Din e-postlista ruttnar långsamt. Inte för att du är slarvig, utan för att studsnotiser landar i Gmail och sedan försvinner i bruset medan ditt kalkylark ser “strukturerat” ut på pappret.
Marknadschefer känner av det när leveransbarheten sjunker och svaren torkar ut. Byråägare märker det när en kund frågar varför resultaten plötsligt dök. Och om du driver ett litet team har du helt enkelt inte tid att sitta och bevaka Gmail-flaggor för studs hela dagarna.
Det här flödet skannar efter leveransfel, hittar matchande kontakt i Google Sheets och flaggar adressen så att framtida kampanjer kan hoppa över den. Du får se hur det fungerar, vad du behöver och var det brukar kärva för folk.
Så fungerar den här automatiseringen
Här är hela arbetsflödet som du kommer att sätta upp:
n8n Workflow Template: Gmail till Google Sheets: aktuella studsmarkeringar
flowchart LR
subgraph sg0["When clicking ‘Test workflow’ Flow"]
direction LR
n0@{ icon: "mdi:play-circle", form: "rounded", label: "When clicking ‘Test workflow’", pos: "b", h: 48 }
n1["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/code.svg' width='40' height='40' /></div><br/>geterremail"]
n2@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "listerremail", pos: "b", h: 48 }
n3@{ icon: "mdi:message-outline", form: "rounded", label: "readspamfolder", pos: "b", h: 48 }
n4@{ icon: "mdi:swap-horizontal", form: "rounded", label: "undelivered_failure", pos: "b", h: 48 }
n5@{ icon: "mdi:database", form: "rounded", label: "lookupemail", pos: "b", h: 48 }
n6@{ icon: "mdi:database", form: "rounded", label: "update_err", pos: "b", h: 48 }
n7@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "keep_row", pos: "b", h: 48 }
n8@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "settings", pos: "b", h: 48 }
n7 --> n6
n8 --> n3
n1 --> n2
n5 --> n7
n2 --> n5
n3 --> n4
n4 --> n1
n0 --> n8
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n0 trigger
class n4 decision
class n5,n6 database
class n1 code
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n1 customIcon
Varför detta spelar roll: studsmejl saboterar leveransbarheten i det tysta
Efter varje outreach-push kommer en handfull mejl att studsa. Det är normalt. Problemet är vad som händer sen: studsnotiser hamnar i Gmail (ibland i Skräppost), du skummar igenom dem och går vidare utan att uppdatera källistan. En vecka senare gör du ett nytt utskick från samma Google Sheet och träffar samma dåliga adresser igen. Gmail och din SMTP-leverantör börjar lita mindre på dig, kampanjer hamnar i Kampanjer (eller värre), och du sitter och tweakar ämnesrader när det egentliga problemet är listhygienen. Ärligt talat: det är döden av hundra små missar.
Friktionen byggs på. Här är var det brukar fallera.
- Någon måste manuellt söka i Gmail efter studsmeddelanden, och den uppgiften är aldrig “klar” i mer än en dag.
- Studsar hamnar ofta i Skräppost eller märkliga etiketter, så du missar just de fel som betyder mest.
- Att kopiera och klistra in misslyckade adresser i ett ark är felkänsligt, särskilt när namn, plus-adressering eller formatering skiljer sig.
- Om du inte flaggar dåliga rader konsekvent fortsätter framtida kampanjer att återanvända dem och leveransbarheten fortsätter att glida.
Det du bygger: Gmail-skanning av studsar som uppdaterar ditt ark
Den här automatiseringen kontrollerar ditt Gmail-konto enligt ett schema (eller vid begäran när du kör det manuellt), letar efter leveransfelsmejl och extraherar adresserna som studsade. När den har adresserna söker den i ditt Google Sheet efter matchande kontaktrad och uppdaterar en “fel”- eller “studs”-flagga i samma rad. Flödet bevarar också radindex så att uppdateringen blir korrekt, även om arket har extra kolumner eller om kampanjarket förändras över tid. Resultatet är enkelt: ditt kalkylark blir sanningskällan igen, och nästa outreach-körning kan automatiskt hoppa över alla som är markerade som ej levererbara.
Flödet startar med att läsa in ditt Sheet-ID och skanna en vald Gmail-mapp (ofta Skräppost, eftersom vissa studsar hamnar där). Sedan filtrerar det på ämnesrader som liknar studsar, extraherar den misslyckade e-postadressen och uppdaterar motsvarande rad i Google Sheets så att flaggan håller sig aktuell.
Det du bygger
| Det som automatiseras | Det du uppnår |
|---|---|
|
|
Förväntade resultat
Säg att du kör outreach två gånger i veckan och varje utskick ger cirka 15 studsar. Manuellt kanske du lägger 2 minuter per studs på att hitta notisen, plocka ut adressen, hitta raden och markera den, vilket blir runt 30 minuter per utskick (alltså ungefär 1 timme per vecka). Med det här flödet lägger du ett par minuter på att sätta schemat och kanske 5 minuter på att granska de uppdaterade raderna, medan skanning och flaggning sker i bakgrunden. Det är nästan en timme tillbaka de flesta veckor, plus betydligt färre “varför mejlade vi den här dåliga adressen igen?”-ögonblick.
Innan du börjar
- n8n-instans (prova n8n Cloud gratis)
- Alternativ för egen hosting om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Gmail för att komma åt studs- och felmeddelanden.
- Google Sheets för att lagra kontakter och studsflaggor.
- Google OAuth-inloggningsuppgifter (skapa i Google Cloud Console).
Kunskapsnivå: Nybörjare. Du kopplar Google-konton, klistrar in ett Sheet-ID och testar med ett riktigt studsmejl.
Vill du att någon bygger detta åt dig? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Steg för steg
Dina arkinställningar laddas in. Du börjar med att ange ditt Google Sheet-ID i flödets inställningsnod, vilket talar om för n8n exakt var kontaktlistan finns.
Gmail skannas efter studsnotiser. Gmail-noden kontrollerar mappen eller etiketten du väljer (ofta Skräppost, ibland Inkorgen) så att flödet kan “se” leveransfel oavsett var de hamnar.
Studsliknande meddelanden filtreras och tolkas. En If-kontroll letar efter ämnesmönster som matchar leveransmisslyckanden, och sedan extraherar ett kort kodsteg mottagarens e-postadress från studsinnehållet och normaliserar den till en korrekt formaterad lista.
Ditt Google Sheet uppdateras på rätt rad. Flödet slår upp varje extraherad e-postadress i Google Sheets, bevarar radindex och skriver tillbaka en felflagga till samma post så att framtida utskick kan hoppa över den.
Du kan enkelt ändra vilken Gmail-mapp som skannas och vad “dålig adress”-flaggan heter i Sheets, utifrån dina behov. Se hela implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementation
Steg 1: Konfigurera den manuella triggern
Det här arbetsflödet startar manuellt och laddar sedan ert Google Sheet-ID innan Gmail skannas.
- Lägg till noden Manual Workflow Launch som trigger.
- Öppna Configure Sheet Settings och ställ in googlesheetid till ert Sheet-ID-värde, t.ex.
[YOUR_ID]. - Säkerställ att Manual Workflow Launch är kopplad till Configure Sheet Settings.
[YOUR_ID] måste ersättas med ett riktigt Google Sheet-ID, annars kommer alla efterföljande Sheet-operationer att misslyckas.Steg 2: Anslut Gmail och skanna bounce-meddelanden
Det här steget hämtar spam-meddelanden och filtrerar ämnesrader som indikerar bounce.
- Lägg till Scan Spam Mailbox och ställ in Operation till
getAlloch Return All tilltrue. - Under Filters i Scan Spam Mailbox, ställ in Label IDs till
SPAM. - Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era gmailOAuth2-uppgifter i Scan Spam Mailbox.
- I Detect Bounce Subjects, ställ in strängvillkoren så att de matchar ämnesrader som innehåller
UndeliveredochFailuremed{{$json["subject"]}}. - Bekräfta körflödet Configure Sheet Settings → Scan Spam Mailbox → Detect Bounce Subjects.
Steg 3: Ställ in extrahering och förberedelse av e-post
Dessa noder extraherar den studsade e-postadressen och skickar den vidare till uppslagningen i Sheet.
- I Extract Error Email, behåll JavaScript-koden som parsar e-postadresser från
item.json.text. - I List Extracted Emails, mappa extractedEmails till
{{ $json.extractedEmails }}. - Säkerställ att flödet fortsätter från Detect Bounce Subjects → Extract Error Email → List Extracted Emails.
text, uppdatera JavaScript-koden i Extract Error Email så att den refererar till rätt fält.Steg 4: Konfigurera uppslagning och uppdatering i Google Sheets
Det här avsnittet hittar den matchande kontaktraden och flaggar den som ett fel.
- I Lookup Sheet Record, ställ in Document ID till
{{ $('Configure Sheet Settings').item.json.googlesheetid }}och Sheet Name tillcontacts. - Ställ in uppslagsfiltret i Lookup Sheet Record till att använda lookupColumn
emailoch lookupValue{{ $('Extract Error Email').item.json.extractedEmails }}. - Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era googleSheetsOAuth2Api-uppgifter i Lookup Sheet Record.
- I Preserve Row Index, mappa row_number till
{{ $json.row_number }}. - I Mark Error Flag, ställ in Operation till
updateoch mappa err tillYoch row_number till{{ $('Lookup Sheet Record').item.json.row_number }}. - Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era googleSheetsOAuth2Api-uppgifter i Mark Error Flag.
Steg 5: Testa och aktivera ert arbetsflöde
Verifiera att arbetsflödet markerar studsade e-postadresser korrekt innan ni aktiverar det i produktion.
- Klicka på Execute Workflow i Manual Workflow Launch för att köra ett test.
- Bekräfta att Scan Spam Mailbox hämtar meddelanden och att Detect Bounce Subjects endast släpper igenom bounce-relaterade mejl.
- Verifiera att Lookup Sheet Record hittar matchande e-post och att Mark Error Flag uppdaterar kolumnen
errtillY. - När allt fungerar, växla arbetsflödet till Active för löpande användning.
Felsökningstips
- Google-inloggningar (Gmail/Sheets) kan gå ut eller kräva specifika behörigheter. Om det skapar fel, kontrollera n8n-sidan Credentials och autentisera om ditt Google-konto först.
- Om dina studsmejl hamnar utanför Skräppost hittar Gmail-sökningen dem inte. Uppdatera Gmail-nodens etikett-/mappfråga så att den matchar var din leverantör lägger leveransfel.
- Standardlogiken för extrahering kan missa udda studsformat. Om du ser tomma e-postadresser i steget “extracted emails”, justera kodnoden så att den matchar din leverantörs formulering innan du litar på den.
Snabba svar
Cirka 20 minuter om ditt Google-konto är redo.
Nej. Det finns ett kodsteg i flödet, men du kan använda det som det är och bara justera om dina studsmejl har ett udda format.
Ja. n8n har ett gratis alternativ för egen hosting och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volymer. Du behöver också ta hänsyn till Googles användningsgränser (vanligtvis ingen direkt kostnad vid normala volymer).
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att komma igång) eller egen hosting på en VPS. För egen hosting är Hostinger VPS prisvärd och hanterar n8n bra. Egen hosting ger obegränsade körningar men kräver grundläggande serverhantering.
Ja, ganska enkelt. De flesta byter Gmail-sökningen i noden “Scan Spam Mailbox” för att sikta på en annan etikett och justerar sedan reglerna i “Detect Bounce Subjects” så att de matchar leverantörens formulering. I Google Sheets kan du byta namn på felkolumnen och uppdatera mappningen i “Mark Error Flag” för att skriva “Studsat”, “Skicka inte”, eller till och med ett datum. Vill du göra det mer avancerat kan du också lägga till en andra uppdatering som skriver studsorsaken i en annan kolumn för rapportering.
Oftast handlar det om en utgången Google OAuth-anslutning i n8n. Återanslut din Google-inloggning och bekräfta sedan att kontot har åtkomst till just det arket (och att Sheet-ID:t i inställningsnoden är korrekt). Om det fortfarande misslyckas, kontrollera om arket kopierades från en mall och om fliknamnet eller kolumnrubrikerna ändrades, eftersom uppslagningar i tysthet kan ge “ingen träff” när kolumnerna inte linjerar.
För de flesta små team fungerar det fint med hundratals studsmejl per dag.
Ofta, ja, eftersom hantering av Gmail-studsar blir rörig. Du behöver vanligtvis filtrering, tolkning och en pålitlig loop för “hitta rätt rad och uppdatera den”, och n8n hanterar den typen av logik utan att varje gren blir ytterligare ett betalt steg. Egen hosting är också viktigt: du sitter inte och bevakar task-counts varje gång du skannar en inkorg. Med det sagt kan Zapier eller Make fungera helt okej om du bara behöver ett enkelt flöde av typen “när etiketten innehåller bounce, lägg till rad”. Om du är osäker, prata med en automationsexpert så får du en rak rekommendation.
När studsflaggorna uppdateras av sig själva slutar listan att glida ur synk med verkligheten. Sätt upp det en gång, och låt nästa kampanjer gå renare som standard.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.