Din dag börjar på tre ställen. Gmail, Google Kalender och den Slack-kanal som teamet använder för att samordna sig. Problemet är att du fortfarande måste pussla ihop allt manuellt, och du brukar inse vad du missade först när det redan spelar roll.
Den här automatiseringen för Slack morning brief slår hårt mot marknadschefer, men byråägare och operations-/ops-ansvariga känner av den också. Du kommer in och vet direkt vilka e-posttrådar som behöver uppmärksamhet och vilka möten som faktiskt händer i dag.
Den här guiden går igenom vad arbetsflödet gör, vad du behöver koppla in och hur du kan anpassa det så att det passar teamet – utan att tvinga fram nya vanor.
Så här fungerar automatiseringen
Här är hela arbetsflödet som du kommer att sätta upp:
n8n Workflow Template: Gmail + Google Kalender till Slack, morgonbrief
flowchart LR
subgraph sg0["AI Agent Flow"]
direction LR
n0@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Cron", pos: "b", h: 48 }
n1@{ icon: "mdi:brain", form: "rounded", label: "Google Gemini Chat Model", pos: "b", h: 48 }
n2@{ icon: "mdi:robot", form: "rounded", label: "AI Agent", pos: "b", h: 48 }
n3@{ icon: "mdi:location-exit", form: "rounded", label: "Get many events in Google Ca..", pos: "b", h: 48 }
n4@{ icon: "mdi:robot", form: "rounded", label: "AI Agent1", pos: "b", h: 48 }
n5@{ icon: "mdi:message-outline", form: "rounded", label: "Get weekly unread emails", pos: "b", h: 48 }
n6@{ icon: "mdi:database", form: "rounded", label: "Get Names, emails and subject", pos: "b", h: 48 }
n7["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/code.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Restructure the data from sp.."]
n8["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/code.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Filter the emails"]
n9["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/code.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Restructure the code from th.."]
n10["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/code.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Restructure the code from AI.."]
n11["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/merge.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Append mails and events "]
n12["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/slack.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Send a message"]
n13["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/code.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Restructure the code into sl.."]
n0 --> n5
n0 --> n2
n2 --> n10
n4 --> n9
n8 --> n4
n11 --> n13
n5 --> n6
n1 -.-> n2
n1 -.-> n4
n6 --> n7
n3 -.-> n2
n10 --> n11
n13 --> n12
n9 --> n11
n7 --> n8
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n2,n4 ai
class n1 aiModel
class n6 database
class n7,n8,n9,n10,n13 code
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n7,n8,n9,n10,n11,n12,n13 customIcon
Varför det här spelar roll: din ”morgonskanning” är en fälla
Rutinen med en ”snabbkoll” låter oskyldig: skumma olästa mejl, kasta ett öga på dagens kalender och sedan börja jobba. Men den stjäl fokus i det tysta. Du hoppar mellan flikar, öppnar en tråd, glömmer varför du öppnade den och missar mötet som låg begravt under tre inbjudningar. Än värre: den är inkonsekvent. Vissa morgnar är du noggrann. Andra morgnar reagerar du på ping från kollegor som såg något du inte såg. Den ryckigheten skapar misstag, långsamma svar och en dag som känns efter redan innan den har börjat.
Det bygger snabbt upp. Här brukar det oftast fallera.
- Du läser fel mejl först eftersom inkorgens ordning inte är samma som prioriteringsordning.
- Kalendern ändras över natten, så gårdagens plan är redan inaktuell.
- Viktiga avsändare drunknar i brus, särskilt när du kopieras på allt.
- Även om du ”kollar” delar du ändå inte kontext med teamet, så folk duplicerar arbete.
Vad du bygger: en daglig Slack-briefing från Gmail + Kalender
Det här arbetsflödet körs automatiskt på ett morgonschema och postar en tydlig briefing till Slack. Först hämtar det olästa Gmail-meddelanden från de senaste 7 dagarna och jämför dem sedan mot en filterlista som du underhåller i Google Sheets (namn, e-postadresser och ämnesnyckelord). Bara de mejl du bryr dig om kommer med. Parallellt hämtar det dagens Google Kalender-händelser och sammanfattar vad som är på gång. Till sist gör en AI-agent (Gemini i det här arbetsflödet) om båda högarna av rådata till korta punktlistor, slår ihop dem, formaterar meddelandet och postar det i den Slack-kanal du väljer. Du startar dagen med överblick i stället för att leta runt.
Arbetsflödet börjar med en schemalagd Cron-trigger. Därifrån sammanfattas Gmail och Google Kalender var för sig och kombineras sedan till ett Slack-färdigt payload. Slutresultatet är ett enda meddelande som teamet kan skumma på under en minut.
Det här bygger du
| Vad som automatiseras | Vad du uppnår |
|---|---|
|
|
Förväntade resultat
Säg att du startar varje dag med att skanna Gmail (cirka 20 minuter) och kalendern (ytterligare 10 minuter), och sedan klistrar du in höjdpunkter i Slack (5 minuter till). Det är ungefär 35 minuter per vardag. Med det här arbetsflödet lägger du kanske 5 minuter på att underhålla din Google Sheets-filterlista vid behov, och den dagliga ”skanningen” blir ett Slack-meddelande som levereras automatiskt. På en normal vecka är det nästan 3 timmar tillbaka – plus färre tappade trådar.
Innan du börjar
- n8n-instans (prova n8n Cloud gratis)
- Alternativ för egen hosting om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Gmail för att hämta olästa mejl från inkorgen.
- Google Kalender för att hämta dagens schemalagda händelser.
- Google Sheets för att lagra filterlistan.
- Slack för att leverera morgonbriefen till en kanal.
- Gemini AI-inloggningsuppgifter (hämta från Google AI Studio / ditt Gemini-leverantörskonto).
Svårighetsnivå: Nybörjare. Du kopplar konton, väljer en Slack-kanal och redigerar ett Google Sheet.
Vill du att någon bygger detta åt dig? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Steg för steg
En schemalagd morgontrigger startar allt. Cron-noden kör på din valda tid (t.ex. 08:30 på vardagar), så ingen behöver komma ihåg att ”köra rapporten”.
Inkorgen samlas in och kapas ner till det som är viktigt. Arbetsflödet hämtar olästa Gmail-meddelanden från de senaste 7 dagarna, hämtar din filterlista från Google Sheets, normaliserar sheet-data och tillämpar reglerna så att du inte sammanfattar skräp.
Dagens möten sammanfattas separat. Google Kalender-händelser för innevarande dag hämtas och formateras till läsbara block, och sedan gör en AI-agent om det till en snabb översikt du kan skumma.
Allt slås ihop och postas till Slack. E-postsammanfattning + kalendersammanfattning kombineras, ett Slack-payload byggs och ett enda meddelande landar i den kanal som teamet redan bevakar.
Du kan enkelt ändra filterlogiken så att den matchar ditt arbetssätt (prioriterade kunder, specifika interna trådar eller vissa ämnesmönster). Se hela implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementation
Steg 1: Konfigurera den schemalagda morgontriggern
Ställ in schemat som startar arbetsflödet varje morgon och notera den parallella grenkörningen.
- Lägg till och öppna Scheduled Morning Trigger.
- Ställ in Trigger Times så att den körs
08:00(timme8). - Bekräfta körvägen: Scheduled Morning Trigger skickar utdata till både Retrieve Unread Emails och Calendar Summary Agent parallellt.
Steg 2: Anslut Gmail och Google Sheets
Konfigurera hämtning av e-post och ladda filterlistan från Google Sheets för att styra vilka e-postmeddelanden som sammanfattas.
- Öppna Retrieve Unread Emails och ställ in Operation till
getAll, Limit till100och Simple tillfalse. - I Filters ställer ni in Label IDs till
INBOX, Read Status tillunreadoch Received After till{{ $today.minus({ days: 7 }).toISODate() }}. - Öppna Pull Filter List och välj kalkylblad genom att sätta Document ID till
=och välja ett Sheet Name. - Granska Normalize Sheet Data för att bekräfta att den slår ihop kolumner till
emails,nameochsubjects.
Steg 3: Sätt upp kalendersammanfattning med AI
Konfigurera spåret för AI-kalendersammanfattning som använder Gemini och kalenderverktyget.
- Öppna Gemini Chat Engine och anslut den som språkmodell för både Calendar Summary Agent och Email Summary Agent.
- I Calendar Summary Agent behåller ni Prompt Type som
defineoch säkerställer att sammanfattningsinstruktionerna matchar nuvarande fältet Text. - Konfigurera Fetch Calendar Events med Operation satt till
getAll, Time Min till{{ $today.toISO() }}och Time Max till{{ $today.plus({days: 1}).toISO() }}. - Verifiera att Calendar Summary Agent ger utdata till Format Calendar Blocks.
Steg 4: Filtrera och sammanfatta e-post med AI
Använd filterlistan för att välja e-post, sammanfatta dem med AI och formatera för Slack-block.
- I Apply Email Filter behåller ni JavaScript-logiken som filtrerar på blockerade
emails,subjectsochnamefrån Normalize Sheet Data och refererar till Retrieve Unread Emails. - Öppna Email Summary Agent och bekräfta att Text-prompten genererar JSON-sammanfattningar med
{{ $json.text }},{{ $json.from.value[0].name }}och{{ $json.subject }}. - Granska Format Email Blocks för att säkerställa att den tolkar JSON och bygger Slack-
blocks.
Steg 5: Sätt ihop och skicka Slack-sammanställningen
Slå ihop e-post- och kalendersammanfattningarna, bygg den slutliga Slack-payloaden och posta meddelandet.
- Bekräfta att Format Email Blocks och Format Calendar Blocks båda matar in till Combine Summaries parallellt.
- Öppna Assemble Slack Payload och verifiera att den plattar ut alla inkommande
blockstill en enda array. - I Post Slack Message ställer ni in Message Type till
block, väljer Channel och sätter Blocks UI till{{ '{ "blocks": ' + JSON.stringify($json.blocks) + ' }' }}.
Steg 6: Testa och aktivera ert arbetsflöde
Validera arbetsflödet med en manuell körning och aktivera sedan schemat för användning i produktion.
- Klicka på Execute Workflow för att köra flödet manuellt från Scheduled Morning Trigger.
- Verifiera att Post Slack Message skickar ett meddelande som innehåller både e-post- och kalender-Slack-block.
- Om resultatet är korrekt, växla arbetsflödet till Active för att köra dagligen
08:00.
Felsökningstips
- Google-inloggningar (Gmail, Google Kalender och Google Sheets) kan löpa ut eller kräva specifika behörigheter. Om det slutar fungera, kolla n8n-sektionen Credentials och autentisera Google-kontot igen först.
- Om du använder AI-sammanfattning med externa modeller varierar processingtiderna. Höj eventuella wait/timeout-inställningar (eller förenkla prompten) om efterföljande noder fallerar eftersom sammanfattningen kom tillbaka tom.
- Slack-inlägg kan misslyckas utan tydlig feltext när kanal-ID:t är fel eller när boten inte är inbjuden. Dubbelkolla kanal-ID i Slack-noden och bekräfta att appen har rätt att posta i den kanalen.
Snabba svar
Cirka 30 minuter om dina Google- och Slack-konton är redo.
Nej. Du kopplar inloggningsuppgifter och redigerar en filterlista i Google Sheets. De inbyggda kodstegen ingår redan i arbetsflödet.
Ja. n8n har ett gratis alternativ för egen hosting och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volym. Du behöver också räkna in användning av Gemini-/OpenAI-liknande modeller, vilket vanligtvis landar på några cent per dag vid normala volymer.
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att komma igång) eller egen hosting på en VPS. För egen hosting är Hostinger VPS prisvärd och hanterar n8n bra. Egen hosting ger obegränsade körningar men kräver grundläggande serveradministration.
Ja, och det bör du. De flesta anpassar Google Sheets-filterkolumnerna (Namn, E-post, Ämne) och justerar logiken i ”Apply Email Filter” så att den matchar hur inkorgen är uppbyggd. Du kan också justera prompten till AI-agenten så att sammanfattningen kommer i det format du föredrar, som ”Topp 5 trådar” plus ”Möten som kräver förberedelse”. Om du vill skicka briefen till en annan plats kan du byta ut Slack-noden mot e-post eller Telegram och behålla samma sammanfattningar.
Oftast är boten inte inbjuden till kanalen, eller så är kanal-ID:t i noden ”Post Slack Message” fel. Återanslut Slack-inloggningen i n8n och bekräfta sedan att appen har behörighet att posta där du skickar briefen. Om det fungerar i en kanal men inte i en annan är det nästan alltid ett åtkomstproblem i kanalen.
En normal inkorgsvolym är inga problem, men om du försöker sammanfatta hundratals mejl på en gång vill du ha striktare filter och kortare promptar.
För det här användningsfallet är n8n ofta bättre eftersom arbetsflödet har förgreningar, filtrering och formatering som blir klumpig (och dyr) i enklare verktyg. Du kan ha allt på ett ställe: hämta från Gmail, läsa Google Sheets, sammanfatta med en AI-agent och sedan formatera ett Slack-färdigt payload. Egen hosting spelar också roll om du vill ha obegränsade körningar utan att oroa dig för task-kvoter. Zapier eller Make kan fortfarande fungera om du bara behöver ”kalenderhändelser → Slack-meddelande” utan filtrering och sammanfattning. Prata med en automationsexpert om du vill ha hjälp att välja.
När det väl är live börjar dagen med ett meddelande och en tydlig plan. Arbetsflödet sköter skanningen så att du kan komma igång med det riktiga jobbet snabbare.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.