Steg 2: Normalisera och validera inskickade data

Transformera råa formulär-payloads och tillämpa företagets policys innan ni routar godkännanden.

1. I Normalize Submission Data behåller ni JavaScript-koden som mappar formulärfält till standardiserade nycklar (t.ex. employeeName, amount, category).
2. I Policy Compliance Check verifierar ni policyreglerna och tröskelvärdena för autoApproveThreshold och managerApprovalThreshold.
3. Konfigurera Violation Gate för att tillåta kompatibla poster genom att sätta villkoret Left Value till {{ $json.policyViolations.length }} och Right Value till 0.

Steg 3: Konfigurera routning för godkännande och statusuppdateringar

Routa kostnader efter godkännandenivå och sätt status för godkänd eller avvisad.

1. I Auto Approval Route ställer ni in villkoret så att det kontrollerar att Left Value {{ $json.requiresApproval }} är lika med auto.
2. I Quick Approval Mark ställer ni in tilldelningar för status till approved, approvedBy till System (Auto-Approved) och approvedAt till {{ new Date().toISOString() }}.
3. I Manager Approval Route ställer ni in villkoret så att det kontrollerar att Left Value {{ $json.requiresApproval }} är lika med manager (true-sökvägen).
4. I Reject Status Setter ställer ni in status till rejected och rejectionReason till Policy violations: {{ $json.policyViolations.join(', ') }}.

Steg 4: Konfigurera notifieringar och granskningsloggning

Skicka Slack-notiser till godkännare, logga varje beslut och mejla medarbetare baserat på status.

1. I Manager Slack Alert sätter ni Text till New Expense Approval Required\nEmployee: {{ $json.employeeName }}\nAmount: ${{ $json.amount }}\nCategory: {{ $json.category }} och väljer en Channel.
2. I Director Slack Alert sätter ni Text till High-Value Expense - Director Approval\nEmployee: {{ $json.employeeName }}\nAmount: ${{ $json.amount }}\nCategory: {{ $json.category }} och väljer en Channel.
3. Autentiseringsuppgifter krävs: Anslut era slackApi-autentiseringsuppgifter i både Manager Slack Alert och Director Slack Alert.
4. I Append Audit Sheet sätter ni Operation till appendOrUpdate, Sheet Name till Sheet1 och Document ID till [YOUR_ID].
5. Säkerställ att Append Audit Sheet har Matching Columns satt till submissionId för upserts.
6. Autentiseringsuppgifter krävs: Anslut era googleSheetsOAuth2Api-autentiseringsuppgifter i Append Audit Sheet.
7. I Approval Outcome Split sätter ni villkoret så att det kontrollerar att Left Value {{ $json.status }} är lika med approved.
8. I Send Approval Email sätter ni Send To till {{ $json.employeeEmail }}, Subject till Expense Approved - ${{ $json.amount }} och Message till Hej, er kostnad för {{ $json.Amount }} har godkänts.
9. I Send Rejection Email sätter ni Send To till {{ $json.employeeEmail }}, Subject till Expense Rejected - ${{ $json.amount }} och Message till Hej, er kostnad för {{ $json.amount}} har avvisats eftersom den inte matchade företagets valideringspolicy..
10. Autentiseringsuppgifter krävs: Anslut era gmailOAuth2-autentiseringsuppgifter i både Send Approval Email och Send Rejection Email.

Steg 5: Testa och aktivera ert arbetsflöde

Validera varje routning och bekräfta att loggning och notifieringar fungerar som förväntat.

1. Klicka på Execute Workflow och skicka in en testkostnad via Jotform.
2. Verifiera att Normalize Submission Data och Policy Compliance Check ger förväntade fält och godkännanderoutningar.
3. Bekräfta att Append Audit Sheet skriver en rad till Sheet1 och att Approval Outcome Split skickar rätt mejl.
4. När allt fungerar, växla arbetsflödet till Active för att aktivera hantering i produktion.