Steg 2: anslut MySQL för uppslagning av anställda

Hämta anställd- och chefsposter från er databas.

1. Öppna Fetch Employee Record och ställ in Operation till select med Return All aktiverat.
2. Ställ in Table till employees och Where till enrollment_number lika med {{ $json['Your employee enrollment'] }}.
3. Inloggningsuppgifter krävs: anslut era mySql-inloggningsuppgifter i Fetch Employee Record.
4. Öppna Fetch Manager Record och ställ in Table till employees med Where id lika med {{ $json.employee.manager }}.
5. Inloggningsuppgifter krävs: anslut era mySql-inloggningsuppgifter i Fetch Manager Record.

Steg 3: mappa anställddata och hantera saknade poster

Normalisera fält för anställda och definiera routningsregler för saknade eller icke-chefshanterade anställda.

1. I Empty Record Check behåller ni villkoret {{ $json.isEmpty() }} för att upptäcka saknade poster.
2. Konfigurera Show Missing Employee med Completion Title Employee not found och Completion Message It was not possible to find your registration based on your enrollment number..
3. I Map Employee Fields mappar ni fält till employee-objektet:
   • employee.enrollment_number = {{ $json.enrollment_number }}
   • employee.name = {{ $json.name }}
   • employee.email = {{ $json.email }}
   • employee.manager = {{ $json.manager }}
   • employee.requires_approval = {{ $json.manager ? true : false }}
4. Map Employee Fields skickar output till både Capture Request Details och Approval Needed? parallellt.
5. I Approval Needed? behåller ni villkoret {{ $json.employee.manager }} (inte tomt) för att avgöra om en chefsuppslagning krävs.

Steg 4: samla in begäransdetaljer och slå ihop personaldata

Samla in utrustningsbegäran och slå ihop den med data för anställd och chef för vidare bearbetning.

1. I Capture Request Details säkerställer ni att fältet What would you like to request? är obligatoriskt.
2. I Assign Manager Object mappar ni manager till {{ $json }} för att spara chefsposten.
3. Ställ in Combine Staff Records till Mode combine och Combine By combineByPosition.
4. Ställ in Merge Staff + Request till Mode combine och Combine By combineByPosition.
5. Approval Needed? skickar output till både Fetch Manager Record och Combine Staff Records parallellt.

Steg 5: konfigurera AI-generering av e-post

Konfigurera de tre AI-vägarna för utkast och deras strukturerade parsers.

1. Öppna OpenAI Chat Engine A och välj inloggningsuppgiften openAiApi.
2. Öppna OpenAI Chat Engine B och välj inloggningsuppgiften openAiApi.
3. Öppna OpenAI Chat Engine C och välj inloggningsuppgiften openAiApi.
4. I Generate Manager Email ställer ni in Text till Employee request: {{ $json['What would you like to request?'] }} och behåller Prompt Type define med Has Output Parser aktiverat.
5. I Generate Procurement Email ställer ni in Text till Employee request: {{ $json['What would you like to request?'] }} och behåller Has Output Parser aktiverat.
6. I Generate Approved Procurement Email ställer ni in Text till Employee request: {{ $('Merge Data + Email').item.json['What would you like to request?'] }} och behåller Has Output Parser aktiverat.
7. För Parse Manager JSON, Parse Direct JSON och Parse Approved JSON lämnar ni schemaexemplet som det är och noterar att detta är AI-undernoder; inloggningsuppgifter måste läggas till på överordnade noder (OpenAI Chat Engine A, OpenAI Chat Engine B, OpenAI Chat Engine C).

Steg 6: konfigurera godkännanderoutning och e-poståtgärder

Skicka chefsgodkännanden, meddela sedan anställda och routa till inköp baserat på beslutet.

1. I Approval Path Gate behåller ni villkoret {{ $json.employee.requires_approval }} satt till true.
2. Approval Path Gate skickar output till både Generate Manager Email och Merge Data + Email parallellt när godkännande krävs.
3. I Merge Data + Email ställer ni in Mode till combine och Combine By till combineByPosition.
4. I Finalize Employee Notice ställer ni in Completion Title till Request sent for your manager’s approval och Completion Message till Soon you will receive a response on whether your request has been approved..
5. I Send Manager Approval Email ställer ni in:
   • Send To = {{ $('Merge Data + Email').item.json.manager.email }}
   • Message = {{ $('Merge Data + Email').item.json.output.email_text }}
   • Subject = Equipment Request Approval – {{ $('Merge Data + Email').item.json.employee.name }} (Enrollment:{{ $('Merge Data + Email').item.json.employee.enrollment_number }})
   • Operation = sendAndWait
6. Inloggningsuppgifter krävs: anslut era gmailOAuth2-inloggningsuppgifter i Send Manager Approval Email.
7. I Manager Decision Check behåller ni villkoret {{ $json.data.approved }} för att förgrena på godkännanden.
8. Manager Decision Check skickar output till både Email Approval Notice och Generate Approved Procurement Email parallellt när det godkänns.
9. I Email Approval Notice ställer ni in:
   • Send To = {{ $('Merge Data + Email').item.json.employee.email }}
   • Subject = Equipment Request Approved
   • Message använder {{ $('Merge Data + Email').item.json.output.sanitized_request }}
10. Inloggningsuppgifter krävs: anslut era gmailOAuth2-inloggningsuppgifter i Email Approval Notice och Email Denial Notice.

Steg 7: konfigurera direkt inköpsflöde och slutförandemeddelanden

Hantera begäranden som inte kräver chefsgodkännande och skicka direkt slutförandebesked.

1. När godkännande inte krävs routar Approval Path Gate till Generate Procurement Email.
2. Generate Procurement Email skickar output till Dispatch Direct Procurement, som sedan routar till Finalize Manager Notice.
3. I Finalize Manager Notice ställer ni in Completion Title till Request sent to the purchasing department och Completion Message till Your request has already been forwarded to the purchasing department..

Steg 8: testa och aktivera ert arbetsflöde

Validera end-to-end-flödet innan ni aktiverar det i produktion.

1. Klicka på Execute Workflow och skicka in Enrollment Intake Form med ett känt anställnings-/enrollmentnummer.
2. Bekräfta att Empty Record Check routar korrekt: saknade anställda ska se Show Missing Employee.
3. Skicka in begäran i Capture Request Details och verifiera att Send Manager Approval Email skickar en godkännandeförfrågan till chefen.
4. Godkänn och neka i e-postmeddelandet för att testa båda grenarna: godkännande ska trigga Email Approval Notice och Generate Approved Procurement Email parallellt, medan nekning ska trigga Email Denial Notice.
5. När allt fungerar växlar ni arbetsflödet till Active så att formulärtriggern är live för anställda.