Steg 2: Anslut Google Sheets och normalisera formulärfält

Normalisera inkommande formulärfält så att AI- och spårningsstegen kan referera till konsekventa kolumnnamn.

1. I Align Form Fields ska ni låta Include Other Fields vara aktiverat för att skicka vidare all formulärdata.
2. Lägg till de tre tilldelningarna exakt som konfigurerat: emailColumnName = Email Address, inquiryColumnName = Inquiry, nameColumnName = Name.
3. Append Tracking Sheet kommer senare att skriva till ett Google Sheet—förbered ett mål-kalkylark redan nu.
4. Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era Google Sheets-inloggningsuppgifter i Append Tracking Sheet.

Steg 3: Sätt upp AI-analys för triagering

Arbetsflödet analyserar varje förfrågan och genererar strukturerad triagedata för routning och rapportering.

1. Konfigurera AI Triage Review med modellen gpt-4o-mini och behåll den befintliga prompten som refererar till {{$json["Name"]}}, {{$json["Email Address"]}} och {{$json.inquiry}}.
2. Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era OpenAI-inloggningsuppgifter i AI Triage Review.
3. Säkerställ att Interpret Triage Output är inställd på Mode = runOnceForEachItem så att den kan tolka JSON-utdata.
4. Behåll koden i Interpret Triage Output intakt så att den mappar triagefälten och tidsstämplarna vidare till nästa steg.

Steg 4: Konfigurera prioritetsroutning och generering av svar

Routa varje förfrågan efter brådska och generera rätt e-postsvar baserat på prioritet.

1. I Priority Routing Switch ska ni bekräfta att de tre reglerna använder Left Value ={{ $json.urgency }} och matchar high, medium och low.
2. Koppla varje utgång till sin svarskomponerare: High Priority → Compose Urgent Reply, Medium Priority → Compose Standard Reply, Low Priority → Compose Friendly Reply.
3. Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era OpenAI-inloggningsuppgifter i Compose Urgent Reply, Compose Standard Reply och Compose Friendly Reply.
4. I Extract Email Parts ska ni behålla Mode = runOnceForEachItem för att tolka SUBJECT och BODY från AI-utdata.

Steg 5: Konfigurera e-postleverans, spårning och aviseringar

I den här fasen skickas svaret, posten loggas och ert team får en avisering när brådskan är hög.

1. I Dispatch Gmail Reply ska ni ställa in Send To till ={{ $json.email }}, Subject till ={{ $json.subject }} och Message till ={{ $json.body }}.
2. Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era Gmail-inloggningsuppgifter i Dispatch Gmail Reply.
3. I Assemble Tracking Record ska ni behålla de befintliga uttrycken, till exempel {{ $('Interpret Triage Output').item.json.name }} och {{ $('Extract Email Parts').item.json.subject }}, för att mappa spårningsfält.
4. I Check High Urgency ska ni bekräfta att villkoret kontrollerar att Left Value ={{ $json.urgency }} är lika med high.
5. Check High Urgency skickar utdata både till Notify Team in Slack och Append Tracking Sheet parallellt när brådskan är hög.
6. Konfigurera Notify Team in Slack med er kanal och behåll formatet för aviseringstexten intakt.
7. Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era Slack-inloggningsuppgifter i Notify Team in Slack.
8. Konfigurera Append Tracking Sheet med Operation = append och välj mål-kalkylark och blad.

Steg 6: Testa och aktivera ert arbetsflöde

Verifiera flödet från början till slut med en testförfrågan till supporten innan ni går live.

1. Klicka på Execute Workflow och lägg till en testrad i ert formulärblad för att trigga Forms Sheet Trigger.
2. Bekräfta att AI Triage Review returnerar JSON och att Interpret Triage Output ger utdata med ifyllda fält som urgency och summary.
3. Verifiera att rätt gren kördes från Priority Routing Switch och att Dispatch Gmail Reply skickar ett e-postmeddelande med den tolkade subject och body.
4. Kontrollera att Append Tracking Sheet loggade posten och att Notify Team in Slack körs när brådskan är high.
5. När allt fungerar, slå på arbetsflödet till Active för användning i produktion.