Att skapa “bara en till” kundmapp är aldrig bara en mapp. Det är samma undermappar, samma namngivning, samma copy/paste och samma små misstag som dyker upp senare.
Key account managers märker det när onboardingen går för fort. Byråägare märker det när teamet slutar följa din struktur. Och om du jobbar med ops har du redan försökt lösa det med en checklista. Den här automatiseringen för Drive-mappar ger dig konsekventa kundmappar på några minuter, utan att du behöver jaga folk för att göra det “på rätt sätt”.
Du sätter upp ett enkelt intake-formulär som skapar en ny rotmapp i Google Drive, anropar Google Apps Script för att klona hela din mall och ersätter varje {{NAME}}-platshållare automatiskt.
Så fungerar automatiseringen
Här är hela workflowet som du kommer att sätta upp:
n8n Workflow Template: Google Drive + Apps Script: kundmappar direkt
flowchart LR
subgraph sg0["Folder Request Form Flow"]
direction LR
n0["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/form.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Folder Request Form"]
n1@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Create Main Folder", pos: "b", h: 48 }
n2@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Wait for Drive", pos: "b", h: 48 }
n3["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/httprequest.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Duplicate Template"]
n2 --> n3
n1 --> n2
n0 --> n1
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n0 trigger
class n3 api
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n0,n3 customIcon
Varför det här spelar roll: onboardingmappar för kunder blir snabbt röriga
Mappstruktur är en sån uppgift som känns liten tills du multiplicerar den. En ny kund kommer in, någon skapar huvudmappen, en annan person kopierar förra månadens struktur och sedan upptäcker du att “Leveranser” saknas eller att “01. Dokument” heter tre olika saker mellan konton. Senare, när du behöver en fil snabbt, slösar teamet tid på att leta, fråga i Slack eller återskapa dokument eftersom de inte hittar senaste versionen. Det är inte bara irriterande. Det saktar ner leveransen och får dig att se oorganiserad ut.
Friktionen byggs på. Här är var det oftast faller isär.
- Folk kopierar en gammal kundmapp, vilket tar med utdaterade filer och fel namngivningsstandarder.
- Platshållare som “Client Name Here” ersätts inte överallt, så din Drive blir en soptipp av halvfärdiga strukturer.
- Mappar skapas i panik precis innan kickoff, och det är då saknade undermappar dyker upp.
- Även med SOP:ar glider strukturen över tid eftersom processen bygger på att någon kommer ihåg detaljer.
Vad du bygger: ett formulär som klonar din Drive-mall direkt
Det här workflowet ger dig en repeterbar intake-process för mappar. Någon öppnar ett enkelt formulär och skriver in ett namn (kund, projekt, event, medarbetare, vad som helst). n8n skapar den nya “rot”-mappen på rätt plats i Drive och väntar sedan en kort stund så att Google Drive hinner registrera mappen korrekt. Därefter anropar n8n din publicerade Google Apps Script-webbapp, som duplicerar hela din mallmappsstruktur till den nya mappen. Under kopieringen ersätts varje {{NAME}}-platshållare i mappnamn och filnamn, så att den färdiga strukturen kan delas direkt.
Workflowet börjar med en formulärinskickning i n8n. Sedan skapar Google Drive huvudmappen och n8n pausar en stund. Till sist triggar en HTTP Request Apps Script att göra den rekursiva kopieringen och returnerar den nya mappens URL så att du kan använda den i efterföljande steg.
Det här bygger du
| Vad som automatiseras | Vad du uppnår |
|---|---|
|
|
Förväntade resultat
Säg att du onboardar 5 nya kunder en vanlig vecka. Manuellt tar det oftast ungefär 20 minuter per kund att skapa rotmappen, cirka 10 undermappar och kopiera några startdokument, så du lägger runt 2 timmar på ren setup. Med det här workflowet tar det under en minut att skicka in formuläret, och sedan kopierar Apps Script i bakgrunden (stora mallar kan ta ungefär en minut). Du får tillbaka de där 2 timmarna, och strukturen blir identisk varje gång.
Innan du börjar
- n8n-instans (testa n8n Cloud gratis)
- Självhostningsalternativ om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Google Drive för att skapa mappar och lagra mallar
- Google Apps Script för att klona mallen rekursivt
- Google OAuth2-inloggningsuppgifter (sätts upp i din Google Drive-credential i n8n)
Svårighetsgrad: Medel. Du skriver inte mycket kod, men du publicerar ett förberett Apps Script och klistrar in en URL i n8n.
Vill du att någon bygger detta åt dig? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Steg för steg
Ett formulärutskick startar allt. Workflowet börjar när någon skriver in ett namn i n8n-formuläret (kund, projekt, event och så vidare). Det enda fältet blir sanningskällan för namngivningen.
Google Drive skapar den nya “rot”-mappen. n8n använder Google Drive-noden för att skapa en mapp i din valda överordnade plats, så att varje ny kund hamnar exakt där du vill. Inget mer “jag råkade skapa den i Min enhet”.
En kort fördröjning förhindrar sync-strul. Det finns en Wait-node efter att mappen skapats eftersom Drive kan behöva en stund för att färdigställa en helt ny mapp. Ärligt talat: om du hoppar över det här får du intermittenta fel som är svåra att återskapa.
Apps Script klonar hela mallen och ersätter platshållare. n8n skickar en HTTP-förfrågan till din publicerade Google Apps Script-webbapp och skickar med ID för mallmappen, ID för mål-/destinationsmappen och det inskickade namnet. Skriptet kopierar undermappar och filer rekursivt och ersätter samtidigt {{NAME}} i varje fil- och mappnamn.
Du kan enkelt justera platshållarreglerna för att stödja andra tokens (som {{DATE}} eller {{CLIENT_CODE}}) utifrån dina behov. Se den fullständiga implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementering
Steg 1: konfigurera formulärtriggern
Konfigurera formuläret som samlar in mappnamnet och startar arbetsflödet.
- Lägg till noden Folder Intake Form som din trigger.
- Ställ in Form Title på
Create New Folder. - Ställ in Form Description på
Enter a name to generate the folder structure. - Lägg till ett formulärfält med etiketten Name med platshållaren
e.g. Acme Corporationoch markera det som obligatoriskt.
Steg 2: anslut Google Drive
Skapa rotmappen i Google Drive med namnet som skickas in via formuläret.
- Lägg till noden Generate Root Directory och anslut den till Folder Intake Form.
- Inloggningsuppgifter krävs: anslut era Google Drive-inloggningsuppgifter.
- Ställ in Resource på
folder. - Ställ in Name på
{{ $json.Name }}för att använda det inskickade formulärvärdet. - Ställ in Drive på
My Drive. - Ställ in Parent Folder på
DESTINATION_PARENT_FOLDER_ID.
Steg 3: konfigurera fördröjning för Drive-synk
Pausa kort för att säkerställa att Drive hinner skapa mappen innan replikeringen av mallen startar.
- Lägg till noden Delay Drive Sync och anslut den efter Generate Root Directory.
- Lämna standardinställningarna i Delay Drive Sync om ni inte behöver en anpassad väntetid.
Steg 4: konfigurera begäran för replikering av mall
Anropa ert Apps Script för att replikera mallmappstrukturen till den nya Drive-mappen.
- Lägg till noden Replicate Template Structure och anslut den efter Delay Drive Sync.
- Ställ in Method på
POST. - Ställ in URL på
YOUR_APPS_SCRIPT_URL. - Aktivera Send Query.
- Lägg till query-parametern templateFolderId med värdet
YOUR_TEMPLATE_FOLDER_ID. - Lägg till query-parametern name med värdet
{{ $('Folder Intake Form').item.json.Name }}. - Lägg till query-parametern destinationFolderId med värdet
{{ $('Generate Root Directory').item.json.id }}.
YOUR_APPS_SCRIPT_URL eller YOUR_TEMPLATE_FOLDER_ID kommer begäran att misslyckas.Steg 5: testa och aktivera ert arbetsflöde
Verifiera flödet från början till slut och aktivera det därefter för användning i produktion.
- Klicka på Execute Workflow och öppna test-URL:en för Folder Intake Form.
- Skicka in ett exempel på Name och bekräfta att Generate Root Directory returnerar ett nytt mapp-ID.
- Verifiera att Replicate Template Structure returnerar ett lyckat svar från ert Apps Script.
- Kontrollera Google Drive för att säkerställa att den nya mappen finns och att mallstrukturen kopierades.
- Växla arbetsflödet till Active för att börja använda det i produktion.
Felsökningstips
- Google Drive-credentials kan gå ut eller kräva specifika behörigheter. Om saker slutar fungera, kontrollera Google Drive-credential i n8n och bekräfta att det anslutna kontot har redigeringsåtkomst till både mall- och destinationsmapparna.
- Om du använder Wait-noder eller extern rendering varierar processtider. Öka väntetiden om efterföljande noder faller på tomma svar.
- Google Apps Script-publiceringar kan misslyckas om webbappens åtkomst är för restriktiv. Kontrollera att publiceringen är inställd på “Execute as: Me” och “Access: Anyone”, och testa sedan Apps Script-URL:en igen från HTTP Request-noden.
Snabba svar
Cirka 30 minuter om din mallmapp är klar.
Nej. Du klistrar in förberedd Apps Script-kod och publicerar den en gång, och kopplar sedan URL:en i n8n.
Ja. n8n har ett gratis alternativ för självhosting och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volym. Du behöver också räkna in användning av Google Apps Script och Google Drive, vilket vanligtvis ingår i Google Workspace.
Två alternativ: n8n Cloud (hanterad, enklast att komma igång) eller självhosting på en VPS. För självhosting är Hostinger VPS prisvärd och hanterar n8n bra. Självhosting ger dig obegränsade körningar men kräver grundläggande serverhantering.
Ja, och det är det roliga. Du kan byta intake-fältet i formuläret för att fånga mer än bara ett namn och sedan skicka extra parametrar i HTTP Request som anropar Apps Script. Vanliga justeringar är att skapa olika mallar genom att byta templateFolderId, lägga till en andra platshållare som {{PROJECT}} eller skriva tillbaka den returnerade mapp-URL:en till Google Sheets för spårning. Om du vill ha godkännande innan mappen skapas lägger du in ett manuellt granskningssteg mellan formuläret och skapandet av Google Drive-mappen.
Oftast beror det på utgångna OAuth-behörigheter eller att det anslutna Google-kontot saknar redigeringsåtkomst till destinations- eller mallmappen. Återanslut Google Drive-credential i n8n och bekräfta sedan delningsinställningarna för båda mapparna. Om Drive-steget fungerar men kopieringen inte gör det, är problemet ofta Apps Script-publicerings-URL:en eller åtkomstnivån.
I praktiken kan det hantera dussintals mappbyggen per dag för de flesta små team.
Ofta, ja, eftersom det här workflowet bygger på egen logik och rekursiv kopiering. Zapier och Make kan trigga skapande av mappar, men att klona en hel mall med flera nivåer blir vanligtvis många steg, mycket underhåll och högre task-kostnader. n8n ger dig också möjligheten att självhosta, vilket är praktiskt om volymen växer. Om du bara behöver “skapa en mapp och sluta” kan enklare verktyg fungera bra. Om du vill ha en pålitlig mallklon med platshållare är n8n + Apps Script en felfri kombination. Prata med en automationsexpert om du är osäker på vad som passar.
När detta är live slutar mappsetup vara ett återkommande problem och blir en icke-fråga. Ditt team får en strukturerad, konsekvent Drive-struktur varje gång, så att ni kan fokusera på leverans i stället för administration.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.