Din ”marknadsresearch” är förmodligen utspridd över flikar, skärmdumpar, halvfärdiga anteckningar och en inkorgstråd som ingen hittar två veckor senare. Sedan kommer måndagen, och du bygger upp sammanhanget från noll. Igen.
Marknadschefer känner av det när ledningen frågar: ”Vad har förändrats i marknaden?” Byråledare märker det när kunder vill ha bevis på att ni hänger med. Och grundare fastnar med att göra det själva. Den här automatiseringen för Notion Gmail summaries gör den veckovisa panikinsatsen till ett repeterbart underlag som du faktiskt kan dela.
Nedan ser du hur workflowet körs varje måndag, hur det skriver konsekventa insikter med AI och hur det sparar resultatet i Notion samtidigt som det mejlar en korrekt formaterad sammanfattning till ditt team.
Så fungerar den här automatiseringen
Hela n8n-workflowet, från trigger till slutresultat:
n8n Workflow Template: Notion + Gmail: veckosammanfattad marknadsanalys
flowchart LR
subgraph sg0["Schedule Flow"]
direction LR
n0@{ icon: "mdi:play-circle", form: "rounded", label: "Schedule Trigger", pos: "b", h: 48 }
n1@{ icon: "mdi:message-outline", form: "rounded", label: "Gmail", pos: "b", h: 48 }
n2@{ icon: "mdi:brain", form: "rounded", label: "OpenRouter Chat Model", pos: "b", h: 48 }
n3["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/notion.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Notion"]
n4@{ icon: "mdi:robot", form: "rounded", label: "AI Agent", pos: "b", h: 48 }
n5@{ icon: "mdi:wrench", form: "rounded", label: "Think", pos: "b", h: 48 }
n5 -.-> n4
n4 --> n3
n4 --> n1
n0 --> n4
n2 -.-> n4
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n0 trigger
class n4 ai
class n2 aiModel
class n5 ai
class n3 database
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n3 customIcon
Problemet: veckovis marknadsresearch blir en återkommande brandövning
Veckovis bevakning låter enkelt tills du faktiskt försöker göra det konsekvent. Du skummar uppdateringar, sparar några länkar, kanske skriver ned en slutsats, och sedan försvinner allt i tomma intet. På måndag morgon sitter du och läser om källor, försöker minnas varför något var viktigt och skriver om samma ”det här hände”-stycken som du skrev förra veckan. Den verkliga kostnaden är inte bara tid. Det är den mentala belastningen av att hålla hela marknaden i huvudet, plus alternativkostnaden av att inte agera på insikter eftersom du är för upptagen med att sammanställa dem.
Det blir mycket på kort tid. Här brukar det fallera.
- Insikter finns på för många ställen, så ingen litar på den ”senaste” versionen.
- En bra sammanfattning tar cirka 2 timmar när du räknar in läsning, skrivande och formatering.
- Manuellt skrivna rapporter varierar i ton och struktur, vilket gör jämförelser vecka för vecka onödigt svåra.
- Delning är krånglig, så researchen stannar hos personen som gjorde den.
Lösningen: en AI-driven veckocykel för bevakning som arkiverar i Notion och mejlar briefen
Det här workflowet kör din veckovisa marknadsbevakning på autopilot och använder en AI-agent för att ta fram samma typ av strukturerad sammanfattning som du annars skulle skriva för hand. Varje måndag kl. 09:00 drar n8n igång. Agenten följer en systemprompt du styr (roll, mål, vad den ska uppmärksamma och hur ”bra” ser ut) och använder sedan en OpenRouter-driven chatmodell för att generera insikter. När rapporten är klar uppdaterar workflowet en post i din Notion-databas så att kunskapen förblir sökbar och organiserad. Till sist skickar det höjdpunkterna via Gmail till de personer som behöver se dem, utan att du behöver kopiera och klistra in något.
Workflowet startar enligt schema, inte via en manuell påminnelse. Därifrån producerar AI-agenten ett konsekvent rapportformat och skickar resultatet till Notion och Gmail i samma körning. Du vaknar upp till en brief som är enkel att vidarebefordra och ännu enklare att hitta senare.
Det du får: automatisering vs. resultat
| Vad det här workflowet automatiserar | Resultat du får |
|---|---|
|
|
Exempel: så här ser det ut
Säg att du publicerar en veckovis ”marknadspuls” på en Notion-sida och mejlar den till 6 intressenter. Manuellt kan du lägga cirka 2 timmar på att samla anteckningar, skriva sammanfattningen och sedan ytterligare 15 minuter på att uppdatera Notion och skicka mejlet. Med det här workflowet lägger du kanske 10 minuter på att förfina AI-prompten en gång, och låter sedan allt köras måndag kl. 09:00. Resultatet hamnar i Notion och i Gmail automatiskt, så din veckoliga insats blir en snabb granskning i stället för ett helt skrivpass.
Det här behöver du
- n8n-instans (prova n8n Cloud gratis)
- Alternativ för egen drift om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Notion för att lagra veckorapporter i en databas
- Gmail för att mejla sammanfattningen till mottagare
- OpenRouter API-nyckel (hämta den i din OpenRouter-dashboard)
Kunskapsnivå: Nybörjare. Du kopplar konton, klistrar in en API-nyckel och justerar en prompt så att den matchar din marknad och er tonalitet.
Vill du inte sätta upp detta själv? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Så fungerar det
Veckovis schemalagd trigger. Varje måndag kl. 09:00 startar workflowet automatiskt, så processen hänger inte på någons kalenderdisciplin.
AI-orkestrering av research. AI-agenten kör med en systemprompt som definierar vad som ska bevakas och hur briefen ska skrivas. Den använder en OpenRouter-chatmodell, vilket betyder att du kan byta modell senare om du vill ha en annan ton, hastighet eller kostnadsnivå.
Notion-uppdatering för långsiktigt minne. Det genererade resultatet sparas i en post i en Notion-databas, så du kan filtrera per vecka, tagga teman och hålla ett strukturerat arkiv som faktiskt går att använda.
Utskick via Gmail för snabb distribution. Workflowet mejlar sammanfattningsrapporten till dina valda mottagare, vilket håller alla synkade utan att vänta på ett möte eller ett Slack-meddelande som ignoreras.
Du kan enkelt ändra AI-prompten så att den passar din bransch och byta schemat till dagligen eller månadsvis efter behov. Se hela implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementering
Steg 1: konfigurera Schedule Trigger
Ställ in det veckoschema som startar research-arbetsflödet.
- Lägg till noden Weekly Schedule Starter som din trigger.
- Ställ in den veckovisa regeln så att den körs på måndagar kl. 09:00 genom att konfigurera Rule → Interval med Field
weeks, Trigger At Day1och Trigger At Hour9. - Koppla Weekly Schedule Starter till Research Orchestrator.
Steg 2: konfigurera research-orkestrering och AI-modell
Konfigurera AI-agenten och dess språkmodell för att generera den veckovisa research-sammanställningen.
- Lägg till noden Research Orchestrator och ställ in Prompt Type till
define. - Klistra in hela research-briefen i Text exakt som angivet, inklusive avsnitten för
- Lägg till OpenRouter Chat Engine och ställ in Model till
perplexity/sonar-deep-research. - Koppla OpenRouter Chat Engine till Research Orchestrator som AI-språkmodell.
- Credential Required: Koppla era openRouterApi-uppgifter till OpenRouter Chat Engine.
Internal Reflection Tool är ansluten som ett AI-verktyg för Research Orchestrator. Säkerställ att eventuella nödvändiga autentiseringsuppgifter läggs till på föräldranoden (Research Orchestrator), inte på undernoden.
Steg 3: konfigurera utdestinationsmål
Skicka research-sammanställningen till Notion och e-post parallellt.
- Lägg till Notion Record Update och ställ in Resource till
databasePageoch Operation tillupdate. - Ställ in Page ID till er databas-sidas URL eller ID (ersätt
[YOUR_ID]med ert eget). - Credential Required: Koppla era notionApi-uppgifter till Notion Record Update.
- Lägg till Email Dispatch via Gmail och ställ in Message till
{{ $json.output }}. - Ställ in Subject till
Veille technologique du {{ $now.toLocaleString() }}och Email Type tilltext. - Credential Required: Koppla era gmailOAuth2-uppgifter till Email Dispatch via Gmail.
Research Orchestrator skickar utdata till både Notion Record Update och Email Dispatch via Gmail parallellt.
Steg 4: testa och aktivera ert arbetsflöde
Validera arbetsflödet från start till mål och aktivera det för veckovisa produktionskörningar.
- Klicka på Execute Workflow för att köra Weekly Schedule Starter manuellt.
- Bekräfta att Research Orchestrator producerar ett resultat med upp till 10 verktyg på engelska och strukturerade fält.
- Verifiera att Notion Record Update uppdaterar målsidan och att Email Dispatch via Gmail skickar e-postutskicket med sammanställningen.
- När ni har verifierat, växla arbetsflödet till Active så att det körs varje vecka enligt schemat.
Vanliga fallgropar
- Notion-inloggningar kan löpa ut eller kräva specifika behörigheter. Om det skapar fel, kontrollera din Notion-integrationsanslutning i n8n och bekräfta först att databasen är delad med den integrationen.
- Om du använder Wait-noder eller extern rendering varierar processeringstiderna. Öka väntetiden om efterföljande noder misslyckas på grund av tomma svar.
- OpenRouter eller modellåtkomst kan fallera på grund av nyckelbegränsningar eller leverantörsinställningar. Om resultaten plötsligt uteblir, granska API-användningen i OpenRouter och bekräfta att den valda modellen fortfarande är tillgänglig för ditt konto.
Vanliga frågor
Cirka 30 minuter om dina Notion-, Gmail- och OpenRouter-konton är redo.
Nej. Du kopplar främst konton och redigerar prompten och mottagarna.
Ja. n8n har ett gratis alternativ för egen drift och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volym. Du behöver också räkna med OpenRouter-/modellens API-kostnader, som vanligtvis är några cent per veckokörning beroende på modell och promptlängd.
Två alternativ: n8n Cloud (hanterad, enklast att sätta upp) eller egen drift på en VPS. För egen drift är Hostinger VPS prisvärd och hanterar n8n bra. Egen drift ger dig obegränsade körningar men kräver grundläggande serveradministration.
Ja, och det bör du. Uppdatera systemprompten i Research Orchestrator så att agenten levererar de avsnitt du föredrar (till exempel: ”Viktiga rörelser”, ”Risker”, ”Möjligheter” och ”Nästa steg”). Du kan också justera mappningen i Notion Record Update så att den matchar fälten i din databas och sedan finjustera innehållet i Gmail-meddelandet så att det bara tar med de viktigaste höjdpunkterna.
Oftast handlar det om behörigheter. Se till att Notion-databasen är delad med integrationen du kopplade i n8n och välj sedan databasen på nytt i Notion-noden så att n8n uppdaterar schemat. Om det fortfarande misslyckas kan din Notion-token ha återkallats, så återanslut kontot och försök igen.
Mer än nog för veckorapportering. Med n8n Cloud Starter har du normalt tillräckligt med körningar för en eller flera veckokörningar, och högre planer hanterar större volymer. Om du kör egen drift finns ingen fast körningsgräns (det beror på din server). Den praktiska begränsningen är din AI-modells rate limits, inte n8n.
Ofta, ja, eftersom ”tänkandet” i det här workflowet tjänar på mer flexibel logik. n8n hanterar förgreningar och mer avancerade workflows utan att varje extra steg blir en obehaglig prisöverraskning, och det passar bra för kedjor i AI-agent-stil. Zapier och Make kan också lösa det, men du kan hamna i begränsningar kring flerstegsformatering, långa promter eller att hålla en korrekt formaterad Notion-uppdatering. Om du vill ha en enkel tvåstegslösning ”sammanfatta och mejla”, fungerar de bra. Om du vill ha ett repeterbart bevakningssystem som du faktiskt kommer att använda är n8n ett bättre val för de flesta team. Prata med en automationsexpert om du är osäker.
Sätt upp detta en gång och låt sedan måndag morgon komma med en färdig brief i stället för en tom sida. Workflowet tar hand om det återkommande grovjobbet, så att du kan lägga din uppmärksamhet på besluten.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.