Ditt leadformulär fungerar. Problemet börjar direkt efter. Någon måste kopiera uppgifterna till ett ark, tänka igenom en ”snabb plan”, formatera den snyggt och skicka den tillräckligt snabbt för att leadet fortfarande ska bry sig.
Den här lead roadmap automation träffar marknadschefer först, eftersom snabbhet och konsekvens är hela spelet. Men byråägare känner av det också. Samma sak för en ensam konsult som vill se proffsig ut utan att bo i inkorgen.
Det här flödet loggar varje nytt lead i Google Sheets, genererar en skräddarsydd roadmap med AI, skickar den via e-post som korrekt formaterad HTML och flaggar leverans för uppföljning. Du får se vad det gör, vad du behöver och hur delarna hänger ihop.
Så fungerar den här automatiseringen
Hela n8n-flödet, från trigger till slutligt resultat:
n8n Workflow Template: Google Sheets + e-post: skicka lead-roadmaps direkt
flowchart LR
subgraph sg0["Style Agent Flow"]
direction LR
n0["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/webhook.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Webhook"]
n1["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/telegram.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Send a text message"]
n2@{ icon: "mdi:message-outline", form: "rounded", label: "Send email", pos: "b", h: 48 }
n3@{ icon: "mdi:robot", form: "rounded", label: "Style Agent", pos: "b", h: 48 }
n4@{ icon: "mdi:robot", form: "rounded", label: "AI Consultant", pos: "b", h: 48 }
n5@{ icon: "mdi:message-outline", form: "rounded", label: "Generated Roadmap to Customer", pos: "b", h: 48 }
n6@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Add Customer Data", pos: "b", h: 48 }
n7@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Update row(s)", pos: "b", h: 48 }
n8@{ icon: "mdi:brain", form: "rounded", label: "GPT 5 Nano", pos: "b", h: 48 }
n9@{ icon: "mdi:brain", form: "rounded", label: "GPT 5 Mini", pos: "b", h: 48 }
n0 --> n6
n9 -.-> n3
n8 -.-> n4
n3 --> n5
n4 --> n3
n7 --> n2
n7 --> n1
n6 --> n4
n5 --> n7
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n3,n4 ai
class n8,n9 aiModel
class n0 api
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n0,n1 customIcon
Problemet: bra leads kallnar medan du ”återkommer”
De flesta team tappar inte leads för att de är dåliga på marknadsföring. De tappar dem i glappet mellan ”ny inskickning” och ”meningsfullt svar”. Någon ser formulärsvaret, klistrar in det i Google Sheets, skummar webbplatsen, gissar vad leadet behöver, skriver en grov plan och försöker sedan få mejlet att se professionellt ut. Under tiden jämför leadet dig med två konkurrenter som svarade snabbare. Och ärligt talat: även när du svarar varierar kvaliteten beroende på vem som har mycket, vem som är trött och vem som faktiskt följer processen den här veckan.
Det blir snabbt mycket. Här är var det faller isär.
- Leads ligger i timmar (eller dagar) eftersom ”någon måste skriva ett svar”.
- Dina första mejl varierar kraftigt, så prospects får olika nivåer av tydlighet och förtroende.
- Copy-paste in i ett ark leder till saknade fält, stavfel och rörig spårning senare.
- Du kan inte pålitligt se vem som fått vad om inte någon manuellt uppdaterar leveransstatus.
Lösningen: AI-genererade roadmaps levereras direkt och spåras i ditt ark
Det här n8n-flödet gör en vanlig formulärinskickning till en snabb, högkvalitativ roadmap med ”nästa steg” som automatiskt landar i leadets inkorg. Det börjar med en inkommande webhook som tar emot leadets uppgifter från ditt formulär eller din webbplats. Flödet lagrar sedan (eller uppdaterar) leadet i en tabell så att du har en pålitlig historik från start. Därefter genererar en AI-agent en skräddarsydd roadmap baserat på vad leadet skickade in, och sedan paketerar en andra agent den i professionell HTML-styling så att det känns som en riktig leverans, inte en rå AI-textklump. Till sist mejlar flödet den färdiga roadmappen till leadet, markerar leveransstatus och kan avisera teamet internt så att uppföljningen blir konsekvent.
Flödet startar i samma ögonblick som formuläret skickas in. AI skapar roadmappen och formaterar den till ett HTML-dokument som är redo att mejlas. Sedan skickar n8n, loggar vad som hände och pingar dig för uppföljning så att inget försvinner i tomma intet.
Det här får du: automatisering vs. resultat
| Vad det här flödet automatiserar | Resultaten du får |
|---|---|
|
|
Exempel: så här ser det ut i praktiken
Säg att du får 10 inkommande leads i veckan. Manuellt tar det oftast cirka 10 minuter att logga uppgifterna i Google Sheets och cirka 10 minuter att skriva och formatera en ”mini-roadmap”, alltså ungefär 20 minuter per lead (över 3 timmar i veckan). Med det här flödet lägger du kanske 2 minuter på att kontrollera arket och snabbt skumma den genererade roadmappen för edge cases, medan AI + mejlleverans rullar i bakgrunden. Det är ungefär 3 timmar tillbaka varje vecka, och leadet får sin plan inom minuter i stället för i morgon.
Det här behöver du
- n8n-instans (prova n8n Cloud gratis)
- Alternativ för egen hosting om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Google Sheets för att logga leads och leveransstatus.
- E-post (SMTP) för att skicka roadmappen till leads.
- OpenAI-kompatibel API-nyckel (hämta den i din OpenAI- eller Azure OpenAI-dashboard).
Kunskapsnivå: Medel. Du kopplar en webhook till ditt formulär, sätter upp e-postuppgifter och justerar prompts så att roadmappen matchar ditt erbjudande.
Vill du inte sätta upp det här själv? Prata med en automationsspecialist (gratis 15-minuters konsultation).
Så fungerar det
En formulärinskickning triggar allt. Din webbplats eller ditt formulärverktyg skickar leadets fält (namn, e-post, företag, mål, budget, anteckningar) till en n8n webhook-endpoint. En request, fångad direkt.
Leadet sparas och förbereds för AI. Flödet gör en upsert av posten så att återkommande leads inte skapar dubbletter, och normaliserar sedan fälten till en strukturerad datamodell som AI-agenten förstår.
AI bygger roadmappen och finslipar den. Agenten ”Automation Advisor” tar fram själva planen (faser, snabba vinster, tidslinje och rekommenderat nästa steg). Därefter gör HTML-styling-agenten om den till en läsbar, varumärkesliknande mejllayout så att du inte skickar en textvägg.
Mejlet går ut och spårningen uppdateras automatiskt. n8n skickar roadmappen till leadet, markerar leveransstatus i din tabell och skickar interna aviseringar via Telegram och/eller ett internt mejl så att teamet vet vem som ska följas upp.
Du kan enkelt ändra roadmap-strukturen så att den matchar dina servicepaket, säljprocess eller bransch. Se den fullständiga implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementering
Steg 1: Konfigurera webhook-triggern
Sätt upp den inkommande endpointen som tar emot lead-data och startar arbetsflödet.
- Lägg till och öppna Inbound Webhook Trigger.
- Ställ in HTTP Method på
POST. - Ställ in Path på
lead-magnet. - Spara noden för att generera produktions-URL:en och kopiera den sedan till ert lead capture-formulär.
body.name, body.email, body.primaryGoal, body.companyUrl och body.companyType.Steg 2: Anslut tabellen för lead-data
Lagra inkommande lead-data och förbered den för generering av AI-roadmap.
- Lägg till Upsert Client Record och koppla den till Inbound Webhook Trigger.
- Ställ in Operation på
upsert. - Välj er Data Table i dataTableId (t.ex.
Lead Magnet). - I Columns mappar ni värden exakt som visas: Name till
={{ $json.body.name }}, Email till={{ $json.body.email }}, Challenges till={{ $json.body.primaryGoal }}, CompanyURL till={{ $json.body.companyUrl }}, CompanyType till={{ $json.body.companyType }}, EmailSent tillfalseoch Tag tillNew. - I Filters ställer ni in villkoret för Email till
={{ $json.body.email }}för att undvika dubbletter.
body.email kommer upsert inte att kunna matcha befintliga poster.Steg 3: Sätt upp genereringen av AI-roadmap
Generera automation-roadmapen och konvertera den till ett formaterat HTML-mejl.
- Koppla Automation Advisor efter Upsert Client Record.
- Ställ in Text till
={{ $json.Challenges }}och behåll Prompt Type somdefine. - Koppla Nano Language Model som språkmodell för Automation Advisor.
Credential Required: Anslut era openAiApi-credentials till Nano Language Model. (Credentials läggs till i språkmodellnoden, inte i agenten.) - Koppla HTML Styling Agent efter Automation Advisor.
- Ställ in Text i HTML Styling Agent till
={{ $json.output }}och behåll Prompt Type somdefinemed det medföljande systemmeddelandet. - Koppla Mini Language Model som språkmodell för HTML Styling Agent.
Credential Required: Anslut era openAiApi-credentials till Mini Language Model. (Credentials läggs till i språkmodellnoden, inte i agenten.)
Steg 4: Konfigurera utgående mejl och statusuppdateringar
Skicka roadmapen till leadet och uppdatera leveransstatus i er datatabell.
- Lägg till Deliver Roadmap Email efter HTML Styling Agent.
Credential Required: Anslut era smtp-credentials. - Ställ in HTML till
={{ $json.output }}. - Ställ in Subject till
Your roadmap is ready!. - Ställ in To Email till
={{ $('Upsert Client Record').item.json.Email }}. - Ställ in From Email till
[Your Company] <[YOUR_EMAIL]>. - Lägg till Mark Delivery Status efter Deliver Roadmap Email och ställ in Operation på
update. - I Mark Delivery Status ställer ni in Tag till
Deliveredoch EmailSent tilltrue. - Ställ in filtret keyValue till
={{ $('Upsert Client Record').item.json.id }}för att uppdatera rätt post.
id kommer uppdateringen i Mark Delivery Status inte att tillämpas. Bekräfta att er datatabell är inställd på att returnera item-ID:n.Steg 5: Konfigurera notiser (parallell gren)
Skicka interna aviseringar när leveransen har markerats som slutförd.
- Koppla Internal Email Alert och Telegram Alert Notice efter Mark Delivery Status.
- Mark Delivery Status skickar utdata till både Internal Email Alert och Telegram Alert Notice parallellt.
- I Internal Email Alert ställer ni in Subject till
New Client!, To Email till[YOUR_EMAIL]och From Email tillLead Magnet <[YOUR_EMAIL]>.
Credential Required: Anslut era smtp-credentials. - Ställ in HTML till det kombinerade innehållet:
=Client: {{ $json.Name }} {{ $json.Email }} {{ $json.CompanyURL }} Type: {{ $json.CompanyType }} {{ $json.Challenges }} {{ $('HTML Styling Agent').item.json.output }}. - I Telegram Alert Notice ställer ni in Chat ID till
[YOUR_ID]och Text till=Client: {{ $json.Name }} {{ $json.Email }} {{ $json.CompanyURL }} Type: {{ $json.CompanyType }} {{ $json.Challenges }}.
Credential Required: Anslut era telegramApi-credentials.
Steg 6: Testa och aktivera ert arbetsflöde
Verifiera arbetsflödet end-to-end och aktivera det för produktion.
- Klicka på Execute Workflow och skicka en test-
POST-request till Inbound Webhook Trigger-URL:en med exempeldata för lead. - Bekräfta att en ny eller uppdaterad post skapas via Upsert Client Record med Tag satt till
New. - Verifiera att Deliver Roadmap Email skickar ett formaterat HTML-mejl till leadets adress.
- Kontrollera att Mark Delivery Status uppdaterar posten till EmailSent
trueoch TagDelivered. - Bekräfta att både Internal Email Alert och Telegram Alert Notice triggas parallellt.
- Växla arbetsflödet till Active för att använda det i produktion.
Vanliga fallgropar
- Behörigheter i Google Sheets och OAuth-scopes kan ställa till det. Om rader inte skrivs, kontrollera vilket Google-konto som är kopplat i n8n Credentials och bekräfta att det kan redigera målarket.
- Om du använder Wait-noder eller extern rendering varierar bearbetningstiderna. Öka väntetiden om noder längre ned fallerar på tomma svar.
- Standardprompts i AI-noder är generiska. Lägg in din tonalitet tidigt, annars kommer du att redigera utdata för alltid.
Vanliga frågor
Cirka 30 minuter när dina e-post- och AI-uppgifter är klara.
Nej. Du kopplar mest konton och justerar några prompts och fält.
Ja. n8n har ett gratis alternativ för egen hosting och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volym. Du behöver också räkna in OpenAI API-kostnader, som vanligtvis är några cent per roadmap beroende på längd.
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att komma igång) eller egen hosting på en VPS. För egen hosting är Hostinger VPS prisvärd och hanterar n8n bra. Egen hosting ger dig obegränsade körningar men kräver grundläggande serverhantering.
Ja, och det bör du. Den enklaste vinsten är att uppdatera prompten för agenten ”Automation Advisor” så att den inkluderar din bransch, ditt erbjudande och hur du vill strukturera faser (till exempel: ”analys, snabba vinster, 30-dagarsplan, 90-dagarsplan”). Du kan också justera HTML-styling-agenten så att den matchar dina varumärkesfärger, lägga till en logotyp eller inkludera en kalenderlänk för bokning. Om du vill ha olika utdata per lead-typ kan du lägga till en Switch-nod som routar prompts baserat på ett fält som budget, företagsstorlek eller mål.
Oftast beror det på utgångna Google-inloggningar eller att fel konto är kopplat. Autentisera om Google Sheets-uppgiften i n8n och bekräfta sedan att arket är delat med det kontot och att flödet pekar på rätt kalkylark/flik. Om det fungerar för vissa leads och misslyckas för andra, leta efter oväntade tomma fält eller extra långa textfält från formuläret som ställer till det i din mappning.
På n8n Cloud är begränsningen främst dina månatliga körningar (Starter räcker för små flöden, och högre planer täcker mer). Om du kör egen hosting finns ingen hård gräns för körningar, så det beror mest på din server och din e-postleverantörs rate limits. I praktiken klarar det här flödet dussintals leads per dag i en enkel setup, och mer om du håller prompts tajta och undviker enorma HTML-utdata.
Ofta, ja, eftersom n8n hanterar flersteglogik, routing och AI-agentflöden utan att du slåss med planbegränsningar varje gång du lägger till en gren. Egen hosting är också viktigt om volymen växer. Zapier eller Make kan fortfarande vara bra om du bara vill ha ett enkelt flöde ”formulärinskickning → skicka mejl” utan AI, utan formatering och utan spårning. Det här flödet gör mer än så. Prata med en automationsspecialist om du vill ha en snabb rekommendation för just din setup.
Du sätter upp det här en gång, och varje nytt lead får en snabb, proffsig roadmap som känns personlig. Flödet tar hand om de repetitiva delarna så att du kan lägga din tid på riktiga samtal.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.