Du lägger till en ny lead i ditt kalkylark, och sedan börjar det riktiga jobbet. Research, skriva, spela in, ladda upp, följa upp. När du väl är redo att skicka är leaden kallare och du ligger redan efter.
Det här är röran som SDR:er lever i varje dag. En grundare som kör outbound känner det också, och ärligt talat: byråer som jonglerar flera kunder drabbas hårdast. Den här HeyGen outreach automation förvandlar varje ny rad i Google Sheets till ett researchat manus, en personaliserad video och ett Gmail-utkast som är redo att granska.
Nedan ser du vad workflowet gör från start till mål, varför det spelar roll och hur du får det att rulla utan att göra hela veckan till ett automationsprojekt.
Så fungerar den här automationen
Här är hela workflowet du kommer att sätta upp:
n8n Workflow Template: Google Sheets + HeyGen: utskicksvideor klara
flowchart LR
subgraph sg0["Google Sheets Flow"]
direction LR
n0@{ icon: "mdi:play-circle", form: "rounded", label: "Google Sheets Trigger", pos: "b", h: 48 }
n1@{ icon: "mdi:robot", form: "rounded", label: "Research Agent", pos: "b", h: 48 }
n2@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Message a model in Perplexity", pos: "b", h: 48 }
n3@{ icon: "mdi:robot", form: "rounded", label: "Scripting Agent", pos: "b", h: 48 }
n4["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/httprequest.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Heygen Clone AI Creation"]
n5@{ icon: "mdi:message-outline", form: "rounded", label: "Send a message", pos: "b", h: 48 }
n6["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/twilio.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Send an SMS/MMS/WhatsApp mes.."]
n7["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/code.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Code in JavaScript"]
n8@{ icon: "mdi:brain", form: "rounded", label: "OpenAI Chat Model", pos: "b", h: 48 }
n9@{ icon: "mdi:brain", form: "rounded", label: "OpenRouter Chat Model", pos: "b", h: 48 }
n10@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Convert text to speech", pos: "b", h: 48 }
n11@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Upload file", pos: "b", h: 48 }
n12@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Wait 30s", pos: "b", h: 48 }
n13["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/httprequest.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>GET Result"]
n14@{ icon: "mdi:robot", form: "rounded", label: "AI Agent", pos: "b", h: 48 }
n15@{ icon: "mdi:brain", form: "rounded", label: "OpenAI Chat Model1", pos: "b", h: 48 }
n16@{ icon: "mdi:robot", form: "rounded", label: "Structured Output Parser", pos: "b", h: 48 }
n17@{ icon: "mdi:brain", form: "rounded", label: "OpenAI Chat Model2", pos: "b", h: 48 }
n14 --> n5
n12 --> n13
n13 --> n14
n11 --> n6
n1 --> n3
n3 --> n4
n3 --> n10
n8 -.-> n1
n7 --> n1
n15 -.-> n14
n17 -.-> n16
n0 --> n7
n9 -.-> n3
n10 --> n11
n4 --> n12
n16 -.-> n14
n2 -.-> n1
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n0 trigger
class n1,n3,n14,n16 ai
class n8,n9,n15,n17 aiModel
class n4,n13 api
class n7 code
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n4,n6,n7,n13 customIcon
Varför detta spelar roll: personaliserad outreach tar för lång tid
Bra outbound är märkligt repetitivt. Du måste fortfarande uppfattas som trovärdig, referera till något verkligt om personen eller bolaget och låta som en människa. Men att göra det för varje lead innebär att öppna LinkedIn, skumma en sajt, gissa prioriteringar, skriva ett nytt manus och sedan spela in en video som inte känns som en mall. En miss och det syns direkt: fel företagsnamn, generisk hook, stel intro eller en uppföljning som skickas flera dagar för sent. Och eftersom jobbet är manuellt försvinner konsekvensen så fort kalendern fylls.
Friktionen byggs på. Här är var det brukar fallera.
- Researchen blir stressad, så din ”personalisering” blir en tunn komplimang och en pitch.
- Att spela in unika videor äter stora tidsblock, vilket betyder färre beröringspunkter och långsammare lärloopar.
- Att lämna över detta till ett team skapar spretighet, eftersom alla skriver olika och följer olika mallar.
- Även när tillgångarna är skapade måste du fortfarande sy ihop länkar, ämnesrader och uppföljningsmeddelanden.
Det du bygger: en outreach-motor från kalkylark till video
Det här workflowet bevakar ditt Google Sheets-CRM efter nya leads och tar sedan över förarbetet som vanligtvis bromsar dig. När en ny rad dyker upp hämtar det leadens uppgifter (namn, företag, roll, LinkedIn-URL, e-post och telefon om du har det). Därefter kör en AI-researchagent Perplexity för att bygga en strukturerad sammanfattning: vem personen är, vad bolaget fokuserar på och några trovärdiga outreach-vinklar. Med den researchen skriver en andra agent ett naturligt manus på 30 sekunder. HeyGen genererar sedan en kort avatarvideo som läser upp manuset, och ElevenLabs skapar en matchande voice note. Till sist laddar workflowet upp ljudet till Google Drive och skapar ett e-postutkast till dig i Gmail med ämnesrad, brödtext och länkar så att du kan granska och skicka. Om du vill kan det också pinga leaden via Twilio (SMS/WhatsApp) med en länk.
Workflowet börjar i Google Sheets, sedan hanterar AI research och skrivande. HeyGen och ElevenLabs skapar tillgångarna, Google Drive lagrar det delbara ljudet och Gmail paketerar allt i ett utkast som du kan godkänna på några sekunder.
Det du bygger
| Vad som automatiseras | Vad du uppnår |
|---|---|
|
|
Förväntade resultat
Säg att du lägger till 20 nya leads per dag i Google Sheets. Manuellt tar även en ”lätt” process (10 minuters research, 10 minuters skrivande, 20 minuter för att spela in, exportera, ladda upp och bygga ihop ett mejl) cirka 40 minuter per lead, vilket i praktiken är en hel arbetsdag som försvinner. Med det här workflowet lägger du kanske totalt 10 minuter på att granska utkast och finjustera de bästa, medan väntetiden sker i bakgrunden (videoprocessering plus en kort fördröjning). Det är timmar tillbaka varje dag, utan att tappa personalisering.
Innan du börjar
- n8n-instans (prova n8n Cloud gratis)
- Alternativ för egen hosting om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Google Sheets för dina CRM-leadrader och trigger.
- HeyGen för att generera avatarvideon för outreach.
- API-nycklar (Perplexity, OpenAI, OpenRouter, ElevenLabs, HeyGen) från respektive leverantörs dashboard.
Svårighetsnivå: Medel. Du kommer inte att koda mycket, men du kommer att koppla in credentials, testköra och justera prompts på ett ansvarsfullt sätt.
Vill du att någon bygger detta åt dig? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Steg för steg
En ny lead landar i ditt ark. Google Sheets-triggern bevakar ditt CRM och kör när en ny rad läggs till, och därefter säkerställer en liten ”senaste rad”-selektor att bara den nya posten går vidare.
Research samlas in och formas. En AI-agent anropar Perplexity för att hämta användbar kontext om personen och företaget och levererar sedan en strukturerad sammanfattning som workflowet kan använda pålitligt i nästa steg.
Dina outreach-tillgångar skapas. En annan agent skriver ett 30-sekunders manus, HeyGen genererar avatarvideon och ElevenLabs bygger en voice note-version med samma kärninsikter.
Allt hamnar där du kan agera. Ljudfilen laddas upp till Google Drive, workflowet kontrollerar HeyGen-videons status efter en kort väntan och Gmail skapar ett e-postutkast till dig med ämne, brödtext och länkar (plus valfri Twilio SMS/WhatsApp).
Du kan enkelt justera manusstilen och leveranskanalen så att det matchar din outreach-process. Se hela implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementering
Steg 1: konfigurera Google Sheets-triggern
Det här arbetsflödet startar när en ny rad läggs till i Google Sheets.
- Lägg till och öppna Sheets Row Monitor.
- Ställ in Event på
rowAdded. - Ställ in Document på
REPLACE_WITH_YOUR_SHEET_ID. - Ställ in Sheet på
REPLACE_WITH_YOUR_SHEET_TAB. - Bekräfta att polling-schemat använder
everyMinute(standard i det här arbetsflödet). - Credential Required: Anslut era Google Sheets OAuth2-credentials.
⚠️ Vanlig fallgrop: Triggern körs inte om REPLACE_WITH_YOUR_SHEET_ID eller REPLACE_WITH_YOUR_SHEET_TAB lämnas oförändrat.
Steg 2: anslut Google Sheets
Filtrera inkommande rader så att arbetsflödet bara behandlar den senaste posten.
- Öppna Latest Row Selector och behåll JavaScript Code exakt som angivet för att bara returnera det sista objektet.
- Verifiera kopplingen: Sheets Row Monitor → Latest Row Selector → Prospect Researcher.
Steg 3: konfigurera Prospect Researcher och Outreach Script Crafter
Använd AI-research och manusgenerering för att bygga ett personligt outreach-manus från lead-datan.
- Öppna Prospect Researcher och ställ in Text på
=Full Name:{{ $json.Name }} Email Address:{{ $json['Email Address'] }} Phone Number: {{ $json['Phone Number'] }} Company:{{ $json.Company }} Industry: {{ $json.Industry }} LinkedIn Profile: {{ $json['LinkedIn URL'] }}. - I Prospect Researcher, behåll det angivna System Message så att research-outputen förblir strukturerad.
- Perplexity Query Tool är anslutet som ett AI-verktyg för Prospect Researcher — lägg till credentials i Prospect Researcher, inte i verktyget.
- Öppna Outreach Script Crafter och ställ in Text på
={{ $json.output }}. - OpenAI Chat Engine är anslutet som språkmodell för Prospect Researcher — säkerställ att credentials är tillagda i OpenAI Chat Engine.
- OpenRouter Chat Engine är anslutet som språkmodell för Outreach Script Crafter — säkerställ att credentials är tillagda i OpenRouter Chat Engine och ställ in Model på
openai/gpt-5.1.
Credential Required: Anslut era Perplexity-, OpenAI- och OpenRouter-credentials (var och en på respektive AI engine-nod).
Steg 4: konfigurera mediegenerering och lagring
Skapa en videoavatar och voice-over parallellt, ladda sedan upp ljud till Drive och hämta videostatus.
- Bekräfta att Outreach Script Crafter skickar output till både Avatar Video Generator och Narration Voice Builder parallellt.
- I Avatar Video Generator, ställ in URL på
https://api.heygen.com/v2/video/generate, Method påPOSToch JSON Body på={{ { "video_inputs":[{"character":{"type":"avatar","avatar_id":"c84a546eb24e496da33673c336624d1c","avatar_style":"normal"},"voice":{"type":"text","input_text": $json.output,"voice_id":"e690edf698c043409a59fbfc5175c4b1","speed":1.1}}],"dimension":{"width":720,"height":1280} } }}. - I Avatar Video Generator, ställ in Authentication på
genericCredentialTypeoch Generic Auth Type påhttpHeaderAuth. - I Delay 30 Seconds, ställ in Amount på
30. - I Fetch Video Status, ställ in URL på
https://api.heygen.com/v1/video_status.getoch lägg till query-parametern video_id med värdet={{ $json.data.video_id }}. - I Narration Voice Builder, ställ in Text på
={{ $json.output }}och behåll Resource somspeech. - I Drive Audio Uploader, ställ in Name på
Audiooch Folder påREPLACE_WITH_YOUR_FOLDER_ID. - Credential Required: Anslut era HTTP Header Auth-credentials för Heygen i både Avatar Video Generator och Fetch Video Status.
- Credential Required: Anslut era ElevenLabs-credentials i Narration Voice Builder och Google Drive-credentials i Drive Audio Uploader.
Tips: Heygen API kan ta längre tid än 30 sekunder. Om ni ser fel av typen ”video not ready”, öka Delay 30 Seconds till 60 eller mer.
Steg 4: konfigurera utdata-/åtgärdsnoder
Generera e-postinnehållet och skicka e-post- samt SMS/WhatsApp-notifieringar.
- Öppna Email Copywriter Agent och ställ in Text på
={{ $('Prospect Researcher').item.json.output }}. - JSON Output Formatter är ansluten som output-parser för Email Copywriter Agent — lägg till credentials i Email Copywriter Agent, inte i parsern.
- OpenAI Mini Chat är ansluten som språkmodell för Email Copywriter Agent — säkerställ att credentials är tillagda i OpenAI Mini Chat.
- OpenAI Mini Chat 2 är ansluten som språkmodell för JSON Output Formatter — säkerställ att credentials är tillagda i OpenAI Mini Chat 2.
- I Dispatch Email Message, ställ in Send To på
[YOUR_EMAIL], Subject på={{ $json.output.title }}och Message på={{ $json.output.body }} Lyssna på min snabba bedömning av din verksamhet: {{ $('Fetch Video Status').item.json.data.video_url }}. - I Send SMS/WhatsApp Notice, ställ in To och From på
[YOUR_PHONE]och Message på={{ $json.webContentLink }}. - Credential Required: Anslut era Gmail-credentials i Dispatch Email Message och Twilio-credentials i Send SMS/WhatsApp Notice.
⚠️ Vanlig fallgrop: Ersätt [YOUR_EMAIL] och [YOUR_PHONE] med riktiga värden, annars misslyckas leveransen utan tydlig felindikering.
Steg 5: testa och aktivera ert arbetsflöde
Kör ett kontrollerat test för att bekräfta att hela flödet fungerar från trigger till leverans.
- Lägg manuellt till en ny rad i det anslutna Google Sheet med giltiga fält för Name, Email Address, Phone Number, Company, Industry och LinkedIn URL.
- Klicka på Execute Workflow och verifiera att Latest Row Selector returnerar ett objekt.
- Bekräfta att videoförfrågan körs och att Fetch Video Status därefter returnerar en giltig
video_url. - Kontrollera att Dispatch Email Message skickar ett mejl med ämne och en fungerande videolänk.
- Verifiera att Send SMS/WhatsApp Notice skickar Drive-länken som genereras av Drive Audio Uploader.
- När testet är lyckat, slå på arbetsflödet till Active för användning i produktion.
Felsökningstips
- Gmail-credentials kan gå ut eller kräva specifika behörigheter. Om det skapar fel, kontrollera först Gmail-nodens anslutna konto och OAuth-scopes.
- Om du använder Wait-noder eller extern rendering varierar processtiderna. Öka väntetiden om efterföljande noder fallerar på tomma svar.
- HeyGen-anrop kan misslyckas utan tydlig signal om din API-nyckel har begränsningar eller om avatarinställningar saknas. Bekräfta HeyGen API-nyckeln, avatarvalet och att workflowet pollar status korrekt.
Snabba svar
Cirka en timme om dina API-nycklar och Google-konton är redo.
Nej. Du kopplar främst konton, klistrar in API-nycklar och testkör en exempel-lead från start till mål.
Ja. n8n har ett gratis alternativ för egen hosting och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volym. Du behöver också räkna med API-kostnader för Perplexity, OpenAI/OpenRouter, HeyGen och ElevenLabs (oftast några cent per lead, beroende på dina inställningar).
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att komma igång) eller egen hosting på en VPS. För egen hosting är Hostinger VPS prisvärd och hanterar n8n bra. Egen hosting ger dig obegränsade körningar men kräver grundläggande serveradministration.
Ja, och det bör du förmodligen. De flesta anpassningar görs i de tre agent-prompterna (Prospect Researcher, Outreach Script Crafter och Email Copywriter Agent), plus HeyGens HTTP Request-inställningar för avatar eller videoformat. Vanliga justeringar är att ändra manuslängden, lägga till branschspecifika talking points, skriva i er tonalitet eller byta det valfria Twilio-meddelandet från SMS till WhatsApp.
Oftast är det en ogiltig eller utgången HeyGen API-nyckel, eller att HTTP Request-noden saknar en obligatorisk parameter för dina avatar-/videoinställningar. Kontrollera först HeyGen request headers i noden Avatar Video Generator och bekräfta sedan att du pollar rätt job-ID i Fetch Video Status. Om det bara fallerar ibland kan det vara rate limits eller att videon fortfarande bearbetas när workflowet försöker hämta resultat.
I n8n Cloud beror volymen på planens månadsvisa executions; med egen hosting finns ingen exekveringsgräns och det begränsas främst av din server och AI-/videoleverantörernas rate limits. I praktiken kör de flesta team detta i batcher (till exempel 20–100 leads/dag) så att de fortfarande kan granska utkast innan de skickas. Om du vill trycka högre volym, lägg till köhantering och längre väntetider runt HeyGen-bearbetningen.
Ofta, ja, eftersom det här inte är en enkel Zap i två steg. Du kedjar research, flera AI-agenter, långkörande videogenerering med statuskontroller, filuppladdningar och villkorad leverans via Twilio, vilket är exakt där n8n:s förgrening och egen hosting är starkt. Zapier och Make kan göra delar av detta, men du betalar oftast mer när volymen växer och du kan stöta på begränsningar med wait-/polling-mönster. Om du bara behöver ”ny rad → skicka mejl” är de verktygen bra. Om du vill ha hela motorn (research + manus + video + röst + utkast) är n8n ett renare val. Prata med en automationsexpert om du vill ha hjälp att välja.
När det här väl rullar blir ditt ark startskottet, inte en att-göra-lista. Workflowet tar hand om det repetitiva förarbetet så att du kan fokusera på bedömningarna: vilka leads som faktiskt förtjänar att skickas på riktigt och vilken vinkel som faktiskt kommer att bita.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.