Kundfrågor om beställningar hamnar inte prydligt på ett ställe. De landar i din inkorg, sedan i din Telegram, sedan svarar någon två gånger, och ändå måste du manuellt kolla orderstatus.
Supportchefer känner av det först. Men även butiksägare och driftansvariga dras in, eftersom WooCommerce-supportautomation är skillnaden mellan en “snabb koll” och ett dagligt tidssluk.
Det här arbetsflödet ger dig en förstalinjesupport som är aktiv 24/7, svarar i Gmail och Telegram, hämtar aktuella orderdetaljer från WooCommerce när det behövs, och behåller tråd-kontexten så kunden slipper upprepa sig.
Så fungerar automationen
Hela n8n-arbetsflödet, från trigger till slutligt resultat:
n8n Workflow Template: Gmail + Telegram: svar med WooCommerce-orderstatus
flowchart LR
subgraph sg0["Fetch user query Flow"]
direction LR
n0["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/merge.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Merge"]
n1@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Get an order in WooCommerce", pos: "b", h: 48 }
n2["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/telegram.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Fetch user query"]
n3@{ icon: "mdi:play-circle", form: "rounded", label: "Fetch support mail", pos: "b", h: 48 }
n4@{ icon: "mdi:brain", form: "rounded", label: "Primary Model Gemini 2.5 Flash", pos: "b", h: 48 }
n5@{ icon: "mdi:brain", form: "rounded", label: "Fallback Model GPT 4.1 mini", pos: "b", h: 48 }
n6@{ icon: "mdi:memory", form: "rounded", label: "Conversation Memory", pos: "b", h: 48 }
n7@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Set Manual Fields", pos: "b", h: 48 }
n8@{ icon: "mdi:swap-horizontal", form: "rounded", label: "Reply to Specific Platform", pos: "b", h: 48 }
n9["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/telegram.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Send Telegram Response"]
n10@{ icon: "mdi:message-outline", form: "rounded", label: "Send Response via Mail", pos: "b", h: 48 }
n11@{ icon: "mdi:message-outline", form: "rounded", label: "Mark received mail as read", pos: "b", h: 48 }
n12@{ icon: "mdi:robot", form: "rounded", label: "WooCommerce Customer support..", pos: "b", h: 48 }
n0 --> n7
n2 --> n0
n7 --> n12
n3 --> n0
n6 -.-> n12
n10 --> n11
n8 --> n9
n8 --> n10
n1 -.-> n12
n5 -.-> n12
n4 -.-> n12
n12 --> n8
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n2,n3 trigger
class n12 ai
class n4,n5 aiModel
class n6 ai
class n8 decision
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n0,n2,n9 customIcon
Problemet: frågor om orderstatus äter upp din dag
Förfrågningar om orderstatus ser “enkla” ut tills du räknar dem. En kund mejlar “Var är min order?”, en annan pingar på Telegram med “Någon uppdatering?”, och plötsligt hoppar du mellan kanaler, letar i WooCommerce och skriver om samma svar med lite olika ton varje gång. Det handlar inte bara om tiden. Det är kontextbytena, de missade uppföljningarna som eskalerar och de små felen (fel spårningslänk, fel order, fel namn) som gör att kunden tappar förtroendet. Multiplicera det med varje dag i veckan och det blir en löpande “skatt” på din butik.
Friktionen bygger på. Här är var det oftast faller isär.
- Agenter slutar med att kopiera och klistra in svar mellan Gmail och Telegram, och då smyger inkonsekventa svar in.
- Att leta upp en WooCommerce-order manuellt låter snabbt, men gör du det 20 gånger per dag bränner du i tysthet cirka 2 timmar.
- Kunder delar sällan order-ID i första meddelandet, så du slösar tid på följdfrågor och att hantera flera trådar.
- E-postautomation kan slå tillbaka eftersom olästa meddelanden kan triggas igen, vilket skapar loopar och röriga inkorgar.
Lösningen: AI-svar med live-status från WooCommerce
Det här n8n-arbetsflödet fungerar som en reception för din butik. Det lyssnar efter nya meddelanden från två ställen: en Telegram-bot (realtid) och din Gmail-supportinkorg (kontrolleras varje minut efter olästa mejl). Oavsett var frågan kommer in normaliserar arbetsflödet meddelandet till ett och samma korrekt formaterade format, och lämnar sedan över till en AI-agent som kan föra en konversation. Om kunden anger ett order-ID (eller gör det i nästa meddelande) använder agenten ett WooCommerce-verktyg för att hämta aktuella orderdetaljer och svarar på klarspråk. Till sist routar arbetsflödet svaret tillbaka till rätt kanal och, för Gmail, markerar det ursprungsmejlet som läst så att det inte kan spåra ur i en svar-loop.
Det börjar med ett inkommande meddelande i Gmail eller Telegram. Agenten resonerar, kontrollerar om den har tillräckligt med information, hämtar ordern när det går och svarar där kunden redan är. Smidig överlämning, minimalt krångel.
Det du får: automation kontra resultat
| Vad arbetsflödet automatiserar | Resultat du får |
|---|---|
|
|
Exempel: så här ser det ut i praktiken
Säg att du får 15 frågor om orderstatus per dag: 10 via Gmail och 5 via Telegram. Manuellt tar varje fråga vanligtvis 5 minuter att läsa, hitta ordern i WooCommerce och skriva ett bra svar, så du lägger cirka 75 minuter per dag (och det är en bra dag). Med det här arbetsflödet blir “arbetet” i stället: noll minuter för routning, en kort väntan medan agenten kontrollerar ordern, och sedan får kunden ett automatiskt svar. Du kliver mest in vid specialfall, vilket ofta minskar den dagliga tiden till cirka 10 minuter.
Det här behöver du
- n8n-instans (testa n8n Cloud gratis)
- Alternativ för self-hosting om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- WooCommerce för live-uppslag av orderstatus
- Telegram-bot för att ta emot och skicka chattsvar
- OpenAI API-nyckel (hämta den i OpenAI API-dashboarden)
- Google AI (Gemini) API-nyckel (hämta den i Google AI Studio)
- Gmail OAuth2-inloggningsuppgifter (konfigureras i n8n:s Google-credentials)
- WooCommerce API-inloggningsuppgifter (Consumer Key + Secret i WooCommerce-inställningar)
Kunskapsnivå: Mellan. Du kopplar in credentials, registrerar en Telegram-webhook och gör mindre prompt-justeringar för dina butikspolicyer.
Vill du inte sätta upp detta själv? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Så fungerar det
Ett kundmeddelande kommer in. Telegram triggar direkt när någon skriver till din bot. Gmail letar efter nya olästa supportmejl varje minut, så inget blir liggande obemärkt.
Arbetsflödet städar upp input. Inkommande payloads från Telegram och Gmail ser inte alls likadana ut, så n8n slår ihop båda flödena och mappar dem till gemensamma fält som plattform, avsändar-ID och själva frågetexten.
AI-agenten hanterar dialogen. Agenten använder minne så att uppföljningar blir begripliga, och den kan anropa ett verktyg för orderuppslag i WooCommerce när den har ett giltigt order-ID. Gemini kör som primär modell, med OpenAI som reserv vid behov.
Svaret skickas tillbaka till rätt ställe. Ett routningssteg kontrollerar plattformsfältet och skickar svaret via Telegram eller Gmail. Om det är Gmail markerar arbetsflödet också mejlet som läst för att förhindra oavsiktlig återbearbetning.
Du kan enkelt justera agentens prompt så att den matchar din ton och dina policyer, och sedan anpassa routningsregler om du lägger till fler kanaler senare. Se hela implementeringsguiden nedan för alternativ för anpassning.
Steg-för-steg-implementeringsguide
Steg 1: konfigurera Telegram- och Gmail-triggers
Konfigurera de två inkommande kanalerna så att kundfrågor kan komma in i arbetsflödet från Telegram eller Gmail.
- Lägg till triggern Telegram Incoming Query och behåll Updates inställd på
messageoch*enligt bilden. Credential Required: Anslut eratelegramApi-uppgifter. - Lägg till triggern Gmail Support Inbox med Simple inställd på
false, Filters → Read Status inställd påunreadoch Poll Times inställd påeveryMinute. Credential Required: Anslut eragmailOAuth2-uppgifter. - Koppla Telegram Incoming Query och Gmail Support Inbox till Combine Streams.
Steg 2: anslut och normalisera inkommande data
Slå ihop båda triggerflödena och standardisera fälten som AI-agenten använder.
- Använd Combine Streams för att slå ihop Telegram- och Gmail-indata (inga ytterligare inställningar krävs).
- Lägg till Map Input Fields och ställ in följande tilldelningar:
- Ställ in platform till
{{ $json.message ? 'telegram' : 'gmail' }}. - Ställ in sender_id till
{{ $json.message ? $json.message.chat.id : $json.from.value[0].address }}. - Ställ in query_text till
{{ $json.message ? $json.message.text : ($json.text || $json.snippet) }}. - Ställ in reply_to_id till
{{ $json.id }}. - Ställ in conversation_id till
{{ $json.message ? $json.message.chat.id : $json.threadId }}. - Bekräfta att Combine Streams matar ut till Map Input Fields.
- Lämna Flowpast Branding som det är; det är en dokumentationsnotering för canvasen.
threadId kan uttrycket för conversation_id utvärderas till tomt och minnet kommer inte att bestå.Steg 3: konfigurera AI-agenten, minne och WooCommerce-verktyg
Konfigurera AI-modellerna, minnesbufferten och WooCommerce-verktyget så att agenten kan svara på orderrelaterade frågor.
- Lägg till Primary Gemini Model som språkmodell för WooCommerce Support Agent. Credential Required: Anslut era
googlePalmApi-uppgifter. - Lägg till Backup GPT Mini som reservspråkmodell och ställ in Model till
gpt-4.1-mini. Credential Required: Anslut eraopenAiApi-uppgifter. - Lägg till Dialogue Memory Buffer och ställ in Session ID Type till
customKeyoch Session Key till{{ $('Map Input Fields').item.json.conversation_id }}. Koppla den till WooCommerce Support Agent via AI-minnesingången. - Lägg till Retrieve Woo Order som ett AI-verktyg med Resource inställd på
order, Operation inställd pågetoch Order ID inställd på{{ /*n8n-auto-generated-fromAI-override*/ $fromAI('Order_ID', ``, 'string') }}. Credential Required: Anslut erawooCommerceApi-uppgifter. - Konfigurera WooCommerce Support Agent med Prompt Type inställd på
define, Needs Fallback inställd påtrueoch Text inställd på=You are a specialized customer support assistant for a WooCommerce store communicating via {{ $json.platform }}. Your one and only capability is to retrieve information about a customer's order. You have access to a single tool: `Retrieve Woo Order`. This tool requires an Order ID to work. Follow these rules strictly: 1. If the user asks about their order and provides a number that looks like an Order ID, use the `Retrieve Woo Order` tool with that ID to find their order details. 2. If the user asks about their order status (e.g., "Where is my package?") but does NOT provide an Order ID, you MUST ask them for it. Do not attempt to answer without the ID. Simply respond with: "I can help with that. Could you please provide your Order ID?" 3. If the user asks any other question that is not about finding a specific order (e.g., "What products do you have?", "What is your return policy?", or general small talk), you must politely decline and state your purpose. Respond with: "I can only assist with inquiries about existing orders. If you have an order you'd like to check on, please provide the Order ID." **Users Query:** {{ $json.query_text }}. - Koppla Map Input Fields till WooCommerce Support Agent så att agenten får normaliserad data.
Steg 4: konfigurera routing och svar
Routa svar baserat på kanal och skicka det slutliga svaret tillbaka till Telegram eller Gmail.
- Lägg till Route by Channel och konfigurera reglerna:
- Regel Telegram: Left Value
{{ $('Map Input Fields').item.json.platform }}är lika med Right Value=telegram. - Regel Mail: Left Value
{{ $('Map Input Fields').item.json.platform }}är lika med Right Valuegmail. - Koppla WooCommerce Support Agent till Route by Channel.
- Konfigurera Dispatch Telegram Reply med Text inställd på
{{ $json.output }}och Chat ID inställd på{{ $('Map Input Fields').item.json.sender_id }}. Credential Required: Anslut eratelegramApi-uppgifter. - Konfigurera Send Email Reply med Operation inställd på
reply, Email Type inställd påtext, Message inställd på{{ $json.output }}och Message ID inställd på{{ $('Map Input Fields').item.json.reply_to_id }}. Credential Required: Anslut eragmailOAuth2-uppgifter. - Koppla Send Email Reply till Mark Email Read och ställ in Operation till
markAsReadmed Message ID{{ $('Map Input Fields').item.json.reply_to_id }}. Credential Required: Anslut eragmailOAuth2-uppgifter. - Koppla Route by Channel till Dispatch Telegram Reply och Send Email Reply baserat på den matchande regeln.
telegram eller gmail kommer Route by Channel inte att skicka vidare data till svarsnoderna.Steg 5: testa och aktivera ert arbetsflöde
Validera flödet end-to-end och slå sedan på automatiseringen för användning i produktion.
- Klicka på Execute Workflow och skicka ett Telegram-meddelande eller ett oläst Gmail-meddelande för att trigga flödet.
- Bekräfta att data går från Combine Streams → Map Input Fields → WooCommerce Support Agent → Route by Channel.
- Lyckad körning visar ett svar i Telegram via Dispatch Telegram Reply eller ett e-postsvar via Send Email Reply, följt av att Mark Email Read uppdaterar meddelandestatusen.
- När ni är nöjda, växla arbetsflödet till Active för att aktivera kontinuerlig supportautomation.
Vanliga fallgropar
- Gmail OAuth-credentials kan löpa ut eller sakna rätt behörigheter. Om svaren slutar fungera, kontrollera credential-statusen i n8n och bekräfta att Gmail-scopes fortfarande är giltiga.
- Om du använder Wait-noder eller extern bearbetning kan tajmingen variera. Öka väntetiden om agenten svarar innan WooCommerce-uppslaget returnerar data.
- Standardprompter för AI är intetsägande, och det hörs. Lägg in dina butiksregler tidigt (återbetalningsfönster, leveranstider, eskaleringsformuleringar) annars kommer du skriva om svar hela veckan.
Vanliga frågor
Cirka 45 minuter om du redan har dina credentials redo.
Nej. Du kopplar främst ihop konton och klistrar in API-nycklar, och testar sedan med några riktiga meddelanden.
Ja. n8n har ett gratis self-hosted-alternativ och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på $20/månad för högre volymer. Du behöver också räkna in OpenAI- och Gemini-API-användning, som vanligtvis är låg för korta supportsvar.
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att komma igång) eller self-hosting på en VPS. För self-hosting är Hostinger VPS prisvärd och hanterar n8n bra. Self-hosting ger dig obegränsade körningar men kräver grundläggande serveradministration.
Ja, och det bör du. Uppdatera prompten i noden WooCommerce Support Agent för att säkerställa era leveranstider, återbetalningsregler och när ni ska eskalera till en människa. Du kan också justera steget Map Input Fields för att fånga extra kontext (som ämnesrader från Gmail) och sedan låta agenten använda det i svaren.
Oftast är det ett webhook- eller tokenproblem. Bekräfta att din Telegram-bot-token är korrekt i Telegram-credentialen och registrera sedan webhook-URL:en igen med BotFather via /setWebhook. Om meddelanden kommer ibland men inte alltid, kontrollera om du har flera arbetsflöden som konkurrerar om samma bot-uppdateringar.
Många. I n8n Cloud beror det på din månatliga gräns för körningar, men de flesta små butiker kan köra detta utan problem på en startplan. Om du self-hostar finns ingen fast gräns för körningar, så den praktiska begränsningen blir serverstorlek och hur snabbt WooCommerce-API:t svarar. För de flesta butiker är flaskhalsen inte n8n, utan stökig input som saknade order-ID:n.
Ofta, ja. Det här arbetsflödet bygger på en agent med minne, ett verktygsanrop till WooCommerce och routningslogik för att undvika Gmail-loopar, vilket blir dyrt eller krångligt i enklare byggare. n8n ger dig också ett self-hosted-spår, vilket är viktigt om supportvolymen ökar under kampanjer. Zapier eller Make kan däremot fungera bra för ett enkelt “autosvar” utan kontext. Prata med en automationsexpert om du vill ha hjälp att välja.
När detta är live slutar frågor om orderstatus att störa och blir i stället en bakgrundsprocess. Dina kunder får snabba svar, och du får tillbaka ditt fokus.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.