Lösta ärenden ska betyda ”klart”. Men det stökiga börjar efteråt: kopiera detaljer till ett ark, skriva en sammanfattning, skapa en PDF, arkivera den någonstans och sedan informera teamet.
Supportansvariga känner av det varje vecka. Driftschefer dras in när revisioner eller överlämningar ska göras. Och byråägare som sköter support åt kunder känner igen smärtan. Den här ticket recap automation gör varje löst ärende till en strukturerad, varumärkesanpassad PDF som loggas och delas utan att någon behöver jaga länkar.
Du får se vad workflowet gör, hur det flyttar datan och vad du kan justera så att resultatet matchar din tonalitet och din process.
Så fungerar automatiseringen
Här är hela workflowet du kommer att sätta upp:
n8n Workflow Template: Google sheets + slack: ärendesummeringar som pdf
flowchart LR
subgraph sg0["AI Summarization (Op Flow"]
direction LR
n0["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/webhook.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Webhook - Receive Ticket"]
n1["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/code.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Extract Ticket Details"]
n2@{ icon: "mdi:robot", form: "rounded", label: "AI Summarization (OpenAI)", pos: "b", h: 48 }
n3["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/code.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Format HTML Document"]
n4@{ icon: "mdi:swap-horizontal", form: "rounded", label: "Check PDF Success", pos: "b", h: 48 }
n5@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Upload to Google Drive", pos: "b", h: 48 }
n6@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Capture Drive URL", pos: "b", h: 48 }
n7@{ icon: "mdi:swap-horizontal", form: "rounded", label: "Check Upload Success", pos: "b", h: 48 }
n8@{ icon: "mdi:database", form: "rounded", label: "Update Google Sheets", pos: "b", h: 48 }
n9["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/slack.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Send Slack Notification"]
n10["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/slack.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Error - PDF Failed"]
n11["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/slack.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Error - Upload Failed"]
n12@{ icon: "mdi:location-exit", form: "rounded", label: "HTML to PDF", pos: "b", h: 48 }
n13["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/httprequest.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>HTTP Request"]
n12 --> n4
n13 --> n5
n6 --> n7
n4 --> n13
n4 --> n10
n7 --> n8
n7 --> n11
n3 --> n12
n8 --> n9
n1 --> n2
n5 --> n6
n0 --> n1
n2 --> n3
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n2 ai
class n4,n7 decision
class n8 database
class n0,n13 api
class n1,n3 code
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n0,n1,n3,n9,n10,n11,n13 customIcon
Varför det här spelar roll: supportärendedokumentation som faktiskt blir av
Om du någon gång har försökt bygga en ”supportkunskapsbas från riktiga ärenden” så vet du redan sanningen: det dör i dokumentationssteget. Någon måste plocka fram ärendet, sammanfatta vad som hände, formatera det snyggt, spara i Drive, klistra in länken i en tracker och sedan notifiera teamet. Det är många små steg, och de tar bara ”några minuter” tills du gör det 30 gånger. Sedan frågar en chef efter bevis på vad som löstes förra månaden, och du letar i trådar och halvt ifyllda kalkylark i stället för att förbättra supporten.
Friktionen byggs på. Här är var det vanligtvis faller isär.
- Ärenden markeras som lösta, men sammanfattningen blir aldrig skriven eftersom ingen ”äger” efterarbetet.
- Manuella sammanfattningar varierar kraftigt mellan agenter, vilket gör interna utbildningsdokument inkonsekventa och svåra att lita på.
- Google Drive-mappar blir en skräplåda med filer utan konsekvent namngivning, länkar eller sökbar struktur.
- När compliance, QA eller en kund ber om dokumentation slutar det med att du återskapar historiken från noll.
Vad du bygger: lösta ärenden → PDF + Sheets-logg + Slack-notis
Det här workflowet startar i samma stund som ett supportärende markeras som löst och din helpdesk (Zendesk, Freshdesk, Intercom eller vad som helst som kan skicka en webhook) skickar ärendedatan till n8n. n8n rensar upp payloaden, mappar fält till ett konsekvent format och skickar de viktiga detaljerna till en OpenAI-chatmodell för att skapa en strukturerad ”ärendesammanfattning”. Därefter lägger workflowet in sammanfattningen i en varumärkesanpassad HTML-mall, konverterar den till en professionell PDF via PDFMunk och verifierar att filen skapades korrekt. Till sist laddar det upp PDF:en till Google Drive, skriver en spårningsrad i Google Sheets (inklusive delningslänk) och postar ett Slack-meddelande så att teamet hittar den direkt. Om PDF-skapandet eller uppladdningen till Drive misslyckas larmar det rätt Slack-kanal så att problem inte byggs upp i tysthet.
Workflowet börjar med webhooken från din helpdesk. AI omvandlar rå ärendetext till ett konsekvent case. Google Drive lagrar den färdiga PDF:en, Google Sheets blir din enda spårningskälla och Slack stänger loopen med en notis.
Det du bygger
| Vad som automatiseras | Vad du uppnår |
|---|---|
|
|
Förväntade resultat
Säg att teamet stänger 25 ärenden per dag och du vill ha en PDF-sammanfattning för varje. Manuellt är även en ”snabb” process ofta runt 20 minuter per ärende (sammanfattning, formatering, PDF-skapande, uppladdning till Drive, uppdatering i Sheets, Slack-meddelande), vilket blir ungefär 8 timmar administrativt arbete per dag. Med det här workflowet behöver agenten bara lösa ärendet; webhooken triggar automatiskt. Körningen tar cirka 20 sekunder per ärende, så du får samma dokumentation utan att bränna en hel arbetsdag på admin.
Innan du börjar
- n8n-instans (testa n8n Cloud gratis)
- Self-hosting-alternativ om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Google Drive för att lagra de genererade PDF:erna.
- Google Sheets för att logga varje löst ärendecase.
- Slack för att notifiera teamet med PDF-länken.
- OpenAI API-nyckel (hämtas i din OpenAI-kontopanel)
- PDFMunk API-nyckel (hämtas i inställningarna för ditt PDFMunk-konto)
- Webhooks för supportplattformen aktiverade i ditt helpdesk-verktyg.
Svårighetsgrad: Medel. Du kopplar konton, klistrar in ID:n (Drive-mapp, Sheet, Slack-kanal) och testar en webhook-payload.
Vill du att någon bygger detta åt dig? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Steg för steg
Ett löst ärende träffar din webhook. Ditt supportverktyg skickar en POST-förfrågan när status ändras till ”Löst”, och n8n tar emot ärendedatan direkt.
Workflowet rensar och standardiserar fälten. Ett kodsteg parsar payloaden och mappar sedan nyckeldetaljer (ärende-ID, kund, agent, prioritet, tidsstämplar) så att resten av workflowet inte behöver bry sig om vilken helpdesk som skickade det.
OpenAI skapar ärendesammanfattningen. AI-agenten förvandlar rå konversation och interna anteckningar till en strukturerad sammanfattning som du kan återanvända för utbildning, QA, compliance eller en kunskapsbas.
En varumärkesanpassad PDF skapas och arkiveras. Sammanfattningen läggs in i en HTML-mall, konverteras till PDF via PDFMunk, laddas upp till Google Drive, läggs till i Google Sheets och postas i Slack med länken. Om PDF-generering eller uppladdning misslyckas får Slack i stället en felnotis.
Du kan enkelt ändra sammanfattningsstrukturen så att den matchar dina interna SOP:ar, eller byta namngivning av Drive-mappar så att den speglar hur teamet redan organiserar arbetet. Se hela implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementering
Steg 1: konfigurera webhook-triggern
Skapa webhook-ändpunkten så att er supportplattform kan skicka data om lösta ärenden in i arbetsflödet.
- Lägg till noden Incoming Ticket Webhook som trigger.
- Ställ in Path på
support-ticket-resolved. - Ställ in HTTP Method på
POST. - Ställ in Response Mode på
responseNode.
Steg 2: normalisera ärendedata
Tolka och normalisera ärendefält till en konsekvent struktur för efterföljande noder.
- Lägg till Parse Ticket Payload efter Incoming Ticket Webhook.
- Behåll den angivna JavaScript-logiken för att extrahera ärende-ID, kundinformation, lösningsanteckningar och tidsstämplar.
- Bekräfta att noden returnerar standardiserade fält som
ticketId,subject,priority,resolvedAtochtags.
data.ticket), justera extraktionsraden i Parse Ticket Payload därefter.Steg 3: konfigurera AI-sammanfattning av ärendet
Använd AI-modellen för att generera en strukturerad HTML-sammanfattning av supportärendet.
- Lägg till AI Case Summary efter Parse Ticket Payload.
- Credential Required: Anslut era
openAiApi-uppgifter. - Ställ in Model på
gpt-4. - Ställ in Max Tokens på
1500och Temperature på0.3. - Behåll promptarna för meddelandeinnehållet oförändrade så att utdata matchar HTML-strukturen som förväntas av Compose HTML Report.
Steg 4: rendera och ladda upp PDF:en
Generera HTML-rapporten, rendera den till PDF och ladda upp filen till Google Drive.
- Lägg till Compose HTML Report efter AI Case Summary för att bygga komplett HTML och filnamn.
- Lägg till Render PDF File och ställ in HTML Content på
{{ $json.htmlContent }}. Credential Required: Anslut erahtmlcsstopdfApi-uppgifter. - I Validate PDF Output, säkerställ att villkoret kontrollerar Value 1 som
{{ $json.success }}med OperationisNotEmpty. - Lägg till Download PDF Binary och ställ in URL på
{{ $json.pdf_url }}. - Lägg till Store in Drive och ställ in Name på
{{ $('Compose HTML Report').item.json.fileName }}. Credential Required: Anslut eragoogleDriveOAuth2Api-uppgifter. - Ställ in Drive på
My Driveoch Folder på[YOUR_ID]i Store in Drive. - Lägg till Map Drive Link med fälten: driveFileId =
{{ $json.id }}, driveFileUrl ={{ $json.webViewLink }}, driveFileName ={{ $json.name }}.
Steg 5: logga till Sheets och notifiera Slack
Registrera dokumentationen i Google Sheets och publicera ett Slack-meddelande med PDF-länken.
- I Verify Upload Result, kontrollera Value 1 som
{{ $json.driveFileUrl }}med OperationisNotEmpty. - Lägg till Append Sheet Record och ställ in Operation på
append. Credential Required: Anslut eragoogleSheetsOAuth2Api-uppgifter. - Ställ in Document på
[YOUR_ID]och Sheet påSheet1. - Mappa kolumnerna exakt enligt definitionen, inklusive Status =
Documented, PDF Link ={{ $json.driveFileUrl }}och Resolution Time ={{ $('Compose HTML Report').item.json.resolutionTime }}. - Lägg till Post Slack Update efter Append Sheet Record med den angivna meddelandetexten. Credential Required: Anslut era
slackOAuth2Api-uppgifter.
driveFileUrl från {{ $json.webViewLink }}.Steg 6: lägg till felhantering
Skicka Slack-varningar när PDF-rendering eller Drive-uppladdning misslyckas.
- Från Validate PDF Output, routa false-utdata till Alert: PDF Failure.
- Från Verify Upload Result, routa false-utdata till Alert: Upload Failure.
- Credential Required: Anslut era
slackOAuth2Api-uppgifter i både Alert: PDF Failure och Alert: Upload Failure.
Steg 7: testa och aktivera ert arbetsflöde
Validera end-to-end-flödet med en exempel-payload för webhooken och aktivera det sedan för produktion.
- Klicka på Execute Workflow och skicka en test-POST-förfrågan till URL:en för Incoming Ticket Webhook.
- Bekräfta att AI Case Summary returnerar HTML-sektioner och att Compose HTML Report outputar
htmlContentochfileName. - Verifiera att Store in Drive skapar en PDF i målmappen och att Map Drive Link sätter
driveFileUrl. - Kontrollera att Append Sheet Record har en ny rad med Status =
Documented. - Bekräfta att Post Slack Update publicerar ett meddelande med PDF-länken.
- Växla arbetsflödet till Active för produktionsanvändning.
Felsökningstips
- Google Drive-behörigheter är oftast boven. Om uppladdningar misslyckas, kontrollera det anslutna Google-kontot i n8n-credentials och bekräfta att det har åtkomst till målmappe-ID:t.
- Om du använder Wait-noder eller extern rendering varierar processing-tiderna. Öka väntetiden om efterföljande noder fallerar på tomma svar.
- Standardprompter i AI-noder är generiska. Lägg in din varumärkeston tidigt, annars kommer du att redigera utdata för alltid.
- PDFMunk-fel är ofta HTML-relaterade. Granska utdata från ”Compose HTML Report” och säkerställ att din mall är giltig innan du skyller på API-nyckeln.
- Slack-meddelanden kan misslyckas utan att synas om kanal-ID:t är fel eller boten saknar scopes som chat:write. Kontrollera Slack-appens installation och kanaldetaljerna först.
Snabba svar
Cirka en timme om dina credentials och mappar är redo.
Nej. Du kopplar främst konton och klistrar in ID:n för Drive, Sheets och Slack.
Ja. n8n har ett gratis self-hosted-alternativ och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volym. Du behöver även räkna med OpenAI API-kostnader (oftast några cent per ärende) och PDFMunk-användning.
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att komma igång) eller self-hosting på en VPS. För self-hosting är Hostinger VPS prisvärd och hanterar n8n bra. Self-hosting ger dig obegränsade körningar men kräver grundläggande serverhantering.
Ja, och det bör du. De flesta team justerar prompten i ”AI Case Summary” så att den matchar deras interna granskningsformat, och anpassar sedan ”Compose HTML Report” för att inkludera exakt de avsnitt de vill ha (som rotorsak, SLA-påverkan eller en kundanpassad version). Du kan också ändra mappstrukturen i Google Drive i ”Store in Drive” för att sortera efter prioritet, produktområde eller månad. Om din helpdesk-payload ser annorlunda ut uppdaterar du mappingen i ”Parse Ticket Payload” så att fälten hamnar rätt.
Oftast handlar det om behörigheter eller en utgången OAuth-anslutning. Återanslut Google Drive-credentialen i n8n och bekräfta sedan att mapp-ID:t är korrekt och att det anslutna kontot kan skriva till den mappen. Om din organisation begränsar Drive-delning eller API-åtkomst kan du behöva en administratör som tillåter Drive API i Google Cloud Console.
Hundratals ärenden per dag i de flesta upplägg, eftersom varje körning är kort (ofta under en minut) och mestadels väntar på OpenAI och PDF-rendering.
Ofta ja, om du bryr dig om kontroll och driftsäkerhet. Det här workflowet har flera förgreningar och kontroller (PDF-validering, verifiering av uppladdning, separata fellarm), och n8n hanterar den typen av logik utan klumpiga kringlösningar. Du får också ett riktigt kodsteg för att parsa inkonsekventa ärendepayloads, vilket är praktiskt när olika formulär eller agenter skapar olika fält. Self-hosting kan göra hög volym prisvärt eftersom du inte betalar per ministeg. Zapier eller Make kan fortfarande fungera för en väldigt enkel ”ärende löst → Slack-ping”, men när PDF:er och strukturerade sammanfattningar kommer in i bilden är n8n oftast ett smidigare val. Prata med en automationsexpert om du vill ha hjälp att välja.
När detta väl rullar slutar dokumentation vara en ”vi tar det sen”-uppgift. Det bara händer, och teamet får länken där de redan jobbar.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.