Din inkorg är full av ”viktiga” meddelanden. Leads, supportärenden, partnerförfrågningar, fakturor. Och på något sätt fastnar detaljerna du behöver senare i trådar du inte ens kommer ihåg att söka efter.
Om du driver ett litet team är Gmail Sheets logging skillnaden mellan ”jag tror vi svarade?” och ”här är hela historiken.” Marknadschefer märker det när leads blir kalla. Kundnära konsulter märker det när uppföljningar faller mellan stolarna. Företagare märker det klockan 22.
Det här arbetsflödet gör automatiskt varje nytt Gmail-mejl till en felfri rad i Google Sheets. Du ser exakt vad som fångas upp, hur det fungerar och hur du anpassar det efter dina egna filter och kolumner.
Så fungerar den här automatiseringen
Hela n8n-arbetsflödet, från trigger till slutresultat:
n8n Workflow Template: Gmail till Google Sheets, en strukturerad e-postlogg
flowchart LR
subgraph sg0["Incoming Mail Watch Flow"]
direction LR
n0@{ icon: "mdi:play-circle", form: "rounded", label: "Incoming Mail Watch", pos: "b", h: 48 }
n1@{ icon: "mdi:database", form: "rounded", label: "Append Sheet Row", pos: "b", h: 48 }
n0 --> n1
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n0 trigger
class n1 database
Problemet: din inkorg är inget system
E-post känns organiserat ända tills du behöver svara på en enkel fråga: ”Vem bad om det här?” eller ”Svarade vi?” Då gräver du i etiketter, gissar vilken ämnesrad det kom från och vidarebefordrar skärmdumpar till en kollega som ändå inte kan söka i din inkorg. Det är inte bara irriterande. Det är långsamt, och det skapar subtila fel som att svara två gånger, missa ett hett lead eller tappa bort ursprungliga krav i en lång tråd.
Det här blir snabbt ett problem. Här är var det faller sönder när volymen ökar bortom en handfull mejl per dag.
- Du börjar kopiera avsändarinformation och anteckningar till ett kalkylark manuellt, och det äter tyst upp cirka 2 timmar i veckan.
- Viktiga förfrågningar begravs under nyhetsbrev och internt prat, så svarstid blir ”när någon råkar se det.”
- Team kan inte dela en inkorgshistorik på ett bra sätt, vilket gör att uppdateringar hamnar i DM:s, Slack-trådar eller i någons minne.
- Manuell loggning bjuder in misstag som fel e-postadresser, saknade ämnesrader eller ett ”vi fick aldrig det där”-ögonblick vid uppföljning.
Lösningen: logga nya Gmail-mejl automatiskt i Google Sheets
Det här n8n-arbetsflödet lyssnar efter nya inkommande mejl i Gmail och lägger direkt till de viktigaste detaljerna i ett Google Sheet som en ny rad. När ett mejl kommer in fångar det avsändarens adress, ämnesraden och brödtexten så att meddelandet blir sökbart och delbart utanför inkorgen. Arket kan bli din lättviktiga CRM, en kö för supportärenden eller en enkel intagslogg för kundarbete. Resultatet är en enda plats där teamet kan filtrera, sortera, tilldela och följa upp utan att vidarebefordra mejl eller skriva om något. Ärligt talat är det en sån automatisering som känns liten tills du haft den igång i en vecka.
Arbetsflödet startar med en Gmail-trigger som upptäcker ”message received”. Därefter mappar n8n fälten du bryr dig om till en konsekvent struktur. Till sist lägger Google Sheets till en felfri rad per mejl, så loggen håller sig prydlig utan några manuella steg.
Det här får du: automatisering vs. resultat
| Vad det här arbetsflödet automatiserar | Resultat du får |
|---|---|
|
|
Exempel: så här ser det ut
Säg att du får cirka 20 meningsfulla mejl per dag (leads, offertförfrågningar, supportfrågor). Att logga varje mejl manuellt tar kanske 2 minuter när du räknar in att kopiera avsändaren, klistra in ämnet och lägga till en snabb anteckning, så du bränner ungefär 40 minuter om dagen. Med det här arbetsflödet är ”arbetet” i princip noll: Gmail triggar körningen automatiskt och Sheets får en rad tillagd i bakgrunden. Det är ungefär 3 timmar tillbaka varje vecka, plus färre missade svar.
Det här behöver du
- n8n-instans (testa n8n Cloud gratis)
- Alternativ för egen hosting om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Gmail som e-postkällan du vill logga
- Google Sheets för att lagra en felfri, sökbar logg
- Google OAuth-uppgifter (skapa i Google Cloud Console)
Svårighetsgrad: Nybörjare. Du kopplar främst Google-konton och väljer kalkylarkets kolumner.
Vill du inte sätta upp detta själv? Prata med en automatiseringsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Så fungerar det
Ett nytt mejl landar i Gmail. Arbetsflödet körs i samma ögonblick som Gmail tar emot ett meddelande (du kan begränsa det till en etikett/mapp eller specifika avsändare).
Meddelandets detaljer hämtas till felfria fält. n8n hämtar avsändarens e-post, ämnesrad och brödtext så att de är redo att lagras i ett strukturerat format.
Google Sheets får en ”append row”-åtgärd. Varje mejl blir en ny rad i arket du väljer, vilket håller allt kronologiskt och enkelt att filtrera.
Teamet använder arket som den delade loggen. Därifrån kan du tilldela ansvariga, lägga till en statuskolumn eller skapa vyer för ”behöver svar” vs. ”klart”.
Du kan enkelt ändra vilka mejl som fångas upp (filter) och vad som lagras (extra kolumner) efter dina behov. Se hela implementeringsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementation
Steg 1: Konfigurera Gmail-triggern
Ställ in arbetsflödet så att det lyssnar efter nya mejl så att varje inkommande meddelande kan loggas.
- Lägg till och välj noden Incoming Mail Watch som din trigger.
- Ställ in avsökningsschemat i Poll Times till
everyMinute. - Autentisering krävs: Anslut era gmailOAuth2-uppgifter.
Steg 2: Anslut Google Sheets
Peka arbetsflödet mot kalkylarket där mejldetaljer ska läggas till.
- Lägg till noden Append Sheet Row efter Incoming Mail Watch.
- Ställ in Operation till
append. - Ställ in Document till
1o28BFBtzzsnwN01VTcfRp2BUyAFi9e-91H_b920_gJc. - Ställ in Sheet Name till
gid=0. - Autentisering krävs: Anslut era googleSheetsOAuth2Api-uppgifter.
Steg 3: Mappa mejlfält till kolumner i arket
Konfigurera kolumnmappningen så att varje mejls avsändare, ämne och utdrag fångas upp.
- I Append Sheet Row, ställ in mappningen för Columns till Define Below.
- Mappa body till
{{ $json.snippet }}. - Mappa Subject till
{{ $json.Subject }}. - Mappa Sender Email till
{{ $json.From }}.
Steg 4: Testa och aktivera ert arbetsflöde
Verifiera triggern och append-beteendet mot arket och aktivera sedan automationen.
- Klicka på Execute Workflow och skicka ett testmejl till den anslutna Gmail-inkorgen.
- Bekräfta att en ny rad visas i arket med värden för avsändare, ämne och utdrag.
- Slå på arbetsflödet som Active för att aktivera kontinuerlig mejlloggning.
Vanliga fallgropar
- Gmail-uppgifter kan löpa ut eller kräva specifika behörigheter. Om något skapar fel, kontrollera först inställningarna för uppgifter i noden Gmail Trigger och din OAuth-samtyckesskärm i Google Cloud.
- Om du senare bygger ut detta med bilagor (Drive-uppladdningar, PDF-läsning) varierar bearbetningstiderna. Öka eventuell väntetid om nedströmsnoder misslyckas eftersom filmetadata inte har kommit fram än.
- Sheets blir rörigt om kolumnerna inte är låsta. Innan du går live: säkerställ att mappningen i Google Sheets ”Append Row” matchar din rubrikrad, annars kommer du att behöva rensa feljusterad data senare.
Vanliga frågor
Cirka 20 minuter om dina Google-konton är redo.
Nej. Du kopplar Gmail och Google Sheets och mappar sedan några fält.
Ja. n8n har ett gratis alternativ för egen hosting och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volym. Du bör också räkna in Google API-användning (oftast försumbar för enkla triggers och skrivningar till Sheets).
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att komma igång) eller egen hosting på en VPS. För egen hosting är Hostinger VPS prisvärt och hanterar n8n bra. Egen hosting ger dig obegränsade körningar men kräver grundläggande serverhantering.
Ja, och det är en vanlig justering. I Gmail Trigger (”Incoming Mail Watch”) kan du sätta filter som en etikett/brevlåda eller en ”from address” så att nyhetsbrev inte dränker ditt ark. Du kan också lägga till extra kolumner i Google Sheets (status, ansvarig, kategori) och mappa dem i noden ”Append Sheet Row”. Om du vill att arbetsflödet ska skicka olika mejl till olika flikar kan du lägga till en If-nod och använda flera append-åtgärder.
Oftast handlar det om OAuth-behörigheter eller att uppgifterna har löpt ut. Återanslut Gmail-uppgifterna i n8n och bekräfta sedan att Gmail API är aktiverat i ditt Google Cloud-projekt och att din OAuth-samtyckesskärm är konfigurerad. Kontrollera även triggerinställningarna: om du filtrerar på en etikett eller brevlåda som inte finns (eller inte används) kan det se ut som att triggern är ”trasig”, när den i själva verket bara inte matchar något.
Mer än tillräckligt för de flesta små team: tiotals till hundratals per dag är normalt. I n8n Cloud beror din månatliga gräns för körningar på din plan, och varje mejl räknas vanligtvis som en körning. Om du kör självhostat finns ingen körningsgräns; det beror främst på din server och Google API-kvoter.
Ibland. n8n är starkt när du vill ha mer kontroll, mer förgreningslogik och möjligheten att självhosta för obegränsade körningar, vilket kan spela roll när inkorgsvolymen växer. Det är också enklare att bygga ut detta bortom ”logga ett mejl” till saker som berikning, routing och teamnotiser utan att bygga om från början. Zapier eller Make kan gå snabbare för en väldigt enkel tvåstegssetup, särskilt om du redan arbetar där. Om du är osäker, prata med en automatiseringsexpert så får du en rak rekommendation.
En felfri e-postlogg förändrar hur snabbt du kan svara, delegera och följa upp arbete. Sätt upp detta en gång, så slutar inkorgen vara det enda stället där sanningen finns.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.