Steg 2: anslut Google Docs och Google Drive

Arbetsflödet sammanställer en lista med dokument och hämtar sedan innehåll och metadata parallellt.

1. Öppna Compile Document List och uppdatera JavaScript-arrayen med era dokument-ID:n och namn (t.ex. id: 'DOC_ID_1_HERE').
2. Verifiera att Compile Document List skickar ut varje dokument som ett separat item (noden returnerar docsToMonitor.map(doc => ({ json: doc }))).
3. Konfigurera Retrieve Doc Content med File ID satt till {{ $json.id }} och Operation satt till get.
4. Konfigurera Fetch Doc Metadata med File ID satt till {{ $json.id }}, Operation satt till get och Fields satt till modifiedTime,lastModifyingUser,version.
5. Bekräfta parallell körning: Compile Document List skickar output både till Retrieve Doc Content och Fetch Doc Metadata parallellt.

Steg 3: konfigurera dokumentbearbetning

Arbetsflödet transformerar dokumentinnehåll, filtrerar på uppdateringar från senaste veckan och aggregerar data för AI-sammanfattning.

1. Öppna Transform Document Data och bekräfta att den refererar till Retrieve Doc Content och Fetch Doc Metadata med hjälp av de inbyggda funktionerna $('Retrieve Doc Content').item.json och $('Fetch Doc Metadata').item.json.
2. Säkerställ att Transform Document Data kontrollerar uppdateringar inom de senaste 7 dagarna och returnerar null för oförändrade dokument.
3. Öppna Combine Updated Records och bekräfta att den aggregerar items och skapar combined_content för AI-sammanfattning.

Steg 4: konfigurera AI-sammanfattning

AI-modellen genererar en professionell veckosammanfattning från kombinerat dokumentinnehåll.

1. Öppna Create AI Summary och ställ in Resource till chat och Operation till create.
2. I Request Body ställer ni in Model till gpt-4, Max Tokens till 1500 och Temperature till 0.3.
3. I användarmeddelandet skickar ni med kombinerat innehåll via {{ $json.combined_content }} så att AI:n sammanfattar de aggregerade dokumentuppdateringarna.

Steg 5: konfigurera e-postbyggande och utskick

Arbetsflödet bygger ett e-postmeddelande i både plain text och HTML och skickar det sedan via Gmail.

1. Öppna Assemble Email Body och bekräfta att den använder Combine Updated Records via $('Combine Updated Records').item.json för att avgöra om ett e-postmeddelande ska skickas.
2. Verifiera att Assemble Email Body bygger subject, body och html_body för e-postmeddelandet, inklusive veckointervall och dokumentlista.
3. Konfigurera Dispatch Summary Email med Email satt till [YOUR_EMAIL], Message satt till {{ $json.body }} och Subject satt till {{ $json.subject }}.
4. I alternativen för Dispatch Summary Email ställer ni in HTML Message till {{ $json.html_body }} för rik formatering.

Steg 6: testa och aktivera ert arbetsflöde

Kör ett manuellt test och bekräfta e-postresultatet innan ni aktiverar veckoschemat.

1. Klicka på Execute Workflow och följ körningen från Scheduled Weekly Trigger till Dispatch Summary Email.
2. Bekräfta att Compile Document List skickar ut items och att Retrieve Doc Content och Fetch Doc Metadata körs parallellt.
3. Kontrollera output från Assemble Email Body för send_email: true när uppdateringar finns, och verifiera e-postinnehållet.
4. När ni är nöjda, slå på arbetsflödet till Active så att det körs varje vecka.