Behöver ert företag hjälp med att implementera AI? Kontakta oss och få prisoffert här →
AI Skolan
January 22, 2026

Google Sheets + Gmail: enkel backlink-outreach

Rickard Andersson Partner, Nodenordic.se

Backlink-outreach börjar oftast med ”snabb research” och slutar med 14 flikar, ett rörigt kalkylark och ett halvfärdigt mejl du inte känner dig trygg nog att skicka.

Den här automatiseringen för backlink-outreach slår hårdast mot SEO-ansvariga, men innehållsmarknadsförare och ägare av små byråer känner också av den. Du gör om konkurrenters backlinks till en strukturerad prospektlista i Google Sheets och skickar sedan Gmail-outreach automatiskt – men bara när det finns en e-postadress.

Nedan ser du hur workflowet körs i n8n, vad det automatiserar och vilka resultat du kan förvänta dig när det väl är på plats.

Så fungerar den här automatiseringen

Hela n8n-workflowet, från trigger till slutligt resultat:

Att researcha konkurrenters backlinks låter enkelt tills du faktiskt gör det. Du kopierar refererande domäner från ett verktyg, klistrar in dem i ett ark och öppnar sedan varje sajt för att avgöra om den är seriös, relevant och värd din tid. Ankartexten ser ”tillräckligt nära” ut tills du inser att den är irrelevant, spamig eller kopplad till ett helt annat ämne. Och när du väl hittar en bra kandidat måste du fortfarande leta fram en e-postadress, skriva ett outreach-meddelande och hålla koll på vad du skickat. En vecka senare? Du minns inte vem du redan kontaktat. Då gör du antingen jobbet två gånger – eller missar möjligheter.

Friktionen byggs på. Här är var det oftast faller isär.

  • Backlink-exporter blir snabbt röriga, och du lägger cirka 2 timmar på att rensa kolumner innan du ens kan börja kvalificera prospekt.
  • Kvalitetsbedömningen av prospekt sker ”i huvudet”, vilket ger inkonsekventa beslut och länkar som inte faktiskt påverkar ranking.
  • Outreach sker i ryck, och sedan faller uppföljningen isär eftersom skickade mejl inte kopplas tydligt till raderna i arket.
  • Du hoppar över lovande domäner eftersom det känns som ett släp att hitta kontaktuppgifter – inte för att länken är en dålig match.

Det här workflowet tar konkurrenters backlink-profiler och gör dem till en organiserad outreach-pipeline som du faktiskt kan köra varje vecka. Det börjar när du startar det i n8n och sätter upp sökparametrar (dina konkurrentdomäner, vad du vill analysera och vilken typ av prospekt du letar efter). Därefter hämtar en AI-agent backlink-data via Bright Data-baserad åtkomst (så att dina förfrågningar inte blockeras) och utvärderar möjligheter baserat på signaler som mönster i refererande domäner, ankartext och länkkvalitet. Workflowet skriver kvalificerade prospekt till Google Sheets, som blir din ”single source of truth”. Till sist kontrollerar det om varje rad har en e-postadress och skickar först då ett outreach-mejl via Gmail. Ingen e-post på raden? Då hoppar det över utskicket och håller arket strukturerat för senare komplettering.

Workflowet startar med dina parametrar och konkurrentmål. Sedan samlar det in och sammanfattar backlink-möjligheter med AI. Till sist lägger det till leads i Google Sheets och skickar Gmail-outreach villkorat, så du inte bombar tomma rader rakt ut i tomma intet.

Det här får du: automatisering vs. resultat

Exempel: så här ser det ut

Säg att du researchar backlinks för 3 konkurrenter varje vecka och försöker kvalificera 20 domäner per konkurrent. Manuellt är det lätt att lägga cirka 5 minuter per domän på att hoppa mellan verktyg, kontrollera relevans och formatera ett ark, vilket blir ungefär 5 timmars slitjobb. Med det här workflowet lägger du kanske 10 minuter på att sätta parametrar och väntar sedan medan agenten samlar in, analyserar och skriver in resultaten i Google Sheets. Outreach-mejl går ut automatiskt endast för rader som redan har e-post, så du fastnar inte i ”admin” innan du ens kan skicka något.

Det här behöver du

  • n8n-instans (testa n8n Cloud gratis)
  • Alternativ för egen hosting om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
  • Google Sheets för att lagra prospekt och följa status.
  • Gmail för att skicka outreach när e-postadresser finns.
  • Bright Data-inloggning (hämta den i din Bright Data-dashboard).
  • OpenAI API-nyckel (hämta den på sidan för OpenAI API-nycklar).

Svårighetsgrad: Medelnivå. Du kopplar konton, lägger in API-nycklar och justerar några parametrar (ingen kodning, men du bör vara bekväm med att testköra).

Vill du inte sätta upp detta själv? Prata med en automationsspecialist (gratis 15-minuters konsultation).

Så fungerar det

Du startar körningen med dina målindata. Workflowet börjar från en manuell trigger och sätter sedan sökparametrar så att agenten vet vilka konkurrentdomäner och vilka backlink-mönster som ska analyseras.

Backlink-data samlas in utan att du blir blockerad. Bright Data används som åtkomstlager för scraping och hämtning, vilket betyder att du slipper vakta captchas eller försöka igen efter misslyckade exporter.

AI gör rörig backlink-info till strukturerade möjligheter. OpenAI:s chattmodell plus tolkning av strukturerad output omvandlar resultaten till korrekt formaterade fält som du faktiskt kan sortera, filtrera och tilldela.

Google Sheets blir systemet som gäller, och Gmail sköter outreach. Varje prospekt läggs till i ditt ark, och sedan avgör en kontroll ”finns e-post?” om Gmail skickar ett outreach-mejl eller om workflowet hoppar över steget tills vidare.

Du kan enkelt ändra kvalificeringskriterierna för att prioritera vissa nischer, DR-intervall eller ankartextmönster utifrån dina behov. Se hela implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.

Steg-för-steg-guide för implementation

Steg 1: Konfigurera den manuella triggern

Starta arbetsflödet manuellt så att ni kan styra när backlink-prospekteringen körs.

  1. Lägg till Manual Start Trigger som första nod i arbetsflödet.
  2. Koppla Manual Start Trigger till Set Lookup Parameters för att följa exekveringsflödet.
  3. Behåll vid behov Flowpast Branding som en dokumentationsnotering på arbetsflödets canvas.

Steg 2: Anslut Google Sheets

Konfigurera arket som ska lagra skrapade webbplatsdetaljer och data som är redo för outreach.

  1. Öppna Append Leads to Sheets och ställ in Operation till append.
  2. Ställ in Document till [YOUR_ID] och Sheet till gid=0.
  3. Mappa kolumnerna mot uttrycken som visas: Website name{{ $json.output.website.name }}, url{{ $json.output.website.url }}, description{{ $json.output.website.description }}, address{{ $json.output.addresses }}, Phone number{{ $json.output.contacts.phoneNumbers }}, email{{ $json.output.contacts.emails }}.
  4. Credential Required: Anslut era googleSheetsOAuth2Api-credentials i Append Leads to Sheets.

Steg 3: Konfigurera AI-bearbetning och skrapning

Konfigurera pipelinen för AI-driven skrapning och strukturerad extrahering.

  1. I Set Lookup Parameters, ställ in url till https://www.designagency.gr/ för att ange målwebbplatsen.
  2. Öppna Execute Data Agent och ställ in Text till scrape the following website and extract key contant information like address, phone number, email etc. and also tell me what the website is about:
    {{ $json.url }}
    .
  3. Säkerställ att Execute Data Agent har Has Output Parser aktiverat så att den kan använda de anslutna parsers.
  4. I OpenAI Chat Engine, ställ in Model till gpt-4o-mini. Credential Required: Anslut era openAiApi-credentials.
  5. I MCP Tool Client, ställ in Tool Name till scrape_as_markdown och Tool Parameters till {{ $fromAI('Tool_Parameters', ``, 'json') }}. Credential Required: Anslut era mcpClientApi-credentials.
  6. Konfigurera Structured Result Parser med det angivna JSON-schemaexemplet så att output matchar kolumnerna som förväntas av Append Leads to Sheets.
  7. Behåll Auto Repair Output Parser ansluten mellan Execute Data Agent och Structured Result Parser för att korrigera felaktigt formaterade outputs. Secondary Chat Engine är ansluten som språkmodell för Auto Repair Output Parser—säkerställ att credentials är tillagda i Secondary Chat Engine med openAiApi.

Om AI-output är inkonsekvent, gå tillbaka till schemat i Structured Result Parser och säkerställ att webbplatsbeskrivningen och kontaktfälten linjerar med era kolumner i arket.

Steg 4: Konfigurera output och villkorad outreach

Lagra resultat, kontrollera att e-post är giltig och skicka outreach när villkoret uppfylls.

  1. Bekräfta flödet från Execute Data Agent till Append Leads to Sheets, och vidare till Validate Email Presence.
  2. I Validate Email Presence, ställ in villkoret för att kontrollera att Left Value {{ $json.email }} contains Right Value @gmail.com.
  3. När villkoret är sant, routa till Dispatch Outreach Email. När det är falskt, routa till Skip Outreach Step för att undvika att skicka.
  4. I Dispatch Outreach Email, ställ in Send To till {{ $json.email }}, Subject till Let’s Collaborate: Valuable Resource for Your Readers, och Message till den angivna outreach-mallen som börjar med Hi {{ $json['Website name'] }},.
  5. Credential Required: Anslut era gmailOAuth2-credentials i Dispatch Outreach Email.

⚠️ Vanlig fallgrop: Villkoret släpper bara igenom e-postadresser som innehåller @gmail.com. Om ni vill nå alla e-postadresser, ändra villkoret eller ta bort det.

Steg 5: Testa och aktivera ert arbetsflöde

Verifiera hela körningen innan ni aktiverar arbetsflödet för skarp outreach.

  1. Klicka Execute Workflow från Manual Start Trigger för att köra ett test.
  2. Bekräfta att Append Leads to Sheets lägger till en ny rad med ifyllda webbplatsdetaljer.
  3. Verifiera att Validate Email Presence routar korrekt till Dispatch Outreach Email eller Skip Outreach Step.
  4. Kontrollera er mapp för skickat i Gmail för outreach-mejlet om villkoret uppfylldes.
  5. När allt är verifierat, slå på arbetsflödet Active för att möjliggöra produktionskörningar.
🔒

Lås upp fullständig steg-för-steg-guide

Få den kompletta implementeringsguiden + nedladdningsbar mall

Vanliga fallgropar

  • Behörigheter i Google Sheets kan vara förvånansvärt strikta. Om rader inte läggs till, kontrollera det anslutna Google-kontot i n8n-credentials och bekräfta att kalkylarket är korrekt delat.
  • Om du använder Wait-noder eller extern rendering varierar bearbetningstiderna. Öka väntetiden om noder längre fram fallerar på tomma svar.
  • Standardprompter i AI-noder är generiska. Lägg in er tonalitet tidigt, annars kommer du redigera output för alltid.

Vanliga frågor

Hur lång tid tar det att sätta upp den här automatiseringen för backlink-outreach?

Cirka 30–60 minuter om dina konton och ditt kalkylark är redo.

Behöver jag kunna koda för att automatisera backlink-outreach?

Nej. Du kopplar konton, klistrar in API-nycklar och justerar några fält i n8n.

Är n8n gratis att använda för det här workflowet för automatiserad backlink-outreach?

Ja. n8n har ett gratis alternativ för egen hosting och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volym. Du behöver också räkna in OpenAI API-användning och kostnaderna för din Bright Data-plan.

Var kan jag hosta n8n för att köra den här automatiseringen?

Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att komma igång) eller egen hosting på en VPS. För egen hosting är Hostinger VPS prisvärt och klarar n8n bra. Egen hosting ger dig obegränsade körningar men kräver grundläggande serverhantering.

Kan jag anpassa det här workflowet för automatiserad backlink-outreach med andra kvalificeringsregler?

Ja, och det borde du troligen. Uppdatera värdena i ”Set Lookup Parameters” för att ändra mål och filter, och justera sedan AI-agentens prompt för att prioritera det du bryr dig om (ämnesrelevans, vissa typer av ankartext eller ”endast dessa branscher”). Du kan också lägga till extra kolumner innan ”Append Leads to Sheets” om du vill ha ett statusfält som ”Kontaktad”, ”Svarade” eller ”Behöver e-post”. Om du föredrar att inte mejla automatiskt kan du behålla Gmail-steget men routa allt till vägen ”Skip Outreach Step” tills du har granskat raderna.

Varför misslyckas min Google Sheets-anslutning i det här workflowet?

Oftast är det ett behörighets- eller credential-problem. Autentisera om dina Google Sheets-credentials i n8n, bekräfta att kalkylarket är åtkomligt för det Google-kontot och dubbelkolla att du skriver till rätt dokument och flik. Om det bara fallerar ibland kan du slå i API-gränser vid stora körningar, så att minska batchstorlek eller glesa ut körningar kan hjälpa.

Hur många prospekt kan den här automatiseringen för backlink-outreach hantera?

Några hundra prospekt per körning är realistiskt för de flesta upplägg, och det skalar vidare om du kör egen hosting och taktstyr förfrågningar.

Är den här automatiseringen för backlink-outreach bättre än Zapier eller Make?

Ofta, ja, eftersom workflowet bygger på logik i flera steg, strukturerad AI-output och villkorade utskick som kan bli dyrt eller klumpigt i enklare verktyg. n8n ger dig också möjlighet till egen hosting, vilket spelar roll när du kör många körningar eller jobbar med tyngre dataflöden. Zapier eller Make kan fungera bra för ett lättviktigt flöde som ”ny rad → skicka mejl”, men det är i konkurrent-researchen och kvalificeringen de börjar kännas begränsande. Om du vill ha hjälp att välja, prata med en automationsspecialist och få en snabb rekommendation baserat på din volym och dina mål.

När det här väl rullar slutar din backlink-research vara ett kvartalsvis brandkårsutryckning och blir en pålitlig pipeline. Workflowet tar hand om det repetitiva, så att du kan fokusera på att få svar och säkra länkar.

Kontakta oss

Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.

×

Använd mall

Få direkt tillgång till denna n8n-arbetsflödes JSON-fil

Launch login modal Launch register modal