Steg 2: anslut Google Sheets för uppslag och uppdateringar

Konfigurera läs- och uppdateringsoperationerna som används för att hämta befintliga reparationsposter och lägga till identifierare.

1. I Fetch Sheet Rows ställer ni in Document till [YOUR_ID] och Sheet Name till Form Responses 7.
2. Ställ in filtret för Fetch Sheet Rows till Lookup Column Unique Unit ID med Lookup Value {{ $json['UUID:'] }}.
3. Bekräfta att Return First Match är aktiverat med {{ true }}.
4. I Append Unit Identifier ställer ni in Operation till update och mappar Timestamp till {{ $json.timestamp }} samt Unique Unit ID till {{ $json.uniqueUnitId }}.
5. I Modify Repair Record behåller ni Operation som update och mappar:

• Action till {{ $json.Action }}, {{ $json['Action-new'] }}
• Name/Date till {{ $json.nameDate }} ,{{ $json['nameDate-new'] }}
• Repair Photos till {{ $json.repairPhotos }}, {{ $json['repairPhotos-new'] }}
• Unique Unit ID till {{ $json.UUID }}

Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era googleSheetsOAuth2Api-inloggningsuppgifter till Fetch Sheet Rows (redan konfigurerat), och lägg till samma inloggningsuppgifter i Append Unit Identifier och Modify Repair Record.

Steg 3: konfigurera formatering och routing av förfrågningsdata

Normalisera den senaste formulärposten, generera unika id:n och routa aviseringar samt uppdateringar i arket parallellt.

1. I Select Latest Entry behåller ni JavaScript-koden som returnerar sista objektet: const last = items[items.length - 1]; return [last];.
2. I Format Request Data ställer ni in uniqueUnitId till {{ $json["Building Address"].replace(/\s+/g, '').toUpperCase() + '-' + String($json["Unit Number "]).trim() }}.
3. Mappa resterande fält i Format Request Data exakt enligt definition (t.ex. timestamp till {{ $json.Timestamp }}, email till {{ $json.Email }}).
4. Bekräfta att Format Request Data skickar utdata parallellt till både Send Request Alert och Append Unit Identifier.

Steg 4: bearbeta reparationsfoton och mappa uppdateringsfält

Hantera fotobinära data, ladda upp dem till Drive och slå ihop nya uppdateringsdata med befintliga fält.

1. I Conditional Check behåller ni villkoret {{ $json.repairPhotos }} med Operation inställt på exists.
2. Konfigurera Split Photo Binaries med den medföljande JavaScript-koden för att dela upp inkommande binärdata i enskilda objekt.
3. I Upload Fix Image ställer ni in Name till Repair Photo-{{ $('On form submission').item.json['UUID:'] }}-{{ $('On form submission').item.json.nameDate }} och Input Data Field Name till data.
4. Säkerställ att Batch Photo Processing kopplas till Upload Fix Image och sedan till Merge Image Links så att länkarna kombineras.
5. I Merge Image Links behåller ni JavaScript-koden som ger utdata photosCombined och photosArray.
6. I Map New Details mappar ni:

• UUID till {{ $('On form submission').first().json['UUID:'] }}
• Action-new till {{ $('On form submission').first().json.Action }}
• nameDate-new till {{ $('On form submission').first().json.nameDate }}
• repairPhotos-new till {{ $json.photosCombined || "" }}

Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era Google Drive-inloggningsuppgifter till Upload Fix Image.

⚠️ Vanlig fallgrop: Om reparationsformuläret inte innehåller filer kommer Split Photo Binaries att ge en tom array—se till att Conditional Check filtrerar detta fall korrekt.

Steg 5: slå ihop befintliga och nya reparationsdata

Kombinera den befintliga reparationsposten med de nya uppdateringsdetaljerna innan ni uppdaterar kalkylarket.

1. I Set Existing Fields mappar ni UUID till {{ $json['Unique Unit ID'] }}, Action till {{ $json.Action }}, nameDate till {{ $json['Name/Date'] }} och repairPhotos till {{ $json['Repair Photos'] }}.
2. Behåll Combine Update Data i Mode combine med Join Mode keepEverything och Fields To Match UUID.
3. Verifiera att både Set Existing Fields och Map New Details matar in i Combine Update Data.

Steg 6: konfigurera e-postaviseringar

Skicka aviseringar för nya ärenden och bekräftelsemejl efter att uppdateringar har loggats.

1. I Send Request Alert ställer ni in Subject till n8nTESt - Urgency: {{ $json.urgency }}. Service Request @ {{ $json.building }}, Unit{{ $json.unit }}.
2. I Send Request Alert behåller ni HTML-Message-innehållet och ersätter platshållare som [N8N PRODUCTION FORM LINK och [ADD LINK TO SPREADSHEET URL] med riktiga URL:er.
3. I Dispatch Update Email ställer ni in Subject till Repair update submitted och ersätter [ADD LINK TO SPREADSHEET] med den riktiga logglänken.
4. Bekräfta att Modify Repair Record skickar utdata till Dispatch Update Email.

Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era Gmail-inloggningsuppgifter till Send Request Alert och Dispatch Update Email.

Steg 7: testa och aktivera ert arbetsflöde

Validera flödet från start till mål och aktivera det sedan för produktion.

1. Kör arbetsflödet manuellt med Manual Form Trigger för att simulera indata och se båda parallella grenarna köras.
2. Verifiera att Send Request Alert och Append Unit Identifier körs parallellt efter Format Request Data.
3. Bekräfta att uppladdningar till Google Drive skapar länkar och att Merge Image Links ger utdata photosCombined.
4. Kontrollera målarket för att säkerställa att Modify Repair Record lägger till värden korrekt och att Dispatch Update Email levereras.
5. När testningen är klar växlar ni arbetsflödet till Active så att New Form Row Trigger körs kontinuerligt.