Dina Gmail-etiketter börjar snyggt och prydligt. Sedan kommer verkligheten. Några undantag, några “jag fixar det senare”-ögonblick, och plötsligt har du mejl som ligger i fel etikett och ingen litar på det de ser.
Marketing ops-team känner av det när kampanjsvar hamnar i fel hög. Grundare märker det när viktiga trådar begravs. Och om du kör en liten supportkö vet du redan hur snabbt det här blir ett dagligt städjobb. Den här Gmail label tracking-automationen flyttar mejl mellan etiketter i bulk och lämnar ett tydligt spår i Google Sheets.
Nedan ser du hur workflowet körs i n8n, vad det åtgärdar och vad du behöver för att anpassa det till ditt eget etikettsystem.
Så här fungerar automationen
Hela n8n-workflowet, från trigger till slutresultat:
n8n Workflow Template: Gmail + Google Sheets: strukturerad label-spårning
flowchart LR
subgraph sg0["Manual Launch Flow"]
direction LR
n0@{ icon: "mdi:play-circle", form: "rounded", label: "Manual Launch Trigger", pos: "b", h: 48 }
n1@{ icon: "mdi:message-outline", form: "rounded", label: "Retrieve Gmail Messages", pos: "b", h: 48 }
n2@{ icon: "mdi:message-outline", form: "rounded", label: "Remove Gmail Label", pos: "b", h: 48 }
n3@{ icon: "mdi:message-outline", form: "rounded", label: "Append New Gmail Label", pos: "b", h: 48 }
n1 --> n2
n2 --> n3
n0 --> n1
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n0 trigger
Problemet: Gmail-etiketter glider (och förtroendet försvinner)
Etikettsystem havererar tyst. Någon lägger på etiketten “Prospects” men glömmer att ta bort “Newsletter”. En kollega flyttar en tråd till “In Progress” men den syns fortfarande i “New”. Sedan bygger ni vanor kring en vy som inte längre stämmer, vilket ärligt talat är värre än att inte ha etiketter alls. Resultatet blir konstant dubbelkoll: söka två gånger, kolla “All Mail”, och fråga i chatten om någon “äger” en tråd. På en vecka blir det timmar av kontextbyten och en handfull missade uppföljningar.
Det går fort. Här brukar det oftast fallera.
- Manuell ommärkning går långsamt, särskilt när du städar upp dussintals trådar samtidigt.
- Folk gör “snabbfixar” som inte följer samma regler, så etiketter slutar betyda samma sak i teamet.
- Utan en ändringslogg kan du inte granska vad som flyttats, när det flyttades eller varför det flyttades.
- Filter hjälper, men de hanterar inte engångsstädningar eller bulk-korrigeringar efter en processförändring.
Lösningen: flytta mejl mellan etiketter i bulk (och spåra det)
Det här n8n-workflowet ger dig en repeterbar “städa etiketter”-knapp. Du triggar det manuellt när du är redo, det hämtar en uppsättning Gmail-meddelanden som matchar dina kriterier, sedan tar det bort en etikett du inte längre vill ha på de meddelandena och lägger till den nya etikett du vill använda. Det är kärnan. Den praktiska vinsten är konsekvens: samma åtgärd, på samma sätt, varje gång. När du kombinerar det med ett enkelt loggsteg (Google Sheets) får du dessutom delad insyn så att du kan svara på “vad ändrades?” utan att gräva i Gmail-historiken.
Workflowet startar med en manuell start i n8n. Därefter hämtar Gmail de meddelanden du tänker städa upp (till exempel allt i en etikett du ska fasa ut). Sedan tar Gmail bort den gamla etiketten och lägger till den nya, så att varje mejl hamnar på exakt ett ställe.
Det här får du: automation vs. resultat
| Det här automatiserar workflowet | Resultat du får |
|---|---|
|
|
Exempel: så här ser det ut
Säg att du ska städa upp 80 mejl som är taggade “Leads” men som nu ska vara “Leads/Qualified”. Manuellt, även om du är snabb och tar cirka 20 sekunder per tråd för att öppna, byta etikett och gå vidare, landar du på ungefär 25 minuter – och det är om du inte blir avbruten. Med det här workflowet triggar du körningen (cirka en minut), låter n8n hämta matchande meddelanden, och sedan uppdateras etiketterna automatiskt medan du fortsätter jobba. Du får tillbaka tiden och städningen sker likadant varje körning.
Det här behöver du
- n8n-instans (prova n8n Cloud gratis)
- Alternativ för egen hosting om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Gmail för att läsa meddelanden och ändra etiketter
- Google Sheets för att logga vad som ändrades för teamet
- Google OAuth-uppgifter (skapa i Google Cloud Console)
Svårighetsgrad: Nybörjare. Du kopplar Gmail, väljer etikettnamnen och bekräftar den meddelandesökning du vill köra på.
Vill du inte sätta upp detta själv? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Så här fungerar det
Du triggar en städkörning. Workflowet använder en manuell start, så du bestämmer när det är säkert att märka om i bulk (till exempel efter att en kampanj är slut eller efter att du byter namn på en etikett).
Gmail hämtar de meddelanden du riktar in dig på. n8n hämtar Gmail-meddelanden baserat på din valda sökning eller etikettvillkor, så du slipper gissa vilka trådar som påverkas.
Etiketterna korrigeras i rätt ordning. Först tar workflowet bort den gamla etiketten, sedan lägger det till den nya. Den ordningen förhindrar att mejl tillfälligt ligger på två ställen och förvirrar den som följer etikettvyn.
Resultaten hamnar i ditt spårningsark. Lägg till ett append-steg i Google Sheets så att varje körning loggar vad som flyttades, när den kördes och vilka etiketter som var inblandade, vilket gör processen transparent.
Du kan enkelt justera Gmail-sökningen och paret “gammal etikett/ny etikett” så att det matchar hur ditt team jobbar. Se hela implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementering
Steg 1: Konfigurera den manuella triggern
Det här arbetsflödet startar med en manuell trigger så att ni kan testa etikettroutning vid behov.
- Lägg till noden Manual Launch Trigger i ert arbetsflöde (eller behåll den om den redan finns).
- Anslut Manual Launch Trigger till Retrieve Gmail Messages.
Steg 2: Anslut Gmail
Dessa noder läser meddelanden och hanterar etiketter i Gmail.
- Öppna Retrieve Gmail Messages och ställ in Resource på
messageoch Operation pågetAll. - I Retrieve Gmail Messages > Additional Fields ställer ni in Format på
fulloch Label IDs på[YOUR_ID]. - Credential Required: Anslut era gmailOAuth2-uppgifter i Retrieve Gmail Messages.
- Credential Required: Anslut era gmailOAuth2-uppgifter i Remove Gmail Label.
- Credential Required: Anslut era gmailOAuth2-uppgifter i Append New Gmail Label.
[YOUR_ID] med ett riktigt Gmail-etikett-ID; om ni använder en platshållare returneras inga meddelanden eller så misslyckas etikettuppdateringarna.Steg 3: Konfigurera åtgärderna för etikettroutning
Den här sekvensen tar bort en befintlig etikett och lägger sedan till en ny på samma meddelande.
- Öppna Remove Gmail Label och ställ in Resource på
messageLabeloch Operation påremove. - Ställ in Message ID på
={{$node["Retrieve Gmail Messages"].json["id"]}}. - Ställ in Label IDs på
[YOUR_ID]för etiketten ni vill ta bort. - Öppna Append New Gmail Label och ställ in Resource på
messageLabel. - Ställ in Message ID på
={{$node["Retrieve Gmail Messages"].json["id"]}}. - Ställ in Label IDs på
[YOUR_ID]för etiketten ni vill lägga till. - Säkerställ att exekveringsflödet är Retrieve Gmail Messages → Remove Gmail Label → Append New Gmail Label.
Steg 4: Testa och aktivera ert arbetsflöde
Verifiera etikettroutningen och aktivera sedan arbetsflödet för löpande användning.
- Klicka på Execute Workflow för att köra Manual Launch Trigger och bearbeta en batch meddelanden.
- Bekräfta att meddelanden med källetiketten tappar den i Remove Gmail Label och får den nya etiketten i Append New Gmail Label.
- Granska utdata från varje nod för att bekräfta att
id-värden flödar korrekt. - När ni är nöjda, växla arbetsflödet till Active för att använda det i produktion.
Vanliga fallgropar
- Gmail-uppgifter kan löpa ut eller tappa åtkomst efter ett lösenordsbyte. Om något slutar fungera, kontrollera först status för Gmail-anslutningen i n8n under Credentials.
- Om du använder Wait-noder eller extern rendering varierar processtiderna. Öka väntetiden om efterföljande noder fallerar på tomma svar.
- Etikettnamn måste matcha exakt, inklusive versaler/gemener. Om “Append New Gmail Label” inte gör något (utan fel), bekräfta att etiketten finns i Gmail och att workflowet använder exakt samma namn.
Vanliga frågor
Cirka 20 minuter när din Gmail-anslutning är klar.
Nej. Du kopplar Gmail i n8n och anger etikettnamnen du vill ta bort och lägga till.
Ja. n8n har ett gratis alternativ för egen hosting och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volym. Du kan också ha kostnader för Google Workspace om du använder ett betalt Gmail-konto för team.
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att komma igång) eller egen hosting på en VPS. För egen hosting är Hostinger VPS prisvärd och kör n8n bra. Egen hosting ger dig obegränsat antal körningar men kräver grundläggande serverhantering.
Ja, men då vill du duplicera åtgärderna “Remove Gmail Label” och “Append New Gmail Label” för varje par, eller styra etikettnamnen från ett Google Sheet. Vanliga anpassningar är att mappa “gammal etikett → ny etikett” från en tabell, köra separata städningar för olika team och lägga till en notis i Mattermost eller Telegram efter varje körning.
Oftast är det utgången OAuth-åtkomst eller att fel Google-konto är anslutet. Anslut Gmail igen i n8n och kör sedan en liten testbatch för att bekräfta att meddelanden kan hämtas och att etiketter kan ändras. Om det bara fallerar vid större körningar kan du slå i Gmail API-gränser, så minska batchstorleken eller glesa ut körningarna.
I praktiken funkar hundratals per körning bra för de flesta inkorgar, men väldigt stora städningar bör delas upp i mindre batchar för att undvika Gmail rate limits.
Det beror på vad du ska göra. För bulk-korrigering av etiketter är n8n ofta enklare att styra eftersom du kan hämta en uppsättning meddelanden, lägga på villkorslogik och sedan utföra flera Gmail-åtgärder i sekvens utan att det blir en skör kedja av separata zaps eller scenarios. Du har också möjlighet att köra egen hosting, vilket spelar roll om du behöver städa ofta. Zapier och Make är utmärkta för snabba, enkla triggers, men bulk-operationer kan bli dyra och svårare att granska. Om du tvekar, prata med en automationsexpert så tar vi fram den billigaste, minst irriterande vägen.
När etiketterna är städade känns hela inkorgen lättare. Sätt upp det här en gång, kör det när det glider, och sluta behandla “etikettunderhåll” som ett veckovis måste.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.