Leverantörsonboarding fallerar i de tråkiga detaljerna. Någon mejlar en W-9, någon skriver in den manuellt i en PDF, någon sparar den ”någonstans”, och du upptäcker röran först när ekonomiavdelningen inte hittar filen.
Operativa chefer märker det först, eftersom onboarding snabbt staplas på hög. Men ekonomiteam och byråadministratörer fastnar i det också. Den här PDF W-9-automationen tar samma strukturerade leverantörsdata som du redan har och gör om dem till en ifylld, konsekvent PDF som du kan lagra på rätt sätt.
Du sätter upp ett enkelt n8n-flöde som mappar dina leverantörsfält till en IRS W-9-PDF med PDF.co och skickar sedan (valfritt) den färdiga filen till Google Drive så att ingen behöver ”komma ihåg att ladda upp den”.
Så fungerar den här automatiseringen
Här är hela arbetsflödet du kommer att sätta upp:
n8n Workflow Template: PDF.co + Google Drive: ifyllda W-9:or åt dig
flowchart LR
subgraph sg0["When clicking ‘Execute workflow’ Flow"]
direction LR
n0@{ icon: "mdi:play-circle", form: "rounded", label: "When clicking ‘Execute workf..", pos: "b", h: 48 }
n1@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "W9 Data", pos: "b", h: 48 }
n2@{ icon: "mdi:web", form: "rounded", label: "Fill in PDF Form", pos: "b", h: 48 }
n1 --> n2
n0 --> n1
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n0 trigger
class n2 api
Varför det här spelar roll: W-9:or är små, återkommande och lätta att göra fel
Att fylla i en W-9 är inte svårt. Det är just därför den hela tiden skjuts på ”senare”, sedan stressas igenom och sparas med ett konstigt namn som W9_final_FINAL_v3.pdf. Den verkliga kostnaden är inte det enskilda dokumentet. Det är det återkommande jobbet: att kopiera samma leverantörsinformation från ett mejl eller ett CRM till en PDF, fält för fält, rätta stavfel, spåra senaste versionen och leta upp filen när en betalning blockeras. Och hanterar du flera konsulter eller leverantörer per vecka blir den mentala belastningen snabbt tung.
Inget av detta är problemet i sig. Tillsammans är de det.
- Manuell inmatning i PDF bjuder in till småfel (ett saknat lägenhets-/svitnummer, en omkastad siffra) som skapar omarbete och obekväma uppföljningar.
- Olika personer fyller i formulär på olika sätt, vilket ger inkonsekvent formatering och frågor som ”var lade du det fältet?”.
- Filer hamnar i inkorgar eller nedladdningsmappar i stället för i ett delat system som teamet faktiskt kan söka i.
- När onboarding skalar, skalar även admin-tiden i stället för att processen förbättras.
Vad du bygger: fyll i W-9-PDF:er automatiskt från strukturerade leverantörsdata
Det här flödet börjar med strukturerade data du redan har, som en leverantörs namn, företagsnamn och adress. I exempeluppsättningen skapas datan i ett n8n-steg ”Set” (tänk på det som ett litet, strukturerat formulär du själv styr), men du kan senare byta till en riktig källa som Google Sheets eller ett CRM. När fälten finns skickar n8n dem till PDF.co, som fyller i din valda PDF-mall (IRS W-9 är det vanligaste exemplet). PDF.co genererar en färdig ifylld PDF som output, redo att lagras, delas eller kopplas till en post. Lägg till lagring i Google Drive direkt efter, så blir flödet en onboarding-lina som kör likadant varje gång.
Flödet startas vid begäran, så att du kan testa säkert och finjustera din fältmappning. Därefter standardiserar mappningssteget dina indata (namn, företag, adress, stad/delstat). Till sist fyller PDF.co i formuläret och returnerar en färdig W-9-PDF som du kan arkivera automatiskt.
Det här bygger du
| Vad som automatiseras | Vad du uppnår |
|---|---|
|
|
Förväntade resultat
Säg att du onboardar 10 leverantörer på en vecka. Manuellt tar det ofta cirka 10 minuter per W-9 (öppna PDF, fyll i fält, kontrollera stavning, exportera), plus ytterligare 5 minuter för att döpa om och ladda upp till en delad mapp. Det är ungefär 2,5 timmar per vecka. Med det här flödet lägger du cirka 2 minuter på att lägga in eller bekräfta fälten, och sedan genererar PDF.co det färdiga dokumentet automatiskt. Du granskar fortfarande PDF:en, men den monotona skrivningen är borta.
Innan du börjar
- n8n-instans (testa n8n Cloud gratis)
- Alternativ för egen hosting om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- PDF.co för att fylla i PDF-formulärmallen
- Google Drive för att lagra färdiga W-9-PDF:er
- PDF.co API-nyckel (hämtas i din PDF.co-dashboard)
Svårighetsgrad: Nybörjare. Du kommer främst att koppla konton och mappa fält till rätt indata i PDF-formuläret.
Vill du att någon bygger detta åt dig? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Steg för steg
Du startar flödet när du är redo. I den medföljande mallen används en manuell trigger, vilket är perfekt för testning och för små team som vill styra när en W-9 ska genereras.
Leverantörsfält tilldelas på ett strukturerat ställe. n8n samlar in de värden du bryr dig om (namn, företag, adress, stad/delstat) så att du inte plockar information från utspridda meddelanden. Senare kan du byta ut detta mot Google Sheets eller en CRM-post utan att ändra grundidén.
PDF.co fyller i W-9-mallen åt dig. Flödet mappar varje fält till rätt plats i PDF-formuläret. När det körs returnerar PDF.co en ifylld PDF-fil, redan formaterad och klar för granskning.
Resultatet kan sparas och delas automatiskt. Grundflödet genererar den ifyllda PDF:en, och det är vanligt att lägga till ett Google Drive-steg direkt efter så att din färdiga W-9 hamnar i rätt mapp med ett konsekvent filnamn.
Du kan enkelt ändra datakällan (till exempel Google Sheets i stället för Set-steget) så att den passar din onboardingprocess. Se hela implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementering
Steg 1: konfigurera den manuella triggern
Det här arbetsflödet startar manuellt så att ni kan testa PDF-formulärifyllning vid behov innan ni automatiserar vidare.
- Lägg till noden Manual Execution Start som trigger för arbetsflödet.
- Koppla Manual Execution Start till Assign Form Fields så att exekveringsflödet stämmer.
Steg 2: anslut PDF.co
PDF.co driver åtgärden för att fylla i formuläret, så ni behöver ansluta era API-uppgifter.
- Öppna Populate PDF Template och lägg till autentiseringsuppgifter.
- Autentiseringsuppgifter krävs: anslut era pdfcoApi-uppgifter.
Steg 3: konfigurera Assign Form Fields
Den här noden förbereder data som används för att fylla i PDF-formulärets fält.
- Lägg till eller öppna Assign Form Fields.
- Ställ in Name till
Jim. - Ställ in Business till
Bobs Appliances. - Ställ in Address till
general ave. - Ställ in CityState till
Atlanta GA.
Steg 4: konfigurera Populate PDF Template
Den här noden fyller i W-9-PDF:en med värdena från set-noden.
- Öppna Populate PDF Template.
- Ställ in Operation till
Fill a PDF Form. - Ställ in URL till
https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw9.pdf. - Mappa det första fältets Text till
{{ $json.Name }}och Field Name tilltopmostSubform[0].Page1[0].f1_01[0]. - Mappa det andra fältets Text till
{{ $json.Business }}och Field Name tilltopmostSubform[0].Page1[0].f1_02[0]. - Mappa det tredje fältets Text till
{{ $json.Address }}och Field Name tilltopmostSubform[0].Page1[0].Address_ReadOrder[0].f1_07[0]. - Mappa det fjärde fältets Text till
{{ $json.CityState }}och Field Name tilltopmostSubform[0].Page1[0].Address_ReadOrder[0].f1_08[0].
Steg 5: testa och aktivera ert arbetsflöde
Kör ett fullständigt test för att bekräfta att PDF-utfallet fylls i korrekt.
- Klicka på Execute Workflow från Manual Execution Start.
- Verifiera att Populate PDF Template returnerar en ifylld PDF-utdata utan fel.
- Granska utdata-PDF:en för att bekräfta att fälten Name, Business, Address och City/State är ifyllda.
- När ni är nöjda, slå på arbetsflödet till Active för användning i produktion.
Tips för felsökning
- PDF.co-uppgifter kan löpa ut eller klistras in fel. Om det skapar fel, kontrollera din PDF.co-dashboard för den aktiva API-nyckeln och uppdatera först uppgifterna i n8n.
- Om du senare hämtar leverantörsdata från Google Sheets är delning och behörigheter den vanligaste orsaken. Bekräfta att Google-kontot som är kopplat i n8n faktiskt kan läsa kalkylarket du riktar in dig på.
- Fältmappning är kompromisslös: om din PDF-mall använder andra fältnamn än du förväntar dig ser output ”tom” ut. Öppna mallen en gång, bekräfta ID:n för formulärfälten och matcha dem sedan exakt i PDF.co-anropet för ifyllnad.
Snabba svar
Cirka 20 minuter om ditt PDF.co-konto är klart.
Nej. Du klistrar in en API-nyckel och mappar fält till indata i PDF-formuläret.
Ja. n8n har ett gratis alternativ för egen hosting och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volym. Du behöver också räkna in PDF.co:s API-kostnader (oftast några cent per dokument, beroende på plan).
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att komma igång) eller egen hosting på en VPS. För egen hosting är Hostinger VPS prisvärd och hanterar n8n bra. Egen hosting ger dig obegränsade exekveringar men kräver grundläggande serveradministration.
Ja, och det är huvudskälet till att den här mallen är användbar. Du kan byta ut steget ”Assign Form Fields” mot Google Sheets, Airtable, en webhook eller CRM-data och sedan behålla PDF.co-steget ”Fill a PDF Form” på samma sätt. Du kan också byta W-9 mot avtal, onboardingpaket eller fakturor genom att byta PDF-mallen som används i PDF.co-noden. Vanliga justeringar är att lägga till fler fält (TIN, signatur, klassificering), spara till Google Drive med en strikt namnstandard och generera flera PDF:er i en loop för onboarding i bulk.
Oftast beror det på en ogiltig eller utgången PDF.co API-nyckel som är sparad i dina n8n-uppgifter. Skapa en ny nyckel i PDF.co, uppdatera uppgifterna och kör flödet igen. Om anslutningen fungerar men output blir fel handlar det ofta om en mismatch mellan dina mappade fältnamn och de faktiska fält-ID:n i PDF-mallen. Håll också koll på användningsgränserna i din PDF.co-plan om du plötsligt börjar köra detta i större volymer.
Om du kör n8n med egen hosting finns ingen gräns för exekveringar (din server är begränsningen). På n8n Cloud beror din månatliga exekveringsgräns på plan, men det här flödet är lättviktigt och hanterar normalt ett dokument per körning utan problem.
Ofta, ja. Den stora vinsten är kontroll: n8n gör det enklare att hantera fältmappning, grenlogik och ”generera många dokument i en loop” utan att betala extra för varje litet steg. Egen hosting spelar också roll här, eftersom dokumentflöden snabbt kan bli intensiva, och obegränsade exekveringar är en verklig fördel. Zapier och Make kan fortfarande fungera om du vill ha en väldigt enkel trigger och inte har något emot prissättning per task. Om du är osäker, prata med en automationsexpert så pekar vi dig mot det mest effektiva alternativet för din volym.
När det här väl rullar slutar W-9:or att vara ett återkommande avbrott. Flödet tar hand om det repetitiva så att teamet kan fokusera på att få leverantörer betalda och projekten framåt.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.