Steg 2: anslut Airtable

Hämta projektposter från Airtable och begränsa arbetsflödet till enbart aktiva objekt.

1. Öppna Retrieve Airtable Records och välj korrekt Base och Table (t.ex. Base clients → Projets).
2. Ställ in Operation till search.
3. Inloggning krävs: anslut era airtableTokenApi-uppgifter.
4. Öppna Check Active Status och konfigurera villkor:
5. Ställ in det första villkoret till att {{ $json['Status - Calendrier éditorial'] }} är lika med Actif.
6. Ställ in det andra villkoret till att {{ $json['Last sent - Calendrier éditorial'] }} är före {{ (function() { const now = new Date(); const year = now.getFullYear(); const month = String(now.getMonth() + 1).padStart(2, '0'); return `${year}-${month}-01`; })() }}.

Steg 3: konfigurera batchning och iteration

Bearbeta Airtable-poster en i taget för att undvika rate limits och möjliggöra uppföljande uppdateringar.

1. Öppna Iterate Batches och behåll standardinställningarna för Options för batchbearbetning.
2. Bekräfta att exekveringsflödet loopar från Modify Airtable Record tillbaka till Iterate Batches för att bearbeta nästa post.

Steg 4: konfigurera hämtning och filtrering av Motion API-data

Hämta projekt och uppgifter från Motion och filtrera sedan på Todo-objekt och status för slutförande.

1. Öppna Fetch Motion Projects och ställ in URL till https://api.usemotion.com/v1/projects.
2. Aktivera Send Query och ställ in workspaceId till {{ $json['Motion Workspace ID'] }}.
3. Inloggning krävs: anslut era httpHeaderAuth-uppgifter.
4. Öppna Restructure Projects och klistra in den tillhandahållna JavaScript-koden för att dela upp svaret i enskilda projektobjekt.
5. Öppna Filter Todo Items och ställ in villkoren till:
6. {{ $json.status.name }} är lika med Todo.
7. {{ $json.name }} innehåller Name of project.
8. Öppna Query Completed Tasks och ställ in URL till https://api.usemotion.com/v1/tasks.
9. Ställ in query-parametrar: projectId till {{ $json.id }}, name till Task name och status till completed.
10. Inloggning krävs: anslut era httpHeaderAuth-uppgifter.

Steg 5: konfigurera routing för slutförande och notifieringar

Kontrollera slutförandestatus, skicka e-postmeddelandet och uppdatera sedan Airtable för att förhindra dubbla notifieringar.

1. Öppna Verify Completion och ställ in villkoret till att {{ $json.tasks[0].status.name }} är lika med Completed.
2. Bekräfta routingen: när villkoret är sant skickar Verify Completion objekt till Dispatch Client Email; när det är falskt går det tillbaka till Iterate Batches.
3. Öppna Dispatch Client Email och ställ in:
4. Send To till {{ $('Iterate Batches').item.json['Chef de projet'].email }}, {{ $('Iterate Batches').item.json.Mails }}, {{ $('Iterate Batches').item.json['Mails collaborateurs'] }}.
5. Subject till {{ $('Iterate Batches').item.json.Projets }} - Task done - {{ ["Janvier", "Février", "Mars", "Avril", "Mai", "Juin", "Juillet", "Août", "Septembre", "Octobre", "Novembre", "Décembre"][new Date().getMonth() === 0 ? 11 : new Date().getMonth() ] }}.
6. Message till Hello {{ $('Iterate Batches').item.json['Prénom'] }}, Your task is done ! och ställ in Email Type till text.
7. Inloggning krävs: anslut era gmailOAuth2-uppgifter.
8. Öppna Modify Airtable Record och ställ in Operation till update.
9. Ställ in id till {{ $('Iterate Batches').item.json.id }} och Last sent - Calendrier éditorial till {{ $now.format("M/d/yyyy") }}.
10. Inloggning krävs: anslut era airtableTokenApi-uppgifter.

Steg 6: testa och aktivera ert arbetsflöde

Kör ett manuellt test för att verifiera hela loopen och aktivera sedan schemaläggning för produktion.

1. Klicka på Execute Workflow och bekräfta att Scheduled Automation Start triggar körningen.
2. Verifiera att Retrieve Airtable Records hämtar poster och att Check Active Status filtrerar till Actif-objekt.
3. Bekräfta att Fetch Motion Projects → Restructure Projects → Filter Todo Items → Query Completed Tasks körs i rätt ordning.
4. Kontrollera att Dispatch Client Email skickar ett e-postmeddelande och att Modify Airtable Record uppdaterar fältet Last sent - Calendrier éditorial.
5. Växla arbetsflödet till Active för att aktivera schemalagda körningar.