Du vet den där stunden när någon säger: “Vi borde samla in mer kundfeedback”, och plötsligt blir det ditt problem. Du skickar en bunt mejl, några svarar, och sedan hamnar svaren utspridda mellan inkorgar, anteckningar och skärmdumpar.
Det är här automatisering för Gmail Sheets feedback verkligen lönar sig. Restaurangchefer märker det först, men marknadsansvariga och driftteam dras ofta in också. Resultatet är enkelt: feedbackförfrågningar går ut automatiskt, och varje svar loggas i en korrekt formaterad Google Sheets-tracker som ni faktiskt kan använda.
Nedan ser du hur flödet fungerar, vad det löser och vad du behöver för att komma igång utan att göra det till ett “nytt system” som teamet vägrar ta till sig.
Så fungerar automatiseringen
Se hur detta löser problemet:
n8n Workflow Template: Gmail till Google Sheets, logga restaurangfeedback
flowchart LR
subgraph sg0["Google Sheets Trigger: New Feedback Entry Flow"]
direction LR
n0@{ icon: "mdi:play-circle", form: "rounded", label: "Google Sheets Trigger: New F..", pos: "b", h: 48 }
n1["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/code.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Wait for All Data (Code)"]
n2@{ icon: "mdi:message-outline", form: "rounded", label: "Send Email: Notify Team Abou..", pos: "b", h: 48 }
n1 --> n2
n0 --> n1
end
subgraph sg1["Trigger: Form Submitted Flow"]
direction LR
n3["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/form.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Trigger: Form Submitted"]
n4@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Wait: Pause Before Processing", pos: "b", h: 48 }
n5@{ icon: "mdi:database", form: "rounded", label: "Append or Update Row in Goog..", pos: "b", h: 48 }
n3 --> n4
n4 --> n5
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n0,n3 trigger
class n5 database
class n1 code
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n1,n3 customIcon
Utmaningen: restaurangfeedback försvinner (eller blir aldrig av)
Att samla in feedback efter ett besök låter enkelt tills du försöker göra det konsekvent. Du exporterar en lista med gäster, klistrar in mejladresser i Gmail, justerar formuleringen och hoppas att meddelandet inte hamnar i Kampanjer. Svar kommer in vid slumpmässiga tider, ibland med saknade detaljer, ibland som en lång berättelse som du inte kan söka i senare. Sedan blir “analysen” ett nytt arbete: någon måste mata in betyg på nytt, kopiera kommentarer och försöka minnas vilket pass eller vilken dag gästen syftar på. Ärligt talat är det här extrajobbet anledningen till att de flesta restauranger slutar efter två veckor.
Det byggs upp snabbt. Här är punkterna där friktionen växer till missade insikter.
- Att skicka feedbackförfrågningar en och en blir ett veckovis kalendergöra som aldrig blir klart.
- Svaren ligger i Gmail-trådar, så trender är svåra att se och “vad ändrades förra månaden?” blir gissningar.
- Manuell kopiera/klistra in i ett kalkylark leder lätt till fel, särskilt när du springer mellan serviceuppgifter.
- Ofullständiga svar slinker igenom, vilket ger brus istället för användbara signaler.
Lösningen: automatiserade feedbackmejl + strukturerad loggning i Google Sheets
Det här n8n-flödet gör feedbackinsamling till något som rullar i bakgrunden. När en ny gästpost dyker upp i din kundlista (namn och e-post) plockar automatiseringen upp den, förbereder innehållet och skickar en personlig feedbackförfrågan via mejl. Gästen fyller i det inbäddade formuläret och inskickningen triggar den andra halvan av flödet. Efter en kort fördröjning (bra för stabil bearbetning) formateras svaret och skrivs in i din Google Sheets-feedbacklogg med tidsstämpel. Du får ett konsekvent underlag: betyg, kommentarer och kontaktuppgifter på ett ställe, inte fast i en inkorg.
Flödet startar med att en ny rad läggs till i ditt kundark och använder sedan ett litet skriptsteg för att hålla och forma datan innan mejlet skickas. När ett formulärsvar kommer in väntar n8n kort och gör sedan en upsert av svaret i din Google Sheets-tracker så att inget missas under hektiska perioder.
Vad som förändras: före vs. efter
| Det här tar du bort | Effekten du märker |
|---|---|
|
|
Effekt i verkligheten
Säg att du lägger till 40 gästmejladresser per vecka i din kundlista. Manuellt kanske du lägger cirka 3 minuter per gäst på att anpassa, skicka och följa upp förfrågan, vilket är ungefär 2 timmar i veckan. Sedan tappar du ytterligare en timme på att föra in svaren i ett kalkylark (och rätta stavfel). Med det här flödet är det enda riktiga “momentet” att lägga till gästraden, och loggningen sker automatiskt efter varje formulärinskick. Du får tillbaka de där 3 timmarna, och arket är redo att gå igenom på måndag.
Krav
- n8n-instans (prova n8n Cloud gratis)
- Alternativ för egen hosting om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Gmail (eller e-postkoppling) för att skicka feedbackförfrågningar.
- Google Sheets för att lagra förfrågningar och svar strukturerat.
- Microsoft Excel 365 om din kundlista ligger i Excel.
- OpenAI API-nyckel (hämta den i din OpenAI-dashboard) för valfri finjustering av meddelanden med AI.
Kunskapsnivå: Nybörjare. Du kopplar konton, bekräftar kolumner i arken och klistrar in ditt e-post-/formulärinnehåll.
Behöver du hjälp att implementera detta? Prata med en automatiseringsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Flödet steg för steg
En ny gäst läggs till i din lista. Flödet bevakar ditt kundark efter nya poster (namn + e-post) och hämtar sedan raden till n8n.
Datan rensas och förbereds. Ett kort kodsteg håller kvar inkommande detaljer och säkerställer att fält som namn och e-post är användbara, så att du inte skickar “Hej ,” till någon för att en cell var tom.
Feedbackmejlet skickas. n8n skickar ett personligt meddelande via din e-postkoppling (Gmail eller liknande), inklusive länken till feedbackformuläret eller det inbäddade formulärinnehåll som gästerna fyller i.
Inskick loggas automatiskt. När gästen skickar in formuläret väntar n8n kort och skriver sedan in hela svaret i Google Sheets, inklusive en tidsstämpel och alla frågefält.
Du kan enkelt ändra feedbackfrågorna för att matcha en ny meny, ett specialevent eller en annan plats utifrån dina behov. Se hela implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementering
Steg 1: konfigurera formulärtriggern
Konfigurera det publika feedbackformuläret som startar arbetsflödet och samlar in svar på matupplevelsen.
- Lägg till noden Form Submission Hook som er primära trigger.
- Ställ in Form Title på
Customer Feedback Questions for IT Services. - I Options, ställ in Path på
feedback/listoch behåll Append Attribution inaktiverat. - Definiera formulärfälten exakt som de listas i noden: What is your Name?, Email ID, Contact Number, flera rullgardinsfrågor samt textrutan Any additional comments or suggestions?.
Steg 2: anslut Google Sheets
Konfigurera Google Sheets-noder som läser kalkylarksdata och sparar nya feedbacksvar.
- Öppna Spreadsheet Feedback Trigger och ställ in Document på
[YOUR_ID]och Sheet pågid=0(märktuser detail). - Ställ in Poll Times på
everyMinuteför Spreadsheet Feedback Trigger. - Autentiseringsuppgifter krävs: Anslut era googleSheetsTriggerOAuth2Api-autentiseringsuppgifter i Spreadsheet Feedback Trigger.
- Öppna Upsert Feedback Row och ställ in Operation på
appendOrUpdate. - Ställ in Document på
[YOUR_ID]och Sheet påFood_feedbacki Upsert Feedback Row. - Mappa kolumner med hjälp av de angivna uttrycken, till exempel Name till
{{ $json['What is your Name?'] }}och E-Mail till{{ $json['Email ID'] }}. - Autentiseringsuppgifter krävs: Anslut era googleSheetsOAuth2Api-autentiseringsuppgifter i Upsert Feedback Row.
E-Mail och Any additional comments or suggestions?), annars kommer upsert att misslyckas.Steg 3: konfigurera bearbetning och tidsstyrning
Styr flödets timing och förbered data för steget som skickar feedbackmejlet.
- Lägg till Delay Before Processing efter Form Submission Hook och ställ in Amount till
10sekunder. - Anslut Spreadsheet Feedback Trigger till Hold Data with Script för att synka kalkylarksbaserade poster med steget som skickar mejl.
- I Hold Data with Script, behåll JavaScript-snippetet som loggar och fördröjer:
console.log("Waiting..."); setTimeout(() => { console.log("5 seconds passed."); }, 5000);.
Steg 4: konfigurera utdata och notifieringar
Skicka ett mejl med begäran om feedback efter att data har fångats upp från kalkylarkstriggerflödet.
- Öppna Dispatch Feedback Email och ställ in Subject på
Feedback. - Ställ in To Email på
{{ $json.Email }}och From Email på[YOUR_EMAIL]. - Ställ in Email Format på
textoch behåll meddelandetexten somPlease give us your valuable feedback at: https://example.com/feedback. - Autentiseringsuppgifter krävs: Anslut era smtp-autentiseringsuppgifter i Dispatch Feedback Email.
Steg 5: testa och aktivera ert arbetsflöde
Validera arbetsflödet från start till mål och aktivera det sedan för insamling av feedback i drift.
- Klicka på Execute Workflow och skicka in ett testsvar via formulär-URL:en för Form Submission Hook.
- Bekräfta att en ny rad läggs till eller uppdateras i Google Sheet via Upsert Feedback Row med mappade värden som
{{ $json['Email ID'] }}och{{ $json.submittedAt }}. - Trigga Spreadsheet Feedback Trigger genom att lägga till en testrad i källarket, och verifiera att Dispatch Feedback Email skickar till
{{ $json.Email }}. - När allt fungerar som förväntat, växla arbetsflödet till Active för att köra i produktion.
Saker att se upp med
- Behörigheter i Google Sheets kan blockera skrivningar även när arket “öppnas som vanligt”. Om rader slutar loggas, kontrollera det anslutna Google-kontot i n8n-uppgifter och bekräfta att det fortfarande har redigeringsåtkomst till målarket.
- Om du använder Wait-noder eller extern rendering varierar processtiderna. Öka väntetiden om efterföljande noder skapar fel på tomma svar.
- Standardprompter i AI-noder är generiska. Lägg in er tonalitet tidigt, annars kommer du att redigera resultat för alltid.
Vanliga frågor
Oftast cirka en timme om dina Sheets och Gmail är klara.
Ja. Ingen kodning krävs, men du behöver matcha formulärfrågorna mot rätt kolumner i Google Sheets.
Ja. n8n har ett gratis alternativ för egen hosting och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volym. Du behöver också räkna in OpenAI API-kostnader om du använder AI-agenten (oftast ören per batch av mejl, beroende på volym).
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att komma igång) eller egen hosting på en VPS. För egen hosting är Hostinger VPS prisvärd och hanterar n8n bra. Egen hosting ger obegränsat antal körningar men kräver grundläggande serverhantering.
Du kan byta mejltext och frågor utan att ändra den övergripande logiken. De flesta anpassningar sker i steget “Dispatch Feedback Email” (ditt meddelandeinnehåll) och steget “Upsert Feedback Row” (din kolumnmappning). Många restauranger lägger till en eller två plats-specifika frågor, tar bort sådant som känns repetitivt och ändrar tajmingen så att förfrågningar skickas morgonen efter besöket istället för direkt.
Oftast beror det på en utgången OAuth-behörighet eller att fel Gmail-konto är kopplat i n8n. Återanslut Gmail-uppgiften och skicka sedan ett testmejl från noden “Dispatch Feedback Email” för att bekräfta att den kan skicka. Om det fungerar i tester men misslyckas i produktion, kontrollera sändningsgränser och se till att du inte trycker ut en stor lista på kort tid.
Den skalar bra för de flesta små team, eftersom varje gäst och varje inskick bara är ytterligare en körning.
Ibland. Om du vill ha enkel “formulär till kalkylark” kan Zapier eller Make gå snabbare att klicka ihop. Men n8n är enklare att bygga ut när du vill ha förgrenade regler, återförsök och extra bearbetning utan att betala mer för varje liten filtrering. Det ger också ett alternativ för egen hosting, vilket kan vara viktigt när du kör detta dagligen. Den stora vinsten är flexibilitet: du kan behålla samma flöde och senare lägga till saker som sentiment-taggar, chefslarm eller ett veckosammanfattande mejl. Prata med en automatiseringsexpert om du är osäker på vad som passar.
När detta väl rullar slutar feedback vara ett “vi borde göra det där”-projekt och blir istället ett stabilt flöde av svar som du kan agera på. Flödet tar hand om de repetitiva delarna så att du kan fokusera på service, utbildning och att åtgärda det som gästerna faktiskt tar upp.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.