Din Google Drive fylls upp i tysthet. En “snabb” PDF på 12 sidor från en leverantör blir en fil på 30 MB, du duplicerar den för att dela, sedan laddar någon upp en reviderad version och plötsligt jonglerar du tre tunga kopior.
Den här automatiseringen för Drive PDF-komprimering träffar marknadsföringsteam som skickar presentationer, ops-koordinatorer som hanterar leverantörsdokument, och små byråägare som lever i mappar hela dagarna. Du får mindre PDF:er automatiskt, och dina filer hamnar på rätt ställe utan att du behöver passa uppladdningar.
Nedan är den exakta n8n-workflowlogiken, vad den löser och hur du får den att passa din mappstruktur (utan att göra det här till ett IT-projekt).
Så fungerar automatiseringen
Hela n8n-workflowen, från trigger till slutresultat:
n8n Workflow Template: Google Drive + iLoveAPI: mindre pdf:er, ordning
flowchart LR
subgraph sg0["When clicking ‘Test workflow’ Flow"]
direction LR
n0@{ icon: "mdi:play-circle", form: "rounded", label: "When clicking ‘Test workflow’", pos: "b", h: 48 }
n1@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Download file", pos: "b", h: 48 }
n2@{ icon: "mdi:play-circle", form: "rounded", label: "Upload your file to Google D..", pos: "b", h: 48 }
n3["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/merge.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Group public key, task and d.."]
n4["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/httprequest.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Compress your file"]
n5@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Move compressed file to new ..", pos: "b", h: 48 }
n6["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/httprequest.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Download compressed file"]
n7["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/httprequest.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Send your iLoveAPI public ke.."]
n8["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/httprequest.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Get task from iLoveAPI server"]
n9["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/httprequest.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Upload PDF to iLoveAPI server"]
n1 --> n3
n4 --> n6
n6 --> n5
n8 --> n3
n9 --> n4
n2 --> n1
n2 --> n7
n0 --> n7
n7 --> n8
n3 --> n9
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n0,n2 trigger
class n4,n6,n7,n8,n9 api
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n3,n4,n6,n7,n8,n9 customIcon
Problemet: stora PDF:er skapar röriga Drive-flöden
PDF-svällning är ett sånt problem du ofta märker först när det redan gör ont. En enda “slutlig” offert kan vara tiotals megabyte, och sedan mejlas den, laddas upp igen, byter namn och dupliceras i kundmappar. Delning blir långsammare, kollegor tvekar att öppna filer på mobilen och din Drive-lagring smyger upp månad efter månad. Det värsta är den manuella loopen: ladda ner filen, komprimera den någon annanstans, ladda upp igen och kom sedan ihåg att flytta originalet så att du inte råkar bearbeta det två gånger. Det är repetitivt, och det är lätt att göra fel när du har mycket att göra.
Och det är inte ett stort misstag. Det är många små som bygger på varandra.
- Folk laddar upp PDF:er till fel mapp, och sedan lägger du tid på att “städa” struktur istället för att göra faktiskt arbete.
- Manuell komprimering innebär oftast en nedladdnings- och uppladdningsrunda, vilket är segt och leder ibland till att man sparar fel version.
- Stora filer gör delningslänkar och kundgranskningar långsammare, särskilt när någon har svag Wi‑Fi eller försöker öppna en PDF på mobilen.
- När originalen ligger kvar i bevakningsmappen kan automatiseringar (eller människor) bearbeta samma dokument igen och skapa dubbletter.
Lösningen: komprimera PDF:er automatiskt och routa dem till rätt mappar
Den här workflowen bevakar en specifik Google Drive-mapp (din “att-bearbeta”-yta). När en ny PDF hamnar där hämtar n8n filen, autentiserar mot iLoveAPI med din public key och startar en komprimeringsuppgift på iLoveAPI-sidan. När uppgiften är skapad laddar workflowen upp PDF:en till rätt iLoveAPI-server, kör komprimeringen och laddar ner det komprimerade resultatet som en ny binär fil. Till sist laddar den upp den mindre PDF:en till din valda destinationsmapp i Google Drive och flyttar originalet från bevakningsmappen så att det inte plockas upp igen. Samma fil, mindre vikt, bättre mapphygien.
Workflowen börjar med en mappbevakare i Drive. Sedan kör den iLoveAPI:s “fyrstegs”-mönster (starta, ladda upp, processa, ladda ner) via HTTP-anrop bakom kulisserna. På slutet ser Google Drive-åtgärder till att den komprimerade PDF:en hamnar där den ska och att originalet flyttas undan för säkerhets skull.
Det här får du: automatisering vs. resultat
| Vad den här workflowen automatiserar | Resultat du får |
|---|---|
|
|
Exempel: så här ser det ut i praktiken
Säg att ditt team lägger 20 PDF:er i veckan i en mapp som heter “To Compress”. Manuellt tar det oftast ungefär 5 minuter per fil att ladda ner, köra komprimering, ladda upp igen, byta namn och flytta mellan mappar, vilket blir cirka 100 minuter i veckan. Med den här workflowen blir din “tidskostnad” närmare 2 minuter för att lägga filerna i mappen (eller ingen tid alls om de hamnar där automatiskt), och sedan sköter n8n resten i bakgrunden. Det är ungefär en och en halv timme tillbaka varje vecka, och ärligt talat känns det mer eftersom uppgiften är så irriterande.
Det här behöver du
- n8n-instans (testa n8n Cloud gratis)
- Alternativ för self-hosting om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Google Drive för att bevaka mappar och lagra PDF:er
- iLoveAPI (iLovePDF) för att komprimera PDF:er automatiskt
- iLoveAPI public key (hämta den i din iLoveAPI-dashboard)
Svårighetsnivå: Medel. Du väljer främst mappar och klistrar in inloggningsuppgifter, plus verifierar att iLoveAPI-anropsstegen fungerar med ditt konto.
Vill du inte sätta upp detta själv? Prata med en automationsspecialist (gratis 15-minuters konsultation).
Så fungerar det
En PDF hamnar i din bevakningsmapp. Google Drive-triggern övervakar en specifik mapp (din “källmapp”) och triggar direkt när en ny fil läggs till.
Workflowen hämtar filen och hämtar en iLoveAPI-token. n8n hämtar den nya PDF:en från Drive och skickar sedan din iLoveAPI public key till autentiserings-endpointen för att få en kortlivad bearer-token för resten av anropen.
Komprimeringen körs hos iLoveAPI. Workflowen initierar en komprimeringsuppgift, slår ihop uppgiftsdetaljerna med filen, laddar upp PDF:en till iLoveAPI-servern och anropar process-endpointen för att köra komprimeringen med det returnerade task ID:t och serverfilnamnet.
Den mindre PDF:en sparas, och originalet flyttas. n8n laddar ner det komprimerade resultatet, laddar upp det till din destinationsmapp i Google Drive och flyttar originalfilen från bevakningsmappen (oftast till en “Archived”-mapp) så att den inte bearbetas igen.
Du kan enkelt ändra vart den komprimerade filen hamnar och hur originalet hanteras utifrån dina behov. Se den fullständiga implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementation
Steg 1: Konfigurera Google Drive-triggern
Sätt upp en mappbevakare som upptäcker nya PDF:er och startar komprimeringsflödet.
- Lägg till och öppna Drive Folder Watcher.
- Ställ in Event på
fileCreatedoch Trigger On påspecificFolder. - Välj mappen i Folder To Watch och ersätt
[YOUR_ID]med ID:t för den aktuella Drive-mappen. - Låt polling-intervallet vara
everyMinuteunder Poll Times.
Autentisering krävs: Anslut era Google Drive-uppgifter i Drive Folder Watcher.
Drive Folder Watcher skickar utdata parallellt till både Retrieve Drive File och Submit iLoveAPI Key.
Steg 2: Anslut Google Drive
Ladda ned den nya filen och definiera vart den komprimerade utdatafilen ska flyttas efter bearbetning.
- Öppna Retrieve Drive File och ställ in Operation på
download. - Ställ in File ID på
={{ $json.id }}för att använda ID:t från bevakaren. - Öppna Relocate Compressed File och ställ in Operation på
move. - Ställ in File ID på
={{ $('Drive Folder Watcher').item.json.id }}. - Välj Drive som
My Driveoch ställ in Folder ID på[YOUR_ID](destinationen för komprimerade filer).
Autentisering krävs: Anslut era Google Drive-uppgifter i både Retrieve Drive File och Relocate Compressed File.
Steg 3: Konfigurera iLoveAPI-autentisering och skapa en uppgift
Autentisera mot iLovePDF och starta en komprimeringsuppgift med API-tokenen.
- Öppna Submit iLoveAPI Key och ställ in URL på
https://api.ilovepdf.com/v1/authoch Method påPOST. - I Body Parameters ställer ni in public_key på
[CONFIGURE_YOUR_API_KEY]. - Öppna Initiate Compress Task och ställ in URL på
https://api.ilovepdf.com/v1/start/compress. - I Body Parameters ställer ni in public_key på
[CONFIGURE_YOUR_API_KEY]och tool påcompress. - I Header Parameters ställer ni in Authorization på
=Bearer {{ $json.token }}.
⚠️ Vanlig fallgrop: Platshållarna för API-nyckeln måste ersättas i både Submit iLoveAPI Key och Initiate Compress Task, annars blir tokenen tom.
Steg 4: Konfigurera filuppladdning och komprimeringsbearbetning
Slå ihop uppgiftsdata med filen och ladda sedan upp och komprimera dokumentet via API:t.
- Öppna Combine Auth Task File och ställ in Mode på
combineoch Combine By påcombineByPosition. - Öppna Send File to iLoveAPI och ställ in URL på
=https://{{ $json.server }}/v1/uploadmed MethodPOST. - Ställ in Content Type på
multipart-form-dataoch aktivera Send Headers. - I Body Parameters ställer ni in task på
={{ $json.task }}och lägger till file somformBinaryDatamed Input Data Field Namedata. - I Header Parameters ställer ni in Authorization på
=Bearer {{ $('Submit iLoveAPI Key').item.json.token }}. - Öppna Execute Compression och ställ in URL på
=https://{{ $('Initiate Compress Task').item.json.server }}/v1/process. - Ställ in JSON Body på
={ "task": "{{ $('Initiate Compress Task').item.json.task }}", "tool": "compress", "files": [ { "server_filename": "{{ $json.server_filename }}", "filename": "{{ $node['Retrieve Drive File'].binary.data.fileName }}" } ] }. - I Header Parameters ställer ni in Authorization på
=Bearer {{ $('Submit iLoveAPI Key').item.json.token }}.
Steg 5: Konfigurera nedladdning av den komprimerade filen
Ladda ned den komprimerade utdatafilen från iLovePDF och lämna över den till Drive för flytt.
- Öppna Fetch Compressed Output och ställ in URL på
=https://{{ $('Initiate Compress Task').item.json.server }}/v1/download/{{ $('Initiate Compress Task').item.json.task }}. - Aktivera Send Headers och ställ in Authorization på
=Bearer {{ $('Submit iLoveAPI Key').item.json.token }}. - Under Response ställer ni in Response Format på
fileoch Output Property Name på={{ $json.download_filename }}.
Steg 6: Testa och aktivera ert arbetsflöde
Kör arbetsflödet manuellt och verifiera komprimeringsbeteendet end-to-end innan ni slår på det.
- Klicka på Manual Run Trigger för att köra flödet med en testfil i den bevakade Drive-mappen.
- Bekräfta att Drive Folder Watcher upptäcker den nya filen och att Retrieve Drive File laddar ned den.
- Verifiera API-kedjan: Submit iLoveAPI Key → Initiate Compress Task → Combine Auth Task File → Send File to iLoveAPI → Execute Compression → Fetch Compressed Output.
- Kontrollera att Relocate Compressed File flyttar den bearbetade filen till destinationsmappen.
- Aktivera arbetsflödet genom att slå om det till Active för kontinuerlig övervakning.
Vanliga fallgropar
- Google Drive-inloggningar kan gå ut eller behöva specifika behörigheter. Om något slutar fungera, kolla n8n-skärmen Credentials och bekräfta att ditt konto fortfarande har åtkomst till både käll- och destinationsmappar.
- Om du använder Wait-noder eller extern rendering varierar processtider. Öka väntetiden om efterföljande noder fallerar på tomma svar.
- iLoveAPI-tokens är tidskänsliga, så att återanvända en gammal bearer-token misslyckas. Om komprimeringen plötsligt slutar fungera, kontrollera auth-anropet igen (public key i body) och bekräfta att token skickas in i “start task” och i senare HTTP-anrop.
Vanliga frågor
Cirka 30 minuter om du redan har dina Drive-mappar och din iLoveAPI-nyckel redo.
Nej. Du kopplar konton, klistrar in din iLoveAPI-nyckel och väljer rätt mappar i Google Drive.
Ja. n8n har ett gratis self-hosted-alternativ och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer startar på 20 USD/månad för högre volymer. Du behöver också räkna in iLoveAPI-kostnader beroende på din plan och hur många filer du komprimerar.
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att komma igång) eller self-hosting på en VPS. För self-hosting är Hostinger VPS prisvärd och hanterar n8n bra. Self-hosting ger dig obegränsat antal körningar men kräver grundläggande serveradministration.
Ja, och det är den vanligaste justeringen. Byt Google Drive-triggerns mapp så att den bevakar en annan “att-bearbeta”-plats och uppdatera sedan destinationen i steget “Relocate Compressed File” så att resultatet hamnar där teamet förväntar sig. Du kan också ändra vart originalet flyttas efter bearbetning (till exempel till en kundspecifik arkivmapp). Om du vill mejla den komprimerade PDF:en istället för att flytta den, behåll iLoveAPI-mönstret start/ladda upp/processa/ladda ner och byt ut den sista Google Drive-flytten mot ett mejlutskick.
Oftast beror det på en utgången OAuth-session eller att Drive-kontot har tappat åtkomst till en av mapparna. Återanslut Google Drive i n8n-credentials och bekräfta sedan att käll-, destinations- och arkivmapparna är delade med samma konto. Kontrollera också att filen faktiskt är en PDF, eftersom vissa team lägger blandade filtyper i samma mapp och då kan senare steg få problem.
I praktiken kan den hantera så många som din n8n-plan, serverresurser och iLoveAPI-gränser tillåter.
Ofta, ja, eftersom det här flödet inte bara är “fil in, fil ut”. Du kör ett API-mönster med flera anrop (autentisera, starta uppgift, ladda upp, processa, ladda ner), och n8n hanterar den typen av kedjad logik snyggt utan konstiga nödlösningar. Det är också enklare att hålla kostnaderna under kontroll om du self-hostar och kör många filer. Zapier eller Make kan fortfarande funka för väldigt lätt användning, men du kan behöva lägga mer tid (och pengar) på de extra stegen. Prata med en automationsspecialist om du vill ha hjälp att välja.
När detta väl körs dyker komprimerade PDF:er upp där de ska, och originalen slutar täppa igen ditt flöde. Sätt upp det en gång och kliv sedan ur filhanteringsbusinessen.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.