Du lanserar ett RSVP-formulär, anmälningarna rullar in – och sedan börjar röran. Stavfel, engångsmejlar, fejkade namn och den där personen som svär att de anmälde sig men ”aldrig fick mejlet”.
Eventmarknadsförare känner av det först. Community managers får göra uppföljningarna. Och om du jobbar i ett litet team landar problemet med RSVP-e-postautomatisering på dig också, för ingen annan har tid. Det här flödet verifierar varje e-postadress, skickar rätt meddelande och skapar en korrekt formaterad badge utan att du behöver röra ett kalkylark.
Du sätter upp ett n8n-flöde som validerar varje RSVP med VerifiEmail, skapar en varumärkesanpassad badge-bild, mejlar den via Gmail och loggar både lyckade och misslyckade försök i Google Sheets.
Så fungerar automatiseringen
Här är det kompletta flödet du kommer att sätta upp:
n8n Workflow Template: Gmail + Google Sheets: verifierade OSA, rensade badges
flowchart LR
subgraph sg0["Flow 1"]
direction LR
n0@{ icon: "mdi:swap-horizontal", form: "rounded", label: "IF Email Valid?", pos: "b", h: 48 }
n1@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Prepare Badge Data", pos: "b", h: 48 }
n2@{ icon: "mdi:message-outline", form: "rounded", label: "Send Confirmation Email - Gm..", pos: "b", h: 48 }
n3@{ icon: "mdi:database", form: "rounded", label: "Log to Google Sheets - Valid", pos: "b", h: 48 }
n4@{ icon: "mdi:message-outline", form: "rounded", label: "Send Rejection Email - Invalid", pos: "b", h: 48 }
n5@{ icon: "mdi:database", form: "rounded", label: "Log Invalid to Sheets", pos: "b", h: 48 }
n6@{ icon: "mdi:swap-horizontal", form: "rounded", label: "Verifi Email", pos: "b", h: 48 }
n7["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/webhook.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Webhook - RSVP Form Submission"]
n8@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "HTML/CSS to Image", pos: "b", h: 48 }
n6 --> n0
n0 --> n1
n0 --> n4
n8 --> n2
n1 --> n8
n4 --> n5
n7 --> n6
n2 --> n3
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n0,n6 decision
class n3,n5 database
class n7 api
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n7 customIcon
Varför detta spelar roll: fejkade RSVP:er och manuell badge-kaos
RSVP:er ser enkla ut tills du är den som ansvarar för incheckning, badges och en levererbar deltagarlista. En enda felaktig e-postadress kan betyda en studsad bekräftelse, en missad kalenderinbjudan och en frustrerad gäst som dyker upp oannonserad. Multiplicera det med dussintals stavfel och släng in engångsadresser, så sitter du plötsligt med timmar av ”småfix” som inte känns stora… förrän dagen innan eventet. Och ärligt talat: manuell badge-produktion är där goda intentioner dör. Det är repetitivt, det är lätt att stava fel på namn och det stjäl fokus från marknadsföring och sponsorarbete.
Det eskalerar snabbt. Här är hur det faller isär i verkligheten.
- Någon anger en engångs- eller ogiltig e-postadress, så din bekräftelse når aldrig fram och dina deltagarsiffror blir opålitliga.
- Badge-skapandet blir copy-paste mellan verktyg, vilket gör att misstagen syns på plats när det är för sent att fixa diskret.
- Din ”single source of truth” blir en mix av inkorgstrådar, formexporter och ett kalkylark som alltid ligger en version efter.
- Team skickar samma bekräftelsemejl två gånger eftersom ingen vet om det första studsade eller aldrig skickades.
Vad du bygger: verifierade RSVP-mejl med omedelbar badge-leverans
Det här flödet startar i samma ögonblick som en ny RSVP träffar din webhook (oftast från ett RSVP-formulärverktyg). n8n tar den inskickade e-postadressen och kontrollerar den via VerifiEmail API, vilket hjälper dig att fånga ogiltiga domäner, engångsinkorgar och uppenbara stavfel innan du behandlar anmälan som riktig. Om mejlet godkänns bygger flödet ihop deltagaruppgifter (namn, organisation, titel, eventinfo) i en badge-mall, renderar den till en delbar PNG via HTMLCssToImage och skickar ett bekräftelsemejl från ditt Gmail-konto med badgen inkluderad. Om den misslyckas med valideringen skickar flödet i stället ett vänligt avvisningsmeddelande, så att du inte lämnar folk utan svar. Oavsett vilket loggas varje försök i Google Sheets, vilket ger dig korrekt rapportering och ett spårbart underlag.
Flödet börjar med att formulärdata kommer in. Sedan förgrenas det i ”giltig” respektive ”ogiltig”. Till sist skickar det rätt mejl och registrerar resultatet i rätt flik, så att din lista förblir pålitlig.
Det du bygger
| Vad som automatiseras | Vad du uppnår |
|---|---|
|
|
Förväntade resultat
Säg att du får 200 RSVP:er till en workshopvecka. Att manuellt validera mejl, skapa badges och skicka bekräftelser kan lätt ta runt 5 minuter per person, vilket är ungefär 16 timmars administration. Med det här flödet behandlas varje RSVP på cirka 5 sekunder och mejlet landar normalt inom cirka 10 sekunder. Du granskar fortfarande arket, men nu räcker det med en snabb överblick i stället för en heltidssyssla.
Innan du börjar
- n8n-instans (testa n8n Cloud gratis)
- Alternativ för egen hosting om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Gmail för att skicka bekräftelser och avvisningar
- Google Sheets för att logga giltiga och ogiltiga RSVP:er
- VerifiEmail API-nyckel (hämta den i din VerifiEmail-dashboard)
- HTMLCssToImage API-nyckel (hämta den i dina kontoinställningar hos HTMLCssToImage)
Svårighetsgrad: Nybörjare. Du kopplar konton, klistrar in API-nycklar och redigerar en badge-mall (ingen kodning krävs).
Vill du att någon bygger detta åt dig? Prata med en automationsspecialist (gratis 15-minuters konsultation).
Steg för steg
En ny RSVP träffar din webhook. Ditt formulär skickar namn, e-post, organisation, titel och eventdetaljer till n8n. Det här är ”ytterdörren” som startar allt.
Mejladressen valideras innan du litar på den. n8n anropar VerifiEmail för att kontrollera om adressen ser riktig ut och går att leverera. Svaret avgör vilken väg flödet tar härnäst.
Giltiga RSVP:er får en badge skapad och renderad. n8n bygger ihop badge-fälten i en HTML-badge-mall, och sedan konverterar HTMLCssToImage den till en PNG som du kan bifoga eller länka i mejl.
Gmail skickar rätt budskap och Sheets registrerar facit. Bekräftade anmälningar får sitt badge-bekräftelsemejl, medan ogiltiga anmälningar får ett avvisningsmeddelande. Google Sheets loggar båda utfallen så att du kan följa totalsiffror och upptäcka mönster (som återkommande engångsdomäner).
Du kan enkelt justera badge-designen så att den matchar din eventprofil utifrån dina behov. Se hela implementeringsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementation
Steg 1: Konfigurera webhook-triggern
Sätt upp den inkommande endpointen som tar emot RSVP-formulärinsändningar och startar arbetsflödet.
- Lägg till och öppna Inbound RSVP Webhook.
- Ställ in HTTP Method på
POST. - Ställ in Path på
rsvp-validation. - Spara noden för att generera produktions-URL:en och använd den i ert RSVP-formulär.
name, email, event, designation och organization så att det matchar uttrycken som används längre fram i flödet.Steg 2: Anslut Google Sheets
Konfigurera båda loggningsdestinationerna för bekräftade och misslyckade RSVP:er.
- Öppna Record Confirmed RSVP och välj mål-kalkylarket.
- Ställ in Operation på
appendOrUpdate. - Ställ in Document på
Event_RSVP_Trackeroch Sheet påSheet1(gid=0). - Bekräfta kolumnmappningarna, inklusive Status satt till
Confirmedoch Badge_URL satt till{{ $('Render Badge Image').item.json.image_url }}. - Öppna Record Failed RSVP och upprepa samma val av dokument och blad.
- Bekräfta kolumnmappningarna, inklusive Status satt till
Failed - Invalid Emailoch Badge_URL satt tillN/A. - Credential Required: Anslut era
googleSheetsOAuth2Api-uppgifter till både Record Confirmed RSVP och Record Failed RSVP.
Email, Event, Badge_URL) kan append eller update misslyckas eller skriva tomma värden.Steg 3: Sätt upp e-postvalidering och badge-uppbyggnad
Validera e-postadresser, routa resultaten och bygg badge-fält för bekräftelseflödet.
- Öppna Verify Email Address och sätt Email till
{{ $json.body.email }}. - Credential Required: Anslut era
verifiEmailApi-uppgifter till Verify Email Address. - Öppna Email Validation Gate och ställ in villkoret så att det kontrollerar att
{{ $json.valid }}ärtrue. - Öppna Assemble Badge Fields och mappa fält med uttryck som
{{ $('Inbound RSVP Webhook').item.json.body.name }}och{{ $json.email }}. - Säkerställ att Assemble Badge Fields innehåller hela mallen för html_badge i fältet Value.
Körflöde: Inbound RSVP Webhook → Verify Email Address → Email Validation Gate. Gaten skickar giltiga e-postadresser till Assemble Badge Fields och ogiltiga e-postadresser till Send Rejection Notice.
Steg 4: Konfigurera utdata och notiser
Skapa badge-bilden, skicka rätt e-post och logga resultat i Google Sheets.
- Öppna Render Badge Image och sätt HTML Content till
{{ $json.html_badge }}. - Credential Required: Anslut era
htmlcsstoimgApi-uppgifter till Render Badge Image. - Öppna Dispatch Confirmation Email och sätt Send To till
{{ $('Email Validation Gate').item.json.email }}. - Ställ in Subject på
✅ Your RSVP for {{ $('Inbound RSVP Webhook').item.json.body.event }} is Confirmed!. - Ställ in Message till det tillhandahållna HTML-blocket, inklusive
{{ $json.image_url }}för badge-bilden. - Credential Required: Anslut era
gmailOAuth2-uppgifter till Dispatch Confirmation Email och Send Rejection Notice. - Öppna Send Rejection Notice och bekräfta att Send To är
{{ $json.email }}och att Subject är⚠️ RSVP Verification Failed.
Körflöde: Assemble Badge Fields → Render Badge Image → Dispatch Confirmation Email → Record Confirmed RSVP. Vid ogiltiga e-postadresser: Email Validation Gate → Send Rejection Notice → Record Failed RSVP.
Steg 5: Testa och aktivera ert arbetsflöde
Kör ett skarpt test för att bekräfta validering, e-post och loggning i Sheets innan ni aktiverar produktion.
- Klicka på Execute Workflow och skicka in en test-RSVP till URL:en för Inbound RSVP Webhook.
- För en giltig e-postadress, bekräfta att Dispatch Confirmation Email skickas och att Record Confirmed RSVP lägger till en rad med status
Confirmed. - För en ogiltig e-postadress, bekräfta att Send Rejection Notice skickas och att Record Failed RSVP lägger till en rad med status
Failed - Invalid Email. - När allt är validerat, slå på arbetsflödet till Active för användning i produktion.
Tips för felsökning
- VerifiEmail-inloggningar kan gå ut eller kräva specifika behörigheter. Om det börjar skapa fel, kontrollera först statusen för din API-nyckel i VerifiEmail-dashboarden.
- Om du använder Wait-noder eller extern rendering varierar processtiderna. Öka väntetiden om noder längre fram fallerar på tomma svar.
- Standardprompter i AI-noder är generiska. Lägg in din tonalitet tidigt, annars kommer du att redigera utdata i all evighet.
Snabba svar
Cirka 30 minuter om dina konton och API-nycklar är redo.
Nej. Du kopplar mest in behörigheter och klistrar in dina API-nycklar. Det enda ”bygg”-arbetet är att redigera texten i badge-mallen.
Ja. n8n har ett gratis alternativ för egen hosting och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volymer. Du behöver också räkna med API-kostnader för VerifiEmail och HTMLCssToImage, som varierar beroende på användning.
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att komma igång) eller egen hosting på en VPS. För egen hosting är Hostinger VPS prisvärd och hanterar n8n bra. Egen hosting ger dig obegränsade körningar men kräver grundläggande serveradministration.
Ja, enkelt. Du kan byta badge-layout genom att redigera fälten i ”Montera badge-fält” och ändra HTML:en som används före ”Rendera badge-bild”. Vanliga justeringar är att lägga till en QR-kod, ändra datumformatet för eventet och lägga till extra fält som biljettyp eller kostpreferenser.
Oftast är det en utgången OAuth-session eller fel Gmail-konto som är kopplat. Anslut Gmail på nytt i n8n-autentiseringsuppgifter och välj sedan den uppgiften igen i båda Gmail-sändnoderna (bekräftelsemejlet och avvisningsmeddelandet). Om det fungerar i en nod men inte den andra har du troligen duplicerat en nod utan att uppdatera dess referens till autentiseringsuppgifter. Kontrollera också säkerhetsinställningarna för ditt Google-konto om du nyligen har bytt lösenord.
Det kan hantera 100+ samtidiga inskick och varje RSVP behandlas normalt på cirka 3–5 sekunder.
Ibland, ja. n8n är starkt när du behöver förgreningslogik (giltig vs ogiltig), API-anrop (VerifiEmail, HTMLCssToImage) och ett helt kontrollerat flöde utan att betala extra för varje litet steg. Det är också en fördel att du kan hosta själv, vilket gör att körningar inte begränsas på samma sätt. Zapier eller Make kan vara snabbare att komma igång med om du bara gör en enkel ”formulär → mejl”-bekräftelse, men badge-rendering plus validering blir komplext. Om du vill ha snabbaste vägen till en stabil uppsättning: Prata med en automationsspecialist.
Korrekt hanterade RSVP:er och omedelbara badges får event att kännas organiserade redan innan någon ens har kommit fram. Sätt upp detta en gång, så slutar ditt kalkylark vara ett dagligt projekt.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.