Dina HubSpot-kontakter ser ”kompletta” ut tills du försöker segmentera på LinkedIn-URL och inser att halva fältet är tomt, felaktigt eller fyllt med en slumpmässig företagssida.
Marketing ops fastnar i att städa upp det. SDR-team märker det när routing skapar fel. Och byråfolk som jobbar med lead gen får samma huvudvärk i skala. Den här HubSpot LinkedIn-URL-automationen fyller i saknade profillänkar på ett repeterbart sätt, utan att göra ditt CRM till en gissningslek.
Du får se hur workflowet hämtar nya/uppdaterade kontakter, följer en Google Docs-baserad ”research playbook”, hittar den mest sannolika LinkedIn-profilen och sedan skriver tillbaka en strukturerad URL som du faktiskt kan lita på.
Så fungerar automatiseringen
Hela n8n-workflowet, från trigger till slutligt resultat:
n8n Workflow Template: HubSpot + Google Docs: bättre LinkedIn-url:er
flowchart LR
subgraph sg0["HubSpot Event Flow"]
direction LR
n0@{ icon: "mdi:robot", form: "rounded", label: "Research Orchestrator", pos: "b", h: 48 }
n1["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/hubspot.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Update HubSpot Contact"]
n2@{ icon: "mdi:wrench", form: "rounded", label: "Search API Tool", pos: "b", h: 48 }
n3["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/hubspot.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Fetch Recent Contacts"]
n4["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/hubspot.svg' width='40' height='40' /></div><br/>HubSpot Event Trigger"]
n5@{ icon: "mdi:play-circle", form: "rounded", label: "Manual Execution Start", pos: "b", h: 48 }
n6["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/code.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Clean Thought Output"]
n7@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Fetch Google Doc", pos: "b", h: 48 }
n8@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Map Contact Fields", pos: "b", h: 48 }
n9@{ icon: "mdi:brain", form: "rounded", label: "OpenRouter Chat Engine", pos: "b", h: 48 }
n2 -.-> n0
n0 --> n6
n8 --> n0
n4 --> n8
n7 -.-> n0
n9 -.-> n0
n6 --> n1
n5 --> n3
n3 --> n8
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n4,n5 trigger
class n0 ai
class n9 aiModel
class n2 ai
class n6 code
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n1,n3,n4,n6 customIcon
Problemet: saknade (och felaktiga) LinkedIn-URL:er i HubSpot
När LinkedIn-URL:er saknas i HubSpot blir allt nedströms slarvigt. Lead scoring-regler slår fel. Säljsekvenser kan inte personalisera. Rapportering blir rörig eftersom ”LinkedIn-URL finns” slutar vara ett pålitligt filter. Det värsta är hur manuell åtgärden känns: någon googlar ett namn, klickar runt, tvekar kring resultatet och klistrar sedan in en länk som kan tillhöra en annan person med samma titel. Gör det för ens 50 kontakter och du har bränt en hel eftermiddag på arbete som ingen vill göra.
Det eskalerar snabbt. Här brukar det oftast gå snett.
- Manuell profilresearch tar cirka 5 minuter per kontakt när allt flyter, och längre när namnen är vanliga.
- Fel matchningar smyger sig in utan att märkas, så team bygger segment ovanpå korrupt data.
- Olika personer ”researchar” på olika sätt, vilket ger inkonsekventa URL:er och varierande tillförlitlighet.
- Även om du fixar det en gång kommer nya kontakter varje dag och backlogen är tillbaka.
Lösningen: en Google Docs-playbook + AI-research, som skrivs tillbaka till HubSpot
Det här workflowet behandlar berikning av LinkedIn-URL:er som en riktig process, inte en engångsstädning. Det startar när en HubSpot-kontakt skapas eller uppdateras (eller när du kör en manuell batch för äldre poster). n8n hämtar kontaktens centrala identifierare som förnamn, efternamn och e-post, och lämnar sedan över dem till en AI-agent. Innan agenten söker efter något läser den ett Google Doc som du kontrollerar, med din ”research playbook” och exakt det outputformat du vill ha. Därefter använder den SerpAPI för att göra en fokuserad Google-sökning och returnerar en sannolik LinkedIn-profil-URL. Slutligen rensar workflowet outputen (så att du inte lagrar dold modellformatering) och uppdaterar HubSpot-kontaktens egenskap (som linkedinUrl) med e-post som matchningsnyckel.
Workflowet startar med HubSpot-aktivitet, sedan tillämpar AI-agenten dina Doc-baserade regler under sökningen. När den hittar en träff uppdateras HubSpot automatiskt, så att ditt CRM håller sig prydligt utan ständig handpåläggning.
Det du får: automation vs. resultat
| Vad det här workflowet automatiserar | Resultat du får |
|---|---|
|
|
Exempel: så här ser det ut i praktiken
Säg att teamet importerar 100 leads i veckan och att ungefär hälften saknar en LinkedIn-URL. Om en säljare lägger cirka 5 minuter på att researcha och klistra in varje profil blir det runt 4 timmar i veckan för 50 kontakter. Med det här workflowet blir ”arbetet” att granska undantag: en kontakt triggar körningen automatiskt, agenten söker och HubSpot uppdateras i bakgrunden. De flesta team lägger kanske 10 minuter på att stickprova en batch i stället för att förlora en hel förmiddag på copy-paste.
Det här behöver du
- n8n-instans (testa n8n Cloud gratis)
- Self-hosting-alternativ om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- HubSpot för att läsa och uppdatera kontaktposter.
- Google Docs för att hosta din research playbook.
- HubSpot Private App-token (skapa den i HubSpot-inställningarna).
- Google Service Account (skapa i Google Cloud och dela dokumentet).
- OpenRouter API-nyckel (hämta den från din OpenRouter-dashboard).
- SerpAPI-nyckel (hämta den från ditt SerpAPI-konto).
Svårighetsnivå: Medel. Du kopplar konton, skapar en HubSpot-egenskap och klistrar in en Doc-URL samt API-nycklar.
Vill du inte sätta upp detta själv? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Så fungerar det
En kontakt ändras i HubSpot. Workflowet kan triggas av en HubSpot event-trigger när en kontakt skapas/uppdateras, eller så kan du köra det manuellt för att bearbeta en nylig batch.
Kontaktuppgifter förbereds för research. n8n mappar fälten som agenten behöver (vanligtvis förnamn, efternamn och e-post) så att varje uppslag startar med samma struktur.
Ditt Google Doc blir regelboken. Agenten läser först din Google Docs-playbook och använder sedan SerpAPI för att söka efter den mest sannolika LinkedIn-profilen enligt de reglerna, inte enligt vad en slumpmässig teammedlem ”brukar göra”. Ärligt talat är det här som gör automatiseringen hållbar.
HubSpot får den rensade LinkedIn-URL:en. Workflowet tar bort extra formatering från modellsvaret och uppdaterar kontaktens LinkedIn-URL-egenskap så att den är redo för segmentering, routing och rapportering.
Du kan enkelt ändra instruktionerna i Google Docs för att justera hur strikt matchningen ska vara, vilka källor som ska prioriteras eller vad agenten ska outputa (endast URL vs. URL plus en kort notering). Se hela implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementering
Steg 1: konfigurera HubSpot-triggern
Konfigurera startpunkten för arbetsflödet så att HubSpot-händelser kan initiera kontaktberikning och, om ni vill, möjliggöra manuella körningar för testning.
- Lägg till noden HubSpot Event Trigger och behåll standardkonfigurationen för händelser om ni inte behöver specifika händelsetyper.
- Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era hubspotDeveloperApi-uppgifter i HubSpot Event Trigger.
- Lägg till Manual Execution Start för att möjliggöra ad hoc-testning utan HubSpot-händelser.
- Koppla Manual Execution Start till Fetch Recent Contacts och HubSpot Event Trigger till Map Contact Fields enligt arbetsflödet.
Steg 2: anslut HubSpot-datakällor
Konfigurera HubSpot-noder för att hämta senaste kontakter och förbereda data för berikning.
- I Fetch Recent Contacts, ställ in Operation till
getRecentlyCreatedUpdatedoch Authentication tillappToken. - Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era hubspotAppToken-uppgifter i Fetch Recent Contacts.
- I Map Contact Fields, mappa fälten med dessa uttryck: First Name till
{{ $json.properties.firstname.value }}, Last Name till{{ $json.properties.lastname.value }}, och Email till{{ $json['identity-profiles'][0].identities[0].value }}. - Säkerställ att både Fetch Recent Contacts och HubSpot Event Trigger skickar data till Map Contact Fields.
identity-profiles kan mappningen av Email returnera tomma värden—justera uttrycket så att det matchar schemat i ert konto.Steg 3: sätt upp AI-researchmotorn
Konfigurera AI-agenten så att den läser ett Google-dokument för vägledning, gör research om kontakten via sök och producerar strukturerad output.
- Öppna Research Orchestrator och ställ in Prompt till den angivna texten, och behåll inbäddade uttryck som
{{ $json['First Name'] }},{{ $json['Last Name'] }}och{{ $json.Email }}. - Anslut OpenRouter Chat Engine som språkmodell för Research Orchestrator; inloggningsuppgifter krävs: Anslut era openRouterApi-uppgifter i OpenRouter Chat Engine.
- Anslut Search API Tool som ett AI-verktyg för Research Orchestrator; inloggningsuppgifter krävs: Anslut era serpApi-uppgifter i Search API Tool.
- Anslut Fetch Google Doc som ett AI-verktyg för Research Orchestrator och ställ in Document URL till
Replace_With_URL. - Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era googleApi-uppgifter i Fetch Google Doc och behåll Authentication inställt på
serviceAccount.
Steg 4: rensa AI-output och uppdatera HubSpot
Normalisera AI-output och skicka tillbaka den berikade datan till HubSpot.
- I Clean Thought Output, behåll Mode inställt på
runOnceForEachItemoch behåll den angivna JavaScript-koden för att ta bort... - Koppla Research Orchestrator till Clean Thought Output, och därefter till Update HubSpot Contact.
- I Update HubSpot Contact, ställ in Email till
{{ $('Map Contact Fields').item.json.Email }}. - I Update HubSpot Contact, ställ in Additional Fields → linkedinUrl till
{{ $json.cleanText }}. - Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era hubspotAppToken-uppgifter i Update HubSpot Contact.
Steg 5: testa och aktivera ert arbetsflöde
Validera arbetsflödet från början till slut och slå sedan på det för produktionsanvändning.
- Klicka på Execute Workflow och starta från Manual Execution Start för att bearbeta senaste kontakter.
- Bekräfta att Map Contact Fields ger ut värden för First Name, Last Name och Email.
- Verifiera att Clean Thought Output returnerar ett rensat
cleanText-fält och att Update HubSpot Contact uppdaterar kontaktens linkedinUrl. - När allt fungerar, växla arbetsflödet till Active så att HubSpot Event Trigger körs automatiskt.
Vanliga fallgropar
- HubSpot-inloggningar kan löpa ut eller så kan din Private App-token sakna rätt scopes. Om uppdateringar slutar fungera, kontrollera först HubSpot Private App-inställningarna och bekräfta behörigheter för kontaktens egenskaper.
- Om du kör batch-läge med Split in Batches eller lägger till Wait-logik kan bearbetningstider variera. Öka eventuell väntetid om efterföljande noder beter sig som att agenten ”inte returnerade något”.
- OpenRouter-prompter och standardinstruktioner för agenten kan vara generiska. Lägg in dina matchningsregler och ett varumärkessäkert outputformat i Google Doc tidigt, annars kommer du att få städa resultat manuellt senare.
Vanliga frågor
Cirka 45 minuter om du redan har dina API-nycklar och HubSpot-egenskapen linkedinUrl redo.
Nej. Du kommer främst att koppla konton och klistra in inloggningsuppgifter. Den enda ”kod”-delen finns redan med för att rensa modellens output.
Ja. n8n har ett gratis self-hosted-alternativ och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volym. Du behöver också räkna in användning av OpenRouter och SerpAPI, vilket vanligtvis är en liten kostnad per uppslag.
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att komma igång) eller self-hosting på en VPS. För self-hosting är Hostinger VPS prisvärd och hanterar n8n bra. Self-hosting ger dig obegränsade körningar men kräver grundläggande serverhantering.
Ja, och det mesta gör du i Google Docs. Uppdatera playbooken så att den kräver signaler som företagsnamn, plats eller en ledtråd från e-postdomänen, och låt sedan agenten outputa ”ingen match” när tillförlitligheten är låg. Om du vill gå längre kan du byta sökinställningar i SerpAPI-verktyget (till exempel begränsa resultaten) och justera agentens minne så att den håller sig konsekvent under en batch-körning.
Oftast beror det på en Private App-token som har gått ut eller roterats, eller att token saknar rätt scopes för att uppdatera kontakter. Dubbelkolla att egenskapen linkedinUrl finns och att ditt HubSpot-konto tillåter uppdateringar via API:et. Om du använder HubSpot Trigger-versionen kan OAuth-prenumerationer på create/update-event för kontakter också kopplas bort och behöva anslutas igen.
Några tusen per månad är realistiskt för de flesta mindre team, och du kan skala högre om du self-hostar och håller koll på SerpAPI:s rate limits.
Ofta, ja, eftersom det här workflowet har nytta av förgreningslogik, batchbearbetning och en mer flexibel AI-agentkonfiguration. Zapier och Make kan också berika, men så fort du behöver ”läsa en Google Docs-playbook, köra en kontrollerad sökning, rensa outputen och sedan uppdatera HubSpot” blir scenariot dyrt eller skört. n8n ger dig dessutom self-host-alternativet, vilket spelar roll när du vill köra mycket utan att betala per task. Om du bara berikar en handfull kontakter och vill ha det enklaste gränssnittet kan Zapier eller Make vara helt okej. Prata med en automationsexpert om du vill ha hjälp att välja.
När detta väl rullar slutar ”saknade LinkedIn-URL:er” att vara ett återkommande projekt och blir i stället en bakgrundsuppgift du knappt tänker på. Din HubSpot-data håller sig mer strukturerad och teamet litar äntligen på fältet igen.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.