Du får ett ”rapport”-mejl med en JSON-bilaga … och sen blir det liggande. Ingen laddar ner den. Ingen konverterar den. Och när du väl behöver siffrorna sitter du och letar i Gmail-trådar och försöker klistra in rå JSON i något som Excel inte sätter i halsen.
Marketing ops-team känner igen det här på måndagsmorgnar. Byråägare stöter på det när kunder vill ha ”kalkylbladsversionen”. Och småföretagsteam fastnar eftersom ingen vill vara personen som gör manuell efterstädning. Den här Gmail JSON till CSV-automationen gör om bilagorna till en konsekvent CSV som du kan öppna i Excel – snabbt.
Nedan ser du hur arbetsflödet körs, vad det ersätter och vad du ska se upp med så att du inte får korrupta kolumner eller saknade filer.
Så fungerar den här automationen
Se hur detta löser problemet:
n8n Workflow Template: Gmail till Excel: JSON-bilagor blir CSV
flowchart LR
subgraph sg0["Flow 1"]
direction LR
n0@{ icon: "mdi:message-outline", form: "rounded", label: "Gmail", pos: "b", h: 48 }
n1@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "write spreadsheet file", pos: "b", h: 48 }
n2@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "move binary data ", pos: "b", h: 48 }
n0 --> n2
n2 --> n1
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
Utmaningen: JSON-bilagor hör inte hemma i mänskliga arbetsflöden
JSON är utmärkt för system och, ärligt talat, rätt tufft för människor. Du får en mejlbilaga som innehåller datan du behöver, men den är inte användbar förrän någon laddar ner den, konverterar den och kontrollerar att raderna inte blev till en enda lång kolumn. Sedan kommer följdarbetet: döpa om filer, leta efter ”den senaste” och förklara för någon annan vilka fält som spelar roll. Gör du detta några gånger i veckan har du byggt en tyst tidsskatt som dessutom skapar misstag som du ofta upptäcker först efter att du skickat iväg kalkylbladet.
Det går fort att samla på sig. Här är var det brukar fallera i verkligheten.
- Någon glömmer att ladda ner bilagan, så ”rapporten” blir aldrig en rapport.
- Manuella konverteringsverktyg ändrar strukturen, vilket gör att kolumnerna inte matchar vecka för vecka.
- Kopiera/klistra-in-parsning leder till subtila fel, som saknade rader eller att fält hamnar under fel rubrik.
- När mejlvolymen sticker iväg halkar du efter – eller så slutar du konvertera helt.
Lösningen: konvertera Gmail JSON-bilagor till CSV automatiskt
Det här n8n-arbetsflödet bevakar din Gmail-inkorg efter mejl som innehåller den JSON-bilaga du bryr dig om. När ett matchande mejl kommer in hämtar det bilagan in i arbetsflödet, flyttar den binära fildatan till rätt plats (så att den hanteras som en riktig fil, inte som en klump mejlinnehåll) och skapar sedan en korrekt CSV med n8n:s kalkylbladsverktyg. Resultatet är en strukturerad, konsekvent CSV som öppnas i Excel utan formatbråk. Du får en repeterbar pipeline: mejlet kommer, datan blir en fil redo för kalkylblad, och teamet kan jobba utifrån den istället för att brottas med rå JSON.
Arbetsflödet startar i Gmail och formar om bilagan så att n8n kan bearbeta den pålitligt. Till sist konverterar det JSON till ett CSV-ark som du kan använda i Excel eller skicka vidare till rapportering.
Vad som förändras: före vs. efter
| Det här tar bort | Effekt du märker |
|---|---|
|
|
Effekt i praktiken
Säg att du får 10 JSON-rapportmejl i veckan. Manuellt kanske du lägger cirka 10 minuter per mejl på att ladda ner bilagan, konvertera den, öppna den i Excel och sedan fixa rubriker och kolumner – ungefär 2 timmar i veckan. Med det här arbetsflödet blir den ”manuella” delen att kolla outputmappen eller plocka CSV-filen när du behöver den (en minut eller två), medan n8n gör konverteringen i bakgrunden. Väntetiden är maskintid, inte din tid.
Krav
- n8n-instans (testa n8n Cloud gratis)
- Alternativ för self-hosting om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Gmail för att ta emot JSON-bilagorna.
- Spreadsheet File (n8n-nod) för att skapa CSV-utdata.
- Google-inloggningsuppgifter (ställs in i n8n:s Credentials-vy).
Svårighetsgrad: Nybörjare. Du kopplar Gmail, väljer rätt inkorg/filter och testar med en riktig bilaga.
Behöver du hjälp att implementera detta? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Arbetsflödets flöde
Hämta mejl från Gmail. Arbetsflödet kontrollerar din inkorg efter meddelanden som matchar dina kriterier (oftast avsändare, ämnesrad eller ”har bilaga”). När det hittar ett, hämtar det bilagedatan till n8n.
Hantering av bilaga och uppstädning. n8n flyttar den binära payloaden till rätt fält så att efterföljande noder behandlar den som en faktisk fil. Det här steget är litet men viktigt, eftersom mejlbilagor kan lagras på sätt som gör att konverteringar skapar fel om du hoppar över det.
Skapa CSV. Kalkylbladsnoden för konvertering gör om JSON-innehållet till ett CSV-ark. Om JSON:en är konsekvent strukturerad får du konsekventa kolumner. Om den inte är det kan du fortfarande normalisera fält innan konvertering (täcks i implementeringsguiden).
Användbar utdata. Du får en CSV-fil som är redo för Excel, uppladdning till ett BI-verktyg eller som bilaga i ett uppföljningsmejl. Inga extra exportsteg.
Du kan enkelt ändra Gmail-filtret för att rikta in dig på en annan avsändare eller ämnesrad efter behov. Se hela implementeringsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementering
Steg 1: konfigurera triggern
Det här arbetsflödet innehåller ingen triggernod, så ni behöver lägga till en för att styra när e-post hämtas.
- Lägg till en triggernod, till exempel Manual Trigger eller en schemabaserad trigger, för att starta arbetsflödet.
- Anslut triggernodens huvudutgång till Retrieve Email Inbox så att hämtningen av e-post körs efter att triggern har triggat.
Tips: Använd en schemalagd trigger om ni vill polla inkorgen regelbundet efter nya meddelanden.
Steg 2: anslut Gmail och hämta meddelanden
Konfigurera Gmail-noden för att hämta meddelanden från er inkorg.
- Lägg till Retrieve Email Inbox på arbetsytan.
- Ställ in Operation på
getAll. - Ställ in Limit på
1för att hämta ett enda meddelande per körning. - Autentiseringsuppgifter krävs: Anslut era gmailOAuth2-autentiseringsuppgifter.
Steg 3: förbered binärdata för filskapande
Använd noden för binär överföring för att anpassa binära payloads för filgenerering.
- Lägg till Transfer Binary Payload i arbetsflödet.
- Anslut Retrieve Email Inbox → Transfer Binary Payload för att skicka vidare e-postdatan.
- Lämna standardinställningarna om ni inte behöver mappa en specifik binäregenskap.
Steg 4: konfigurera CSV-utdata
Skapa en CSV-fil från inkommande data.
- Lägg till Generate CSV Sheet efter Transfer Binary Payload.
- Ställ in Operation på
toFile. - Ställ in File Format på
csv. - Ställ in File Name på
users_spreadsheet.csv.
⚠️ Vanlig fallgrop: Om inkommande data inte är strukturerad för en tabell kan CSV-filen bli tom eller felaktigt formaterad. Bekräfta att e-postdatan innehåller strukturerade fält innan ni genererar filen.
Steg 5: testa och aktivera ert arbetsflöde
Kör ett manuellt test för att säkerställa att varje nod ger förväntad utdata, och aktivera sedan för löpande användning.
- Klicka på Execute Workflow för att köra ett manuellt test.
- Verifiera att Retrieve Email Inbox returnerar ett e-postmeddelande och att Generate CSV Sheet skapar en
users_spreadsheet.csv-fil. - Om utdatan ser korrekt ut, växla arbetsflödet till Active för att aktivera körningar i produktion.
Se upp med
- Gmail-inloggningen kan gå ut eller kräva specifika behörigheter. Om saker slutar fungera, kontrollera först statusen för Gmail-uppgifterna i n8n (Credentials → din Google/Gmail-anslutning).
- Om du hanterar stora bilagor kan konverteringar ta längre tid än du tror. När CSV:n blir tom beror det oftast på att bilagan inte var helt tillgänglig för konverteringsnoden ännu.
- JSON-strukturen förändras över tid. Om ett nytt fält dyker upp (eller nästlingen ändras) kan dina CSV-kolumner flytta sig, så det är värt att testa varje gång källsystemet uppdaterar sin export.
Vanliga frågor
Oftast på cirka 30 minuter om din Gmail-åtkomst är klar.
Ja. Du kopplar Gmail, väljer rätt meddelandefilter och kör ett testmejl för att bekräfta CSV-utdata.
Ja. n8n har ett gratis self-hosted-alternativ och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer startar på 20 USD/månad för högre volym. Du behöver också räkna in Gmail/Google-användning (vanligtvis ingen extra kostnad om din Workspace inte har begränsningar).
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att komma igång) eller self-hosting på en VPS. För self-hosting är Hostinger VPS prisvärd och klarar n8n bra. Self-hosting ger obegränsat antal körningar men kräver grundläggande serverhantering.
Du kan justera vilka mejl som fångas i Gmail-steget ”Retrieve Email Inbox” och sedan mappa vilka JSON-fält som blir kolumner före ”Generate CSV Sheet”. Vanliga justeringar är att filtrera på avsändare, hantera flera bilagor och platta ut nästlad JSON så att Excel får korrekt formaterade kolumner.
Oftast beror det på att Googles auktorisering i n8n har gått ut, så autentisera om Gmail-uppgifterna och försök igen. Kontrollera också att Gmail-kontot har åtkomst till brevlådan du läser (delade inkorgar kan vara knepiga). Om du nyligen ändrade säkerhetsinställningarna i Google Workspace kan det blockera åtkomst i bakgrunden tills en administratör godkänner det.
I en typisk n8n-setup fungerar den bra för dussintals till hundratals mejl per dag, förutsatt att bilagorna inte är enorma. Om du använder n8n Cloud beror din månatliga körningsgräns på din plan. Om du kör self-hosted finns ingen hård körningsgräns, men serverresurser och Gmail API-kvoter blir det praktiska taket.
Ofta, ja, eftersom filhantering och ”udda data”-transformationer är där enklare verktyg börjar kännas sköra. n8n är mer förlåtande när du behöver flytta binär data, forma om den och sedan skapa en riktig CSV-fil. Du kan också köra self-hosted, vilket spelar roll när du hanterar många meddelanden och inte vill att kostnader per körning ska skena. Samtidigt: om din setup är helt grundläggande (en inkorg, en bilagetyp, inga specialfall) kan Zapier eller Make gå snabbare att klicka ihop. Om du är osäker, prata med en automationsexpert och få en rak rekommendation.
Det här är den typen av automation du sätter upp en gång och sedan använder pålitligt varje vecka. Inkorgen fortsätter rulla, och dina kalkylblad förblir strukturerade.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.