Mötesanteckningar skrivs… och sedan försvinner de. Du kanske skummar dem en gång, kopierar några action items, och de verkliga mönstren (svävande statusuppdateringar, otydliga beslut, en person som pratar hela tiden) förblir osynliga.
Om du är en marknadsansvarig som håller veckovisa standups, en teamledare som jonglerar samtal på rad, eller en byråägare som vill hålla leveransen tajt, förvandlar den här automatiseringen för mötesfeedback protokoll till något du faktiskt kan coacha utifrån. Snabbt.
Du sätter upp ett n8n-flöde som hämtar dina mötesprotokoll, poängsätter möteskvalitet och publicerar en strukturerad Slack-rapport med tydliga coachningspunkter (på japanska). Då kan du upptäcka återkommande problem snabbt i stället för att gissa.
Så fungerar automatiseringen
Här är hela flödet du kommer att sätta upp:
n8n Workflow Template: Google Docs till Slack: mötesfeedback som ger resultat
flowchart LR
subgraph sg0["Google Calendar Flow"]
direction LR
n0@{ icon: "mdi:robot", form: "rounded", label: "AI Agent", pos: "b", h: 48 }
n1@{ icon: "mdi:brain", form: "rounded", label: "OpenAI Chat Model", pos: "b", h: 48 }
n2@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "SearchDoc", pos: "b", h: 48 }
n3@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "GetDoc", pos: "b", h: 48 }
n4["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/slack.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Send a message"]
n5@{ icon: "mdi:memory", form: "rounded", label: "Simple Memory", pos: "b", h: 48 }
n6@{ icon: "mdi:play-circle", form: "rounded", label: "Google Calendar Trigger", pos: "b", h: 48 }
n7@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Edit Fields", pos: "b", h: 48 }
n8@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Wait", pos: "b", h: 48 }
n9@{ icon: "mdi:location-exit", form: "rounded", label: "Get an event", pos: "b", h: 48 }
n10@{ icon: "mdi:play-circle", form: "rounded", label: "Test Trigger", pos: "b", h: 48 }
n11["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/code.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Code"]
n12@{ icon: "mdi:swap-horizontal", form: "rounded", label: "If", pos: "b", h: 48 }
n13@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "No Operation, do nothing", pos: "b", h: 48 }
n12 --> n7
n12 --> n13
n11 --> n4
n8 --> n9
n3 -.-> n0
n0 --> n11
n2 -.-> n0
n7 --> n0
n9 --> n12
n10 --> n0
n5 -.-> n0
n1 -.-> n0
n6 --> n8
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n6,n10 trigger
class n0 ai
class n1 aiModel
class n5 ai
class n12 decision
class n11 code
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n4,n11 customIcon
Varför det här spelar roll: gör “anteckningar” till verklig förbättring
De flesta team har inget mötesproblem. De har ett feedbackproblem. Du kan hålla ett möte, skriva protokoll i Google Docs och ändå inte ha en aning om det var effektivt. Besluten känns diffusa. Samma ämnen kommer upp nästa vecka. Någon dominerar samtalet och ingen säger ifrån. Sedan försöker du “förbättra möten” med en ny mall, och ärligt talat förändrar det ingenting eftersom det saknas konsekvent analys och en snabb återkopplingsloop till teamet.
Det blir snabbt dyrt. Här är var det faller isär i verkligheten.
- Du har inte tid att läsa om protokoll och plocka ut coachningspunkter efter varje möte, så problemen upprepas av ren automatik.
- Feedbacken blir inkonsekvent eftersom den beror på vem som råkade lägga märke till vad, vilket gör att teamet får blandade signaler.
- Manuella sammanfattningar missar “hur mötet kändes” (tydlighet, beslutsamhet, lyssnande), så de verkliga orsakerna till bortkastad tid förblir dolda.
- Inget hamnar där arbetet faktiskt sker, och om det inte finns i Slack blir det oftast inte gjort.
Det du bygger: Google Docs-protokoll → Slack-rapport för coachning
Det här flödet lyssnar efter en möteshändelse, väntar kort så att anteckningar och filer hinner dyka upp, och hämtar sedan relevanta mötesprotokoll från Google Drive (antingen via protokoll-länken eller genom att söka utifrån möteskontexten). Om en bilaga eller ett dokument finns tillgängligt mappar det viktiga händelsedetaljer till ett strukturerat underlag och skickar allt till en AI-agent baserad på en OpenAI Chat Model. Agenten gör en flerdimensionell utvärdering: poäng för möteseffektivitet, balans i talartid, kommunikationskvalitet (tydlighet, vänlighet, beslutsamhet, lyssnande), områden med oenighet och vad som fungerade bra. Till sist formaterar n8n resultatet till lättlästa block och postar en strukturerad rapport i Slack på japanska, så att feedbacken dyker upp där teamet redan befinner sig.
Flödet startar från Google Kalender och samlar in möteskontexten. Därefter kontrollerar det om det finns ett protokoll att analysera och hämtar Google Docs-innehållet från Drive. Sedan genererar AI-agenten en praktisk rapport och Slack får en strukturerad sammanfattning med poäng och coachningspunkter som du kan använda direkt.
Det du bygger
| Det som automatiseras | Det du uppnår |
|---|---|
|
|
Förväntade resultat
Säg att du håller 5 möten i veckan och normalt lägger cirka 20 minuter per möte på att göra Google Docs-protokoll till “något användbart” för teamet. Det är ungefär 100 minuter i veckan, plus den mentala friktionen av att göra det sent och inkonsekvent. Med det här flödet lägger du cirka 5 minuter på initial konfigurering, sedan triggas mötet automatiskt och Slack får rapporten efter bearbetning. Du skummar den fortfarande, men det är närmare 2 minuter per möte, så du får tillbaka ungefär en timme i veckan direkt.
Innan du börjar
- n8n-instans (testa n8n Cloud gratis)
- Självhosting om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Google Kalender för att trigga flödet efter möten.
- Google Drive / Google Docs för att lagra och hämta mötesprotokoll.
- Slack för att leverera rapporten där den faktiskt blir läst.
- OpenAI API-nyckel (hämta den från din OpenAI-dashboard).
Nivå: Nybörjare. Du kopplar konton, klistrar in en API-nyckel och väljer en Slack-kanal.
Vill du att någon bygger detta åt dig? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Steg för steg
En kalenderhändelse sätter igång allt. När en möteshändelse upptäcks i Google Kalender triggas flödet. En kort fördröjning följer så att eventuella bilagor och anteckningar hinner dyka upp.
Flödet samlar kontext och kontrollerar om protokoll finns. Det hämtar händelsedetaljerna och kör sedan en “bilagekontroll” så att det vet om det ska fortsätta med analys eller lugnt göra ingenting. Det förhindrar onödiga Slack-meddelanden när det inte finns något att utvärdera.
Protokollet hämtas och analyseras. n8n söker i Google Drive (och hämtar Google Docs-filen när den hittas), och skickar sedan protokollet till en AI-agent som drivs av en OpenAI Chat Model. Agenten skapar en strukturerad japansk rapport med poäng, “vad som fungerade bra” och konkreta förbättringsförslag.
Slack får en tydlig rapport. Resultatet omvandlas till lättlästa meddelandeblock och publiceras i den Slack-kanal du valt, så att teamet får feedback medan mötet fortfarande är färskt.
Du kan enkelt ändra vad poängsättningen ska fokusera på eller hur Slack-formatet ser ut utifrån dina behov. Se den fullständiga implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementering
Steg 1: Konfigurera Google Calendar-triggern
Ställ in arbetsflödet så att det reagerar när ett möte avslutas i Google Calendar.
- Öppna Calendar Event Trigger.
- Ställ in Trigger On på
eventEnded. - Ställ in Calendar ID på er kalender (ersätt
[YOUR_ID]). - Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era googleCalendarOAuth2Api-uppgifter.
Steg 2: Anslut Google Calendar och lägg till fördröjning
Fördröj arbetsflödet och hämta sedan detaljerna för den avslutade kalenderhändelsen.
- Öppna Delay Processing och ställ in Unit på
minutes. - Öppna Fetch Calendar Event och ställ in Operation på
get. - Ställ in Event ID till
={{ $json.id }}. - Ställ in Calendar på er kalender (ersätt
[YOUR_ID]). - Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era googleCalendarOAuth2Api-uppgifter.
Steg 3: Sätt upp validering av händelse och mappning
Kontrollera om det finns en mötesbilaga och förbered strukturerade indata till AI-agenten.
- Öppna Attachment Check och bekräfta att villkoret använder
={{ $json.attachment }}med operatorn exists. - Öppna Map Event Fields och skapa en chatInput-sträng med
={{ $json.summary }},={{ $json.attachment[0].fileUrl }}och={{ $json.attachment[0].fileId }}. - I Map Event Fields, ställ in =sessionId till
=a {{ $json.id }}. - Bekräfta att den “false”-grenen i Attachment Check routar till No-Op Placeholder för säker avslutning.
⚠️ Vanlig fallgrop: Om bilagor inte är aktiverade i era kalenderhändelser kommer Attachment Check att routa till No-Op Placeholder och inget meddelande kommer att postas till Slack.
Steg 4: Konfigurera AI-agenten för mötesgranskning
Använd AI-agenten för att hämta mötesanteckningar och generera granskningen.
- Öppna Meeting Insight Agent och gå igenom prompten i System Message för att säkerställa att den matchar ert granskningsformat.
- Säkerställ att OpenAI Conversation Model är ansluten som språkmodell för Meeting Insight Agent.
- Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era openAiApi-uppgifter i OpenAI Conversation Model.
- Säkerställ att Session Memory Buffer är ansluten som minne för Meeting Insight Agent (inloggningsuppgifter, vid behov, konfigureras på den överordnade agenten).
- Säkerställ att Drive Document Search och Retrieve Docs File är anslutna som AI-verktyg för Meeting Insight Agent.
- Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era googleDriveOAuth2Api-uppgifter i Drive Document Search.
- Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era googleDocsOAuth2Api-uppgifter i Retrieve Docs File.
Tips: Noder för AI-verktyg (Session Memory Buffer, Drive Document Search, Retrieve Docs File) hanteras av Meeting Insight Agent. Säkerställ att inloggningsuppgifter är inställda på respektive nod och att kopplingarna ligger kvar på agenten.
Steg 5: Konfigurera formatering av utdata och leverans till Slack
Transformera AI-utdata till Slack Block Kit och skicka det till Slack.
- Öppna Transform Markdown Blocks och behåll den angivna JavaScript Code för att generera
blocks,slackPayloadochtext_fallback. - Öppna Post Slack Notification och ställ in Message Type på
block. - Ställ in Blocks (UI) till
={{ $json.slackPayload }}. - Ställ in Text till
=テスト(ersätt vid behov med er föredragna reservtext). - Välj er Slack-User (ersätt
[YOUR_ID]). - Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era slackOAuth2Api-uppgifter.
Steg 6: Testa och aktivera ert arbetsflöde
Validera flödet från kalendertrigger via AI-granskning till Slack-notis.
- Kör Calendar Event Trigger manuellt eller använd Chat Trigger Input för att simulera en testkörning.
- Bekräfta att data passerar från Fetch Calendar Event till Attachment Check och sedan till Map Event Fields.
- Verifiera att Meeting Insight Agent producerar ett
output-värde och att Transform Markdown Blocks genererarslackPayload. - Kontrollera Slack för att säkerställa att Post Slack Notification levererar ett formaterat Block Kit-meddelande.
- Slå på arbetsflödet med reglaget Active för användning i produktion.
Tips: Om Slack-meddelandet är tomt, granska utdata från Meeting Insight Agent och bekräfta att Google Docs-filen är åtkomlig för Retrieve Docs File.
Felsökningstips
- Inloggningar för Google Drive / Google Docs kan gå ut eller kräva specifika behörigheter. Om det skapar fel, kontrollera först skärmen Credentials i n8n och bekräfta sedan att det anslutna Google-kontot kan öppna protokolldokumentet.
- Om du använder Wait-noder eller extern bearbetning varierar timing. Öka fördröjningen om flödet kör innan protokoll-bilagan faktiskt finns tillgänglig.
- Standardprompter i AI-noder är generiska. Lägg in teamets standarder tidigt (möteslängd, beslutsstil, hur “bra” ser ut), annars kommer du att redigera utdata för alltid.
Snabba svar
Cirka 5 minuter om dina konton redan är anslutna.
Nej. Du kopplar Google, Slack och OpenAI och justerar sedan några fält och prompter.
Ja. n8n har ett gratis alternativ för självhosting och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volym. Du behöver också räkna in OpenAI API-kostnader, som vanligtvis är några cent per analyserat möte.
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att komma igång) eller självhosting på en VPS. För självhosting är Hostinger VPS prisvärd och klarar n8n bra. Självhosting ger dig obegränsade körningar men kräver grundläggande serveradministration.
Ja, och det bör du. Du kan justera vad AI:n utvärderar genom att redigera instruktionerna i Meeting Insight Agent, och du kan ändra hur meddelandet ser ut genom att justera steget Transform Markdown Blocks innan Slack. Vanliga anpassningar är att byta utdataspråk, lägga till en sektion för “beslutslogg” och poängsätta mot era interna mötesregler (som “avsluta med ansvarig och deadline”).
Oftast beror det på utgångna Google-inloggningar eller att det anslutna kontot helt enkelt inte har åtkomst till dokumentet. Återanslut Google Drive/Docs i n8n och öppna sedan protokoll-länken när du är inloggad på samma Google-konto för att bekräfta behörigheter. Om flödet söker på mötesnamn kan titlar som inte matchar också ge “hittades inte”.
Mer än nog för de flesta små team. På n8n Cloud Starter klarar du generellt några möten per dag utan problem, och högre planer hanterar mer. Om du kör självhostat begränsas du inte av antal körningar, utan av din server och hur många långa mötesdokument du analyserar samtidigt. I praktiken är de flesta körningar ett möte i taget och blir klara efter väntetiden plus AI-bearbetningen.
Ofta, ja. Det här flödet bygger på mer avancerad logik (kontroll av bilagor, sökning i Drive och formatering av Slack-block) plus ett steg med AI-agent, och n8n är helt enkelt bättre anpassat för den typen av “riktiga flöden”. Du har också möjligheten att köra självhostat, vilket gör att kostnaderna blir mer förutsägbara när användningen ökar. Zapier eller Make kan fortfarande fungera om du gör ett enkelt “Doc → sammanfattning → Slack”-flöde med minimal förgrening. Om du vill ha hjälp att välja rätt upplägg, prata med en automationsexpert.
När detta väl körs ger varje möte feedback du kan agera på, inte bara anteckningar du sparar. Sätt upp det en gång och låt Slack hålla loopen tajt.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.