Intervjufeedback börjar alltid med goda intentioner. Sedan blir dagen fullbokad, någon glömmer, och du fastnar i att jaga poängkort genom Slack-trådar, mejl och halvuppdaterade kalkylark.
Sheets Slack reminders slår hårdast när du är rekryteringskoordinator och behöver stänga loopar snabbt. Men HR-ansvariga och rekryterande chefer känner av det också, eftersom ett enda saknat formulär kan stoppa ett beslut i flera dagar.
Det här arbetsflödet kontrollerar ditt Google-kalkylark dagligen, påminner paneldeltagare i Slack (eller via mejl om Slack-ID saknas) och markerar påminnelsen som skickad så att du inte pingar folk två gånger. Du ser exakt var flaskhalsen ligger, och du slipper sitta och passa processen.
Så fungerar den här automatiseringen
Se hur detta löser problemet:
n8n Workflow Template: Google Sheets + Slack: påminnelser om intervjufeedback
flowchart LR
subgraph sg0["Daily Reminder Flow"]
direction LR
n0@{ icon: "mdi:play-circle", form: "rounded", label: "Daily Reminder Trigger", pos: "b", h: 48 }
n1@{ icon: "mdi:database", form: "rounded", label: "Fetch Interview Feedback Data", pos: "b", h: 48 }
n2@{ icon: "mdi:swap-horizontal", form: "rounded", label: "Check If Feedback Is Submitted", pos: "b", h: 48 }
n3@{ icon: "mdi:swap-horizontal", form: "rounded", label: "Check for Slack ID", pos: "b", h: 48 }
n4["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/slack.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Send Slack Reminder"]
n5@{ icon: "mdi:message-outline", form: "rounded", label: "Send Email Reminder", pos: "b", h: 48 }
n6@{ icon: "mdi:database", form: "rounded", label: "Update Reminder Status", pos: "b", h: 48 }
n3 --> n5
n3 --> n4
n5 --> n6
n4 --> n6
n0 --> n1
n1 --> n2
n2 --> n3
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n0 trigger
class n2,n3 decision
class n1,n6 database
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n4 customIcon
Utmaningen: få in feedback utan att jaga folk
Att samla in intervjufeedback låter enkelt tills du driver flera roller samtidigt. Du avslutar en intervjuloop, öppnar trackern och inser att tre paneldeltagare fortfarande inte har skickat in något. Så du skriver till dem. Sedan skriver du igen. Någon svarar ”klart” men glömmer att bocka i rutan i arket. En annan såg aldrig Slack-pingen eftersom deras notiser är ett kaos. Under tiden väntar kandidaten, din rekryterande chef vill ha en uppdatering och ”vi bestämmer imorgon” blir till nästa vecka. Ärligt talat är det inte påminnelsen som är svår. Det är att hålla koll på allt utan att bli galen.
Friktionen växer snabbt. Här är var det brukar fallera.
- Paneldeltagare missar meddelandet ”skicka in feedback” eftersom det begravs i kanalbrus eller skickas vid fel tidpunkt.
- Du skickar duplicerade påminnelser eftersom det saknas en pålitlig flagga för ”påminnelse redan skickad” som du kan lita på.
- När Slack-ID:n inte spåras blir reservvägen manuell mejl, vilket innebär mer copy-paste och fler chanser att missa någon.
- Beslut fastnar eftersom ett eller två sena poängkort håller hela loopen som gisslan.
Lösningen: dagliga kontroller i Google Sheets med Slack- (och mejl-)påminnelser
Det här n8n-arbetsflödet gör din tracker för intervjufeedback till ett lättviktigt uppföljningssystem som går på autopilot. Varje dag kl. 18:00 läser det ditt Google-kalkylark och letar efter intervjuinlägg där feedback inte har markerats som inskickad. För varje väntande post kontrollerar det om det finns ett giltigt Slack-ID för intervjuaren. Om det gör det skickar arbetsflödet ett direktmeddelande i Slack med en tydlig påminnelse. Om det inte gör det skickar det en reservpåminnelse via Gmail till intervjuarens mejladress. Efter att påminnelsen skickats uppdaterar det samma rad i Google Sheets och markerar påminnelsen som skickad, så att nästa körning inte spammar folk eller startar om cykeln.
Arbetsflödet startar enligt ett schema, hämtar rader från Google Sheets och filtrerar på ”fortfarande väntar”. Slack tar snabbspåret, Gmail täcker specialfallen, och uppdateringen i arket håller allt konsekvent så att du alltid vet vad som hänt.
Vad som förändras: före vs. efter
| Det här tar bort | Effekten du märker |
|---|---|
|
|
Effekt i verkligheten
Säg att du koordinerar 10 intervjuer per dag och att i snitt 3 paneldeltagare per dag behöver en påminnelse. Manuellt kan du lägga cirka 5 minuter per person på att kolla arket, hitta rätt Slack-profil eller mejladress, skicka meddelandet och anteckna det någonstans, vilket blir ungefär 45 minuter. Med det här arbetsflödet är ”arbetet” i princip noll: triggern kör kl. 18:00, meddelanden går ut automatiskt och påminnelseflaggan uppdateras utan att du rör något. Det är nästan en timme du får tillbaka de dagar när tempot är högt.
Krav
- n8n-instans (testa n8n Cloud gratis)
- Alternativ för egen drift om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Google Sheets för att lagra intervjurader och statusflaggor.
- Slack för att skicka påminnelser via direktmeddelande till paneldeltagare.
- Gmail för att skicka reservpåminnelser när Slack-ID saknas.
Kunskapsnivå: Nybörjare. Du kopplar konton och mappar några kolumner i arket, men du behöver inte skriva kod.
Behöver du hjälp att implementera detta? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Flödet i arbetsflödet
Ett dagligt schema drar igång det. Arbetsflödet kör automatiskt varje dag kl. 18:00 (du kan ändra tiden senare). Ingen behöver komma ihåg att ”skicka påminnelser”.
Ditt Google-kalkylark blir sanningskällan. Det läser rader från din intervjutracker och fokuserar bara på poster där feedback_submitted inte är markerat ”Yes”. Det filtret är viktigt eftersom det tar bort brus och håller påminnelserna träffsäkra.
Slack först, mejl vid behov. Om raden har ett giltigt slack_id skickar arbetsflödet ett Slack-DM. Om Slack-ID saknas (eller är tomt) faller det tillbaka till Gmail och skickar en påminnelse till interviewer_email.
Arket uppdateras så att du inte påminner dubbelt. Efter att meddelandet skickats skriver det tillbaka till Google Sheets (till exempel genom att sätta reminder_sent till ”Yes”). Den lilla uppdateringen är det som gör automatiseringen pålitlig över tid.
Du kan enkelt ändra schemat till att köra varje timme, eller justera meddelandemallen så att den matchar din ton och länken till poängkortet. Se hela implementeringsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementation
Steg 1: konfigurera schedule-triggern
Ställ in arbetsflödet så att det körs dagligen baserat på schemat som definieras i triggern.
- Lägg till eller öppna Scheduled Nudge Trigger.
- I Rule, ställ in Interval för att trigga vid timme
18. - Bekräfta att noden är ansluten till Retrieve Feedback Records.
Steg 2: anslut Google Sheets
Hämta intervjuposter och uppdatera senare påminnelseflaggan i ert kalkylark.
- Öppna Retrieve Feedback Records och välj kalkylarket i Document med ID
[YOUR_ID]. - Ställ in Sheet Name till
Interview_Feedback. - Autentisering krävs: Anslut era googleSheetsOAuth2Api-uppgifter i Retrieve Feedback Records.
- Öppna Refresh Reminder Flag och bekräfta att Operation är
appendOrUpdate. - Autentisering krävs: Anslut era googleSheetsOAuth2Api-uppgifter i Refresh Reminder Flag.
Steg 3: sätt upp logik för feedbackstatus
Filtrera poster så att endast de som saknar feedback tas med och routa baserat på Slack-tillgänglighet.
- Öppna Verify Feedback Status och ställ in villkoret till equals med Left Value
={{ $json["Feedback Submitted (Y/N)"] }}och Right ValueY. - Bekräfta att grenen false fortsätter till Validate Slack Identifier för saknad feedback.
- I Validate Slack Identifier, behåll villkoret som kontrollerar
={{ $json["Candidate Slack Id"] }}med operatorn empty.
Validate Slack Identifier skickar utdata parallellt till både Send Email Prompt och Dispatch Slack Prompt.
Steg 4: konfigurera e-post- och Slack-påminnelser
Skicka påminnelsemeddelanden via Gmail och Slack med hjälp av postdatan.
- Öppna Send Email Prompt och ställ in To till
={{ $json["Candidate Email"] }}. - Ställ in Subject till
={{ $json.Recommendation }}och Message till={{ $json["Areas of Improvement"] }}. - Autentisering krävs: Anslut era gmailOAuth2-uppgifter i Send Email Prompt.
- Öppna Dispatch Slack Prompt och ställ in Text till
={{ $json["Areas of Improvement"] }}. - Ställ in User till
={{ $json["Candidate Slack Id"] }}med Select somuser. - Autentisering krävs: Anslut era slackApi-uppgifter i Dispatch Slack Prompt.
⚠️ Vanlig fallgrop: Om Slack-användar-ID saknas eller är ogiltigt kommer Dispatch Slack Prompt att misslyckas för den posten. Säkerställ att kolumnen Candidate Slack Id är ifylld.
Steg 5: uppdatera påminnelseflaggan i Sheets
När påminnelserna har skickats uppdaterar ni raden för att markera att påminnelsen är skickad och hålla posterna synkroniserade.
- Öppna Refresh Reminder Flag och bekräfta att mappningsfälten hämtas från Validate Slack Identifier, till exempel
={{ $('Validate Slack Identifier').item.json["Interview ID"] }}och={{ $('Validate Slack Identifier').item.json["Candidate Name"] }}. - Ställ in Feedback Submitted (Y/N) till
=Yför att markera utfallet av påminnelsen. - Verifiera att Matching Columns inkluderar
Feedback Submitted (Y/N)för att uppdatera rätt rad.
Steg 6: testa och aktivera ert arbetsflöde
Validera hela flödet från början till slut innan ni slår på det i produktion.
- Klicka på Execute Workflow och bekräfta att Retrieve Feedback Records hämtar rader från
Interview_Feedback. - Kontrollera att poster där
Feedback Submitted (Y/N)inte är lika medYgår vidare genom Validate Slack Identifier. - Verifiera att e-post skickas via Send Email Prompt och att Slack-meddelanden publiceras via Dispatch Slack Prompt.
- Bekräfta att Refresh Reminder Flag uppdaterar arket och sätter
Feedback Submitted (Y/N)tillY. - Växla arbetsflödet till Active för att starta schemalagda körningar vid timme
18.
Se upp för
- Google Sheets-behörigheter kan vara förvånansvärt strikta. Om arbetsflödet kan läsa men misslyckas vid uppdatering, kontrollera att det anslutna Google-kontot har redigeringsbehörighet till exakt rätt kalkylark och flik.
- Om du förlitar dig på schemat kl. 18:00 kan tidszoner ställa till det. Bekräfta tidszonen för din n8n-instans och inställningarna i Schedule Trigger så att du inte påminner paneldeltagare vid midnatt.
- Slack-DM kan misslyckas när Slack-ID är fel eller när boten saknar behörighet att skicka meddelanden till användare. Kontrollera dina Slack app-scopes (DM-behörigheter) och verifiera att kolumnen slack_id fylls i konsekvent.
Vanliga frågor
Cirka 30 minuter om ditt Sheet och dina konton är redo.
Ja. Du kopplar främst Google Sheets, Slack och Gmail, och matchar sedan rätt kolumner mot rätt fält.
Ja. n8n har ett gratis alternativ för egen drift och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volym. Du behöver också räkna in åtkomst till Slack och Google Workspace (oftast redan täckt i din organisation).
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att komma igång) eller egen drift på en VPS. För egen drift är Hostinger VPS prisvärd och hanterar n8n bra. Egen drift ger dig obegränsade körningar men kräver grundläggande serverhantering.
Det kan du. De flesta team börjar med att ändra schemat i Scheduled Nudge Trigger, och anpassar sedan Slack-DM och Gmail-texten för att inkludera en poängkortslänk. Om din tracker använder andra kolumnnamn uppdaterar du Google Sheets-noderna (Retrieve Feedback Records och Refresh Reminder Flag) så att de mappar dina fält korrekt. Du kan också justera IF-kontrollerna så att ”Submitted”-värden som ”Done” eller en tidsstämpel räknas som klart.
Oftast handlar det om ett ogiltigt Slack-ID eller att boten saknar behörighet att skicka DM. Dubbelkolla slack_id-värdena i Google Sheets och bekräfta att dina Slack app-scopes tillåter direktmeddelanden. Om det fungerade tidigare och plötsligt slutade, autentisera om Slack-uppgifterna i n8n.
Mer än tillräckligt för små och medelstora rekryteringsteam. I n8n Cloud beror kapaciteten på din plans månatliga körningar; i egenhostad n8n finns inget fast tak, det beror på din server. I praktiken är en daglig körning som kontrollerar ett ark och skickar några DM/mejl väldigt lättviktig.
Ofta ja, eftersom det här flödet behöver grenlogik (Slack om det finns ett Slack-ID, Gmail om det inte finns) och en pålitlig återkoppling till Google Sheets så att du inte påminner dubbelt. n8n hanterar den typen av villkorslogik snyggt, och egen drift kan vara avgörande om du vill ha många automatiseringar utan att oroa dig för task-limiter. Zapier eller Make kan ändå fungera om du föredrar ett mer guidat gränssnitt och är okej med att betala för högre volym. Den större frågan är underhåll: vem äger flödet när arket ändras eller Slack-scopes uppdateras? Prata med en automationsexpert om du vill ha en snabb rekommendation baserat på din setup.
När det här väl är igång slutar intervjufeedback vara ett dagligt uppföljningsprojekt. Arbetsflödet håller tempot uppe, och du kan fokusera på att fatta beslutet istället för att jaga in det sista poängkortet.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.