Leads landar i ditt Google Sheet, och sedan… händer ingenting förrän någon kommer ihåg att öppna det. Då har den ”heta” leaden blivit ljummen, telefonnumret är fel eller så har teamet skickat två olika meddelanden till samma person.
Säljare märker det som missade uppföljningar. Marknadsförare ser det som bortkastad annonsbudget. Och en liten företagare ser bara ännu en uppgift som stjäl eftermiddagen. Den här Sheets WhatsApp-automationen välkomnar nya leads snabbt och håller samtidigt ditt kalkylark uppdaterat så att du vet vad som faktiskt hände.
Nedan får du exakt arbetsflöde, vad det löser och vad du behöver för att köra det utan att byta till den officiella WhatsApp Business API.
Så fungerar automationen
Hela n8n-flödet, från trigger till slutligt resultat:
n8n Workflow Template: Google Sheets + WhatsApp: välkomna leads direkt
flowchart LR
subgraph sg0["Trigger Every 5 Minute1 Flow"]
direction LR
n0@{ icon: "mdi:database", form: "rounded", label: "Fetch All Pending Queries fo..", pos: "b", h: 48 }
n1@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Limit1", pos: "b", h: 48 }
n2["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/code.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Clean WhatsApp Number1"]
n3@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Loop Over Items", pos: "b", h: 48 }
n4["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/httprequest.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Send Message Using Rapiwa1"]
n5@{ icon: "mdi:database", form: "rounded", label: "Update rows: not sent & unve..", pos: "b", h: 48 }
n6@{ icon: "mdi:database", form: "rounded", label: "Update rows: sent & verified1", pos: "b", h: 48 }
n7@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Wait1", pos: "b", h: 48 }
n8["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/httprequest.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Check valid whatsapp number .."]
n9@{ icon: "mdi:play-circle", form: "rounded", label: "Trigger Every 5 Minute1", pos: "b", h: 48 }
n10@{ icon: "mdi:swap-horizontal", form: "rounded", label: "If", pos: "b", h: 48 }
n10 --> n4
n10 --> n5
n7 --> n3
n1 --> n3
n3 --> n2
n2 --> n8
n9 --> n0
n4 --> n6
n6 --> n7
n5 --> n7
n0 --> n1
n8 --> n10
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n9 trigger
class n10 decision
class n0,n5,n6 database
class n4,n8 api
class n2 code
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n2,n4,n8 customIcon
Problemet: leads blir obesvarade (och numren är röriga)
När leads hamnar i ett kalkylark blir svarstiden en mänsklig vana. Någon måste kolla arket, kopiera ett telefonnummer, klistra in det i WhatsApp, skriva ett ”välkommen”-meddelande och sedan komma ihåg att markera raden. Det låter enkelt tills du gör det 20 gånger om dagen, mellan samtal och möten. Då börjar felen: saknade landskoder, dubbla utskick och ”skickat”-statusar som bara finns i någons huvud. Det värsta? Du kan inte lita på din uppföljningslista eftersom arket aldrig är helt korrekt.
Friktionen byggs på. Här faller det isär.
- Du lägger ungefär 5 minuter per lead bara för att skicka ett enkelt hej.
- Ogiltiga WhatsApp-nummer skapar tysta misslyckanden, så du fortsätter försöka med samma döda kontakter.
- Statusspårning blir inkonsekvent, vilket gör att uppföljningen snabbt blir slarvig.
- När volymen ökar vill ingen längre ha jobbet som ”kalkylarksvakt”.
Lösningen: verifiera först, skicka sedan ett WhatsApp-välkomstmeddelande
Det här arbetsflödet bevakar ditt Google Sheet enligt schema (var 5:e minut) och letar efter leads som är redo att kontaktas. När det hittar nya rader rensar det upp WhatsApp-nummerformatet och kontrollerar sedan numret via Rapiwa API så att du inte meddelar spöknummer. Om numret är giltigt skickar det ett personligt välkomstmeddelande som kan innehålla leadens namn. Om det är ogiltigt markerar det raden som ”inte skickat” och ”overifierat” så att teamet inte slösar tid senare. Oavsett vilket blir ditt kalkylark återigen sanningskällan, eftersom flödet uppdaterar varje rad efter varje försök.
Arbetsflödet startar med en schemalagd trigger var 5:e minut och en Google Sheets-sökning efter väntande rader. Rapiwa verifierar WhatsApp-närvaro, och sedan avgör en ”if”-gren vad som händer: skicka hälsningen eller flagga raden. Till sist väntar flödet cirka 5 sekunder mellan meddelanden och fortsätter loopa igenom batchen.
Det du får: automation vs. resultat
| Vad arbetsflödet automatiserar | Resultat du får |
|---|---|
|
|
Exempel: så här ser det ut
Säg att du samlar in 30 leads per dag i Google Sheets. Manuellt tar även en snabb process (öppna raden, kopiera numret, formatera det, skicka ett WhatsApp-hej och sedan uppdatera status) cirka 5 minuter per lead, alltså ungefär 2,5 timmar per dag. Med den här automationslösningen lägger du kanske 10 minuter i början på att ställa in välkomstmeddelandet och kolumnerna, sedan kör den var 5:e minut och behandlar leads i batchar (upp till 60) med en paus på 5 sekunder mellan utskick. Du ”skickar inte välkomnanden” längre. Du kollar bara arket efter undantag.
Det här behöver du
- n8n-instans (testa n8n Cloud gratis)
- Alternativ för egen hosting om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Google Sheets för att lagra leads och statusar.
- Rapiwa för att verifiera nummer och skicka WhatsApp-meddelanden.
- Rapiwa Bearer Token (hämta den i din Rapiwa-dashboard)
Svårighetsgrad: Medel. Du kopplar Google OAuth, klistrar in en API-token och ser till att kolumnnamnen i arket är exakt rätt.
Vill du inte sätta upp detta själv? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Så fungerar det
En schemalagd kontroll körs automatiskt. Var 5:e minut startar n8n arbetsflödet och letar efter rader i Google Sheets som matchar ditt villkor ”redo att skicka” (baserat på dina kolumner).
Lead-rader rensas och förbereds. Flödet normaliserar WhatsApp-numret (så att landskoder och formatering inte skapar fel i leveransen) och begränsar sedan körningen till en hanterbar batchstorlek.
Rapiwa verifierar, sedan sker utskicket. Flödet anropar Rapiwa för att verifiera WhatsApp-närvaro. En ”if”-gren avgör nästa steg: skicka välkomstmeddelandet med leadens namn eller markera raden som overifierad och hoppa över utskicket.
Ditt ark blir loggen. Efter varje försök uppdaterar n8n samma rad med statusar som ”skickat”, ”inte skickat”, ”verifierat” och ”overifierat”, och väntar sedan cirka 5 sekunder innan nästa lead hanteras.
Du kan enkelt justera meddelandetexten så att den matchar din tonalitet utifrån dina behov. Se hela implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementering
Steg 1: konfigurera den schemalagda intervall-triggern
Det här arbetsflödet startar enligt ett tidsschema, så börja med att ställa in när automatiseringen ska köras.
- Lägg till noden Scheduled Interval Trigger och öppna dess inställningar.
- Ställ in Rule till ett intervall i minuter. Den aktuella konfigurationen använder
minutessom intervallfält. - Behåll standardupplägget om ni vill att den ska köras varje minut, eller justera schemat till önskad frekvens.
Steg 2: anslut Google Sheets
Tre Google Sheets-noder läser in leads och uppdaterar statuskolumner under flödet.
- Öppna Retrieve Pending Leads och välj kalkylarket där Document är satt till
[YOUR_ID]och Sheet Name är satt tillgid=0. - Konfigurera filtret i Retrieve Pending Leads med Lookup Column satt till
check. - Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era
googleSheetsOAuth2Api-uppgifter i Retrieve Pending Leads. - Öppna Flag Rows Not Sent och ställ in Operation till
update. Mappa värden: check →checked, status →not sent, validity →unverified, och row_number →{{ $('Iterate Lead Batch').item.json.row_number }}. - Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era
googleSheetsOAuth2Api-uppgifter i Flag Rows Not Sent. - Öppna Mark Rows Sent Verified och ställ in Operation till
update. Mappa värden: check →checked, status →sent, validity →verified, och row_number →{{ $('Iterate Lead Batch').item.json.row_number }}. - Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era
googleSheetsOAuth2Api-uppgifter i Mark Rows Sent Verified.
name (med ett avslutande mellanslag). Säkerställ att era kolumnrubriker matchar exakt, annars kommer arbetsflödet inte att mappa värden korrekt.Steg 3: konfigurera bearbetning och batchkontroll
Den här delen begränsar volym, itererar igenom leads och normaliserar WhatsApp-nummer.
- Öppna Cap Batch Size och ställ in Max Items till
60. - Anslut Retrieve Pending Leads → Cap Batch Size → Iterate Lead Batch enligt körflödet.
- I Normalize WhatsApp Number, klistra in hela JavaScript Code för att rensa fältet:
const items = $input.all();
const updatedItems = items.map((item) => {
let waNo = item?.json["WhatsApp No"];
// Convert to string safely
let waNoStr = "";
if (typeof waNo === 'string') {
waNoStr = waNo;
} else if (waNo !== undefined && waNo !== null) {
waNoStr = String(waNo);
}
// Remove all non-digit characters
const cleanedNumber = waNoStr.replace(/\D/g, "");
// Assign cleaned number as a string
item.json["WhatsApp No"] = cleanedNumber;
return item;
} );
return updatedItems;
Steg 4: konfigurera validering, routing och WhatsApp-åtgärder
Leads verifieras, routas och antingen kontaktas eller flaggas baserat på WhatsApp-närvaro.
- I Verify WhatsApp Presence ställer ni in URL till
=https://app.rapiwa.com/api/verify-whatsapp, Method tillPOSToch Send Body tilltrue. - Ställ in body-parametern number till
{{ String($json.number) }}i Verify WhatsApp Presence. - Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era
httpBearerAuth-uppgifter i Verify WhatsApp Presence. - Konfigurera Branch on Validity med ett booleskt villkor där Left Value är
{{ $json.data.exists }}och Right Value är"true". - Följ flödet: Normalize WhatsApp Number → Verify WhatsApp Presence → Branch on Validity → Dispatch WhatsApp Greeting (true) eller Flag Rows Not Sent (false).
- I Dispatch WhatsApp Greeting ställer ni in URL till
=https://app.rapiwa.com/api/send-message, Method tillPOSToch Send Body tilltrue. - Ställ in body-parametrar i Dispatch WhatsApp Greeting enligt följande: number →
{{ $json.data.phone }}, message_type →text, message →=Hi *{{ $('Normalize WhatsApp Number').item.json['name '] }}*, Thanks for purchasing from *Spagreen Creative*. Your product purchase has been confirmed. We truly appreciate your trust in our products. If you have any questions, feel free to message us here anytime! – Team *Spagreen Creative*. - Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era
httpBearerAuth-uppgifter i Dispatch WhatsApp Greeting. - Säkerställ att Dispatch WhatsApp Greeting routar till Mark Rows Sent Verified, sedan till Pause Between Messages och tillbaka till Iterate Lead Batch.
- Säkerställ att Flag Rows Not Sent routar till Pause Between Messages och tillbaka till Iterate Lead Batch för fortsatt batchbearbetning.
Steg 5: testa och aktivera ert arbetsflöde
Kör ett manuellt test för att bekräfta att WhatsApp-verifieringen och uppdateringarna i arket fungerar som förväntat.
- Klicka på Execute Workflow och följ hur objekt rör sig från Scheduled Interval Trigger via Retrieve Pending Leads och Iterate Lead Batch.
- Verifiera att leads med WhatsApp-konton går via Dispatch WhatsApp Greeting och uppdateras i Mark Rows Sent Verified med
status=sentochvalidity=verified. - Verifiera att ogiltiga nummer går till Flag Rows Not Sent och uppdateras med
status=not sentochvalidity=unverified. - När resultaten är korrekta, slå på arbetsflödet Active för att aktivera schemalagd körning.
Vanliga fallgropar
- OAuth-uppgifter för Google Sheets kan gå ut eller tappa åtkomst om en workspace-admin ändrar behörigheter. Om något slutar fungera, kontrollera först statusen på n8n-inloggningsuppgifterna och åtkomsten till det delade arket.
- Om du använder Wait-noder eller extern rendering varierar bearbetningstiderna. Öka väntetiden om nedströmsnoder misslyckas på tomma svar.
- Rapiwa-anrop kan misslyckas om din Bearer Token är gammal eller om din prenumeration är inaktiv, och du ser det direkt i svaret från HTTP Request-noden. Se också till att kolumnnamnet i arket är exakt name (med avslutande mellanslag), annars slutar personaliseringen fungera utan att det märks.
Vanliga frågor
Cirka en timme om kolumnerna i arket och dina konton är klara.
Nej. Du kopplar mestadels konton och klistrar in din Rapiwa-token. Den enda ”tekniska” delen är att behålla kolumnnamnen i Google Sheet exakt som de förväntas.
Ja. n8n har ett gratis alternativ för egen hosting och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på $20/månad för högre volymer. Du behöver också räkna med Rapiwa-kostnader (cirka $5/månad) för att verifiera nummer och skicka meddelanden.
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att komma igång) eller egen hosting på en VPS. För egen hosting är Hostinger VPS prisvärd och hanterar n8n bra. Egen hosting ger obegränsade körningar men kräver grundläggande serveradministration.
Ja, och det är den del du bör lägga tid på. Du redigerar meddelandetexten i HTTP Request som skickar WhatsApp-meddelandet (Rapiwas ”send-message”-anrop), och du kan slå ihop extra fält från Google Sheets som produkt, källa eller säljarens namn. Vanliga justeringar är flerspråkiga mallar, olika meddelanden per lead-typ (via Switch-noden) och att skicka en bifogad länk hämtad från Google Drive. Behåll bara Rapiwa-verifieringen så att du inte bränner tid på ogiltiga nummer.
Oftast handlar det om OAuth-åtkomst: uppgifterna har gått ut, Google-kontot har bytt lösenord eller arket har flyttats till en Drive där kontot inte har åtkomst. Anslut Google Sheets-inloggningsuppgiften i n8n på nytt och bekräfta att exakt rätt kalkylark är delat med det kontot. Kontrollera också att ditt flöde fortfarande filtrerar rätt rader; ett bytt kolumnnamn kan få det att se ”trasigt” ut när det i själva verket bara returnerar noll leads.
Det här arbetsflödet är satt att behandla upp till 60 leads per körning, och det körs var 5:e minut med en paus på 5 sekunder mellan meddelanden.
Ofta, ja, eftersom det här flödet kräver loopar, förgreningar och statusuppdateringar som blir krångliga (och dyra) i enklare verktyg. n8n hanterar logiken ”verifiera → om giltigt → skicka → uppdatera rad” snyggt, och du kan köra egen hosting för obegränsade körningar. Zapier eller Make kan fortfarande fungera om du bara behöver en minimal 2-stegsautomation, som ”ny rad tillagd → skicka meddelande”, men då missar du valideringen och den robusta felhanteringen. Ärligt talat är validering skillnaden mellan att skala och att spamma döda nummer. Prata med en automationsexpert om du vill ha hjälp att välja.
När detta väl rullar slutar ditt kalkylark att vara en kyrkogård av rader med ”kanske kontaktade vi dem”. Arbetsflödet tar hand om den repetitiva hygien som krävs för uppföljning, så att du kan fokusera på samtalen som blir intäkter.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.