Steg 2: Koppla in insamling av e-post och uppföljning

Skicka begäran om faktureringsuppgifter och samla in kundens adressinformation via e-postformulär.

1. Öppna Request Billing Details och koppla den till Client Details Form.
2. Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era gmailOAuth2-inloggningsuppgifter.
3. Ställ in Operation på sendAndWait och Response Type på customForm.
4. Ställ in Send To på {{ $json['What is the client\'s email?'] }}.
5. Ställ in Subject på Billing Details Required.
6. Ställ in Message på den angivna mallen med uttryck, inklusive {{ $json['First Name'] || 'Customer' }}, {{ $json['Description of what is being sold'] }} och {{ $json['Amount (before taxes)'] }}.
7. Verifiera att svarsformulärets fält inkluderar: First Name, Last Name, Company Name, Street Address, City, State / Province, Zip / Postal Code och Phone Number.

Körflöde: Client Details Form → Request Billing Details → Create QBO Customer.

Steg 3: Koppla in QuickBooks-kund och artikeluppslag

Använd QuickBooks Online för att hitta eller skapa kunden och hämta vald artikel baserat på produktvalet.

1. Öppna Create QBO Customer och koppla den efter Request Billing Details.
2. Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era quickBooksOAuth2Api-inloggningsuppgifter (gäller för alla QuickBooks-noder).
3. Ställ in Operation på create och Display Name på {{ $json.data['Company Name'] ? $json.data['Company Name'] : $json.data['First Name'] + " " + $json.data['Last Name'] }}.
4. I Additional Fields, mappa faktureringsadress- och kontaktfält med uttryck som {{ $json.data['Street Address'] }}, {{ $json.data.City }} och {{ $('Client Details Form').item.json['What is the client\'s email?'] }}.
5. Öppna Search QBO Customer och ställ in Operation på getAll med Limit 1.
6. Ställ in filtret Query på WHERE DisplayName = '{{ $('Request Billing Details').item.json.data['Company Name'] ? $('Request Billing Details').item.json.data['Company Name'] : $('Request Billing Details').item.json.data['First Name'] + " " + $('Request Billing Details').item.json.data['Last Name'] }}'.
7. Öppna Retrieve Chosen Item och ställ in Resource på item, Operation på getAll och Limit på 1.
8. Ställ in filtret Query på WHERE name = '{{ $('Client Details Form').item.json.Product }}'.

Körflöde: Create QBO Customer → Search QBO Customer → Retrieve Chosen Item.

Obs: Fem QuickBooks-noder används i det här arbetsflödet; säkerställ att alla använder samma quickBooksOAuth2Api-inloggningsuppgifter för konsekvens.

Steg 4: Konfigurera skapande och utskick av faktura

Skapa QuickBooks-fakturan och e-posta den direkt till kunden.

1. Öppna Generate QBO Invoice och koppla den efter Retrieve Chosen Item.
2. Ställ in Resource på invoice och Operation på create.
3. Ställ in CustomerRef på {{ $('Search QBO Customer').item.json.Id ? $('Search QBO Customer').item.json.Id : $('Create QBO Customer').item.json.Id }}.
4. I Line, ställ in Amount på {{ $('Client Details Form').item.json['Amount (before taxes)'] }}, itemId på {{ $json.Id }} och Description på {{ $('Client Details Form').item.json['Description of what is being sold'] }}.
5. I Additional Fields, ställ in Due Date på {{ $('Client Details Form').item.json['Invoice Due Date'] }} och Bill Email på {{ $('Client Details Form').item.json['What is the client\'s email?'] }}.
6. Öppna Dispatch Invoice Email och ställ in Resource på invoice och Operation på send.
7. Ställ in Email på {{ $('Client Details Form').item.json['What is the client\'s email?'] }} och Invoice ID på {{ $json.Id }}.

Körflöde: Generate QBO Invoice → Dispatch Invoice Email.

Steg 5: Testa och aktivera ert arbetsflöde

Validera formuläret, kundskapandet, fakturagenereringen och e-postleveransen innan ni slår på det i produktion.

1. Klicka på Execute Workflow och skicka in en testpost i Client Details Form.
2. Bekräfta att Request Billing Details skickar e-postmeddelandet och tar emot det ifyllda formulärsvaret.
3. Verifiera att en kund skapas eller hittas i QuickBooks genom att kontrollera utdata från Create QBO Customer och Search QBO Customer.
4. Kontrollera att Generate QBO Invoice skapar en faktura med vald artikel och korrekta belopp.
5. Säkerställ att Dispatch Invoice Email skickar fakturan korrekt till kundens e-postadress.
6. När testet lyckas, växla arbetsflödet till Active för användning i produktion.