Du har en ”enkel” dokumentuppdatering att göra: byt en bild, spara en ny version, exportera en PDF, dela den. Sedan gör du det igen. Och igen. Någonstans runt version fem flyter filnamnen ihop och plötsligt är du osäker på vilken PDF som skickades till vilken kund.
Det är precis här Docs PDF-automatisering lönar sig. Marknadschefer som trycker ut kampanj-onepagers märker det först, men ops-ansvariga och byråägare som bygger kundleveranser lever också i den här loopen. Du försöker inte ”optimera” arbetet. Du försöker stoppa misstag som går att undvika.
Det här arbetsflödet byter bilder i en Google Docs-mall med hjälp av en lista med bild-URL:er, skapar en ny kopia, delar den och exporterar både DOCX och PDF via Google Drive. Nedan ser du hur det fungerar, vad du behöver och hur du kör det utan att göra hela veckan till en dokumentfabrik.
Så fungerar automatiseringen
Här är hela arbetsflödet du kommer att sätta upp:
n8n Workflow Template: Google Docs och Drive: byt bilder, exportera pdf
flowchart LR
subgraph sg0["When clicking ‘Test workflow’ Flow"]
direction LR
n0@{ icon: "mdi:play-circle", form: "rounded", label: "When clicking ‘Test workflow’", pos: "b", h: 48 }
n1["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/httprequest.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Find Image ID in Docx"]
n2@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Make file shareable publical..", pos: "b", h: 48 }
n3@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Image URL", pos: "b", h: 48 }
n4@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Find & Copy Docx Template", pos: "b", h: 48 }
n5@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Own datasource", pos: "b", h: 48 }
n6["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/httprequest.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Replace Image in Docx"]
n7@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Download File - Docx", pos: "b", h: 48 }
n8@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Download File - PDF", pos: "b", h: 48 }
n3 --> n4
n5 --> n3
n7 --> n8
n1 --> n6
n6 --> n2
n4 --> n1
n0 --> n5
n2 --> n7
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n0 trigger
class n1,n6 api
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n1,n6 customIcon
Varför det här spelar roll: versionshantering av kundfiler utan fel
Manuell versionshantering av dokument ser harmlös ut tills den inte är det. Du kopierar en mall i Google Drive, byter ut en bild, exporterar till PDF, laddar ner DOCX ”utifall att”, och delar sedan rätt länk med rätt person. Gör nu samma sak för tio produkter, tio platser, tio kunder eller tio annonser. Det är repetitivt, och det är exakt därför fel smyger sig in: fel logotyp på första sidan, förra månadens huvudbild, en PDF som exporterats innan sista bytet hann bli klart. Värst av allt? Du upptäcker det oftast först efter att det redan har skickats.
Friktionen byggs på. Här är var det fallerar i riktiga team.
- Att kopiera och döpa om mallfiler manuellt blir snabbt en stökig mapp full av ”Final_v7_verkligenfinal.”
- Att byta bilder för hand är lätt att göra fel, särskilt när mallen har flera visuella element eller liknande platshållare.
- Att exportera PDF och DOCX för varje variant tar några minuter varje gång, vilket blir timmar i slutet av veckan.
- Att dela länkar manuellt bjuder in misstag som fel behörigheter eller att skicka en Drive-länk som kunden inte kan öppna.
Det du bygger: automatiserade bildbyten i Google Docs + PDF-export
Det här arbetsflödet skapar ett strukturerat, repeterbart sätt att producera kundklara dokument utan att sitta och vakta varje steg. Du börjar med en Google Docs-mall som ligger i Drive (med platshållarbilder). När du kör arbetsflödet hämtar det bild-URL:er från din datakälla (ett enkelt fält ”url”), duplicerar mallen och anropar sedan Google Docs-API:erna via HTTP för att hitta bildidentifieraren i det nya dokumentet. När det vet vad som ska träffas byter det ut platshållarbilden mot URL:en du angav, så att varje kopia automatiskt får rätt material. Därefter tar Google Drive hand om det praktiska: filen kan göras delbar och sedan exporteras både som DOCX och PDF för leverans eller arkivering.
Flödet är rakt på sak. Din URL kommer in, en ny dokumentkopia skapas och arbetsflödet byter rätt bild i den kopian. Till sist sker delning och nedladdningar i rätt ordning, så att dina PDF- och DOCX-filer matchar innehållet i dokumentet.
Det du bygger
| Vad som automatiseras | Vad du uppnår |
|---|---|
|
|
Förväntade resultat
Säg att du tar fram 10 kund-onepagers i veckan och att varje dokument kräver ett bildbyte plus exporter. Manuellt kanske du lägger cirka 10 minuter på att byta och kontrollera bilder, ytterligare 5 minuter på att exportera PDF och DOCX och några minuter på att dela rätt länk, alltså ungefär 20 minuter per dokument. Det blir cirka 3 timmar i veckan. Med det här arbetsflödet blir handpåläggningen att lägga in URL:en och trycka kör (kanske 2 minuter per dokument), sedan väntar du på bearbetningen och hämtar färdig PDF/DOCX. Du får tillbaka större delen av tiden och slipper oroa dig för småmissar.
Innan du börjar
- n8n-instans (prova n8n Cloud gratis)
- Alternativ för egen hosting om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Google Drive för att lagra, duplicera, dela och exportera filer.
- Google Docs som mall-dokumentet du kommer att uppdatera.
- OAuth-inloggningsuppgifter för Google Docs (skapa dem i Google Cloud Console).
Kunskapsnivå: Medel. Du skriver ingen kod, men du bör vara bekväm med att koppla Google-inloggningar och testköra några gånger.
Vill du att någon bygger detta åt dig? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Steg för steg
En manuell körning startar det. Du trycker på ”Execute” i n8n när du är redo att generera en ny version. Många team byter senare ut denna trigger mot en schemalagd körning eller en formulärinskickning, men manuellt är perfekt medan du validerar resultaten.
Din bild-URL hämtas från en datakälla och görs korrekt formaterad. Arbetsflödet förväntar sig ett fält som heter url och använder sedan ett Set-steg för att säkerställa att värdet skickas vidare konsekvent. Det är en liten grej, men det förhindrar irriterande ”fel fältnamn”-misslyckanden som slösar din tid.
En ny kopia av din mall skapas i Google Drive. I stället för att ändra originalet duplicerar arbetsflödet det, så att din mall lämnas orörd. Kopian blir den enda filen som redigeras, delas och exporteras.
HTTP-anrop hittar och byter målbilden. Arbetsflödet hittar först bildidentifieraren i den kopierade Google-dokumentfilen och ersätter sedan den bilden med hjälp av URL:en du angav. Det här är nyckelintegrationen: det är delen som gör ”automatisera bildbyten i Google Docs” möjligt utan att du ens öppnar dokumentet.
Filen delas och exporteras till DOCX och PDF. Google Drive sätter delningsbeteendet och laddar sedan ner DOCX först och PDF efteråt. Den ordningen är viktig eftersom du vill att båda exporterna ska baseras på dokumentets slutliga status, inte en tidigare version.
Du kan enkelt justera delningsbehörigheter eller exportformat efter dina behov. Se den fullständiga implementeringsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementering
Steg 1: konfigurera den manuella triggern
Det här arbetsflödet startar manuellt så att ni kan testa och finjustera processen för att ersätta bilder i dokument innan ni automatiserar den vidare.
- Lägg till noden Manual Run Trigger som arbetsflödets trigger.
- Anslut Manual Run Trigger till Custom Data Source för att starta exekveringskedjan.
Steg 2: anslut er datakälla och ange bildens URL
Det här steget definierar bildens URL som ska ersätta den befintliga bilden i dokumentmallen.
- Använd Custom Data Source som en platshållare för er verkliga datainmatning (t.ex. API, databas eller webhook-payload).
- Öppna Image Link Set och ställ in fältet url till
https://picsum.photos/id/400/300/300. - Säkerställ att Include Other Fields är aktiverat i Image Link Set så att data uppströms bevaras.
- Anslut Custom Data Source → Image Link Set → Duplicate Docx Template.
Tips: Ersätt exempel-URL:en för bilden med ett dynamiskt värde från er datakälla för att anpassa varje dokument.
Steg 3: kopiera mallen och identifiera bilden som ska ersättas
Arbetsflödet kopierar er Google Docs-mall och hämtar dokumentstrukturen för att hitta bildobjektets ID.
- Öppna Duplicate Docx Template och ställ in Operation till
copy. - Ställ in Name till
Chosen filename. - Välj er mall i File ID (för närvarande satt till
[YOUR_ID]). - Autentisering krävs: Anslut era Google Drive OAuth2-inloggningsuppgifter i Duplicate Docx Template.
- Konfigurera Locate Image Identifier med URL satt till
=https://docs.googleapis.com/v1/documents/{{$json.documentId}}. - Autentisering krävs: Anslut era Google Docs OAuth2-inloggningsuppgifter i Locate Image Identifier (använder
googleDocsOAuth2Api).
⚠️ Vanlig fallgrop: Om Google Docs-inloggningsuppgifterna saknas kommer Locate Image Identifier att misslyckas med ett autentiseringsfel.
Steg 4: ersätt bilden och distribuera filen
Dessa noder ersätter bilden, gör dokumentet offentligt tillgängligt och laddar ner det i DOCX- och PDF-format.
- I Swap Image in Document, ställ in URL till
=https://docs.googleapis.com/v1/documents/{{$json.documentId}}:batchUpdate. - Ställ in Method till
POST, aktivera Send Body och ställ in Body Content Type tilljson. - Ställ in JSON Body till
={ "requests": [ { "replaceImage": { "imageObjectId": {{ $json.body.content[1].paragraph.elements[0].inlineObjectElement.inlineObjectId }}, "uri": "{{ $('Image Link Set').item.json.url }}", "imageReplaceMethod": "CENTER_CROP" } } ] }. - Autentisering krävs: Anslut era Google Docs OAuth2-inloggningsuppgifter i Swap Image in Document (använder
googleDocsOAuth2Api). - I Share File Publicly, ställ in Operation till
shareoch behåll File ID som={{ $json.documentId }}. - Ställ in Permissions till
role: writerochtype: anyonei Share File Publicly. - I Download Document Docx, ställ in Operation till
downloadmed File ID={{ $json.documentId }}. - I Download Document PDF, ställ in Operation till
downloadoch ställ in File Name till=filename - PDF. - Aktivera Googles filkonvertering i Download Document PDF med Docs To Format satt till
application/pdf. - Autentisering krävs: Anslut era Google Drive OAuth2-inloggningsuppgifter i Share File Publicly, Download Document Docx och Download Document PDF.
Steg 5: testa och aktivera ert arbetsflöde
Kör ett manuellt test för att bekräfta att bildersättningen och filnedladdningarna lyckas.
- Klicka på Execute Workflow på Manual Run Trigger för att köra arbetsflödet från start till slut.
- Verifiera att Duplicate Docx Template skapar ett nytt dokument och att Swap Image in Document slutförs utan fel.
- Bekräfta att dokumentet delas i Share File Publicly och att både Download Document Docx och Download Document PDF returnerar filer.
- När ni är nöjda, ställ in arbetsflödet till Active för användning i produktion.
Tips för felsökning
- Inloggningsuppgifter för Google Docs och Google Drive kan löpa ut eller kräva specifika behörigheter. Om något slutar fungera, kontrollera först det anslutna kontot i n8n under Credentials och bekräfta att det har åtkomst till mallfilen.
- Om du använder Wait-noder eller extern rendering varierar bearbetningstiderna. Öka väntetiden om noder längre fram misslyckas på grund av tomma svar.
- Standardprompter i AI-noder är generiska. Lägg in ert varumärkesspråk tidigt, annars kommer du att redigera outputs i all evighet.
Snabba svar
Cirka 30 minuter om dina Google-inloggningsuppgifter är klara.
Nej. Du kopplar Google Docs/Drive-inloggningsuppgifter och klistrar in uppgifter om mall och mapp.
Ja. n8n har ett gratis alternativ för egen hosting och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volymer. Du behöver också räkna in användning av Google API, vilket normalt är försumbart för små batchar.
Två alternativ: n8n Cloud (hanterad, enklast att komma igång) eller egen hosting på en VPS. För egen hosting är Hostinger VPS prisvärd och klarar n8n bra. Egen hosting ger dig obegränsade körningar men kräver grundläggande serverhantering.
Ja, och det är hela poängen. Om du bara behöver uppdatera ett dokument på plats tar du bort steget ”Duplicate Docx Template” så att det redigerar originalet. Om din mall har flera bilder justerar du logiken i ”Locate Image Identifier” så att den träffar rätt bild varje gång. Du kan också ändra delning från publik till begränsad och hoppa över PDF- eller DOCX-export om du bara levererar ett format.
Oftast beror det på utgången OAuth-åtkomst eller saknade behörigheter på Drive-mappen. Återanslut Google-inloggningen i n8n och bekräfta sedan att kontot kan öppna mallen och skapa filer på destinationsplatsen.
Om du kör egen hosting begränsas volymen främst av din server och Googles API-rate limits. På n8n Cloud beror det på din plans månatliga tilldelning av körningar, men arbetsflödet är lättviktigt och hanterar typiska småföretagsbatchar utan problem. I praktiken kör många team dussintals dokument i ett svep utan strul och skalar sedan upp genom att lägga till batch-inputs.
Ofta, ja. Det här arbetsflödet bygger på HTTP-anrop för att interagera med Google Docs på en djupare nivå än ”skapa en fil och flytta den”, och n8n hanterar den typen av logik bra. Du får också mer kontroll över förgrening och datatransformering, vilket spelar roll när dina mallar blir kinkiga. Zapier eller Make kan fortfarande fungera för enklare jobb som ”exportera och ladda upp”, och de kan kännas snabbare att klicka ihop. Om du är osäker, prata med en automationsexpert så pekar vi dig mot det enklaste alternativet för just ditt användningsfall.
När det här väl rullar slutar dokumentproduktion att vara en skör, manuell ritual. Arbetsflödet tar hand om de repetitiva klicken så att du kan fokusera på innehållet och kundrelationen.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.