Ditt team ska inte behöva svara “Någon uppdatering?” hela dagen. Men när leveranser lämnar lagret blir kunderna oroliga, statusar ändras i tysthet och du slutar med att copy-pasta spårningsinfo från fraktbolagens sajter in i meddelanden som ingen tycker om att skicka.
Här hjälper Sheets WhatsApp tracking snabbt. Supportansvariga märker det när inkorgen svämmar över. Butiksägare märker det när återkommande kunder tvekar. Och driftteam fastnar i att göra samma kontroller varje morgon.
Det här arbetsflödet hämtar din sändningslista från Google Sheets, kontrollerar Delhivery och DHL automatiskt, uppdaterar ditt ark och meddelar sedan kunder via WhatsApp och e-post endast när något faktiskt ändras. Du får se hur det fungerar, vad du behöver och var team oftast går på minor.
Så fungerar automatiseringen
Hela n8n-flödet, från trigger till slutresultat:
n8n Workflow Template: Google Sheets + WhatsApp: smarta leveransuppdateringar
flowchart LR
subgraph sg0["Flow 1"]
direction LR
n0@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Daily Trigger", pos: "b", h: 48 }
n1@{ icon: "mdi:database", form: "rounded", label: "Get Shipments List", pos: "b", h: 48 }
n2@{ icon: "mdi:swap-horizontal", form: "rounded", label: "Filter Active Shipments", pos: "b", h: 48 }
n3["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/httprequest.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Track via Delhivery"]
n4["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/httprequest.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Track via DHL"]
n5@{ icon: "mdi:swap-horizontal", form: "rounded", label: "Route by Courier", pos: "b", h: 48 }
n6["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/code.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Parse Tracking Data"]
n7@{ icon: "mdi:swap-horizontal", form: "rounded", label: "Check Status Change", pos: "b", h: 48 }
n8@{ icon: "mdi:database", form: "rounded", label: "Update Google Sheet", pos: "b", h: 48 }
n9["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/httprequest.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Send WhatsApp Update"]
n10@{ icon: "mdi:message-outline", form: "rounded", label: "Send Email Update", pos: "b", h: 48 }
n11["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/code.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Execution Summary"]
n0 --> n1
n4 --> n6
n5 --> n3
n5 --> n4
n10 --> n11
n1 --> n2
n7 --> n8
n7 --> n9
n7 --> n10
n6 --> n7
n3 --> n6
n8 --> n11
n9 --> n11
n2 --> n5
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n2,n5,n7 decision
class n1,n8 database
class n3,n4,n9 api
class n6,n11 code
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n3,n4,n6,n9,n11 customIcon
Problemet: spårningsuppdateringar blir daglig brandkårsutryckning
Spårning av leveranser ser enkelt ut tills du gör det i skala. En rad i kalkylarket blir tio uppdateringar av fraktbolagssidor, sedan ett WhatsApp-meddelande, sedan ett e-postmeddelande “för säkerhets skull”. Multiplicera det med några dussin aktiva ordrar och du har tappat hela morgonen på flikar, inloggningar och statuskoder som inte stämmer mellan olika transportörer. Än värre: du meddelar ofta kunder när inget meningsfullt har ändrats, så de svarar med ännu fler frågor. Det blir brusigt, och ärligt talat tränar det kunder att förvänta sig manuella uppdateringar från dig.
Friktionen bygger på. Här är där det oftast faller isär i verkligheten.
- Någon kontrollerar Delhivery och DHL en och en, vilket tar cirka 1–2 timmar en vanlig dag.
- Statusnamn skiljer sig mellan fraktbolag, så “in transit” och “on the way” registreras inkonsekvent i arket.
- Kunder får dubbla meddelanden när du skickar uppdateringar enligt schema i stället för vid faktiska ändringar.
- Levererade ordrar fortsätter kontrolleras eftersom ingen filtrerar bort dem på ett tillförlitligt sätt.
Lösningen: dagliga spårningskontroller med aviseringar bara vid ändring
Det här n8n-arbetsflödet körs varje dag kl. 09:00 och fungerar som en tyst spårningsassistent. Det börjar med att hämta din sändningslista från Google Sheets och ignorerar sedan allt som redan är levererat eller saknar spårningsnummer. Därefter skickar det varje sändning till rätt fraktbolag (Delhivery eller DHL) och gör spårningsanrop i realtid med dina API-uppgifter. Sedan normaliserar det svaret till en konsekvent uppsättning fält (status, plats, beräknad leverans och senast uppdaterad) och jämför den nya statusen med vad som redan finns lagrat i arket. Endast när det finns en verklig statusändring uppdaterar det raden, skickar en WhatsApp-notis och mejlar kunden. Till sist loggar det en körningssammanfattning så att du kan se vad som hände i den körningen.
Arbetsflödet startar med en schemalagd trigger och går sedan genom “hämta, filtrera, routa, kontrollera”. När det upptäcker en statusförändring uppdaterar det Google Sheets och skickar WhatsApp plus e-post i samma körning. Inga förändringar? Inga meddelanden. Det är hela poängen.
Det här får du: automatisering vs. resultat
| Det här automatiserar arbetsflödet | Resultat du får |
|---|---|
|
|
Exempel: så här ser det ut
Säg att du har 40 aktiva sändningar i ett Google-ark och att du kontrollerar uppdateringar varje morgon. Manuell hantering: även en snabb rutin tar kanske 2 minuter per spårningsnummer när du räknar in att öppna fraktbolagssidan, hitta rätt rad och skicka ett meddelande, alltså cirka 80 minuter per dag. Med det här arbetsflödet lägger du cirka 10 minuter på att underhålla arket (nya ordrar in, levererade ordrar ut), sedan gör körningen kl. 09:00 resten och meddelar bara kunder när något ändrats. De flesta dagar innebär det att du får tillbaka ungefär en timme innan lunch.
Det här behöver du
- n8n-instans (prova n8n Cloud gratis)
- Alternativ för egen drift om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Google Sheets för att lagra sändningslistan.
- WhatsApp Business API för att skicka kundnotiser.
- Delhivery + DHL API-nycklar (hämta dem via Delhiverys/DHL:s utvecklar- eller kontoportal).
Kunskapsnivå: Medel. Du kopplar konton, klistrar in API-nycklar och bekräftar att dina kolumner i arket matchar arbetsflödet.
Vill du inte sätta upp detta själv? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Så fungerar det
Ett schema kl. 09:00 sätter igång. Cron-triggern kör dagligen, så du får en förutsägbar uppdateringscykel utan att någon behöver komma ihåg att “göra spårning”.
Din sändningslista kommer från Google Sheets. Arbetsflödet läser ett ark med kolumner som tracking_number, order_id, customer_email, customer_phone, courier, status, location, last_updated och estimated_delivery. Om du redan underhåller ett fulfillment-ark blir detta din single source of truth.
Fraktkontroller sker automatiskt. Det filtrerar bort levererade poster och tomma spårningsnummer och routar sedan varje rad till rätt API-anrop (Delhivery eller DHL). Svaren normaliseras så att du slipper hantera två olika format.
Uppdateringar triggas bara när något ändrats. Arbetsflödet jämför den nya statusen med det som finns i arket. När det sker en statusförändring uppdaterar det raden, skickar ett WhatsApp-meddelande, skickar ett e-postmeddelande och loggar en körningssammanfattning.
Du kan enkelt ändra routingen för fraktbolag och lägga till en annan leverantör utifrån dina behov. Se den fullständiga implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementering
Steg 1: konfigurera den schemalagda triggern
Ställ in arbetsflödet så att det körs enligt ett schema, så att det regelbundet kan kontrollera leveransstatusar.
- Lägg till och öppna Scheduled Automation Trigger för att definiera när arbetsflödet körs.
- Konfigurera de schemainställningar ni vill ha (dagligen, timvis eller anpassad cron) i Scheduled Automation Trigger.
- Lämna Flowpast Branding som en icke-funktionell notering för dokumentation och attribuering.
Steg 2: anslut Google Sheets
Hämta leveransdata från ert kalkylark och håll det uppdaterat efter statusändringar.
- Öppna Retrieve Shipment Roster och ställ in Document till
jko9876trde456yhnoch Sheet till=iuhgt678io. - Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era googleApi-uppgifter i Retrieve Shipment Roster.
- Öppna Modify Sheet Records och ställ in Operation till
update, Document till0iuhgy678ooch Sheet till=09iuok. - Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era googleApi-uppgifter i Modify Sheet Records.
⚠️ Vanlig fallgrop: Säkerställ att kolumnerna i arket matchar fälten som skapas av Normalize Tracking Details (t.ex. tracking_number, current_status, last_updated), annars kan uppdateringar misslyckas.
Steg 3: filtrera och routa försändelser per transportör
Bearbeta endast aktiva försändelser och routa dem till rätt transportörs-API.
- I Filter Ongoing Shipments bekräftar ni villkoren: status
notEqualsdeliveredoch tracking_numbernotEmptymed={{ $json.tracking_number }}. - I Courier Branch Logic behåller ni villkoret att courier är lika med
delhiverymed={{ $json.courier }}. - Verifiera routningen: Filter Ongoing Shipments → Courier Branch Logic som delas upp till Delhivery API Request och DHL API Request.
Steg 4: konfigurera transportörs-API-anrop och normalisera resultat
Anropa transportörens spårningsendpoints och normalisera responsdata till ett konsekvent schema.
- I Delhivery API Request ställer ni in URL till
https://track.delhivery.com/api/v1/packages/json/och query-parametern waybill till={{ $json.tracking_number }}. - Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era httpHeaderAuth-uppgifter i Delhivery API Request.
- I DHL API Request ställer ni in URL till
https://api-eu.dhl.com/track/shipmentsoch query-parametern trackingNumber till={{ $json.tracking_number }}. - Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era httpHeaderAuth-uppgifter i DHL API Request.
- I Normalize Tracking Details behåller ni den förkonfigurerade JavaScript-koden för att mappa transportörens svar till standardiserade fält (t.ex.
current_status,location,last_updated). - Bekräfta att Normalize Tracking Details skickar output till Validate Status Shift för att detektera förändringar.
⚠️ Vanlig fallgrop: Om transportörens API-responsstruktur ändras, uppdatera parsningen i Normalize Tracking Details, annars kan statusar falla tillbaka till in_transit.
Steg 5: konfigurera uppdateringar och notifieringar
När en status ändras, uppdatera arket och notifiera kunder via WhatsApp och e-post.
- I Validate Status Shift behåller ni det booleska filtret
={{ $json.status_changed }}lika medtrue. - Notera parallell exekvering: Validate Status Shift ger output till både Modify Sheet Records och Dispatch WhatsApp Alert och Email Update Notice parallellt.
- I Dispatch WhatsApp Alert ställer ni in URL till
https://api.whatsapp.com/sendoch bekräftar att phone använder={{ $json.customer_phone }}samt att meddelandets textmall innehåller{{ $json.order_id }},{{ $json.tracking_number }}och{{ $json.current_status }}. - I Email Update Notice ställer ni in Subject till
Shipment Update - Order #{{ $json.order_id }}, To Email till={{ $json.customer_email }}och From Email till[YOUR_EMAIL]. - Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era smtp-uppgifter i Email Update Notice.
- Behåll Run Summary Log ansluten från Modify Sheet Records, Dispatch WhatsApp Alert och Email Update Notice för att logga sammanfattningsdata för körningen.
⚠️ Vanlig fallgrop: Dispatch WhatsApp Alert har inga inloggningsuppgifter konfigurerade—säkerställ att er API-endpoint accepterar oautentiserade anrop eller lägg till autentisering för att undvika misslyckade notifieringar.
Steg 6: testa och aktivera ert arbetsflöde
Kör ett manuellt test för att bekräfta API-anrop, uppdateringar och notifieringar innan ni slår på automatiseringen.
- Klicka på Execute Workflow och verifiera att Retrieve Shipment Roster returnerar rader med
tracking_numberochstatus. - Bekräfta att antingen Delhivery API Request eller DHL API Request körs baserat på Courier Branch Logic, och att Normalize Tracking Details returnerar
current_statusochstatus_changed. - Kontrollera att Modify Sheet Records uppdaterar arket, och att Dispatch WhatsApp Alert och Email Update Notice skickar notifieringar vid ändrade statusar.
- Öppna körningsloggen i Run Summary Log och bekräfta sammanfattningsantal för bearbetade och uppdaterade försändelser.
- När testet ser korrekt ut, växla arbetsflödet till Active för att aktivera schemalagd automation.
Vanliga fallgropar
- Google Sheets-inloggningar kan löpa ut eller kräva specifika behörigheter. Om något slutar fungera: kontrollera Google-anslutningen i n8n:s inloggningsuppgifter och bekräfta att arket är delat med det Google-konto som är kopplat.
- Om du använder Wait-noder eller extern rendering varierar processtiderna. Öka väntetiden om efterföljande noder fallerar på tomma svar.
- Standardprompter i AI-noder är generiska. Lägg in er tonalitet tidigt, annars kommer du redigera utdata för alltid.
Vanliga frågor
Cirka 30–60 minuter om dina API:er är redo.
Nej. Du kommer mest koppla konton och klistra in API-nycklar. Den enda “tekniska” delen är att säkerställa att kolumnerna i ditt Google-ark matchar arbetsflödet.
Ja. n8n har ett gratis alternativ för egen drift och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på $20/månad för högre volymer. Du behöver också räkna med kostnader för fraktbolagens/WhatsApp-API:er, vilket beror på hur många sändningar du kontrollerar och hur många meddelanden du skickar.
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att komma igång) eller egen drift på en VPS. För egen drift är Hostinger VPS prisvärd och hanterar n8n bra. Egen drift ger dig obegränsade körningar men kräver grundläggande serveradministration.
Ja, men säkerställ att fraktbolagens API:er klarar volymen. Ändra Cron-schemat från dagligt till timvis (till exempel “0 * * * *”), och behåll sedan filtret för “statusändring” exakt som det är så att kunder inte blir spammade. Vanliga anpassningar är att lägga in en tyst period på natten, ändra WhatsApp-formulering per fraktbolag och hoppa över notiser efter första leveransförsöket.
Oftast beror det på en utgången OAuth-anslutning eller att arket inte är delat med samma Google-konto som används i n8n. Återanslut Google Sheets-inloggningen i n8n och verifiera sedan att sheet ID är korrekt och att fliknamnet matchar det noden förväntar sig. Om arbetsflödet plötsligt inte kan “hitta kolumner” har din rubrikrad troligen ändrats (extra mellanslag och omdöpta kolumner orsakar detta). Kontrollera också körningsloggarna efter ett behörighetsfel, eftersom det oftast säger exakt vad Google blockerade.
På n8n Cloud Starter kan du vanligtvis hantera några tusen körningar per månad, vilket räcker för många små butiker som kontrollerar dagligen. Om du kör i egen drift finns inget tak för antal körningar, så din begränsning blir fraktbolagens rate limits och serverns kapacitet. I praktiken kör team ofta detta mot 50–200 aktiva sändningar per dag utan att ens tänka på det, så länge API-kvoter är korrekt konfigurerade.
Ofta, ja. Det här arbetsflödet kräver filtrering, förgrening per fraktbolag och “skicka bara när status ändras”, och n8n hanterar den logiken snyggt utan att göra det till en dyr zap med många steg. Du får också möjlighet till egen drift, vilket är viktigt när du inte vill ha per-task-begränsningar. Zapier eller Make kan fortfarande vara bra om du bara spårar en handfull sändningar och vill ha snabbast möjliga uppsättning. Om du är osäker, prata med en automationsexpert så får du ett rakt svar baserat på din volym och dina verktyg.
När detta väl körs får kunderna uppdateringar i rätt tid utan att du behöver sitta och vakta fraktbolagssidor. Du kommer fortfarande bry dig om leveransen, såklart. Du kommer bara inte lägga hela dagen på att bevisa det.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.