollera att Sheet-ID och fliknamn fortfarande matchar vad noden “Retrieve Sheet Records” förväntar sig.
Många, eftersom den inte försöker trycka in hela kalkylarket i AI-prompten.
Ofta, ja, om du bryr dig om repeterbar matematik och mer komplex routing. Det här arbetsflödet använder en Switch plus flera summerare och slår sedan ihop resultaten, vilket är den typ av förgrening som blir klumpig (och dyr) i enklare verktyg. n8n ger dig också möjligheten att self-hosta, så du betalar inte per task när teamet börjar ställa fler frågor. Zapier eller Make kan fungera för ett enkelt “fråga → svar”-flöde, men de är inte lika smidiga när du vill ha strukturerad tolkning, flera aggregeringstyper och ett sub-arbetsflöde som är byggt för att hålla nere token-användningen. Om du vill ha en second opinion, prata med en automationsexpert.
När detta väl är igång slutar kalkylfrågor att bli kalkylarbete. Arbetsflödet tar hand om den repetitiva matematiken så att du kan fokusera på beslut, inte pivots.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.