Om du någon gång har lovat ”vi följer upp om en vecka” och sedan… inte gjort det, då vet du redan skadan. Milstolpemail missas, någon skickar en dubblett och din onboarding känns rörig även när leveransen är klockren.
Den här Notion Telegram-automationen träffar rätt när du jonglerar riktiga kunder och riktiga deadlines. En tjänsteföretagare märker det när onboardingen blir kaotisk. En lifecycle-marknadsförare märker det när ”Dag 7” blir ”när det hinns med”. En byråledare märker det när teamet inte kan enas om vad som faktiskt skickades.
Du sätter upp ett n8n-flöde som kontrollerar dina kontaktposter i Notion, skickar rätt milstolpemail (Dag 7, 30 eller 60) och postar en Telegram-ping så att du alltid vet vad som gick iväg.
Så fungerar den här automationen
Här är hela arbetsflödet du kommer att sätta upp:
n8n Workflow Template: Notion till Telegram: milstolpemejl i rätt tid
flowchart LR
subgraph sg0["Manual Start Flow"]
direction LR
n1@{ icon: "mdi:play-circle", form: "rounded", label: "Manual Start", pos: "b", h: 48 }
n2@{ icon: "mdi:play-circle", form: "rounded", label: "Morning Schedule Trigger", pos: "b", h: 48 }
n3["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/code.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Compute Current Date"]
n4["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/httprequest.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Retrieve Notion Records"]
n5["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/code.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Derive Milestone Days"]
n6@{ icon: "mdi:swap-horizontal", form: "rounded", label: "Check Day 7", pos: "b", h: 48 }
n7@{ icon: "mdi:swap-horizontal", form: "rounded", label: "Check Day 30", pos: "b", h: 48 }
n8@{ icon: "mdi:swap-horizontal", form: "rounded", label: "Check Day 60", pos: "b", h: 48 }
n9@{ icon: "mdi:message-outline", form: "rounded", label: "Dispatch 7-Day Email", pos: "b", h: 48 }
n10@{ icon: "mdi:message-outline", form: "rounded", label: "Dispatch 30-Day Email", pos: "b", h: 48 }
n11@{ icon: "mdi:message-outline", form: "rounded", label: "Dispatch 60-Day Email", pos: "b", h: 48 }
n12["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/telegram.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Telegram Alert"]
n6 --> n9
n7 --> n10
n8 --> n11
n2 --> n3
n1 --> n3
n3 --> n4
n9 --> n12
n10 --> n12
n11 --> n12
n4 --> n5
n5 --> n6
n5 --> n7
n5 --> n8
end
subgraph sg1["Flow 2"]
direction LR
n13["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/webhook.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Testimonial Intake Webhook"]
n14["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/code.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Extract Testimonial Data"]
n15["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/telegram.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Telegram Testimonial Notice"]
n16["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/webhook.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Return Webhook Reply"]
n13 --> n14
n15 --> n16
n14 --> n15
end
subgraph sg2["Flow 3"]
direction LR
n0@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Utility: Setup Variables", pos: "b", h: 48 }
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n1,n2 trigger
class n6,n7,n8 decision
class n4,n13,n16 api
class n3,n5,n14 code
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n3,n4,n5,n12,n13,n14,n15,n16 customIcon
Varför det här spelar roll: milstolpsuppföljningar missas (eller dubblas)
Milstolpskommunikation låter enkelt tills den hamnar på tio olika ställen. En Notion-databas innehåller dina kontakter, ett Gmail-utkast innehåller din ”Dag 7 check-in”, och en post-it säger ”be om ett omdöme runt Dag 60”. Sen blir det måndag. Du glömmer att kolla Notion, eller så kollar du men kommer inte ihåg vem som behöver vad, eller så skickar du mailet men berättar inte för någon i teamet. Resultatet blir tyst friktion: leads svalnar, nya kunder känner sig ignorerade och ditt ”onboarding-system” blir ett ständigt upphinnande.
Det går snabbt utför. Här är var det oftast fallerar i det dagliga arbetet.
- Du slutar med att skanna Notion-poster manuellt, vilket går långsamt och är lätt att misstolka när du har bråttom.
- Folk får fel budskap vid fel tidpunkt eftersom ”Dag 30” bygger på att någon kommer ihåg att räkna.
- Team tappar insyn eftersom mail skickas från en inkorg, och ingen vet vad som faktiskt gick iväg.
- Förfrågningar om omdömen skjuts upp tills det känns obekvämt, trots att tajmingen var perfekt veckor tidigare.
Det du bygger: Notion-milstolpar som skickar mail och Telegram-notiser
Det här flödet gör din kontaktlista i Notion till en tidsstyrd uppföljningsmotor. Det körs enligt schema (med en valfri manuell ”kör nu”-knapp), räknar ut dagens datum och hämtar sedan dina kontaktposter från Notion via en HTTP-förfrågan. Därefter räknar det ut hur många dagar som gått sedan varje kontakts startdatum och kontrollerar om de har nått en milstolpe som Dag 7, Dag 30 eller Dag 60. När en milstolpe matchar skickar n8n rätt mail automatiskt. Direkt efteråt postar det en Telegram-notis så att du och teamet har en tydlig spårbarhet över vad som skickades och när.
Det finns också ett andra spår: en webhook för insamling av omdömen. När någon skickar in ett omdöme plockar flödet ut detaljerna och skickar en Telegram-notis, och svarar sedan till webhooken så att ditt formulär (eller verktyg) får ett korrekt formaterat lyckat svar.
Det du bygger
| Vad som automatiseras | Vad du uppnår |
|---|---|
|
|
Förväntade resultat
Säg att du onboardar 10 nya kunder i månaden och skickar tre milstolpemail per kund (Dag 7, 30 och 60). Manuellt tar det ungefär 5 minuter att kolla Notion, 5 minuter att hitta rätt mall och ett par minuter att logga eller meddela teamet, alltså runt 10 minuter per mail (cirka 5 timmar i månaden). Med det här flödet lägger du cirka 10 minuter på att sätta upp mallarna en gång, och sedan sjunker den veckovisa insatsen till en snabb koll i Telegram. De flesta veckor är det i praktiken noll.
Innan du börjar
- n8n-instans (testa n8n Cloud gratis)
- Alternativ för egen drift om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Notion för att lagra kontakter och startdatum.
- Telegram för att ta emot notiser om ”mail skickat”.
- Notion integration token (skapa den i Notion Integrations).
Svårighetsnivå: Medel. Du kopplar konton, lägger in en API-token och mappar några fält som startdatum och e-postadress.
Vill du att någon bygger detta åt dig? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Steg för steg
En schemalagd (eller manuell) körning startar. Flödet kan starta via en morgonschematrigger för ”ställ in och glöm”, och det innehåller också en manuell trigger för testning eller upphinnande körningar.
Dagens datum räknas ut. Ett litet kodsteg beräknar aktuellt datum så att resten av logiken kan jämföra ”startdatum” med ”nu” på ett konsekvent sätt.
Notion-poster hämtas och utvärderas. n8n hämtar dina kontaktposter i Notion via en HTTP-förfrågan, och sedan tar ett kodsteg fram milstolpsdagar och skickar varje kontakt genom kontroller för Dag 7, Dag 30 och Dag 60.
Mail skickas och Telegram får kvittot. När en kontakt når en milstolpe skickar n8n rätt mail och postar direkt en Telegram-notis så att du ser utskicket utan att behöva gräva i inkorgar.
Du kan enkelt ändra milstolpsdagarna så att de matchar din egen onboarding-tidslinje utifrån dina behov. Se hela implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementering
Steg 1: Konfigurera schematriggern
Konfigurera den tidsbaserade triggern och den manuella testtriggern som båda startar flödet för milstolpsmejl.
- Lägg till noden Morning Schedule Trigger och definiera ert önskade schema (t.ex. dagligen vid en specifik tid).
- Låt noden Manual Start vara ansluten till Compute Current Date för ad hoc-testning.
- Säkerställ att både Morning Schedule Trigger och Manual Start är anslutna till Compute Current Date.
Steg 2: Konfigurera webhook-triggern
Konfigurera webhook-flödet för inkommande testimonials, som körs oberoende av det schemalagda mejlflödet.
- Öppna Testimonial Intake Webhook och kopiera Production URL till ert testimonial-formulär eller källsystem.
- Bekräfta att Testimonial Intake Webhook är ansluten till Extract Testimonial Data, därefter till Telegram Testimonial Notice, och slutligen till Return Webhook Reply.
Steg 3: Anslut Notion
Konfigurera Notion-datakällan som används för att avgöra kundernas milstolpar.
- Öppna Retrieve Notion Records och konfigurera API-anropet mot er Notion-databas.
- Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era notionApi-uppgifter i Retrieve Notion Records.
- Verifiera att Compute Current Date skickar utdata till Retrieve Notion Records.
Steg 4: Sätt upp bearbetningsnoder
Beräkna datum, härled milstolpslogik och dela upp flödet i parallella kontroller för meddelanden efter 7, 30 och 60 dagar.
- Konfigurera Utility: Setup Variables för att definiera eventuella statiska värden eller standardvärden som används i arbetsflödet.
- Implementera datumberäkningar i Compute Current Date och mata in resultaten i Retrieve Notion Records.
- Använd Derive Milestone Days för att beräkna antal dagar sedan onboarding utifrån Notion-data.
- Säkerställ att Derive Milestone Days skickar utdata till Check Day 7, Check Day 30 och Check Day 60 parallellt.
Steg 5: Konfigurera utdata-/åtgärdsnoder
Skicka milstolpsmejl och notifiera teamet i Telegram för varje lyckad utskickning.
- Konfigurera Dispatch 7-Day Email, Dispatch 30-Day Email och Dispatch 60-Day Email med rätt mottagare, ämnesrader och meddelandetexter.
- Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era smtp-uppgifter i varje mejlnod: Dispatch 7-Day Email, Dispatch 30-Day Email och Dispatch 60-Day Email.
- Anslut varje mejlnod till Telegram Alert för att skicka en leveransnotis.
- Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era telegramApi-uppgifter i Telegram Alert och Telegram Testimonial Notice.
Steg 6: Testa och aktivera ert arbetsflöde
Kör end-to-end-tester för både det schemalagda mejlflödet och testimonial-webhooken innan ni aktiverar.
- Klicka på Execute Workflow med Manual Start för att validera Compute Current Date, Retrieve Notion Records och milstolpskontrollerna.
- Trigga Testimonial Intake Webhook med en exempel-payload och verifiera Telegram Testimonial Notice samt ett svar från Return Webhook Reply.
- Bekräfta att en lyckad körning resulterar i ett mejl från rätt Dispatch-nod och en efterföljande Telegram Alert.
- Slå på arbetsflödet genom att ställa reglaget på Active när testerna är godkända.
Felsökningstips
- Notion-inloggning kan löpa ut eller kräva specifika behörigheter. Om det skapar fel, kontrollera först åtkomst för din Notion Integration-token och databasens delningsinställningar.
- Om du använder Wait-noder eller extern rendering varierar bearbetningstiderna. Öka väntetiden om efterföljande noder misslyckas på tomma svar.
- Standardprompter i AI-noder är generiska. Lägg in er tonalitet tidigt, annars kommer du redigera resultaten i all evighet.
Snabba svar
Cirka 30 minuter om din Notion-databas är klar.
Nej. Du kopplar främst Notion och Telegram och mappar sedan fält som e-post och startdatum.
Ja. n8n har ett gratis alternativ för egen drift och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volym. Du behöver också räkna in kostnader för Notion och e-postleverantör (oftast 0 kr om du använder det du redan har).
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att sätta upp) eller egen drift på en VPS. För egen drift är Hostinger VPS prisvärd och klarar n8n bra. Egen drift ger dig obegränsade körningar men kräver grundläggande serveradministration.
Ja, och det bör du. Du kan ändra Dag 7/30/60-kontrollerna i IF-noderna ”Check Day 7/30/60”, eller justera milstolpsberäkningen i kodsteget ”Derive Milestone Days”. Vanliga anpassningar är att lägga till ett välkomstmail Dag 1, skicka Slack i stället för Telegram och filtrera kontakter efter plantyp så att VIP-kunder får annan kommunikation.
Oftast handlar det om en integration-token eller databasbehörigheter. Bekräfta att Notion-databasen är delad med din integration, generera sedan om token vid behov och uppdatera HTTP Request-headers i n8n. Om det bara misslyckas ibland kan du slå i en Notion rate limit när du hämtar många poster samtidigt, så lägg till paginering eller smalna av frågan till enbart kontakter i ”aktiv onboarding”. Dubbelkolla också datumformat, eftersom ett ogiltigt startdatum kan få milstolpsberäkningen att krascha.
Några tusen kontakter brukar fungera bra så länge din Notion-fråga är filtrerad, eftersom det tunga arbetet är enkla datumkontroller och ett litet antal mail.
Ofta, ja, om du bryr dig om kontroll och transparens. n8n gör det enklare att köra ”ett flöde, flera grenar” för Dag 7 vs. Dag 30 vs. Dag 60 utan att betala extra för varje väg. Du får också ett riktigt alternativ för egen drift, vilket spelar roll när du vill ha obegränsade körningar eller striktare datahantering. Zapier och Make kan också göra detta, men logiken tenderar att spreta över filter och scenarier, och det blir svårare att få överblick senare. Om du är osäker, prata med en automationsexpert och få en rak rekommendation för din setup.
När detta väl är live slutar din onboarding att vara beroende av minnet. Flödet skickar rätt mail och talar om att det hände, så att du kan återgå till arbetet som faktiskt behöver dig.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.