Du känner den där sjunkande känslan när en prospekt svarar ”inte intresserad” och din nästa uppföljning ändå går iväg. Det ser slarvigt ut. Ännu värre: det lär folk att trycka på spam i stället för att svara.
Den här Gmail Sheets stop-automationen träffar säljteam först, men byråägare som kör outreach och marketing ops som jobbar med listrensning har samma problem. Målet är enkelt: i samma ögonblick som någon svarar flaggas de så att dina sekvenser stoppas automatiskt.
Nedan ser du hur arbetsflödet fångar svar i Gmail via IMAP, hittar matchande rad i Google Sheets och markerar kontakten som ”STOP” (plus ett svarsdatum) så att dina uppföljningar inte sätter dig i en pinsam situation igen.
Så fungerar den här automatiseringen
Se hur detta löser problemet:
n8n Workflow Template: Gmail till Google Sheets: stoppa uppföljningar
flowchart LR
subgraph sg0["Flow 1"]
direction LR
n0@{ icon: "mdi:message-outline", form: "rounded", label: "IMAP Inbox Listener", pos: "b", h: 48 }
n1["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/code.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Reply Tracker Logic"]
n2@{ icon: "mdi:database", form: "rounded", label: "Smart Match Sheet", pos: "b", h: 48 }
n3["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/code.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Sequence Halt Script"]
n4@{ icon: "mdi:database", form: "rounded", label: "Modify Sheet Record", pos: "b", h: 48 }
n1 --> n2
n2 --> n3
n3 --> n4
n0 --> n1
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n2,n4 database
class n1,n3 code
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n1,n3 customIcon
Utmaningen: uppföljningar som ignorerar svar
De flesta outreach-system är bra på en sak: att skicka nästa mejl i tid. De är inte lika bra på att förstå när de ska sluta. Så fort en prospekt svarar fastnar du i ”städjobbet” manuellt: hoppa in i ett kalkylark, söka upp personen, uppdatera en status och hoppas att ditt sekvensverktyg faktiskt kontrollerar den. Missar du ett svar riskerar du att skicka en hurtig uppföljning till någon som redan sagt nej. Ärligt talat är det en förtroendedödare, och det kan också skada leveransbarheten eftersom irriterade mottagare anmäler som spam.
Det summerar sig snabbt. Här är var det faller isär i verkligheten.
- Ett enda missat svar kan trigga två eller tre extra uppföljningar innan någon märker det.
- Manuella uppdateringar i kalkylarket görs ofta i batchar, vilket innebär att du alltid ligger efter.
- E-postadresser kopieras med extra mellanslag eller olika versalisering, så matchningar misslyckas när du behöver dem som mest.
- Om listan är utspridd i flera verktyg slutar det med att du ”fixar” på fel ställe och sekvensen fortsätter att rulla.
Lösningen: stoppa uppföljningar automatiskt när Gmail får ett svar
Det här arbetsflödet övervakar din inkorg via IMAP (Gmail, Outlook och de flesta leverantörer stödjer det). När ett nytt mejl kommer in kontrollerar det om det är ett svar från någon du tidigare kontaktat och extraherar sedan avsändarens e-postadress. Därefter slår det upp adressen i din prospektlista i Google Sheets och hittar exakt vilken rad som ska uppdateras. När det finns en matchning sätter det fältet ”Email Sent Status” till STOP och loggar ett svarsdatum så att du får ett korrekt revisionsspår. Från och med då kan din sändande automation hoppa över alla som är markerade STOP, så att svar direkt blir till undertryckningsregler.
Arbetsflödet startar med en inkorgslyssnare, kör sedan logik för att identifiera svar och en uppslagning i Google Sheets. Till sist uppdaterar det matchande posten så att dina sekvenser får en tydlig ”följ inte upp”-signal, utan att du rör arket.
Vad som ändras: före vs. efter
| Detta elimineras | Effekten du kommer att se |
|---|---|
|
|
Effekt i verkligheten
Säg att du har en lista med 500 prospekt och får cirka 10 svar per dag under en kampanj. Manuellt tar det kanske 5 minuter per svar att hitta personen i Google Sheets, bekräfta att det är rätt rad, uppdatera status och lägga till ett datum, alltså ungefär 50 minuter dagligen. Med det här arbetsflödet är ”arbetet” i princip noll: mejlet kommer in, n8n matchar det och arket uppdateras i bakgrunden. Det är nära en timme tillbaka en vanlig dag, plus färre misstag.
Krav
- n8n-instans (prova n8n Cloud gratis)
- Alternativ för egen hosting om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- IMAP-aktiverad e-postinkorg för att övervaka inkommande svar.
- Google Sheets för att lagra prospekt och deras status.
- Gmail-app lösenord (hämta det via Google-konto → Säkerhet → App-lösenord).
Svårighetsnivå: Nybörjare. Du kopplar in inloggningar och matchar dina kolumnnamn i arket exakt.
Behöver du hjälp att implementera detta? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Flödet i arbetsflödet
Inkorgsövervakning via IMAP. Arbetsflödet lyssnar efter nya, olästa mejl i din inkorg (filtret “UNSEEN” är viktigt). När ett meddelande kommer in skickar det vidare mejldata till logiken som kontrollerar svar.
Svarsidentifiering och upprensning. Logiken extraherar avsändaradressen och normaliserar den (tänk: trimma mellanslag och hantera versaler/gemener). Det här är viktigt eftersom kalkylark är petiga och data i verkligheten är rörig.
Matchning i Google Sheets. n8n söker i ditt prospektark efter den e-postadressen. Arket behöver rätt kolumner (inklusive en row_number) så att arbetsflödet kan uppdatera rätt post, inte bara ”en som ser likadan ut”.
Statusuppdatering och svarsloggning. När matchningen är klar sätter arbetsflödet ”Email Sent Status” till STOP och skriver svarsdatumet. Ditt sändande arbetsflöde kontrollerar sedan den statusen innan något mer skickas.
Du kan enkelt ändra STOP-värdet till något som REPLIED eller UNSUBSCRIBED beroende på vad du behöver. Se hela implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementering
Steg 1: Konfigurera IMAP-triggern
Det här arbetsflödet startar genom att lyssna efter inkommande e-postmeddelanden och skicka dem vidare till logiken för svarsspårning.
- Lägg till och öppna IMAP Inbox Listener som triggernod.
- Konfigurera de brevlådeuppgifter ni vill övervaka (IMAP-server, port och sökfilter).
- Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era IMAP-inloggningsuppgifter.
⚠️ Vanlig fallgrop: Om er IMAP-leverantör kräver appspecifika lösenord eller OAuth, konfigurera det i IMAP-inloggningsuppgifterna innan ni testar.
Steg 2: Anslut Google Sheets
Två noder interagerar med Google Sheets för att hitta och uppdatera poster som är kopplade till svar.
- Öppna Smart Match Sheet och konfigurera den för att hitta rätt rad för inkommande svarsdata.
- Öppna Modify Sheet Record och ställ in den för att uppdatera rätt rad baserat på matchningen.
- Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era Google Sheets-inloggningsuppgifter till både Smart Match Sheet och Modify Sheet Record.
⚠️ Vanlig fallgrop: Se till att båda kalkylbladsnoderna pekar på samma kalkylbladsstruktur så att stegen för matchning och uppdatering linjerar korrekt.
Steg 3: Sätt upp bearbetningslogik
Två kodnoder hanterar svarsspårning och logik för att stoppa sekvensen mellan triggern och uppdateringarna av kalkylbladet.
- Öppna Reply Tracker Logic och implementera logiken som tolkar inkommande e-postdata från IMAP Inbox Listener.
- Säkerställ att Reply Tracker Logic skickar ut de fält som behövs av Smart Match Sheet.
- Öppna Sequence Halt Script och implementera logiken som avgör om sekvensen ska stoppas baserat på den matchade posten.
- Bekräfta att Sequence Halt Script skickar ut den uppdateringspayload som Modify Sheet Record förväntar sig.
Steg 4: Konfigurera utdatauppdateringar
Den sista noden skriver tillbaka ändringar till ert kalkylblad när stopp-logiken har avgjort utfallet.
- I Modify Sheet Record ställer ni in åtgärden så att den uppdaterar raden som identifierades tidigare i flödet.
- Mappa fälten från Sequence Halt Script till kolumnerna som lagrar svar- eller sekvensstatus.
Steg 5: Testa och aktivera ert arbetsflöde
Verifiera hela flödet från IMAP-triggern till uppdateringen i Google Sheets innan ni slår på det.
- Klicka på Execute Workflow och skicka ett testmejl till den övervakade inkorgen för att trigga IMAP Inbox Listener.
- Bekräfta att Reply Tracker Logic skickar data till Smart Match Sheet, vidare till Sequence Halt Script och slutligen till Modify Sheet Record.
- Verifiera att raden i kalkylbladet uppdateras som förväntat, vilket indikerar att beslutet att stoppa sekvensen lyckades.
- När allt är bekräftat, växla arbetsflödet till Active för användning i produktion.
Se upp med
- Gmail-IMAP-inloggningar kan gå ut eller kräva specifika behörigheter. Om det slutar fungera, kontrollera först säkerhetsinställningarna i ditt Google-konto och App-lösenord.
- Om du använder Wait-noder eller extern rendering varierar processtiderna. Öka väntetiden om efterföljande noder fallerar på tomma svar.
- Kolumnnamn i Google Sheets måste matcha exakt. Om “Email Sent Status” eller
row_numbersaknas eller har bytt namn kan uppdateringen misslyckas tyst och kontakter stoppas inte.
Vanliga frågor
Cirka 30 minuter om ditt ark redan är uppsatt.
Ja. Du kommer främst att koppla IMAP och Google Sheets och sedan bekräfta att dina kolumner matchar.
Ja. n8n har ett gratis alternativ för egen hosting och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på $20/månad för högre volym. Du behöver också ta hänsyn till eventuella begränsningar hos e-postleverantören, men det finns inga obligatoriska betalda AI-API:er i det här arbetsflödet.
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att komma igång) eller egen hosting på en VPS. För egen hosting är Hostinger VPS prisvärd och hanterar n8n bra. Egen hosting ger obegränsat antal körningar men kräver grundläggande serverhantering.
Du kan ändra STOP-etiketten i logiken för statusuppdatering och i Google Sheets-steget “Modify Sheet Record” så att det matchar er interna namngivning (till exempel REPLIED eller DO_NOT_CONTACT). Vanliga anpassningar är att skriva en svars-snutt i en ny kolumn, uppdatera en extra tabell i Airtable eller trigga en Slack-notis när ett högvärdeslead svarar.
Oftast är det ett IMAP-/App-lösenordsproblem. Skapa om Gmail-app lösenordet, bekräfta att IMAP är aktiverat och välj sedan om inloggningen i IMAP Inbox Listener-noden i n8n. Kontrollera också att du använder rätt host och port (Gmail är vanligtvis imap.gmail.com på 993) och att arbetsflödet faktiskt ser UNSEEN-mejl.
Om du kör n8n med egen hosting finns ingen körningsgräns (det beror främst på din server och inkorgsvolym). På n8n Cloud har Starter-planen en månadsgräns för antal körningar och högre planer stödjer mer. I praktiken kan de flesta små team bearbeta svar när de kommer in utan märkbar fördröjning, eftersom varje mejl bara är en uppslagning och en uppdatering.
Ofta, ja. IMAP-baserad hantering av svar kan bli pillig i enklare verktyg, och n8n ger dig mer kontroll över matchningslogiken (som att rensa e-postadresser och hantera edge cases) utan att betala extra för förgreningar. Du kan också köra egen hosting, vilket är viktigt när du bearbetar många meddelanden. Zapier eller Make kan fortfarande fungera bra för mycket enkla fall som ”nytt mejl → uppdatera rad”, men det här arbetsflödet är byggt för tillförlitlighet, inte bara uppkoppling. Om du är osäker, prata med en automationsexpert så mappar vi det till din exakta setup.
När svar automatiskt växlar kontakter till STOP blir dina sekvenser tystare och din outreach vassare. Sätt upp det en gång, så märker du skillnaden nästa gång ett ”inte intresserad” ramlar in.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.