Dina leads kommer in. Problemet är vad som händer sen. Någon måste öppna ett Google Form-svar, kopiera fält till Trello, välja rätt rullistor och sedan hoppas att inget missas.
Den här Google Forms Trello-automationen träffar främst marknadschefer som driver kampanjer, men säljare och små tjänsteföretag känner av den också. Målet är enkelt: varje inskick blir ett strukturerat Trello-kort, med rätt anpassade fält ifyllda, automatiskt.
Nedan ser du exakt hur arbetsflödet flyttar data, hur det routar leads efter företagsstorlek och leadkälla, och vad du kan justera så att Trello förblir organiserat utan extra administrativt arbete.
Så fungerar den här automationen
Hela n8n-arbetsflödet, från trigger till slutligt resultat:
n8n Workflow Template: Google Forms + Trello: leads blir kort, strukturerade
flowchart LR
subgraph sg0["New Form Flow"]
direction LR
n2@{ icon: "mdi:play-circle", form: "rounded", label: "New Form", pos: "b", h: 48 }
n3@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Set Fields", pos: "b", h: 48 }
n4["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/trello.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Create Card"]
n5@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Set IDs", pos: "b", h: 48 }
n6["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/httprequest.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Trello | Update Custom Fields"]
n7@{ icon: "mdi:swap-horizontal", form: "rounded", label: "Options for Company Size", pos: "b", h: 48 }
n8@{ icon: "mdi:swap-horizontal", form: "rounded", label: "Options for Lead Source", pos: "b", h: 48 }
n9@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Solo (1)", pos: "b", h: 48 }
n10@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Small (2–10)", pos: "b", h: 48 }
n11@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Medium (11–50)", pos: "b", h: 48 }
n12@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Large (51–200)", pos: "b", h: 48 }
n13@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Enterprise (200+)", pos: "b", h: 48 }
n14["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/httprequest.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Trello | Update Company Size"]
n15@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Youtube", pos: "b", h: 48 }
n16@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Facebook/Instagram", pos: "b", h: 48 }
n17@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Google", pos: "b", h: 48 }
n18@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Friendy/Family", pos: "b", h: 48 }
n19["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/httprequest.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Trello| Update Lead Source"]
n20["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/httprequest.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Trello| Update Company Indus.."]
n21["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/code.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Options for Company Industry"]
n17 --> n19
n5 --> n6
n15 --> n19
n2 --> n3
n9 --> n14
n3 --> n4
n4 --> n5
n18 --> n19
n10 --> n14
n12 --> n14
n11 --> n14
n13 --> n14
n16 --> n19
n8 --> n15
n8 --> n16
n8 --> n17
n8 --> n18
n7 --> n9
n7 --> n10
n7 --> n11
n7 --> n12
n7 --> n13
n19 --> n21
n21 --> n20
n14 --> n8
n6 --> n7
end
subgraph sg1["New Form Submission Flow"]
direction LR
n0@{ icon: "mdi:play-circle", form: "rounded", label: "New Form Submission", pos: "b", h: 48 }
n1["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/trello.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Create Lead"]
n0 --> n1
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n2,n0 trigger
class n7,n8 decision
class n6,n14,n19,n20 api
class n21 code
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n4,n6,n14,n19,n20,n21,n1 customIcon
Problemet: formulärleads blir röriga efter inskick
Google Forms är bra på att samla in intresse. Det är sämre på att göra intresset till en pipeline som går att agera på. I samma ögonblick som ett lead hamnar i din inkorg eller i en flik i ett kalkylark börjar det manuella jobbet: kopiera namnet, klistra in e-postadressen, bygga en korttitel, sätta ”leadkälla”, välja ”företagsstorlek” och trycka in anteckningar någonstans där teamet faktiskt hittar dem senare. Hoppar du över steg blir din Trello-tavla snabbt en skräplåda. Gör du alla steg tar det tyst flera timmar varje vecka och bjuder ändå in misstag.
Det går snabbt att det blir mycket. Här är var det oftast faller isär.
- Varje lead tar cirka 5–10 minuter att göra om till ett användbart Trello-kort, och den tiden är sällan planerad.
- Anpassade fält fylls inte i konsekvent, så filtrering och rapportering blir i praktiken meningslöst.
- Leads från Google, rekommendationer och sociala medier hamnar i samma hög, vilket gör uppföljningen ojämn.
- Små stavfel (en saknad e-post, fel företagsstorlek) skapar fram-och-tillbaka som får teamet att se långsammare ut än det är.
Lösningen: gör varje formulärinskick till ett korrekt Trello-kort
Det här n8n-arbetsflödet lyssnar efter ett nytt Google Forms-inskick när det landar i Google Sheets och gör sedan om raden till ett strukturerat Trello-leadkort automatiskt. Det mappar de viktiga fälten (namn, företag, e-post, anteckningar och andra formulärsvar), skapar Trello-kortet med en tydlig titel och uppdaterar sedan Trello-anpassade fält med rätt interna fält-ID:n. Därefter routar det leadet baserat på ”företagsstorlek” och ”leadursprung” så att tavlan förblir segmenterad och användbar. Till sist normaliserar det ”bransch” (så ”Real Estate” och ”real estate” inte blir två olika kategorier) och skriver in det i Trello också.
Arbetsflödet startar när ett nytt formulärsvar dyker upp i Google Sheets. Därifrån mappar och strukturerar n8n datan, skapar Trello-kortet och applicerar sedan rätt värden i de anpassade fälten via HTTP-förfrågningar. Routningslogiken hanterar företagsstorlek först, leadkälla därefter och bransch sist, så att varje kort landar redan organiserat.
Det du får: automation vs. resultat
| Vad det här arbetsflödet automatiserar | Resultat du får |
|---|---|
|
|
Exempel: så här ser det ut
Säg att du får 20 nya leads i veckan från ett Google-formulär. Manuellt, om varje lead tar cirka 7 minuter att göra om till ett Trello-kort (skapa kort, sätt titel, ange företagsstorlek, ange leadkälla, kopiera anteckningar), blir det ungefär 2+ timmar per vecka. Med det här arbetsflödet är ”jobbet” i praktiken att kolla Trello-tavlan: kanske 5 minuter totalt för att stickprova några kort. Du får tillbaka din pipeline utan att göra någon till copy-paste-personen.
Det här behöver du
- n8n-instans (testa n8n Cloud gratis)
- Alternativ för egen hosting om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Google Forms för att samla in leadinskick
- Google Sheets för att lagra svaren för triggern
- Trello för att skapa kort och uppdatera fält
Svårighetsgrad: Nybörjare. Du kopplar konton, väljer din tavla/lista och matchar några formulärfält mot Trello.
Vill du inte sätta upp det här själv? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Så fungerar det
Ett nytt formulärsvar landar i ditt ark. Arbetsflödet använder Google Sheets-triggers kopplade till arket med Google Form-svar, så att varje inskick fångas upp snabbt.
Inskicket struktureras och mappas. Ett steg ”Edit Fields (Set)” formar om de råa svaren till exakt den struktur Trello förväntar sig, inklusive en konsekvent korttitel som ”Namn – Företag” (eller vilket format du väljer).
Trello får kortet, sedan de riktiga fälten. n8n skapar kortet på din valda tavla/lista, tilldelar Trello-ID:n för anpassade fält och uppdaterar dessa fält via HTTP-förfrågningar så att rullistefält (företagsstorlek, leadursprung) sätts korrekt.
Routningslogik håller tavlan användbar. En switch routar företagsstorlek till rätt Trello-fältvärde, sedan routar en andra switch leadursprung (YouTube, Social, Google, Referral). Efter det normaliserar ett litet kodsteg branschvalen och uppdaterar det anpassade branschfältet.
Du kan enkelt ändra alternativen för företagsstorlek så att de matchar dina prisnivåer utifrån dina behov. Se hela implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementering
Steg 1: Konfigurera Google Sheets-triggern
Konfigurera arbetsflödet så att det lyssnar efter nya formulärsvar i Google Sheets med båda triggernoderna.
- Öppna Form Response Trigger och ställ in Event på
rowAdded. - Välj mål-kalkylarket i Document och svarfliken i Sheet Name (t.ex.
Let’s Get to Know You (Responses)ochForm Responses 1). - Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era
googleSheetsTriggerOAuth2Api-inloggningsuppgifter för Form Response Trigger. - Upprepa samma konfiguration i New Sheet Entry med Event inställt på
rowAddedoch samma val av flik. - Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era
googleSheetsTriggerOAuth2Api-inloggningsuppgifter för New Sheet Entry.
Steg 2: Anslut Google Sheets
Säkerställ att Google Sheets-triggers kan komma åt era formulärsvarsdata på ett tillförlitligt sätt.
- Öppna Form Response Trigger och verifiera att valen i Document och Sheet Name pekar på er aktiva svarflik.
- Öppna New Sheet Entry och bekräfta att den använder samma svarflik och polling-schema.
- Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era
googleSheetsTriggerOAuth2Api-inloggningsuppgifter för båda triggernoderna.
Steg 3: Sätt upp fältmappning och routning
Mappa formulärfält till en ren JSON-struktur och routa efter storlek och leadkälla innan ni uppdaterar Trellos anpassade fält.
- I Map Form Fields lägger ni till tilldelningar som Name med
={{ $json['What\'s your name? '] }}, EmailAddress med={{ $json['Email Address '] }}och Company Industry med={{ $json['Company Industry'] }}. - Ställ in listID till ert Trello-list-ID, t.ex.
{your-list-Id}. - I Assign Field IDs mappar ni varje Trello-ID för anpassat fält (t.ex. fieldName, fieldEmail, fieldLeadSource) med värden som
{field-id}. - Konfigurera villkor i Route by Company Size med
={{ $('Map Form Fields').item.json['Company Size '] }}och rätt värden somSolo (1)ochEnterprise (200+). - Konfigurera Route by Lead Origin med
={{ $('Map Form Fields').item.json['Lead Source'] }}och rätt värden somYoutube,GoogleochFriend/Family. - Ange alternativ-ID:n i Size Option Solo, Size Option Small, Size Option Medium, Size Option Large, Size Option Enterprise samt i Source Option YouTube, Source Option Social, Source Option Google, Source Option Referral med
{option-id}.
{field-id}, {option-id} och {your-list-Id} med riktiga Trello-ID:n, annars misslyckas uppdateringar av anpassade fält.
Steg 4: Konfigurera skapande och uppdateringar av Trello-kort
Skapa Trello-kortet och uppdatera dess anpassade fält med Trello API-anrop i rätt sekvens.
- I Generate Trello Lead ställer ni in Name till
={{ $json['What\'s your name? '] }} | {{ $json['Company Name '] }}, List ID till{your-lis-id}och Description till det angivna flerradiga uttrycket. - Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era
trelloApi-inloggningsuppgifter för Generate Trello Lead. - I Create Trello Card ställer ni in Name till
={{ $('Map Form Fields').item.json.Name }} | {{ $('Map Form Fields').item.json['Company Name '] }}, List ID till={{ $json.listID }}och Description till={{ $json.Needs }}. - Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era
trelloApi-inloggningsuppgifter för Create Trello Card, Update Trello Fields, Update Size Field, Update Lead Source Field och Update Industry Field. - I Update Trello Fields ställer ni in URL till
=https://api.trello.com/1/cards/{{ $('Create Trello Card').item.json.id }}/customFields, Method tillPUToch behåller JSON Body som angivet för att skriva Name, Phone, Email, Company Name och Website. - I Update Size Field och Update Lead Source Field använder ni samma URL-mönster och behåller den angivna JSON body som använder
{{ $json.sizeOption }}och{{ $json.sourceOption }}. - I Map Industry Choice ersätter ni varje
{option-id}med motsvarande Trello-ID för dropdown-alternativet för respektive bransch och skickar sedan resultatet till Update Industry Field.
Körordningen följer denna väg: New Sheet Entry → Map Form Fields → Create Trello Card → Assign Field IDs → Update Trello Fields → Route by Company Size → size option-noder → Update Size Field → Route by Lead Origin → source option-noder → Update Lead Source Field → Map Industry Choice → Update Industry Field.
Steg 5: Testa och aktivera ert arbetsflöde
Validera att nya formulärposter skapar Trello-kort och uppdaterar alla anpassade fält korrekt innan ni slår på automatiseringen.
- Klicka på Execute Workflow och lägg till en ny rad i ert Google Sheet för att trigga Form Response Trigger och New Sheet Entry.
- Bekräfta att ett nytt kort visas i Trello med rätt namn och beskrivning skapad av Create Trello Card eller Generate Trello Lead.
- Verifiera att anpassade fält fylls i av Update Trello Fields, Update Size Field, Update Lead Source Field och Update Industry Field.
- Om fälten är tomma, kontrollera ID:n igen i Assign Field IDs samt alternativ-ID:n i noderna för mappning av storlek/källa/bransch.
- När allt ser korrekt ut växlar ni arbetsflödet till Active för att aktivera kontinuerlig bearbetning.
Vanliga fallgropar
- Trello-inloggningar kan löpa ut eller kräva specifika behörigheter. Om det slutar fungera, kontrollera först status för din Trello-token och åtkomst till tavlan.
- Om du använder Wait-noder eller extern rendering varierar processtider. Öka väntetiden om nedströms noder misslyckas på tomma svar.
- Standardprompter i AI-noder är generiska. Lägg in din tonalitet tidigt, annars kommer du att redigera utdata för alltid.
Vanliga frågor
Cirka 30 minuter om din tavla och ditt formulär är redo.
Nej. Du kopplar Google Sheets och Trello och matchar sedan fält i ett par ”Set”-steg.
Ja. n8n har ett gratis alternativ för egen hosting och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volymer. Du behöver också räkna in Trello- och Google-användning (oftast ingen extra kostnad vid normala leadvolymer).
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att komma igång) eller egen hosting på en VPS. För egen hosting är Hostinger VPS prisvärd och klarar n8n bra. Egen hosting ger obegränsat antal körningar men kräver grundläggande serveradministration.
Ja, och det är en av de bästa anledningarna att använda n8n här. Du kan ändra switchen ”Route by Company Size” så att den matchar dina egna nivåer och sedan justera motsvarande ”Size Option”-noder. Du kan också byta alternativen i switchen ”Route by Lead Origin” (YouTube/Social/Google/Referral) till det du samlar in i formuläret. Om din Trello-tavla använder andra anpassade fält uppdaterar du fält-ID:n i steget ”Assign Field IDs” så att HTTP-uppdateringarna träffar rätt fält.
Oftast är det en utgången token eller saknade behörigheter för tavlan. Anslut ditt Trello-konto igen i n8n och bekräfta sedan att tavlans och listans ID:n fortfarande finns (team byter ibland namn på eller tar bort listor). Om kortet skapas men anpassade fält inte uppdateras beror problemet ofta på mappningen av anpassade fält-ID:n i steget ”Assign Field IDs” eller en behörighetskonflikt när Trellos API anropas via HTTP.
Många. För de flesta små team fungerar hundratals leads i veckan bra, så länge din n8n-instans har stabil drifttid och Trello inte begränsar dig med rate limiting.
Ofta, ja, särskilt om du bryr dig om routning och korrekt ifyllda anpassade fält. Zapier och Make kan skapa kort, men uppdateringar av Trello-anpassade fält och ”om det här, gör då det där”-förgreningar kan bli pilliga eller dyra när du lägger till fler vägar. n8n ger dig också möjligheten att hosta själv, vilket är praktiskt när leadvolymen växer och du inte vill räkna varje task. Nackdelen är uppsättningen: du lägger lite mer tid i början på att få fält-ID:n rätt. Om du är osäker kan du prata med en automationsexpert så gör vi en rimlighetskontroll av bästa upplägg.
När det här är live landar varje lead i Trello redan sorterat och lätt att läsa. Det är faktiskt skillnaden mellan ”vi har leads” och ”vi har en pipeline”.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.