Influencer-outreach blir snabbt rörigt. Du hittar kreatörer på ett ställe, mejlar dem någon annanstans och försöker sedan minnas vem som svarade, vem som försvann och vem du lovade att följa upp med.
Tillväxtmarknadsförare märker det när kampanjer stannar av. Byråägare märker det när kunduppdateringar blir till “jag ska bara kolla inkorgen”. Och grundare sitter med samma copy-paste-jobb klockan 23. Den här automatiseringen för Gmail-outreach-spårning gör hela loopen till en rälsbunden process.
Du får se hur arbetsflödet hittar kreatörer över flera plattformar, kvalificerar dem, skickar en personaliserad Gmail-sekvens (inklusive uppföljningar) och sedan loggar varje kontaktpunkt i Google Sheets så att du faktiskt kan driva outreach som ett system.
Så här fungerar automatiseringen
Hela n8n-flödet, från trigger till slutresultat:
n8n Workflow Template: Gmail + Google Sheets: influencer-outreach spårad
flowchart LR
subgraph sg0["Flow 1"]
direction LR
n0["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/webhook.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Campaign Brief Webhook"]
n1@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Campaign Settings", pos: "b", h: 48 }
n2["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/httprequest.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Search Instagram Influencers"]
n3["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/httprequest.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Search TikTok Influencers"]
n4["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/httprequest.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Search YouTube Influencers"]
n5["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/code.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Score & Qualify Influencers"]
n6@{ icon: "mdi:swap-horizontal", form: "rounded", label: "Filter Top Influencers", pos: "b", h: 48 }
n7["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/code.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Generate Outreach Content"]
n8["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/code.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Extract Contact Info"]
n9@{ icon: "mdi:message-outline", form: "rounded", label: "Send Outreach Email", pos: "b", h: 48 }
n10@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Wait 3 Days", pos: "b", h: 48 }
n11@{ icon: "mdi:message-outline", form: "rounded", label: "Send Follow-up Email", pos: "b", h: 48 }
n12@{ icon: "mdi:database", form: "rounded", label: "Track Campaign Progress", pos: "b", h: 48 }
n10 --> n11
n1 --> n2
n1 --> n3
n1 --> n4
n9 --> n10
n8 --> n9
n8 --> n12
n0 --> n1
n6 --> n7
n7 --> n8
n3 --> n5
n4 --> n5
n5 --> n6
n2 --> n5
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n6 decision
class n12 database
class n0,n2,n3,n4 api
class n5,n7,n8 code
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n0,n2,n3,n4,n5,n7,n8 customIcon
Problemet: influencer-outreach faller på uppföljningen
Att hitta influencers är bara första hindret. Det verkliga läckaget sker efter att du skickat första mejlet. Svar hamnar i olika inkorgar, uppföljningar “i morgon” blir aldrig av och du tappar tråden kring pris, leverans och deadlines. Under tiden är ditt kalkylblad föråldrat så fort du öppnar det, eftersom uppdateringen hänger på att någon kommer ihåg att göra den. Så blir en enkel outreach-plan till en halvt fungerande process som i det tysta dränerar timmar varje vecka och kostar dig samarbeten du borde ha landat.
Friktionen bygger på sig. Så här faller det isär i verkligheten.
- Du lägger cirka 10 minuter per kreatör bara på att hoppa mellan plattformsprofiler, anteckningar och mejlutkast.
- Manuell kvalificering är inkonsekvent, så du pitchar personer som inte matchar målgruppen och undrar varför svarsfrekvensen är låg.
- Uppföljningar bygger på minnet, och minnet är ett uselt CRM.
- Rapporteringen blir ett lapptäcke, eftersom “vem kontaktade vi och när?” ligger i någons inkorgshistorik.
Lösningen: discovery → kvalificering → Gmail-outreach → loggning i sheet
Det här arbetsflödet automatiserar hela outreach-loopen så att du kan köra influencer-kampanjer utan att behöva vaka över dem. Det startar när en ny kampanjförfrågan kommer in via en webhook, och sätter sedan dina kampanjparametrar (målgrupp, nisch, budgetindikationer och vad du marknadsför). Därefter hämtar det kreatörskandidater från flera plattformar (Instagram, TikTok och YouTube) via API-anrop och poängsätter dem utifrån matchning och kvalitet. Bara de med höga poäng går vidare. Sedan genererar flödet ett personaliserat outreach-mejl, tar fram kontaktuppgifter, skickar första Gmail-mejlet, väntar tre dagar och skickar automatiskt en uppföljning. Varje kontaktad kreatör (och tidpunkten för varje kontaktpunkt) loggas i Google Sheets så att spårningen håller sig felfri utan att någon behöver “uppdatera arket senare”.
Arbetsflödet startar med en trigger för kampanjintag. Därefter samlar det in kreatörer över tre kanaler, kvalificerar dem och genererar outreach-text som matchar ditt erbjudande. Till sist skickar Gmail sekvensen och Google Sheets blir din enda sanningskälla.
Det här får du: automatisering vs. resultat
| Det här automatiserar arbetsflödet | Resultat du får |
|---|---|
|
|
Exempel: så här ser det ut
Säg att du kör en kampanj i veckan och kontaktar 40 kreatörer. Manuellt tar det ofta 10 minuter att kolla en profil, skriva ett vettigt mejl, skicka det och sedan logga det, vilket är ungefär 6 timmar. Med det här arbetsflödet triggar du kampanjen en gång (cirka 10 minuter för att sätta kriterier), och låter sedan flödet jobba medan det hämtar kandidater, poängsätter dem, skickar mejl och loggar allt. Du granskar fortfarande svaren, men adminjobbet sjunker till ungefär en timme totalt.
Det här behöver du
- n8n-instans (testa n8n Cloud gratis)
- Alternativ för self-hosting om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Gmail för att skicka outreach och uppföljningar.
- Google Sheets för att logga kontaktpunkter och status.
- API-åtkomst till sociala plattformar (hämta detta i dina utvecklarinställningar för Instagram/TikTok/YouTube)
Svårighetsnivå: Medel. Du kopplar konton och klistrar in API-uppgifter, samt finjusterar poängsättning och mejltext lätt.
Vill du inte sätta upp detta själv? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Så fungerar det
En kampanjförfrågan triggar arbetsflödet. En webhook tar emot kampanjhaken, så du kan starta körningar från ett formulär, ett verktyg du redan använder eller till och med en enkel intern knapp.
Dina kampanjparametrar låses. n8n sätter kärndetaljerna (målnisch, målgruppssignaler och grundläggande erbjudandekontext), vilket håller discovery och outreach konsekvent genom hela körningen.
Kreatörsdiscovery sker över tre plattformar. HTTP-anrop hämtar kandidater från Instagram, TikTok och YouTube, och sedan poängsätter arbetsflödet dem och filtrerar bort profiler med låg matchning innan du ens mejlar någon.
Gmail skickar sekvensen och Sheets spårar sanningen. Arbetsflödet skriver personaliserad outreach, skickar första mejlet, väntar tre dagar, skickar en uppföljning och loggar sedan kontaktposten i Google Sheets så att du kan sortera på status, plattform, poäng eller datum för senaste kontakt.
Du kan enkelt ändra kvalificeringsreglerna så att de matchar ditt varumärke och justera uppföljningstiming baserat på din typiska svarstid. Se hela implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementering
Steg 1: konfigurera webhook-triggern
Konfigurera den inkommande förfrågan som startar arbetsflödet och skickar kampanjdetaljer in i pipelinen.
- Lägg till och öppna Incoming Campaign Hook.
- Ställ in HTTP Method på
POST. - Ställ in Path på
campaign-brief. - Klicka på Test URL för att generera test-endpointen för initial validering av payload.
campaign_name, budget och target_audience så att uttryck längre ned i flödet tolkas korrekt.Steg 2: anslut API:er för sociala plattformar
Konfigurera kampanjinställningarna och anslut till varje API för creator-sökning. Configure Campaign Parameters skickar utdata till Lookup Instagram Creators, Find TikTok Creators och Retrieve YouTube Channels parallellt.
- Öppna Configure Campaign Parameters och ställ in de numeriska värdena: totalBudget till
{{ $json.budget }}, minFollowers till10000, maxFollowers till500000och minEngagementRate till3. - Ställ in strängvärdena i Configure Campaign Parameters: campaignName till
{{ $json.campaign_name }}, targetAudience till{{ $json.target_audience }}och brandEmail till[YOUR_EMAIL]. - Öppna Lookup Instagram Creators och bekräfta att URL är
https://api.instagram.com/v1/users/searchmed MethodGET, och att query string q är satt till{{ $json.targetAudience }}och count till50. - Öppna Find TikTok Creators och bekräfta att URL är
https://api.tiktok.com/v1/users/searchmed MethodGET, och att query string keyword är satt till{{ $json.targetAudience }}och limit till50. - Öppna Retrieve YouTube Channels och bekräfta att URL är
https://api.youtube.com/v3/searchmed MethodGET, och att query string q är satt till{{ $json.targetAudience }}, type tillchanneloch maxResults till50.
Steg 3: sätt upp poängsättning och filtrering av creators
Slå ihop, poängsätt och filtrera creator-listorna innan ni skriver personaliserat outreach-innehåll.
- Öppna Score and Qualify Creators och låt den medföljande JavaScript-logiken för poängsättning i Code vara oförändrad, om ni inte vill ändra vikter eller tröskelvärden.
- Öppna Filter High Scorers och ställ in villkoret till Number Greater Than or Equal med Left Value
{{ $json.score }}och Right Value70. - Bekräfta sekvensen: Lookup Instagram Creators, Find TikTok Creators och Retrieve YouTube Channels matar in i Score and Qualify Creators, som sedan går vidare till Filter High Scorers.
.slice(0, 20) i Score and Qualify Creators.Steg 4: konfigurera outreach och loggning
Skapa personaliserade mejl, härled kontaktuppgifter, skicka outreach, logga aktivitet och schemalägg uppföljningar. Derive Contact Details skickar utdata till både Dispatch Initial Email och Log Campaign Tracking parallellt.
- Öppna Compose Outreach Copy och behåll JavaScript-mallen som sätter outreach_subject, deliverables och kampanjdatum.
- Öppna Derive Contact Details och behåll koden för e-postextraktion och generering av reservmejl.
- Öppna Dispatch Initial Email och ställ in To till
{{ $json.email }}och Subject till{{ $json.outreach_subject }}. Säkerställ att Options → Content Type ärhtml. - Öppna Delay Three Days och ställ in Unit till
daysoch Amount till3. - Öppna Send Follow-up Note och ställ in To till
{{ $json.email }}med SubjectFollowing up on our collaboration opportunity. Säkerställ att Options → Content Type ärhtml. - Öppna Log Campaign Tracking och ställ in Document ID till
[YOUR_ID], Sheet Name tillInfluencer Outreach Tracking, och lägg till radvärden inklusive{{ $json.campaign_id }},{{ $json.username }}och{{ $json.proposal_sent_at }}.
Steg 5: testa och aktivera ert arbetsflöde
Validera arbetsflödet end-to-end med en test-payload och aktivera det sedan för produktion.
- Använd Incoming Campaign Hooks Test URL för att skicka en exempel-JSON body som innehåller
campaign_name,budgetochtarget_audience. - Kör arbetsflödet manuellt och verifiera att Configure Campaign Parameters skickar ut förväntade värden och att API-noderna returnerar data.
- Bekräfta att Dispatch Initial Email skickar ett HTML-mejl och att Log Campaign Tracking lägger till en rad i arket.
- Vänta eller simulera fördröjningen för att säkerställa att Delay Three Days triggar Send Follow-up Note.
- Växla arbetsflödet till Active för att aktivera hantering av livekampanjer.
{{ $json.email }} innehåller en giltig adress från Derive Contact Details.Vanliga fallgropar
- Gmail-inloggningsuppgifter kan löpa ut eller kräva specifika behörigheter. Om något slutar fungera, kontrollera panelen Credentials i n8n och bekräfta att Gmail-scope fortfarande är godkänt.
- Om du använder Wait-noder eller extern rendering varierar processtiderna. Öka väntetiden om efterföljande noder fallerar på tomma svar.
- Standardprompter i AI-noder är generiska. Lägg in din varumärkesröst tidigt, annars kommer du redigera utdata i all evighet.
Vanliga frågor
Cirka en timme om din Gmail- och API-åtkomst är redo.
Nej. Du kommer mestadels koppla konton och redigera textfält. Om du vill ha egna poängsättningsregler kan en teknisk kollega hjälpa till, men det är valfritt.
Ja. n8n har ett gratis self-hosted-alternativ och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer startar på 20 USD/månad för högre volym. Du behöver också ta höjd för kostnader för plattforms-API eller influencer-data om din leverantör tar betalt per sökning.
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att komma igång) eller self-hosting på en VPS. För self-hosting är Hostinger VPS prisvärd och klarar n8n bra. Self-hosting ger dig obegränsade körningar men kräver grundläggande serverhantering.
Ja, och det bör du. De flesta team byter kampanjparametrarna i “Konfigurera kampanjparametrar”, justerar poängsättningslogiken i “Poängsätt och kvalificera kreatörer” och ändrar uppföljningstimingen i “Vänta tre dagar”. Vanliga varianter är produktlanseringar med striktare målgruppsöverensstämmelse, säsongspromos med fasta leverabler och UGC-kampanjer där du prioriterar kreatörer med starkt sentiment i kommentarerna.
Oftast handlar det om att Googles auktorisering har löpt ut eller att kontots lösenord har ändrats. Återanslut Gmail-credential i n8n och skicka sedan ett testmejl för att bekräfta. Om det bara fallerar vid massutskick kan du slå i Gmails sändningsgränser, så sakta ned körningen eller skicka från en dedikerad outreach-inkorg.
Om du self-hostar finns ingen körningsgräns (det beror på din server), men Gmails sändningsgränser och API:ernas rate limits blir ditt verkliga tak. På n8n Cloud stödjer Starter-planen några tusen körningar per månad, och högre planer klarar mer volym. I praktiken kör de flesta team detta i batchar om 20–100 kreatörer per kampanj så att leveransbarheten håller sig bra och uppföljningar inte ser spamiga ut.
Ofta, ja. Det här arbetsflödet har discovery från flera källor, poängsättning, filtrering och fördröjda uppföljningar, och den kombinationen kan bli dyr eller klumpig i Zapier och Make när du lägger till grenar och loopar. n8n är också enklare att self-hosta, vilket spelar roll när du kör outreach varje vecka och inte vill räkna tasks. Nackdelen är att n8n ger dig mer kontroll, så uppsättningen kräver lite mer noggrannhet. Om du är osäker, prata med en automationsexpert och få en rak rekommendation.
När detta väl rullar slutar outreach vara en brandkårsutryckning och blir ett repeterbart arbetsflöde. Grovjobbet försvinner, och ditt Google Sheet matchar äntligen verkligheten.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.