Kaffesamtal låter enkelt tills det är du som ska para ihop folk, jaga svar och inse att du matchat samma två kollegor tre veckor i rad.
People Ops-personer känner av det först. Sedan hamnar det hos team leads som vill få bättre kopplingar mellan team, och community managers som försöker hålla ett Matrix-rum levande. Den här Matrix-gruppautomationen tar den röriga koordineringen och gör den till en repeterbar veckorutin.
Du sätter upp ett n8n-flöde som hämtar medlemmar i ett Matrix-rum, bygger grupper om tre, loggar dem i Google Sheets och postar sedan en strukturerad annons tillbaka i Matrix.
Så fungerar den här automatiseringen
Här är det kompletta flödet du kommer att sätta upp:
n8n Workflow Template: Matrix + Google Sheets: kaffechattgrupper klara
flowchart LR
subgraph sg0["Flow 1"]
direction LR
n0["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/matrix.png' width='40' height='40' /></div><br/>Greetings"]
n1["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/matrix.png' width='40' height='40' /></div><br/>Employees in coffee chat cha.."]
n2@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Weekly trigger on monday1", pos: "b", h: 48 }
n3@{ icon: "mdi:code-braces", form: "rounded", label: "Divide into groups", pos: "b", h: 48 }
n4["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/matrix.png' width='40' height='40' /></div><br/>Announce groups"]
n0 --> n1
n3 --> n4
n2 --> n0
n1 --> n3
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n3 code
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n0,n1,n4 customIcon
Varför det här spelar roll: kaffesamtal dör av koordinering
Manuell matchning för kaffesamtal ser oskyldig ut i början. En snabb lista med namn, några DM och så är du klar. Sedan växer teamet, folk går med och lämnar, och plötsligt sitter du på måndag morgon och scrollar medlemslistor och försöker minnas vem som träffade vem förra månaden. Den verkliga kostnaden är inte bara tid. Det är “åh, jag gör det sen”-känslan som tyst dödar programmet, plus det obekväma i upprepade matchningar som gör att folk slutar svara.
Det eskalerar snabbt. Här är var det fallerar.
- Att manuellt ta fram en uppdaterad medlemslista i Matrix är lätt att glömma, och du råkar matcha någon som lämnat rummet.
- Att manuellt skapa trepersonersgrupper tar längre tid än du tror när du försöker undvika upprepningar och balansera mellan team.
- Utskick blir inkonsekventa, vilket leder till förvirring om vem som är i vilken grupp och vad nästa steg är.
- Utan en enkel logg i Google Sheets kan du inte se mönster, upptäcka upprepade matchningar eller svara på “har jag redan träffat dem?”
Vad du bygger: veckovisa Matrix-grupper om tre, med spårning
Det här flödet körs enligt ett schema (veckovis är vanligast) och startar en “kaffesamtalsvecka” i ditt Matrix-rum. Först postar det en kort öppningshälsning så att alla vet att matchning pågår. Sedan hämtar det aktuella rumsmedlemmar direkt från Matrix, så att du inte jobbar på en gammal lista eller en skärmdump. Därefter skapar ett funktionssteg grupper om tre och förbereder meddelandetexten. Till sist postar flödet en gruppannons tillbaka i Matrix och loggar gruppmedlemslistan i Google Sheets, så att du får en strukturerad historik som du kan använda för att minska upprepningar över tid.
Flödet börjar med Cron-schemat, sedan hanterar Matrix medlemsinhämtningen och den slutliga annonsen. I mitten gör n8n grupperingslogiken och formaterar fält så att inlägget blir lätt att läsa och arket enkelt att granska i efterhand.
Det här bygger du
| Vad som automatiseras | Vad du uppnår |
|---|---|
|
|
Förväntade resultat
Säg att du har 30 personer i ett Matrix-rum. Att gruppera i treor ger dig cirka 10 grupper. Manuellt kan du lägga 3 minuter på att samla in den senaste medlemslistan, runt 5 minuter på att skapa grupper som känns rättvisa, och ytterligare 2 minuter på att formatera och posta annonsen. Det är ungefär 10 minuter en bra vecka, och närmare 30 minuter när du dubbelkollar upprepningar. Med det här flödet är det i princip noll aktiv tid: det triggas enligt schema, kör i en minut eller två, och du kastar bara ett öga på inlägget.
Innan du börjar
- n8n-instans (testa n8n Cloud gratis)
- Alternativ för egen drift om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Matrix för att hämta medlemmar och posta annonseringar.
- Google Sheets för att följa grupphistorik över tid.
- Matrix access token (skapa den i inställningarna i din Matrix-klient).
Svårighetsgrad: Nybörjare. Du kopplar konton, importerar sedan flödet och justerar några rums- och ark-specifika värden.
Vill du att någon bygger detta åt dig? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Steg för steg
Ett veckoschema sätter igång allt. Cron-noden kör på den dag och tid du väljer, vilket gör rutinen förutsägbar för teamet.
En hälsning postas i Matrix. Det här är ett enkelt “kaffesamtal pågår”-meddelande som sätter kontext innan du släpper gruppindelningarna.
Medlemsdata hämtas och grupperas. n8n hämtar aktiva rumsmedlemmar från Matrix, och funktionssteget skapar sedan grupper om tre och formaterar dem till strukturerad, lättläst text.
Slutlig annons och spårning sker. Flödet postar grupplistan tillbaka i Matrix och skriver samma gruppering till Google Sheets så att du kan minska upprepningar och behålla en historik.
Du kan enkelt ändra grupperingslogiken för att hantera specialfall (som att lämna någon utan grupp) beroende på dina behov. Se den fullständiga implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementation
Steg 1: konfigurera cron-triggern
Ställ in schemat som startar er veckovisa annonsering av kaffeparet.
- Lägg till noden Scheduled Weekly Kickoff som din trigger.
- Ställ in Trigger Times till veckovis kl.
hour: 10medmode: everyWeek. - Koppla Scheduled Weekly Kickoff till Send Opening Greeting för att matcha exekveringsflödet.
Steg 2: anslut Matrix för öppningsmeddelandet
Skicka det inledande hälsningsmeddelandet till ert Matrix-rum innan ni grupperar medlemmar.
- Lägg till noden Send Opening Greeting och koppla den efter Scheduled Weekly Kickoff.
- Ställ in Text till
👋 Happy Monday Groups for this week's virtual coffee are:. - Ställ in Room ID till
[YOUR_ID]. - Credential Required: Anslut era matrixApi-uppgifter.
- Säkerställ att Send Opening Greeting skickar vidare till Retrieve Channel Members.
Steg 3: anslut Matrix för att hämta medlemmar
Hämta medlemslistan från rummet så att arbetsflödet kan skapa slumpmässiga grupper.
- Lägg till noden Retrieve Channel Members efter Send Opening Greeting.
- Ställ in Resource till
roomMember. - Ställ in Room ID till
[YOUR_ID]. - Credential Required: Anslut era matrixApi-uppgifter.
- Bekräfta att Retrieve Channel Members skickar vidare till Assemble Coffee Groups.
Steg 4: sätt upp grupperingslogiken
Skapa slumpmässiga kaffegupper med den anpassade JavaScript-funktionen.
- Lägg till noden Assemble Coffee Groups och placera den efter Retrieve Channel Members.
- Klistra in den angivna Function Code exakt som den visas i arbetsflödet, inklusive
const ideal_group_size = 3;och blandningslogiken. - Bekräfta att noden output:ar objekt i formen
{json: {groupsUsername: [...]}}för efterföljande meddelanden. - Koppla Assemble Coffee Groups till Post Group Announcement.
Steg 5: konfigurera meddelandet för gruppannonseringen
Publicera de slumpmässiga grupperna tillbaka till Matrix-rummet.
- Lägg till noden Post Group Announcement efter Assemble Coffee Groups.
- Ställ in Text till
=☀️ {{$node["Assemble Coffee Groups"].json["groupsUsername"].join(', ')}}. - Ställ in Room ID till
[YOUR_ID]. - Credential Required: Anslut era matrixApi-uppgifter.
Steg 6: testa och aktivera ert arbetsflöde
Verifiera att arbetsflödet postar en hälsning och gruppannonseringar korrekt och aktivera det sedan för veckokörningar.
- Klicka på Execute Workflow för att köra ett manuellt test från Scheduled Weekly Kickoff.
- I ert Matrix-rum: verifiera att hälsningen från Send Opening Greeting visas först, följt av grupperade användarnamn från Post Group Announcement.
- Om meddelandet saknar namn, bekräfta att Retrieve Channel Members returnerar medlemsdata och att noden Assemble Coffee Groups output:ar
groupsUsername. - Växla arbetsflödet till Active för att aktivera veckoschemat.
Felsökningstips
- Matrix-credentials kan löpa ut eller sakna rätt scopes. Om publiceringen misslyckas, kontrollera din access token i Matrix-klienten och uppdatera den i n8n först.
- Om du använder Wait-noder eller extern rendering varierar processtider. Öka väntetiden om efterföljande noder fallerar på tomma svar.
- Google Sheets skapar ofta fel på grund av behörigheter. Bekräfta att det anslutna Google-kontot kan redigera det specifika kalkylarket och att namnet på målfliken i arket matchar exakt.
Snabba svar
Cirka 30 minuter om dina Matrix- och Google-konton är redo.
Nej. Du importerar flödet och redigerar några värden som Matrix-rummet och Google-arket.
Ja. n8n har ett gratis alternativ för egen drift och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på $20/månad för högre volymer. Du kan också behöva budgetera för Google Workspace om din organisation kräver det, men själva flödet kräver inte betalda AI-API:er.
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att komma igång) eller egen drift på en VPS. För egen drift är Hostinger VPS prisvärt och hanterar n8n bra. Egen drift ger obegränsat antal körningar men kräver grundläggande serverhantering.
Ja, och det bör du förmodligen. Enklast är i funktionssteget “Assemble Coffee Groups”, där du kan ändra hur grupper skapas (par i stället för treor, “round robin”-logik eller att hoppa över personer med en viss tagg). Du kan också justera meddelandena i “Send Opening Greeting” och “Post Group Announcement” så att de matchar er ton. Vanliga justeringar är att exkludera botar, hantera udda antal medlemmar och skriva extra kolumner till Google Sheets (veckonummer, facilitator eller tema).
Oftast beror det på en utgången eller fel access token. Skapa en ny token i din Matrix-klient, uppdatera sedan credentials i n8n och försök igen. Om det fortfarande misslyckas, bekräfta att rum-ID:t är korrekt och att kontot du använder faktiskt kan posta meddelanden i det rummet.
För de flesta team är det inga problem med hundratals medlemmar i ett rum.
Ofta, ja, eftersom grupperingslogik är där enklare verktyg blir klumpiga. n8n gör det enkelt att hämta en medlemslista, transformera den och posta formaterad output tillbaka till Matrix utan att betala extra för “avancerade” steg. Egen drift är också en tydlig fördel om era kaffesamtal körs veckovis men ni även hanterar många andra automatiseringar. Zapier och Make kan fortfarande fungera, men du stöter oftast på begränsningar när du behöver anpassade grupperingsregler eller vill ha en ordentlig revisionslogg i Google Sheets. Om du vill ha en second opinion, prata med en automationsexpert.
När det här väl är i drift slutar kaffesamtal att vara en återkommande syssla och blir en pålitlig veckoritual. Flödet tar hand om de repetitiva delarna så att du kan fokusera på deltagande, inte logistik.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.