Din inkorg är inte bara full. Den är högljudd. Och när kundmejl, interna trådar, kampanjer och slumpmässiga ”snabb fråga”-meddelanden hamnar i samma hög, blir det brådskande begravt.
Den här Gmail Telegram-triage-lösningen slår ärligt talat hårdast mot marknadsföringsansvariga och byråägare. Men drift-/ops-personer och solokonsulter känner av det också. Du får en mer strukturerad inkorg och en Telegram-notis för allt som är viktigt, utan att behöva leva i Gmail hela dagen.
Det här arbetsflödet lyssnar efter nya Gmail-meddelanden, använder AI för att kategorisera dem, sätter rätt etiketter och skickar sedan en kort sammanfattning till Telegram. Nedan ser du exakt vilket problem det löser, vad som förändras när du slår på det och hur du anpassar det efter dina egna inkorgsregler.
Så fungerar automatiseringen
Se hur den här lösningen hanterar problemet:
n8n Workflow Template: Gmail + Telegram: snabb inkorgssortering direkt
flowchart LR
subgraph sg0["Gmail Flow"]
direction LR
n0@{ icon: "mdi:play-circle", form: "rounded", label: "Gmail Trigger", pos: "b", h: 48 }
n1@{ icon: "mdi:robot", form: "rounded", label: "Classification Agent", pos: "b", h: 48 }
n2@{ icon: "mdi:robot", form: "rounded", label: "AI Agent1", pos: "b", h: 48 }
n3["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/telegram.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Send a text message"]
n4@{ icon: "mdi:message-outline", form: "rounded", label: "High Priority", pos: "b", h: 48 }
n5@{ icon: "mdi:message-outline", form: "rounded", label: "Work Related", pos: "b", h: 48 }
n6@{ icon: "mdi:message-outline", form: "rounded", label: "Promotions", pos: "b", h: 48 }
n7@{ icon: "mdi:brain", form: "rounded", label: "4o-mini", pos: "b", h: 48 }
n8@{ icon: "mdi:brain", form: "rounded", label: "4o- mini", pos: "b", h: 48 }
n7 -.-> n2
n8 -.-> n1
n2 --> n3
n0 --> n1
n1 --> n4
n1 --> n2
n1 --> n5
n1 --> n6
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n0 trigger
class n1,n2 ai
class n7,n8 aiModel
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n3 customIcon
Utmaningen: inkorgskaos döljer brådskande mejl
Om du får mycket blandad e-post blir Gmail ett konstant kontextbyte. Du skummar ämnesrader, öppnar några mejl ”bara för att kolla”, och dras sedan in i små uppgifter du inte planerade att göra. Samtidigt kommer det enda mejlet som faktiskt betyder något (en kundeskalering, en avtalsändring, en flyttad deadline) tyst in och blir liggande. När du väl ser det är du redan i ursäktsläge, och det känns onödigt eftersom det är det.
Det här eskalerar snabbt. Så här fallerar det i verkligheten.
- Du läser om samma trådar eftersom inget etiketteras konsekvent i samma ögonblick som det kommer in.
- Brådskande meddelanden smälter ihop med ”jobbnära” mejl, så din svarstid blir ett lotteri.
- Kampanjer och nyhetsbrev smyger sig hela tiden in i ditt primära fokus, även om du avprenumererar konstant.
- Du kollar Gmail oftare än du vill, eftersom du inte litar på att du hinner fånga det viktiga i tid.
Lösningen: AI etiketterar mejl och pingar dig i Telegram
Det här arbetsflödet gör din inkorg till ett lättviktssystem som rullar i bakgrunden. När ett nytt mejl landar i Gmail plockar n8n upp det automatiskt, skickar avsändare/ämne/brödtext till en AI-klassificerare och får tillbaka en enkel kategori (Hög prioritet, Jobbrelaterat, Kampanjer eller Övrigt). Baserat på kategorin sätter arbetsflödet motsvarande Gmail-etikett (som ”Viktigt + stjärnmarkerat” för brådskande meddelanden, eller dina egna ”Jobb”- och ”Kampanjer”-etiketter). Sedan skriver en andra AI-agent om mejlet till en kort, avslappnad notis och skickar den direkt till din Telegram-chatt, så att du kan bestämma nästa steg utan att öppna Gmail.
Flödet startar med en Gmail-lyssnare som letar efter nya mejl ungefär en gång per minut. AI klassificerar och formaterar innehållet, Gmail-etiketter appliceras och Telegram får en tydlig sammanfattning. Du försöker inte ”göra mejl i Telegram”. Du får bara bättre signal, snabbare.
Vad som förändras: före vs. efter
| Det här eliminerar | Effekt du märker |
|---|---|
|
|
Effekt i verkligheten
Säg att du får cirka 40 mejl per dag. Om du lägger bara 1 minut på att avgöra ”brådskande, jobb, kampanj eller ignorera” och ytterligare 1 minut på att skumma för sammanhang, blir det ungefär 80 minuter inkorgstriage. Med det här arbetsflödet igång: Gmail sätter etikett automatiskt och Telegram skickar en kort sammanfattning inom en minut, så du lägger oftast 10 sekunder på att bestämma vad du ska göra. Det är nära en timme tillbaka de flesta dagar, plus färre ”hur missade jag det där?”-ögonblick.
Krav
- n8n-instans (prova n8n Cloud gratis)
- Alternativ för egen hosting om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Gmail för att bevaka inkommande meddelanden och sätta etiketter
- Telegram för att ta emot notiser i en personlig chatt
- OpenAI API-nyckel (hämta den i OpenAI API-dashbordet)
Svårighetsgrad: Nybörjare. Du kopplar konton, lägger till några etiketter i Gmail och klistrar in ditt Telegram-chatt-ID.
Behöver du hjälp att implementera detta? Prata med en automationsspecialist (gratis 15-minuters konsultation).
Flödet i arbetsflödet
Ett nytt mejl kommer in i Gmail. Arbetsflödets Gmail-lyssnare kollar inkommande meddelanden enligt ett schema (standard är ungefär en gång per minut) och hämtar sedan nyckelfält som avsändare, ämne och brödtext.
AI klassificerar mejlet i en praktisk kategori. Klassificeraren granskar innehållet och returnerar en av fyra kategorier (Hög prioritet, Jobbrelaterat, Kampanjer eller Övrigt) i strukturerad JSON, så att resten av arbetsflödet kan agera på det pålitligt.
Gmail-etiketter appliceras automatiskt. Om mejlet är brådskande får det ”Viktigt + stjärnmarkerat”. Jobbmejl får din ”Jobb”-etikett. Kampanjer går direkt till ”Kampanjer”, vilket håller huvudvyn lugnare.
En Telegram-sammanfattning landar i din chatt. En andra AI-agent skriver om det som kom in till en kort notis du kan fatta direkt, och sedan skickar Telegram-boten den till ditt konfigurerade chatt-ID.
Du kan enkelt ändra kategorier och etiketter så att de matchar hur ditt team tänker (till exempel lägga till ”Ekonomi” eller ”Leads”). Se hela implementationsguiden nedan för alternativ för anpassning.
Steg-för-steg-guide för implementering
Steg 1: konfigurera Gmail-triggern
Konfigurera arbetsflödet så att det bevakar inkommande e-post och skickar fullständiga meddelandedata in i automationen.
- Lägg till noden Incoming Gmail Watcher som trigger.
- Credential Required: Anslut era gmailOAuth2-uppgifter.
- Ställ in Simple till
falseför att ta emot fullständiga e-postdetaljer. - I Poll Times, behåll
everyMinuteför att kontrollera nya meddelanden ofta.
Steg 2: konfigurera e-postklassificering
Klassificera inkommande e-post i kategorier så att etiketter och notifieringar kan styras rätt.
- Lägg till Email Category Classifier och koppla den till Incoming Gmail Watcher.
- Ställ in Input Text till
=Email: {{ $json.from.value[0].address }} Name: {{ $json.from.value[0].name }} Subject: {{ $json.subject }} Body: {{ $json.text}}. - I Options, behåll Multi Class aktiverat och bekräfta att kategorilistan innehåller
High Priority,Work Related,PromotionochOther. - Öppna Mini GPT Model 2 och ställ in modellen till
gpt-4o-mini. - Credential Required: Anslut era openAiApi-uppgifter i Mini GPT Model 2.
Email Category Classifier skickar output parallellt till både Apply High-Priority Label och Notification Draft Agent, och routar även till Tag Work Messages och Label Promo Emails baserat på klass-output.
Steg 3: konfigurera etiketteringsåtgärder i Gmail
Tillämpa Gmail-etiketter baserat på klassificeringsresultaten.
- I Apply High-Priority Label, ställ in Operation till
addLabelsoch Message ID till={{ $json.id }}. - Ställ in Label IDs till
YELLOW_STARochIMPORTANTi Apply High-Priority Label. - I Tag Work Messages, ställ in Operation till
addLabelsoch Message ID till={{ $json.id }}. - Ersätt platshållarvärdet Label IDs
[YOUR_ID]i Tag Work Messages med ert faktiska Gmail-etikett-ID. - I Label Promo Emails, ställ in Operation till
addLabelsoch Message ID till={{ $json.id }}. - Ersätt platshållarvärdet Label IDs
[YOUR_ID]i Label Promo Emails med ert faktiska Gmail-etikett-ID. - Credential Required: Anslut era gmailOAuth2-uppgifter i Apply High-Priority Label, Tag Work Messages och Label Promo Emails.
⚠️ Vanlig fallgrop: Om ni lämnar [YOUR_ID] i etikettfälten kommer Gmail inte att tillämpa etiketten och noden kommer att misslyckas.
Steg 4: skapa och skicka Telegram-notifieringar
Skapa en notifieringssammanfattning och leverera den till Telegram varje gång ett e-postmeddelande klassificeras.
- Öppna Notification Draft Agent och ställ in Prompt Type till
define. - Ställ in Text till
=You are a notification assistant. When an email is received, generate a short, casual, and direct notification about it. CATEGORY: {{ $json.labelIds[0] }} From: {{ $json.from.value[0].address || $json.from.value[0].name}} Subject: {{ $json.subject }} Body: {{ $json.text }}. - Öppna Mini GPT Model och ställ in modellen till
gpt-4o-mini. - Credential Required: Anslut era openAiApi-uppgifter i Mini GPT Model.
- I Send Telegram Alert, ställ in Text till
={{ $json.output }}. - Ersätt Chat ID med ert Telegram-chatt-ID i Send Telegram Alert (just nu
[YOUR_ID]). - Credential Required: Anslut era telegramApi-uppgifter i Send Telegram Alert.
OpenAI-uppgifter är kopplade till Mini GPT Model och Mini GPT Model 2 (AI-språkmodellerna). Dessa står för intelligensen i Email Category Classifier och Notification Draft Agent, så säkerställ att modellerna är korrekt anslutna.
Steg 5: testa och aktivera ert arbetsflöde
Verifiera att e-post klassificeras, etiketteras och triggar notifieringar innan ni slår på arbetsflödet.
- Klicka på Execute Workflow och skicka ett testmejl till det anslutna Gmail-kontot.
- Bekräfta att Email Category Classifier ger en kategori som output och att en av etikett-noderna körs.
- Kontrollera Gmail för att verifiera att etiketten tillämpades med korrekt etikett-ID.
- Verifiera att Send Telegram Alert publicerar ett meddelande med den utkastade notifieringen.
- När allt fungerar, slå om arbetsflödet till Active för att aktivera löpande övervakning.
Se upp för
- Gmail-etiketter måste redan finnas, och OAuth-behörigheter spelar roll. Om etiketteringen plötsligt slutar: kontrollera först din Gmail-anslutning och etikettnamnen.
- Om du använder Wait-noder eller extern rendering varierar processtiderna. Öka väntetiden om noder längre ned fallerar på tomma svar.
- Standardprompter i AI-noder är generiska. Lägg in er tonalitet tidigt, annars kommer du att redigera utdata för alltid.
Vanliga frågor
Cirka 30 minuter om dina Gmail- och Telegram-konton är klara.
Ja. Ingen kodning krävs, bara kontokopplingar och några kopiera-klistra-in-värden (som chatt-ID och en API-nyckel).
Ja. n8n har ett gratis alternativ för egen hosting och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer startar på 20 USD/månad för högre volym. Du behöver också räkna in kostnader för OpenAI API (oftast bara några ören per dag vid normal inkorgsvolym).
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att komma igång) eller egen hosting på en VPS. För egen hosting är Hostinger VPS prisvärd och klarar n8n bra. Egen hosting ger dig obegränsade körningar men kräver grundläggande serverhantering.
Du kan justera klassificerarens systemprompt för att lägga till kategorier som ”Leads”, ”Ekonomi” eller ”Privat”, och sedan mappa varje kategori till en Gmail-etikettnod. Du kan också ändra notisens ton i Notification Draft Agent så att den matchar hur du kommunicerar. Vanliga justeringar är att lägga till CC/bilagor i sammanfattningen, routa ”Hög prioritet” till en annan Telegram-chatt, eller stänga av kampanjnotiser helt.
Oftast beror det på utgångna Gmail OAuth-uppgifter eller saknade behörigheter efter en säkerhetsändring. Anslut ditt Gmail-konto igen i n8n och bekräfta sedan att etikettnamnen i arbetsflödet exakt matchar etiketterna i Gmail. Om du testar med väldigt stora mejl kan brödtexten också ställa till det, så prova att bara sammanfatta första delen av meddelandet. I sällsynta fall handlar det om rate limiting när du processar en backlogg på en gång.
För de flesta inkorgar är det i praktiken ”lika många nya mejl som du får”. På n8n Cloud beror kapaciteten på din plans månatliga körningar, och varje mejl räknas vanligtvis som en körning.
Ofta ja, om du vill ha tillförlitlig grenlogik och AI-steg utan att slå i plattformsbegränsningar. n8n hanterar ”om den här kategorin, gör den etiketten, och skicka alltid en sammanfattning”, vilket är exakt vad inkorgstriage behöver. Det ger dig också möjligheten att hosta själv, vilket förändrar kostnadskalkylen om du hanterar många mejl. Zapier eller Make kan fortfarande vara bra för ett enkelt upplägg som ”nytt mejl → skicka Telegram-meddelande”. Om du vill ha hjälp att välja, prata med en automationsspecialist så får du ett rakt svar.
När det här väl rullar slutar inkorgen vara en gissningslek. Arbetsflödet tar hand om den repetitiva sorteringen och de snabba sammanfattningarna, så att du kan fokusera på mejlen som faktiskt driver arbetet framåt.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.