Att kopiera företagsuppgifter från ett kalkylark in i ditt CRM känns oskyldigt. Tills du ser tre versioner av samma organisation, var och en med lite olika namn, domäner och ägare.
Sales ops får ofta skulden för röran, men byråansvariga och grundare märker av den lika mycket. Den här Sheets Affinity CRM-automationen ger dig ett repeterbart sätt att skapa organisationsposter i Affinity utan att skriva om grunderna (och utan ”oops”-dubbletter).
Du får se hur flödet körs, vad du behöver för att sätta upp det och var du kan justera så att det matchar hur ditt team faktiskt kvalificerar företag.
Så fungerar den här automationen
Se hur detta löser problemet:
n8n Workflow Template: Google Sheets till Affinity CRM, rensade orgdata
flowchart LR
subgraph sg0["Manual Execution Start Flow"]
direction LR
n0@{ icon: "mdi:play-circle", form: "rounded", label: "Manual Execution Start", pos: "b", h: 48 }
n1["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/affinity.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Affinity Org Creator"]
n0 --> n1
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n0 trigger
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n1 customIcon
Utmaningen: hålla organisationsposter strukturerade och felfria mellan verktyg
Kalkylark är där företagsdata ofta börjar. Någon hämtar en lead-lista, en partner skickar en CSV, en kollega lägger anteckningar i ett delat Google Sheet. Sedan börjar ”riktiga jobbet”: skapa en organisation i Affinity, klistra in domänen, rätta företagsnamnet, kontrollera om den redan finns och försöka minnas vem som äger den. Det är tidsödande, så folk stressar. Då smyger dubbletter in, fält hoppas över och din segmentering blir senare opålitlig. Ärligt talat är det värsta andrahandskostnaden: du slutar lita på ditt eget CRM.
Det eskalerar snabbt. Här är var det faller isär i det dagliga arbetet.
- Någon skriver ”Acme Inc” medan en annan person lägger in ”ACME” och nu har du två organisationer att städa upp senare.
- Manuell copy-paste bjuder in småfel som att missa en domän, vilket gör matchning och berikning svårare senare.
- Du tappar tid på att kontrollera i Affinity ”finns detta redan?” när kalkylarket egentligen ska vara sanningskällan.
- Ägarskap och pipeline-hygien försämras eftersom skapandet av organisationer sker inkonsekvent i teamet.
Lösningen: skapa Affinity-organisationer direkt från ditt kalkylark
Det här flödet är byggt för en sak: ta en företagsrad du redan litar på i Google Sheets och göra den till en ny organisationspost i Affinity, på samma sätt varje gång. Du kör det när du är redo (en manuell trigger), och n8n skickar organisationsdetaljerna till Affinity via åtgärden ”create org”. I stället för att skriva om namn och leta efter rätt fält behandlar du kalkylarket som ett intagsformulär. Utdata är enkel men värdefull: en konsekvent organisationspost skapad i Affinity, redo för teamet att koppla personer, affärsmöjligheter, anteckningar och nästa steg.
Flödet startar när du manuellt kör det i n8n. Därifrån skickar det organisationspayloaden till Affinity och returnerar ett tydligt resultat för lyckat/misslyckat som du kan använda för QA. Litet flöde, stor upprensning.
Vad som ändras: före vs. efter
| Det här eliminerar du | Effekten du kommer att se |
|---|---|
|
|
Effekt i verkligheten
Säg att du lägger till 20 nya företag i veckan från listor, rekommendationer och formulärinlämningar. Manuellt tar det ofta cirka 5 minuter att skapa en Affinity-organisation från en rad i kalkylarket när du räknar in dubblettkontroll och formateringsfixar, alltså ungefär 100 minuter per vecka. Med det här flödet granskar du kalkylarket, kör automationen och gör en snabb stickprovskontroll av resultatet på cirka 15 minuter. Det är runt en och en halv timme tillbaka de flesta veckor, plus färre städtillfällen senare.
Krav
- n8n-instans (testa n8n Cloud gratis)
- Alternativ för self-hosting om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Google Sheets för företagsintake/källrader
- Affinity CRM för att lagra organisationsposter centralt
- Affinity API-nyckel (hämtas från din Affinity-admin/inställningar)
Kunskapsnivå: Nybörjare. Du kopplar konton och mappar några fält från kalkylarket till Affinity.
Behöver du hjälp att implementera detta? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Flödet steg för steg
Manuell körning från n8n. Du triggar flödet när kalkylarket är klart (till exempel efter att du har granskat en batch med nya företag eller rensat en lista).
Hämta företagsdetaljerna från Google Sheets. I praktiken kopplar du kalkylarket och bestämmer vad som räknas som ”obligatoriskt” (oftast företagsnamn och domän). Om ditt ark har ägare, fas, källa eller taggar kan de också mappas.
Skapa organisationen i Affinity. n8n skickar de mappade fälten till Affinitys steg för att skapa organisation, så att posten skapas på samma sätt varje gång.
Bekräfta resultatet för QA. När det har kört kan du snabbt verifiera några organisationer i Affinity innan teamet börjar arbeta utifrån dem.
Du kan enkelt justera vilka kolumner i kalkylarket som krävs för att skapa en organisation, så att det matchar dina intake-standarder. Se hela implementeringsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementering
Steg 1: Konfigurera den manuella triggern
Konfigurera den manuella triggern för att starta arbetsflödet vid behov medan ni testar ert flöde för att skapa organisationer.
- Lägg till och välj Manual Execution Start som triggernod.
- Behåll standardinställningarna för triggern eftersom den körs manuellt utan parametrar.
Steg 2: Anslut Affinity
Konfigurera Affinity-noden för att skapa en ny organisationspost.
- Lägg till Affinity Org Creator och anslut den till Manual Execution Start.
- Credential Required: Anslut era affinityApi-autentiseringsuppgifter.
- Ställ in Name till organisationsnamnet ni vill skapa (för närvarande tomt).
- Ställ in Domain till organisationens webbdomän (för närvarande tomt).
Steg 3: Gå igenom valfria anteckningar
Arbetsflödet innehåller en dokumentationsnotering som referens och för varumärkesprofilering.
- Behåll Flowpast Branding som en sticky note för intern dokumentation (ingen konfiguration krävs).
Steg 4: Testa och aktivera ert arbetsflöde
Verifiera att organisationen skapas i Affinity och aktivera för löpande användning.
- Klicka på Execute Workflow för att köra Manual Execution Start.
- Bekräfta att Affinity Org Creator slutförs utan fel och att en ny organisation visas i Affinity.
- När ni är nöjda, växla arbetsflödet till Active för användning i produktion.
Se upp för
- Affinity-inloggningar kan löpa ut eller kräva specifika behörigheter. Om det skapar fel, kontrollera först inställningarna för din Affinity API-nyckel och åtkomst till workspace.
- Data i Google Sheets kan vara stökigare än det ser ut. Extra mellanslag, inkonsekventa domäner eller sammanslagna celler kan göra att organisationsnamn hamnar fel i Affinity.
- Det här flödet är medvetet minimalt, så det stoppar inte dubbletter av sig själv. Lägg till en kontroll ”sök organisation på domän/namn” (ett If-villkor) innan skapandet om dubbletter är ett återkommande problem.
Vanliga frågor
Cirka 30 minuter om du redan har ditt kalkylark och Affinity-åtkomst redo.
Ja. Ingen kodning krävs, bara kontokopplingar och fältmappning.
Ja. n8n har ett gratis self-hosted-alternativ och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volym. Du behöver också ta med kostnader för Affinity API-åtkomst i beräkningen (oftast inkluderat i din Affinity-plan).
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att komma igång) eller self-hosting på en VPS. För self-hosting är Hostinger VPS prisvärd och hanterar n8n bra. Self-hosting ger dig obegränsade körningar men kräver grundläggande serverhantering.
Börja med att ändra fältmappningen i steget ”Affinity Org Creator” så att den matchar de kolumner ditt team faktiskt underhåller. Vanliga anpassningar är att normalisera organisationsnamnet (trimma extra mellanslag, fixa versalisering/gemener), göra domän obligatorisk och lägga till en ”kontrollera först”-sökning så att flödet uppdaterar en befintlig organisation i stället för att skapa en ny. Om du vill ha riktig intake-automation, byt ut den manuella triggern mot en Google Sheets-trigger som kör när en rad läggs till. Du kan också lägga in ett godkännandesteg så att bara rader markerade ”Ready” skickas in i Affinity.
Oftast beror det på en utgången eller felaktig API-nyckel. Uppdatera inloggningen i n8n och bekräfta sedan att nyckeln har behörighet att skapa organisationer i rätt Affinity-workspace. Om det fortfarande misslyckas, kontrollera rate limits vid bulk-körningar och verifiera att obligatoriska fält (som namn) inte är tomma i inkommande data.
På n8n Cloud Starter kan du hantera en typisk intake-volym för ett mindre team utan problem, och högre planer stödjer fler körningar. Om du self-hostar finns ingen körningsgräns (det beror på din server). I praktiken går organisationsskapandet snabbt, så även några hundra organisationer i en batch är normalt så länge du lägger till en grundläggande dubblettkontroll och undviker att belasta API:et för hårt på en gång.
Ibland. Om allt du behöver är ”ny rad → skapa organisation” kan Zapier eller Make fungera och kännas enklare. n8n vinner ofta när du vill ha tajtare kontroll över logik, omförsök och förgreningar utan att betala mer varje gång flödet blir lite smartare. Det är också enklare att self-hosta när du inte vill ha prissättning per uppgift. Bästa valet beror på hur seriös du är med att förebygga dubbletter och standardisera fält. Prata med en automationsexpert om du vill ha en snabb rekommendation baserat på din volym och hur strukturerad och felfri din data är.
Strukturerade och felfria organisationsposter gör allt nedströms enklare: routing, segmentering, rapportering, till och med enkla ”vem äger detta?”-frågor. Sätt upp det här en gång, så slutar intake från kalkylark till CRM att vara en veckovis städrutin.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.